Grindavíkurbær - Framlagning fundargerða nefnda, dagskrá sveitarstjórnarfunda

Grindavíkurbær
9. ágúst 2006
FEL06060065

Ólafur Örn Ólafsson, bæjarstjóri

Víkurbraut 62

240 Grindavík

Vísað er til erindis yðar, dags. 26. júní sl., þar sem óskað er túlkunar ráðuneytisins á 39. og 49. gr.

sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998. Í upphafi telur ráðuneytið rétt að taka fram að framkvæmd stjórnsýslu

getur verið misjöfn frá einu sveitarfélagi til annars og sveitarstjórnarlögin veita sveitarstjórnum umtalsvert

svigrúm til að ákveða meðferð mála út frá eigin aðstæðum. Þetta gildir meðal annars um það hvernig

dagskrá sveitarstjórnar er samin. Í því ljósi telur ráðuneytið eðlilegt að erindi yðar verði svarað með vísan

til almennra sjónarmiða um fundarsköp sveitarstjórna.

Í fyrsta lagi er í erindinu spurt um afgreiðslu sveitarstjórnar á fundargerðum nefnda og því meðal annars

velt upp hvort umræða geti farið fram á sveitarstjórnarfundi um fundargerðir sem lagðar eru fram til

kynningar. Jafnframt er spurt hvernig fara skuli með fundargerðir sem fela í sér fullnaðarákvarðanir. Hvað

þetta varðar er ljóst að ákvæði í samþykktum sveitarfélaga eru misjöfn og er það á valdi sveitarstjórnar að

móta stefnu í samþykkt sinni um hvernig fara skuli með fundargerðir nefnda og ráða að því leyti sem ekki

eru bein fyrirmæli í lögum. Rétt er að benda á að 44. gr. sveitarstjórnarlaga var breytt með lögum nr.

74/2003 í þeim tilgangi að efla heimildir sveitarstjórna til að framselja stjórnsýsluvald til nefnda og

embættismanna sveitarfélaga. Feli afgreiðsla nefndar í sér fullnaðarákvörðun um tiltekið mál í samræmi

við greinina gera lögin almennt ekki ráð fyrir því að sú ákvörðun sæti endurskoðun af hálfu

sveitarstjórnar. Jafnframt er kveðið á um það í 49. gr. laganna að ef fundargerðir nefnda innihalda ekki

ályktanir eða tillögur sem þarfnast staðfestingar byggðarráðs og/eða sveitarstjórnar skuli þær lagðar fram

til kynningar. Ef ályktun eða tillaga þarfnast hins vegar staðfestingar ber að taka hana sérstaklega fyrir í

byggðarráði eða sveitarstjórn.

Afar misjafnt er hvernig framlagningu fundargerða og umræðu um þær samkvæmt auglýstri dagskrá

sveitarstjórnarfunda er háttað í sveitarfélögum. Í bréfi yðar er minnst á þann hátt sem hafður er á boðun

bæjarstjórnarfunda og útsendingu fundargagna hjá Akureyrarkaupstað, þar sem fundargerðir eru lagðar

fram til kynningar án þess að vera á dagskrá bæjarstjórnar. Þessi framkvæmd á sér stoð í 3. tölul. 11. gr.

samþykktar um stjórn Akureyrarkaupstaðar og fundarsköp bæjarstjórnar nr. 895/2003. Samþykktin hefur

hlotið staðfestingu ráðuneytisins. Samkvæmt 2. tölul. sömu greinar samþykktarinnar eru tekin á dagskrá

bæjarstjórnarfunda mál sem falla undir verksvið bæjarstjórnar og bæjarstjóri, bæjarfulltrúar eða nefndir

óska eftir að verði tekin á dagskrá. Einstakar fundargerðir eru því ekki til umræðu á bæjarstjórnarfundum

heldur aðeins þau mál sem nefndir vísa til bæjarstjórnar en þar undir hljóta meðal annars að falla ályktanir

og tillögur sem þarfnast staðfestingar bæjarstjórnar. Ráðuneytinu er kunnugt um að markmið þessa

fyrirkomulags hjá Akureyrarkaupstað er að draga úr vægi umræðu í bæjarstjórn um fundargerðir nefnda

og auka um leið umræðu um stefnumótun í málefnum sveitarfélagsins.

