Dalvíkurbyggð - Forseti bæjarstjórnar neitar að tekin verði inn í fundargerð bókun frá bæjarfulltrúa
Svanhildur Árnadóttir 25. febrúar 1999 99020045
Öldugötu 1 1001
620 Dalvík
Vísað er til erindis yðar til félagsmálaráðuneytisins sem barst í tölvupósti þann 7. þ.m. þar sem óskað er eftir áliti ráðuneytisins varðandi bókun bæjarfulltrúa á bæjarstjórnarfundi.
Í erindinu er því lýst að á fundi bæjarstjórnar Dalvíkurbyggðar þann 27. október 1998 hafi forseti bæjarstjórnar neitað bæjarfulltrúa að leggja fram bókun við afgreiðslu tiltekins máls á þeirri forsendu að búið væri að loka fyrir mælendaskrá. Slík bókun yrði að vera til umræðu. Samskonar staða kom upp á fundi bæjarstjórnarinnar þann 22. desember 1998. Í lok þess fundar þegar lesin hafði verið fundargerð og forseti kallaði eftir athugasemdum við fundargerðina, gerðuð þér athugasemd og óskuðuð eftir því að bókuð yrði ósk um bókun fyrr á fundinum og viðbrögð forseta. Forseti hafnaði þeirri athugasemd og sleit fundi, en fundargerðin var síðan undirrituð án fyrirvara. Er síðan í erindinu óskað eftir áliti ráðuneytisins á því hvort forseti geti leyft sér að neita bæjarfulltrúa um bókun við afgreiðslu máls og ef svo er þá á hvaða tímapunkti og með hvaða rökum.
Í 31. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 er svohljóðandi ákvæði: „Þeir sem rétt eiga til að taka þátt í umræðum í sveitarstjórn eiga rétt á að fá bókaðar í fundargerð stuttar athugasemdir sínar um afstöðu til þeirra mála sem til umræðu eru.“
Efnislega samsvarandi ákvæði er í 6. mgr. 35. gr. samþykktar um stjórn Dalvíkurbyggðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 489/1998 og hljóðar það svo: „Bæjarfulltrúi á rétt á að fá bókaða stutta athugasemd um afstöðu sína til máls sem til meðferðar er í bæjarstjórn.“
Í 8. mgr. 35. gr. samþykktarinnar segir síðan svo: „Bæjarfulltrúi sem gera vill athugasemd við eitthvert atriði í fundargerð getur undirritað fundargerðina með fyrirvara um það atriði.“
Af orðalagi 31. gr. laganna og 6. mgr. 35. gr. samþykktarinnar er ljóst að bókanir á fundum verða að vera stuttar og varða þau mál sem eru á dagskrá viðkomandi fundar. Ekki er gert ráð fyrir að umræður og skriflegar greinargerðir um mál séu orðrétt færðar í gerðabók. Ef sveitarstjórnarmaður undirritar fundargerð með fyrirvara um tiltekið atriði, sbr. heimild vegna Dalvíkurbyggðar í 8. mgr. 35. gr. samþykktarinnar, ber honum að koma með sína athugasemd skriflega fyrir eða á næsta fundi, sbr. dóm Hæstaréttar frá 3. október 1983.
Það er hlutverk oddvita að meta hvort bókanir uppfylli skilyrði laganna og fundarskapa sveitarstjórnarinnar og ef þau skilyrði eru uppfyllt hefur oddviti ekki heimild til að neita þeim sem réttinn hefur um að bókun verði færð í fundargerð. Jafnframt má benda á að í lokamálslið 22. gr. fyrrgreindrar samþykktar er gert ráð fyrir að ákvörðunum forseta bæjarstjórnar Dalvíkurbyggðar er varða fundarsköp sé unnt að skjóta til úrlausnar bæjarstjórnarinnar, sbr. einnig 2. mgr. 28. gr. laganna.
Í lögunum eða í samþykkt Dalvíkurbyggðar er ekki tekið sérstaklega fram að bókanir einstakra bæjarfulltrúa skuli vera til umræðu.
Ráðuneytið telur að ákvæði laganna og samþykktarinnar beri ekki að túlka svo þröngt að sveitarstjórnarmaður megi einungis koma fram með bókun þegar mál er til umræðu á viðkomandi fundi. Með hliðsjón af lögunum og samþykktinni verður að telja að sveitarstjórnarmaður eigi ótvíræðan rétt á að leggja fram stutta bókun við hvert dagskrármál viðkomandi fundar á meðan fundargerð þess fundar hefur ekki verið afgreidd og undirrituð athugasemdalaust. Hefur oddviti (forseti bæjarstjórnar) ekki heimild til að hafna bókun sveitarstjórnarmanns ef fyrrgreind skilyrði eru uppfyllt.
F. h. r.
Sesselja Árnadóttir (sign.)
Þórhallur Vilhjálmsson (sign.)