Sveitarfélagið X - Réttur sveitarstjórnarmanna til að krefjast upplýsinga um skuldastöðu einstaklinga við sveitarfélagið og bókun upplýsinga sem leynt eiga að fara í fundargerð sveitarstjórnar

A.
6. febrúar 2004
FEL03120045/1001

Vísað er til bréfs yðar, dags. 9. desember 2003, þar sem þér óskið eftir áliti ráðuneytisins á fyrirspurn

sem bókuð var í fundargerð sveitarstjórnar sveitarfélagsins X þann 18. nóvember 2003.

Í erindi yðar kemur fram að undir liðnum önnur mál hafi einn sveitarstjórnarmanna óskað eftir því að

bókuð yrði eftirfarandi fyrirspurn til sveitarstjóra:

„Hverjar eru húsaleiguskuldir A við sveitarfélagið?

Hverjar eru skuldir A við hitaveituna?

Einnig óskast upplýsingar um samning við innheimtustofnun B, með hvaða hætti innheimtum er fylgt

eftir, geta aðilar dregið greiðslur og þá hvað lengi. Skriflegt svar óskast við þessum spurningum sem

fyrst.“

Í erindinu farið þér sérstaklega fram á álit ráðuneytisins um það hvort sveitarstjórn hafi brotið gegn

ákvæðum 32. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998, og ákvæðum annarra laga sem kveða á um vernd

persónuupplýsinga með því að bóka fyrirspurnirnar í fundargerð og hvort sveitarstjóra sé heimilt að

svara þeim á opinberum vettvangi, svo sem á sveitarstjórnarfundi.

Álit ráðuneytisins.

Samkvæmt 30. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998, skulu aðalmenn í sveitarstjórn vegna starfa sinna hafa

aðgang að bókum og skjölum sveitarfélagsins og óhindraðan aðgang að stofnunum þess og starfsemi.

Ákvæ ðið hefur verið skýrt á þann veg að sveitarstjórnarmenn hafi almennt óhindraðan aðgang að

gögnum ráða, nefnda og stofnana sveitarfélagsins. Skýrist það m.a. af því að sveitarstjórnarmenn eru

kjörnir til að fara með stjórn sveitarfélagsins, sbr. 8. og 9. gr. sveitarstjórnarlaga og bera þar af leiðandi

ábyrgð á störfum þess og starfsemi. Á móti kemur að sveitarstjórnarmenn bera almennt ríka

þagnarskyldu ef um er að ræ ða málefni sem leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli máls, sbr. 32. gr.

sveitarstjórnarlaga.

Samkvæmt 16. gr. sveitarstjórnarlaga skulu sveitarstjórnarfundir haldnir fyrir opnum dyrum.

Sveitarstjórn getur þó ákveðið að einstök mál skuli ræ dd fyrir luktum dyrum þegar slíkt telst nauðsynlegt

vegna eðlis málsins. Þegar trúnaðarupplýsingar sem falla undir 32. gr. sveitarstjórnarlaga eru til

umfjöllunar á fundum sveitarstjórnar verður því að telja að sveitarstjórn sé rétt að ræ ða viðkomandi mál

fyrir luktum dyrum, en þar sem hvorki er í sveitarstjórnarlögum né í lögskýringargögnum með þeim að

finna skilgreiningu á því hvaða upplýsingar falli undir umræ tt ákvæ ði er það háð mati sveitarstjórnar í

hverju tilviki hvort mál sé þess eðlis að trúnaðar skuli gæ tt.

Ráðuneytið telur þæ r upplýsingar sem fyrirspurnin varðar vera tvenns konar. Annars vegar er um að

ræ ða almennar upplýsingar um innheimtuaðferðir hjá innheimtuþjónustu sem sveitarfélagið skiptir við

og hins vegar upplýsingar um skuldir tiltekins einstaklings við sveitarfélagið og stofnun þess.

Hvað fyrrnefndu upplýsingarnar varðar verður ekki séð að þæ r tengist sérstaklega persónu yðar heldur

fyrst og fremst samningi sveitarfélagsins við viðkomandi innheimtufyrirtæ ki og almennu verklagi þess

við innheimtu krafna. Þessar upplýsingar eru almenns eðlis og aðgengilegar öllum sem skipta við umræ tt

fyrirtæ ki. Enginn vafi er á því að sveitarstjórnarmenn eiga rétt á upplýsingum sem þessum á grundvelli

30. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998, og í ljósi þess sem að framan hefur verið rakið er það mat

ráðuneytisins að þæ r geti ekki talist trúnaðarupplýsingar í skilningi 32. gr. laganna. Er sveitarstjórn því

ekki bundin þagnarskyldu um efni þeirra.

