Leiðbeiningar samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins í máli nr. SRN19070076

Leiðbeiningar samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins vegna stjórnsýslu Seyðisfjarðarkaupstaðar í samræmi við 1. tl. 2. mgr. 112. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 138/2011.

í máli nr. SRN19070076

I. Málsatvik

Vísað er til erindis bæjarstjórnar Seyðisfjarðarkaupstaðar frá 14. ágúst 2019, þar sem óskað var eftir áliti samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins vegna tveggja álitaefna í stjórnsýslu sveitarfélagsins. Einnig barst ráðuneytinu bréf bæjarfulltrúa Seyðisfjarðarkaupstaðar, dags. 1. ágúst 2019, þar sem veittar voru frekari upplýsingar vegna málanna.

Af erindinu og öðrum gögnum málsins má ráða að málsatvik og álitaefnin eru eftirfarandi: 

1. Álitaefni er varðar hæfi bæjarfulltrúa sveitarfélagsins

   Á fundi bæjarstjórnar, þann 14. nóvember 2018, samþykkti bæjarstjórn Seyðisfjarðarkaupstaðar að segja upp þjónustusamningi við tiltekna verkfræðistofu sem fól í sér að fyrirtækið útvegaði sveitarfélaginu starfsmann til að sinna verkefnum byggingarfulltrúa sveitarfélagsins. Starfsmaðurinn sem um ræddi er bróðir bæjarfulltrúa sveitarfélagsins og er þess getið í bréfi bæjarfulltrúans til ráðuneytisins, að hann hafi ekki setið þann fund bæjarstjórnar. Í bréfi bæjarfulltrúans kom einnig fram að ágreiningur hafi verið um undirbúning ráðningar og leiða vegna verkefna byggingar- og skipulagsmála sveitarfélagsins og vöknuðu spurningar um hæfi bæjarfulltrúans til þátttöku í frekari úrlausn málsins. Af þessu tilefni óskar bæjarráð Seyðisfjarðarkaupstaðar eftir áliti ráðuneytisins um hæfi bæjarfulltrúans til þátttöku í úrlausn mála sem varða nýjan byggingarfulltrúa sveitarfélagsins.

2. Réttur til að bera upp mál

Á bæjarráðsfundi var ráðningarsamningur við nýjan byggingarfulltrúa sveitarfélagsins samþykktur og vék bæjarfulltrúinn sem um ræðir í þessu máli, af fundi þegar málið var afgreitt, en hann hefur stöðu áheyrnarfulltrúa við bæjarráð. Þann 3. febrúar 2019 óskaði bæjarfulltrúinn eftir því með beiðni til formanns bæjarráðs að ákveðin atriði úr ráðningarsamningnum yrðu tekin til umfjöllunar á fundi bæjarráðs. Formaður bæjarráðs hafnaði því að taka málið til umfjöllunar, á þeim grundvelli að ráðningarsamningurinn hefði verið samþykktur og málinu væri lokið. Óskar bæjarráð eftir áliti ráðuneytisins á því hver sé réttur bæjarfulltrúans til að fá málið á dagskrá bæjarráðsfunds, bæði þar sem málinu var lokið og einnig að teknu tilliti til hæfi hans til frekari þátttöku í málinu.

II. Eftirlitshlutverk ráðuneytisins

Ráðherra hefur eftirlit með því að sveitarfélög gegni skyldum sínum samkvæmt sveitarstjórnarlögum og öðrum löglegum fyrirmælum, sbr. 109. gr. sveitarstjórnarlaga, og ákveður ráðuneytið sjálft hvort tilefni er til að taka til formlegrar umfjöllunar stjórnsýslu sveitarfélags, sbr. 112. gr. sveitarstjórnarlaga. Við slíkt eftirlit getur ráðuneytið bæði gefið út leiðbeiningar um túlkun laga og stjórnsýslu sveitarfélags að öðru leyti, sbr. 1. tl. 2. mgr. 112. gr. sveitarstjórnarlaga, eða gefið út álit um lögmæti athafna eða athafnaleysis sveitarfélags eða annað er eftirlit beinist, sbr. 2. tl. 2. mgr. 112. gr. sveitarstjórnarlaga.

