Hólahreppur - Auglýsing hreppsnefndarfunda og útsending fundargerða

Pálmi Ragnarsson                                                 5. mars 1997                                                      97020012

Garðakoti, Hólahreppi                                                                                                                                1001

551 Sauðárkrókur

             Vísað er til erindis yðar til félagsmálaráðuneytisins, dagsett 22. janúar 1997, þar sem kvartað er yfir að hreppsnefnd Hólahrepps hafi ekki sent út fundargerðir sínar til íbúa þrátt fyrir samþykkt þar um og ekki boðað fundi til allra hreppsbúa.

             Erindi yðar var sent til umsagnar hreppsnefndar Hólahrepps með bréfi, dagsettu 3. febrúar 1997. Umsögn barst ráðuneytinu með bréfi, dagsettu 26. febrúar 1997.

Um fundargerðir hreppsnefndar:

             Í umsögn hreppsnefndar segir svo m.a. um þennan lið erindisins:

             “Það er rétt að hreppsnefnd samþykkti að senda út fundargerðir hinn 14.12.1994. Þar var ekki ákvæði um hvernig ætti að framfylgja þessari bókun, en oddviti hafði strax uppi efasemdir um að hann gæti annast það. Þess má geta í þessu sambandi að oddviti er yfirleitt til viðtals á eðlilegum skrifstofutíma og er reiðubúinn að ræða einstök mál önnur en trúnaðarmál annarra við íbúa hreppsins og gera þeim grein fyrir afgreiðslu mála. Hreppsbúar hafa ekki nýtt sér þá þjónustu.”

             Samkvæmt sveitarstjórnarlögum nr. 8/1986 er sveitarstjórn ekki skylt að senda öllum íbúum sveitarfélagsins fundargerðir sínar, en henni er þó heimilt að ákveða slíkt. Telja verður að þegar hreppsnefnd hefur gert samþykkt um slíkt beri oddvita að fylgja þeirri samþykkt. Ef vandkvæði eru uppi um með hvaða hætti framfylgja eigi slíkri samþykkt hreppsnefndar er oddvita rétt að taka það mál upp við hreppsnefnd, en ekki ákveða að eigin frumkvæði að fylgja ekki samþykktinni.

Um auglýsingu hreppsnefndarfunda:

             Í umsögn hreppsnefndar segir m.a. svo um síðari hluta erindisins:

             “Sveitarstjórn hefur ekki gert bókun um að senda auglýsingu til allra hreppsbúa um hreppsnefndarfundi. Hins vegar hafa hreppsnefndarfundir ekki verið auglýstir sérstaklega. Það hefur einfaldlega ekki verið tíðkað og ekki komið formleg ósk um það frá hreppsbúum. Hingað til hefur verið sátt um þetta fyrirkomulag.”

             Síðar í umsögninni segir að hreppsnefnd hafi á fundi sínum þann 26. febrúar 1997 samþykkt að hafa fasta fundi sveitarstjórnar annan þriðjudag í mánuði. Fundirnir hefjist kl. 13:00 í húsnæði Bændaskólans, en þó verði ekki fastir fundir í júlí og ágúst. Aukafundir verði svo haldnir eftir því sem þurfa þykir.

             Í 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 er svohljóðandi ákvæði: “Kunngert skal íbúum sveitarfélags með auglýsingu hvar og hvenær sveitarstjórn heldur fundi.”

             Í 49. gr. sveitarstjórnarlaga segir: “Sveitarstjórnir skulu setja sér fundarsköp. Ráðuneytið skal láta semja fyrirmynd að fundarsköpum fyrir sveitarstjórnir og birta hana í Stjórnartíðindum. Gilda þau fyrir sveitarstjórn þar til staðfest hafa verið sérstök fundarsköp fyrir hana.”

             Hreppsnefnd Hólahrepps hefur ekki, þrátt fyrir lögboðna skyldu, sett sér fundarsköp, en í fyrrgreindri umsögn hreppsnefndar kemur fram að unnið sé að gerð slíkrar samþykktar. Um fundarsköp fyrir hreppsnefnd Hólahrepps gildir því auglýsing félagsmálaráðuneytisins nr. 106/1987 um fyrirmynd að samþykkt um stjórn sveitarfélaga og fundarsköp fyrir sveitarstjórnir.

             Ákvæði um skyldu til að auglýsa fundi hreppsnefndar er að finna í 2. mgr. 14. gr. samþykktarinnar og er það efnislega samhljóða 2. mgr. 50. gr. laganna.

             Framangreind ákvæði 2. mgr. 50. gr. laganna og 2. mgr. 14. gr. samþykktarinnar fela í sér, að auglýsa ber fundi hreppsnefndar opinberlega í hreppnum á sama hátt og venja er þar um opinberar tilkynningar.

             Tilgangur 2. mgr. 50. gr. laganna og 2. mgr. 14. gr. samþykktarinnar er að tryggja að íbúar sveitarfélags viti hvar og hvenær fundir sveitarstjórnar eru haldnir, svo þeir geti fylgst með störfum sveitarstjórnarinnar og hugsanlega nýtt sér rétt sinn til að sitja sveitarstjórnarfundi, sbr. 3. mgr. 48. gr. sveitarstjórnarlaga.

             Með vísan til framangreinds er ljóst að hreppsnefnd Hólahrepps hefur ekki auglýst fundi sína í samræmi við fyrrgreind ákvæði laga og samþykktar og er það ámælisvert. Hins vegar hefur hreppsnefnd ákveðið að hafa fasta fundartíma og telur ráðuneytið rétt að hreppsnefnd kynni íbúum sveitarfélagsins þá ákvörðun með tryggum hætti svo fullnægt verði tilgangi ákvæðanna um auglýsingu hreppsnefndarfunda.

F. h. r.

Húnbogi Þorsteinsson (sign.)

Sesselja Árnadóttir (sign.)

Ljósrit:  Hreppsnefnd Hólahrepps.