Síðarnefndu upplýsingarnar varða skuldastöðu yðar við sveitarfélagið og hitaveituna. Umræ ddar

upplýsingar varða rekstur sveitarfélagsins og stofnunar þess. Verður ekki annað séð en að þæ r falli undir

reglu 30. gr. sveitarstjórnarlaga og sveitarstjórnarmenn eigi því rétt á aðgangi að þeim. Í ljósi þess að um

viðkvæmar sérgreindar fjárhagsupplýsingar er að ræ ða sem tengdar verða yður sem einstaklingi telur

ráðuneytið þó eðlilegt að umræ ddar upplýsingar falli undir þagnarskylduákvæ ði 32. gr.

sveitarstjórnarlaga. Að þessu virtu er það álit ráðuneytisins að veita beri fyrirspyrjanda aðgang að

umræ ddum upplýsingum en að hann sé hins vegar bundinn trúnaði varðandi meðferð þeirra. Í þessu

sambandi telur ráðuneytið rétt að benda á að ekki er nauðsynlegt samkvæmt sveitarstjórnarlögum að

fyrirspyrjandi fái umræ ddar upplýsingar afhentar heldur kann að næ gja að hann fái tæ kifæ ri til að kynna

sér þæ r.

Í erindi yðar er jafnframt óskað eftir áliti ráðuneytisins á því hvort sveitarstjórn hafi verið heimilt að bóka

efni fyrirspurnarinnar í fundargerð. Samkvæmt 23. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998, skal sveitarstjórn

rita fundargerðir í gerðabók í samræmi við fundarsköp sveitarstjórnar. Í 32. gr. samþykktar um stjórn og

fundarsköp sveitarfélagsins kemur fram að skrá skal í fundargerð þau mál sem tekin eru fyrir,

dagsetningu þeirra, aðila máls og meginefni og hvernig mál er afgreitt.

Við úrlausn álitaefnis þessa verður að afmarka hversu víðtæ k vernd 32. gr. sveitarstjórnarlaga er, þ.e.

hvort hún taki til fæ rslu umræ ddrar fyrirspurnar í opinberar fundargerðir sveitarstjórnar. Að mati

ráðuneytisins verður í málum sem þessum að meta aðstæ ður í hverju tilviki fyrir sig. Í því máli sem hér

er til úrlausnar telur ráðuneytið að með því að fæ ra fyrirspurnina í heild sinni í opinberar

fundargerðarbæ kur sveitarstjórnar séu upplýsingar, sem leynt eiga að fara skv. 32. sveitarstjórnarlaga,

gerðar aðgengilegar almenningi. Í fundargerð kemur þannig fram hvaða einstaklingur á hlut að máli auk

þess sem efni fyrirspurnarinnar gefur tilefni til að æ tla að hann sé í skuld við sveitarfélagið og stofnanir

þess.

Að mati ráðuneytisins hefði mátt ráða bót á framangreindum annmarka með því að bóka aðeins í

fundargerðarbók að fyrirspurn hafi komið frá umræ ddum sveitarstjórnarmanni, án þess að geta um efni

fyrirspurnarinnar. Standi vilji sveitarstjórnar til þess að láta efni fyrirspurnarinnar koma fram í

fundargerðinni telur ráðuneytið að lágmarki þörf á að afmá upphafstafi yðar úr bókuninni. Einnig kemur

til álita að fæ ra fyrirspurnina í trúnaðarbók sveitarfélagsins.

Með vísan til alls sem að framan er rakið er það álit ráðuneytisins að sveitarstjórnarmenn í

sveitarfélaginu X. eigi skv. 30. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998, rétt á upplýsingum um samning

sveitarfélagsins við innheimtufyrirtæ kið Intrum og verklag fyrirtæ kisins við innheimtu og að umræ ddar

upplýsingar geti ekki talist trúnaðarupplýsingar í skilningi 32. gr. sömu laga.

Þá er það álit ráðuneytisins að sveitarstjórnarmenn í sveitarfélaginu X sem þess óska geti krafist

upplýsinga um skuldastöðu yðar við sveitarfélagið og hitaveituna. Ráðuneytið telur umræ ddar

upplýsingar trúnaðarupplýsingar í skilningi 32. gr. sveitarstjórnarlaga og af þeirri ástæ ðu sé

sveitarstjórnarmönnum skylt að gæ ta trúnaðar um efni þeirra og að einungis sé heimilt að ræ ða þæ r á

sveitarstjórnarfundi fyrir luktum dyrum.

Loks er það álit ráðuneytisins að heimilt hafi verið að bóka í fundargerð sveitarstjórnar að hin umdeilda

fyrirspurn hafi komið fram, en hins vegar sé óþarft að fæ ra efni hennar til bókar. Ráðuneytið telur

jafnframt að þér eigið rétt á því að krefjast þess að upplýsingar í fundargerðinni sem raktar verða til

persónu yðar verði afmáðar úr fundargerðinni.

F. h. r.

Guðjón Bragason (sign.)

Sesselja Árnadóttir (sign.)

 (PDF)