Rétt er að taka fram að ráðuneytið hefur ekki aðrar upplýsingar um málsmeðferð eða afgreiðslu þess anga málsins sem varðaði fyrirkomulag byggingar- og skipulagsmála innan sveitarfélagsins eftir uppsögn þjónustusamningsins, að öðru leyti en að það fól í sér ráðningu sérstaks starfsmanns. Telur ráðuneytið ekki ástæðu til að kalla eftir frekari gögnum vegna ráðningu starfsmannsins, enda fellur eftirlit með starfsmannamálum sveitarfélaga að mestu leyti utan eftirlit ráðuneytisins, sbr. 2. mgr. 109. gr. sveitarstjórnarlaga. Þar sem bæjarráð sveitarfélagsins samþykkti tillögu um að leita til ráðuneytisins og meðferð málsins varðaði einnig stefnumótun sveitarstjórnar um fyrirkomulag byggingar- og skipulagsmála, telur ráðuneytið engu að síður ástæðu til að fara með mál þetta, skv. 1. tl. 2. mgr. 112. gr. sveitarstjórnarlaga, og gefa út leiðbeiningar til Seyðisfjarðarkaupstaðar um túlkun laga og stjórnsýslu sveitarfélagsins um þau atriði sem óskað er eftir.

III. Um hæfi bæjarfulltrúans til afgreiðslu mála vegna verkefna byggingar- og skipulagsmála

1. Almennt

Í hæfisreglu sveitarstjórnarréttar felst að sveitarstjórnarmanni, nefndarmanni í nefnd á vegum sveitarfélags eða starfsmanni sveitarfélags, skulu ekki taka þátt í meðferð mála þegar þeir eða venslamenn þeirra sem taldir eru upp í 1. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga eru aðilar málsins. Í hæfisreglunni felst einnig að þrátt fyrir að þeir eða venslamenn þeirra teljist ekki vera aðilar máls, ber þeim engu að síður að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar þá eða nána venslamenn þeirra svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða þeirra mótist að einhverju leyti þar af.

Um er að ræða áður óskrifaða grundvallareglu í stjórnsýslurétti sem á sér nú m.a. sess í 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga. Reglan er hins vegar víðtækari í sveitarstjórnarrétti en almennt í stjórnsýslurétti þar sem hún tekur til allra mála sem komið geta til umfjöllunar og afgreiðslu á sveitarstjórnarstiginu en hæfisreglur stjórnsýslulaga eru bundnar að málum þar sem taka á stjórnvaldsákvörðun eða gera á samning.

2. Uppsögn þjónustusamnings

Í lokamálslið 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga segir að reglan taki til gerðar samninga fyrir hönd sveitarfélags en ekki er vikið að slitum eða uppsögn slíkra samninga í ákvæðinu. Kemur því til skoðunar hvort að hæfisreglur sveitarstjórnarréttar taki til uppsagna eða slita á slíkum samningum. Við túlkun á sambærilegu ákvæði stjórnsýslulaga hefur verið bent á að hæfisreglur gilda almennt bæði þegar stjórnvaldsákvarðanir er teknar og þegar bundinn er endir á þær, t.d. með afturköllun. Auk þess verður að líta til þess að almennt er ekki minni þörf fyrir réttaröryggi sem hæfisreglurnar skapa þegar stjórnvöld taka til meðferðar hvort slíta eigi samningnum. Eins og greint var frá hér að ofan er gildissvið hæfisreglna víðara í sveitarstjórnarrétti og eiga því slík sjónarmið meira við í málum á sveitarstjórnarstigi. Með vísan til ofangreinds telur ráðuneytið ljóst að sú regla sem birtist í 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga eigi einnig við um slit eða uppsögn samninga sveitarfélaga.