Það er vitaskuld ákvörðun hverrar sveitastjórnar hvort hún ákveður að gera sambærilegar breytingar á

samþykkt um stjórn og fundarsköp síns sveitarfélags og að framan er getið. Algengt mun vera að á

dagskrá sveitarstjórnarfunda séu tilgreindar fundargerðir nefnda og ráða án þess að þar séu sérstaklega

tilgreindir þeir liðir sem þarfnast staðfestingar sveitarstjórnar. Þótt þessi háttur á afgreiðslu fundargerða

byggist víða á venju er hann ekki endilega í fullkomnu samræmi við ákvæði sveitarstjórnarlaga og

almennt má segja að umræða á sveitarstjórnarfundum geti orðið markvissari ef aðeins eru settir á dagskrá

þeir liðir fundargerða sem sveitarstjórn þarf samkvæmt lögum að taka afstöðu til, líkt og víða tíðkast.

Fundargerðir eru þá að öðru leyti aðeins lagðar fram til kynningar en eru ekki til umræðu nema þess sé

sérstaklega óskað. Almennt fer þá eftir ákvæðum samþykktar hlutaðeigandi sveitarfélags hvort aukinn

meirihluta þarf í sveitarstjórn til að heimila umræðu um fundargerðina eða hvort til dæmis þurfi að óska

eftir því fyrirfram að tiltekinn liður fundargerðar verði á dagskrá sveitarstjórnarfundar.

Í erindinu er spurt hvort ráðuneytið hafi gefið út viðmið um hvenær ályktun eða tillaga teljist varða

verulega fjárhag sveitarsjóðs. Því er til að svara að það hefur ráðuneytið ekki gert. Hlýtur það að vera

nokkrum vandkvæðum bundið af gefa út slíkt viðmið vegna þess hve sveitarfélögin eru ólík.

Hvað varðar tillögur sem hlotið hafa umfjöllun í byggðarráði og verið felldar er það álit ráðuneytisins að

eðlilegast sé að sveitarstjórnarmaður sem vill bera hana upp að nýju óski eftir því að málið verði tekið á

dagskrá sveitarstjórnarfundar, fremur en að málið verði sjálfkrafa til umræðu að nýju við umfjöllun

sveitarstjórnar um fundargerð byggðarráðs. Hið sama má segja um það tilvik þegar mál hefur verið

samþykkt en sveitarstjórnarmaður vill gera tillögu um breytingu á ákvörðun, til dæmis í því skyni að

hækka eða lækka styrkveitingu sem byggðarráð hefur ákveðið. Það er þó eins og áður segir á valdi

sveitarstjórnar að ákveða í samþykkt um stjórn og fundarsköp hve stífar reglur skuli gilda um slíka

umræðu og tillögugerð á fundum sveitarstjórnar.

Tekið skal fram að ráðuneytið telur ekki rétt að nota orðið fullnaðarákvörðun um tillögur sem er hafnað í

nefnd eða ráði heldur eigi orðið eingöngu við um afgreiðslu einstakra mála eða ákvarðanir sem hafa

tiltekin áhrif og viðkomandi nefnd eða ráð er bært til að ákveða.

Að lokum kemur fram í erindi yðar að forseti bæjarstjórnar Grindavíkurbæjar hafi ákveðið að taka

sérstaklega á dagskrá bæjarstjórnarfunda þá liði í fundargerðum sem þarfnast sérstakrar afgreiðslu og

leggja fundargerðirnar að öðru leyti fram til kynningar. Í ljósi þess er að framan greinir telur ráðuneytið

slíka framkvæmd vera í samræmi við ákvæði sveitarstjórnarlaga en bent skal á að þörf kann að vera á að

endurskoða ákvæði 11. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Grindavíkurbæjar, nr. 867/1999, með

síðari breytingum, til að taka af allan vafa við ákvarðanir um fundarstjórn. Ýmsar breytingar hafa raunar

verið gerðar á sveitarstjórnarlögum frá setningu samþykktarinnar sem ástæða væri til að hafa til hliðsjónar

við slíka endurskoðun og er ráðuneytið eins og ávallt tilbúið að vera bæjarstjórn og starfsmönnum

Grindavíkurbæjar til aðstoðar við þá vinnu.

Fyrir hönd ráðherra

Guðjón Bragason (sign.)

Stefanía Traustadóttir (sign.)

9. ágúst 2006 - Grindavíkurbær - Framlagning fundargerða nefnda, dagskrá sveitarstjórnarfunda (PDF)