Í máli þessu liggur fyrir að bróðir sveitarstjórnarmannsins sem um ræðir var starfsmaður verkfræðistofu sem tók að sér verkefni byggingar- og skipulagsmála sveitarfélagsins skv. þjónustusamningi. Þrátt fyrir að í gögnum málsins megi ekki merkja að hann hafi verið beinn aðili að málinu, telur ráðuneytið engu að síður ljóst að ef ákvörðun um slit samningsins hafi falið í sér atvinnumissi fyrir umræddan venslamann sveitarstjórnarmannsins, þá hafi samningurinn varðað verulega hagsmuni hans í skilningi 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga. Í gögnum málsins hefur hins vegar komið fram að sveitarstjórnarmaðurinn sem um ræðir hafi ekki setið fund bæjarstjórnar við afgreiðslu á uppsögn umrædds samnings og telur ráðuneytið því ekki þörf á frekari umfjöllun um þetta atriði.

3. Mál í skilningi 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga

Kemur þá næst til skoðunar hver staða bæjarfulltrúans var í skilningi hæfisreglna sveitarstjórnarlaga til áframhaldandi meðferðar málsins eftir að lá fyrir að hann hafi veirð vanhæfur til meðferðar á uppsögn þjónustusamningsins. Vaknar þá spurningin hvort að uppsögn samningsins ásamt áframhaldandi meðferð sveitarstjórnar um það hvernig framhald byggingar- og skipulagsmála ætti að vera háttað innan sveitarfélagsins, teljist vera eitt samfellt mál í skilningi 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga. Slík niðurstaða myndi mögulega fela í sér að bæjarfulltrúinn væri einnig vanhæfur til meðferðar og afgreiðslu allra anga slíks máls.

Sum málefni sem eru til meðferðar á sveitarstjórnarstigi kunna að vera þess eðlis að taka þarf fleiri en eina stjórnvaldsákvörðun eða gera þarf nokkra stjórnsýslusamninga sem eru af sama meiði. Gildir þá sú regla að þegar aðili er vanhæfur í einu slíku máli getur hann jafnframt orðið vanhæfur í öðrum málum sem eru málinu samrætt. Í sumum tilvikum kann það að liggja í augum uppi þegar mál eru svo samvaxin að úrlausn eins máls getur haft áhrif á annað, en í öðrum tilvikum er það ekki jafn augljóst. Við mat á því hvort að sveitarstjórnarmaður sem er vanhæfur til þátttöku í máli, verði vanhæfur í öðrum málum því tengist, ber fyrst og fremst að líta til hvort og að hversu miklu leyti úrlausn og niðurstaða málanna er samofin. Hér má nefna sem dæmi mál sem er til meðferðar hjá sveitarstjórn er varða úthlutun úr sjóði með takmarkaða fjármuni og fáir umsækendur sækja um. Í slíku tilviki kann niðurstaða í máli hjá einum umsækjanda vera samofin afgreiðslu umsókna annara umsækjanda og ef venslamaður sveitarstjórnarmanns er einn af umsækendum, kann sveitarstjórnarmaðurinn að vera vanhæfur til þátttöku í afgreiðslu allra umsókna um úthlutun úr sjóðnum.

Að mati ráðuneytisins ber því að líta svo á að hvert það mál sem endar með stjórnvaldsákvörðun, samningi, áætlun eða öðrum almennum ákvörðunum sveitarstjórnar, getur fallið undir að vera eitt mál í skilningi 20. gr. sveitarstjórnarlaga nema annað komi til. Leysa verður  því heildstætt og sjálfstætt úr því hvort að reglur um hæfi geti átt við, í hvert skipti þegar sveitarstjórnir eða nefndir sveitarfélags taka mál fyrir á fundi sínum. Við slíka úrlausn skal ávallt koma til skoðunar hvort að aðrar ákvarðanir sveitarstjórnar eru samofnar því máli sem er til umfjöllunar.

Í þessu tilviki verður ekki slegið föstu að mati ráðuneytisins, að ákvarðanir og stefnumótun bæjarstjórnar um málefni skipulags- og byggðamála sveitarfélagsins, hafi verið svo samofin uppsögn þjónustusamningsins að það hafi leitt til vanhæfi bæjarfulltrúans í öllum slíkum málum framvegis. Er a.m.k. rökrétt að líta svo á að aftur hafi þurft að taka afstöðu til hæfis bæjarfulltrúans þegar uppsögn samningsins lá fyrir og hvort að venslamaður bæjarfulltrúans hafi haft verulega og sérstaka hagsmuni í þeim hluta málsins.

4. Sjónarmið um hagsmuni venslamanns

Hafa verður í huga að við mat á því hvort að sveitarstjórnarmenn eða venslamenn þeirra eigi sérstaka og verulega hagsmuni að gæta í fyrirliggjandi máli, ber ávallt að líta hlutlægt til atvika máls. Er því ekki nægilegt að sveitarstjórnarmaðurinn sjálfur telji að viljaafstaða sín mótist ekki af slíkum hagsmunum heldur ber að draga fram þá hagsmuni sem eru til skoðunar og leggja síðan hlutlæg mat á hvort að þeir hagsmunir sem um ræðir varði sveitarstjórnarmanninn eða venslamann hans verulega og sérstaklega. Ljóst er að slíkt úrlausnarefni verður ávallt háð mati og að líta verður til atvika hvers máls fyrir sig. Hér verður ekki dregin ákveðin lína í þessum efnum en ráðuneytið telur þó rétt að nefna dæmi til leiðbeiningar um tilvik þar sem ráðuneyti sveitarstjórnarmála komst að því að venslamaður sveitarstjórnarmanns hafi átt verulega hagsmuni að gæta.

Um er ræða úrskurð félagsmálaráðuneytisins frá 1995:54, þar sem atvik máls voru með þeim hætti að sveitarstjórn var með til umfjöllunar umsókn um leyfi til að reisa tjald á tiltekinni lóð í þeim tilgangi að reka þar veitingastarfsemi. Maki eins sveitarstjórnarmanns sem var með málið til afgreiðslu átti 25% hlut í fyrirtæki sem einnig rak veitingastarfsemi á sama svæði. Taldi ráðuneytið að sveitarstjórnarmaðurinn hefði verið vanhæfur að fjalla um málið þar sem um svo stóran hlut væri að ræða að hætta væri á að viljaafstaða sveitarstjórnarmannsins myndi mótast að einhverju leyti af eignarhlutnum.

Eitt af þeim viðmiðum sem einnig koma til greina við mat á hæfi sveitarstjórnarmanna og venslamanna þeirra, er hvort að þeir eigi mögulega framtíðarhagsmuna að gæta. Við slíkt mat ber að líta til hvort að raunhæft og fyrirsjáanlegt er að þeir aðilar sem um ræðir muni í framtíðinni eiga verulega og sérstaka hagsmuni að gæta. Dugar þá ekki til ef einvörðungu er um möguleika að ræða, heldur verður að vera fyrirsjáanlegt eða raunhæft að möguleikinn verði nýttur. Við slíkt mat kann að skipta máli hvort ákvörðun sé almenns eðlis sem fellur undir stefnumótun eða hvort hún teljist stjórnvaldsákvörðun. Sem dæmi þá telst sveitarstjórnarmaður almennt ekki vanhæfur til að taka þátt í stefnumótun um framtíðarlandnotkun, þótt að landnotkunin kunni að skapa venslamanni hans tækifæra sem verktaki (Sjá til hliðsjónar Páll Hreinsson: Hæfisreglur stjórnsýslulaga: Páll Hreinsson. Reykjavík, 2005, bls. 712-718).

Með vísan til þeirra sjónarmiða sem hér hafa verið rakin og miðað við fyrirliggjandi gögn, verður ekki séð að mati ráðuneytisins að venslamaður sveitarstjórnarmannsins hafi átt sérstaka eða verulega hagsmuni að gæta umfram aðra af framtíðarstefnumótun byggingar- og skipulagsmála sveitarfélagsins. Þá verður heldur ekki séð að það sé fyrirsjáanlegt eða raunhæft að hann eigi framtíðarhagsmuni að gæta í málinu.

Gera verður hins vegar þann fyrirvara við mat ráðuneytisins að eingöngu er um leiðbeiningar að ræða og að af gögnum málsins verður ekki ráðið með nægilega skýrum hætti hvort eða hvernig framtíðarfyrirkomulag málefna byggða- og skipulagsmála sveitarfélagsins hafi varðað sérstaka og verulega hagsmuni venslamann sveitarstjórnarmannsins umrædda. Þar sem ekki verður heldur séð að álitaefnið varði lögmæti þeirra ákvarðana sem bæjarstjórn Seyðisfjarðarkaupstaðar hefur þegar tekið, telur ráðuneytið ekki ástæðu til að leggja frekari mat á hæfi sveitarstjórnarmannsins.

5. Ákvörðun um vanhæfi liggur hjá sveitarstjórn

Hér ber að nefna að í sveitarstjórnarrétti gildir sú regla, að það er sveitarstjórn sem tekur ákvörðun um hæfi sveitarstjórnarmanna, sbr. 7. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarregla. Komist sveitarstjórn að þeirri niðurstöðu að sveitarstjórnarmaður sé ekki hæfur til meðferðar máls ber sveitarstjórnarmanni að víkja úr fundarsal og er honum ekki heimilt að taka til máls um efnisatriði málsins, önnur en þau sem varða hæfi hans. Rétt er að hafa í huga að sé því lýst yfir af oddvita eða sveitarstjórnarmanni sjálfum og viðkomandi víkur af fundi án athugasemda, ber að líta svo á að í því felist þegjandi samþykki fundarins fyrir þeirri niðurstöðu.

Við túlkun á þessari reglu er einnig hægt að líta til skýringa í frumvarpi því sem varð að stjórnsýslulögum, nánar tiltekið ákvæði 5. gr. stjórnsýslulaga sem fjallar um hvernig málsmeðferð skuli háttað þegar vafi leikur á hæfi nefndarmanns í stjórnsýslunefnd. Þar kemur fram að skyldan til að vekja máls á hugsanlegu vanhæfi nefndarmanns hvílir fyrst og fremst á þeim nefndarmanni sem veit um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans. Skyldan hvílir þó einnig á öðrum nefndarmönnum því að þeim ber almennt að stuðla að því að stjórnsýslunefnd sé starfhæf í þeim málum sem fyrir hana koma. Er því rétt að taka vafatilvik ávallt til umræðu, þó ekki sé til annars en að kynna málið fyrir öðrum nefndarmönnum.

IV. Réttur til að setja mál á dagskrá

1. Almennt

Um rétt nefndarmanna til að bera upp mál í ráðum og undirnefndum sveitarfélags, fer fyrst og fremst eftir samþykktum sveitarfélaga um stjórn þeirra og fundarsköp. Í 28. gr. samþykktar um stjórn Seyðisfjarðarkaupstaðar kemur fram að bæjarstjórn undirbýr bæjarráðsfundi í samráði við formann bæjarráðs. Þá kemur fram í 29. gr. samþykktarinnar að formaður bæjarráðs stjórnar fundum bæjarráðs auk þess sem hann úrskurðar í ágreiningsmálum sem upp kunna að koma út af fundarsköpum og að skjóta megi úrskurðum hans til bæjarstjórnar. Hefur formaður bæjarráðs því töluvert svigrúm til að ákveða hvaða mál fara á dagskrá bæjarráðs að þessu leyti, en ákvörðunarvaldið liggur hins vegar að lokum hjá sveitarstjórn.

Um rétt sveitarstjórnarmanna til að bera upp mál í sveitarstjórn er hins vegar fjallað í 1. mgr. 27. gr. sveitarstjórnarlaga. Þar kemur fram að sveitarstjórnarmaður á rétt á að tekið verði á dagskrá sveitarstjórnarfundar hvert það málefni sem sérstaklega varðar hagsmuni sveitarfélagsins eða verkefni þess. Er þessi réttur sveitarstjórnarmanna til að bera upp mál því mjög rúmur og takmarkast fyrst og fremst við það skilyrði að viðkomandi hafi komið ósk sinni tímanlega á framfæri um að mál verði tekið á dagskrá til vitundar þess er sér um að boða fund og að málið varði hagsmuni sveitarfélagsins, sbr. einnig 2. mgr. 27. gr. sveitarstjórnarlaga.

Samkvæmt framangreindu hefur bæjarfulltrúi tvo möguleika að koma máli á dagskrá bæjarráðs, ef því hafi verið hafnað að taka málið fyrir á fundi bæjarráðs. Annars vegar með því að skjóta úrskurði formanns bæjarráðs um höfnun á því að málið verði tekið á dagskrá bæjarráðsfundar til bæjarstjórnar og hins vegar að bera upp málið í sveitarstjórn með þeirri tillögu að málið verði tekið upp í bæjarráði.

Hér er rétt að hafa í huga að í skýringum við ákvæði 27. gr. í frumvarpi því sem varð að sveitarstjórnarlögum, kemur fram að það er sveitarstjórnin sjálf sem hefur um það endanlegt vald hvaða málefni verða tekin á dagskrá fundar. Dagskrá sem send er út með fundarboði og útbúin er af framkvæmdastjóra eða oddvita sveitarstjórnar er þannig í reynd tillaga að dagskrá fundar, sem sveitarstjórnin síðan fellst á eða breytir þegar hún kemur saman. Það er því almennt hvorki framkvæmdastjóra né oddvita að hafna því að setja mál á dagskrá sem sveitarstjórnarmaður réttilega biður hann um að hafa þar með. Ákvörðun um slíka synjun (frávísun) skal tekin af sveitarstjórninni þegar hún mætir til fundar.

Í því máli sem hér um ræðir eru atvik með þeim hætti að formaður bæjarráðs taldi að málið hafi áður verið afgreitt og því hafi ekki borið að taka málið á dagskrá bæjarráðsfundar. Þá var ráðið af bréfi sveitarfélagsins, sem móttekið var 14. ágúst 2019, að einnig væri óskað eftir leiðbeiningum ráðuneytisins á rétti sveitarstjórnarmanna að taka mál á dagskrá þar sem vafi léki á hæfi þeirra. Mun ráðuneytið því fjalla um nefnd atriði.

2. Mál sem þegar hefur verið afgreitt

Sveitarstjórnarmaður á almennt ríkan rétt á því að fá málefni sett á útsenda dagskrá sveitarstjórnarfundar, sbr. 15. gr. og 27. gr. sveitarstjórnarlaga. Er það mat ráðuneytisins að framkvæmdastjóri eða oddviti geti ekki staðið í vegi fyrir að málefni verði lagt fyrir sem tillaga á útsenda dagskrá sveitarstjórnarfundar á þeim grundvelli að málið hafi verið tekið fyrir áður. Á móti kemur gæti sveitarstjórnin í upphafi fundar vísað frá þeim tillögum eða ályktunum sem hún teldi sig þegar vera búin að taka afstöðu til og standa sveitarstjórnarlög því ekki í vegi að slíkt sé jafnvel gert án umræðu. Ef vilji sveitarstjórnar stæði hins vegar með því að taka upp efnislega umræðu um mál sem áður hefur verið fjallað um er heldur ekkert því til fyrirstöðu. (Sjá hér til hliðsjónar m.a. úrskurð félagsmálaráðuneytisins frá 11. nóvember 2004 og Trausti Fannar Valsson: Sveitarstjórnarréttur. Reykjavík, 2013, bls. 66-71)

3. Tillaga um framlagningu máls sem sveitarstjórnarmaður er vanhæfur í

Í 8. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga og 4. gr. stjórnsýslulaga er fjallað um áhrif vanhæfis á meðferð mála. Þar kemur m.a. fram að sá sem er vanhæfur til meðferðar máls má ekki taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn máls. Hefur því verið litið svo á að sveitarstjórnarmaður sem er vanhæfur til þátttöku máls, má ekki taka þátt í meðferð þess á neinu stigi málsins. Er það því mat ráðuneytisins að fari sveitarstjórnarmaður fram á að mál verði tekið á dagskrá sveitarstjórnar sem hann er ekki hæfur til þátttöku í, myndi leiða til þess að meðferð málsins yrði háð annmarka að lögum, jafnvel þótt hann taki ekki þátt í frekari afgreiðslu þess.

Í ljósi þess að það er sveitarstjórnin sjálf sem hefur endanlegt vald um það hvaða málefni verða tekin á dagskrá og réttur sveitarstjórnarfulltrúa til að bera upp mál er mjög rúmur, verður þó ekki annað séð en sveitarstjórnarmaður eigi rétt til þess að bera málefnið upp á tillögu að dagskrá sem fylgir fundarboði sveitarstjórnarfundar, sbr. 2. mgr. 15. gr. sveitarstjórnarlaga. Þegar vafi leikur á hæfi sveitarstjórnarmannsins sem bar upp tillöguna ber honum hins vegar, í samræmi við 7. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga, að vekja athygli á því áður en málið er tekið fyrir á sveitarstjórnarfundi og skal sveitarstjórn skera úr um hæfi fulltrúans. Ef niðurstaða sveitarstjórnar er sú að sveitarstjórnarmaðurinn sem bar upp málefnið er vanhæfur til þátttöku í málinu, er um að ræða annmarka að lögum að ræða í meðferð málsins og væri því full ástæða fyrir sveitarstjórn að vísa máli frá dagskrá á þeim tímapunkti.

V. Samandregnar leiðbeiningar ráðuneytisins til Seyðisfjarðarkaupstaðar

Ráðuneytið telur að sveitarstjórnarmaðurinn sem um ræðir í ofangreindu máli, hafi verið vanhæfur til að fjalla um uppsögn þjónustusamningsins, sbr. 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga.

Að mati ráðuneytisins er rökrétt að líta svo á að uppsögn samningsins hafi falið í sér eitt mál í skilningi 2. mgr. 20. gr. sveitarstjórnarlaga og að áframhald málsins, sem varðaði stefnumótun vegna framtíðarfyrirkomulags byggingar- og skipulagsmála sveitarfélagsins, hafi ekki verið samofið uppsögn samningsins. Því ber að leggja heildstætt og sjálfstætt mat á hæfi bæjarfulltrúans í slíku máli.

Ráðuneytið hefur reifað þau sjónarmið sem koma til skoðunar við mat á því hvenær hagsmunir geta talist sérstakir og verulegir. Verður ekki séð miðað við fyrirliggjandi gögn að venslamaður bæjarfulltrúans hafi haft slíka hagsmuni að gæta í málinu að þeir teldust verulegir eða sérstakir. Ráðuneytið setur þó þann fyrirvara að um leiðbeiningar er að ræða, en ekki álit ráðuneytisins á lögmæti stjórnsýslu sveitarfélagsins. Þá bendir ráðuneytið á að ákvörðun um hæfi sveitarstjórnarmanna liggur hjá sveitarstjórn. Að öðru leyti er vísað til þeirra sjónarmiða sem rakin eru í leiðbeiningunum.

Að lokum hefur ráðuneytið bent á að í 27. gr. sveitarstjórnarlaga felist ríkur réttur sveitarstjórnarmanna til að leggja fram málefni á dagskrártillögu sveitarstjórnarfunda, sbr. 15. gr. sveitarstjórnarlaga. Vald til að taka málefni á dagskrá hvílir hins vegar hjá sveitarstjórn. Ef sveitarstjórn telur að máli hafi verið lokið er henni heimilt að vísa máli frá dagskrá. Í þeim tilvikum sem sveitarstjórnarmaður er vanhæfur til að taka þátt í máli, en óskar eftir að það verði sett á dagskrá sveitarstjórnarfundar var það mat ráðuneytisins að slíkt mál ber að setja á dagskrártillögu sveitarstjórnar sbr. 15. gr. sveitarstjórnarlaga. Ef það liggur hins vegar fyrir, eða það er niðurstaða sveitarstjórnar, að sveitarstjórnarmaðurinn er ekki hæfur í hinu tiltekna máli, er ljóst að slíkt felur í sér að annmarki er á meðferð málsins og er þá full ástæða fyrir sveitarstjórn að vísa málinu frá dagskrá fundar á þeim tímapunkti.

Bendir ráðuneytið sveitarfélaginu á að kynna sér þau sjónarmið sem hafa verið rakin í ofangreindum leiðbeiningum en að öðru leyti telur ráðuneytið málinu lokið af sinni hálfu.