Skeiða- og Gnúpverjahreppur - Aðgangur að bókhaldi sveitarfélags og meðferð gagna

Skeiða- og Gnúpverjahreppur
16. janúar 2007
FEL06120071

Sigurður Jónsson, sveitarstjóri

Árnesi

801 SELFOSSI

Vísað er til erindis yðar frá 14. desember sl. þar sem óskað er álits ráðuneytisins á meðferð bókhaldsgagna

sveitarfélaga. Fram kemur í bréfinu að ágreiningur sé um hvort hreppsnefndarmanni sé heimilt að fara

með afrit af aðalbók sveitarfélagsins út af skrifstofu þess. Jafnframt er vísað til þess að í samþykkt um

stjórn og fundarsköp Skeiða- og Gnúpverjahrepps, nr. 199/2006 sé kveðið á um að hreppsnefndarmanni sé

heimilt að kynna sér bókhaldsgögn og skjöl sveitarfélagsins á venjulegum afgreiðslutíma skrifstofu

sveitarfélagsins.

Framangreint ákvæði 36. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Skeiða- og Gnúpverjahrepps er að

mestu efnislega samhljóða 30. gr. sveitarstjórnarlaga, sem er svohljóðandi:

”Aðalmenn í sveitarstjórnum skulu vegna starfa sinna í sveitarstjórn hafa aðgang að bókum og skjölum

sveitarfélagsins og óhindraðan aðgang að stofnunum þess og starfsemi.”

Í ákvæðinu er kveðið á um mjög víðtækan rétt sveitarstjórnarmanna til aðgangs að gögnum. Réttur

sveitarstjórnarmanna er því skýr að þessu leyti og almennt er ekki heimilt að takmarka þann rétt. Í því

sambandi telur ráðuneytið þó rétt að benda á að ekki er í sveitarstjórnarlögum kveðið á um að kjörnir

fulltrúar eigi rétt á að fá gögn afhent. Hefur ráðuneytið litið svo á að nægt geti að þeir fái tækifæri til að

kynna sér gögn á skrifstofu sveitarfélagsins.

Einnig bendir ráðuneytið á að samkvæmt 1. mgr. 69. gr. sveitarstjórnarlaga skal nýkjörin sveitarstjórn

kjósa tvo skoðunarmenn og jafnmarga til vara til loka kjörtímabils sveitarstjórnar, sbr. og 6. tölul. B-liðar

57. gr. samþykktar nr. 513/2002. Í 2. og 3. mgr. 69. gr. laganna er kveðið á um hlutverk skoðunarmanna,

þ.e. að yfirfara ársreikning sveitarfélagsins og athuga einstök fjárhagsleg málefni sveitarfélagsins,

stofnana þess og fyrirtækja eftir því sem þeim þykir ástæða til. Skoðunarmenn skulu koma tímanlega á

framfæri við endurskoðanda sveitarfélagsins þeim ábendingum og upplýsingum sem þeir telja að við eigi

og geti orðið innlegg í endurskoðunarstarfið. Í 70. gr. laganna er kveðið á um aðgang skoðunarmanna að

gögnum sveitarfélagsins en ákvæðið hljóðar svo:

„Skylt er að veita endurskoðanda og skoðunarmönnum aðstöðu til þess að gera þær athuganir sem þeir

telja nauðsynlegar. Þeir skulu fá aðgang að öllum eignum, bókum, fylgiskjölum og öðrum gögnum

sveitarfélags. Sveitarstjórn og starfsmenn sveitarfélags skulu veita þeim allar þær upplýsingar sem

starfinu tengjast, þeir óska og unnt er að láta í té.“

Að mati ráðuneytisins verður að líta á það sem meginreglu samkvæmt sveitarstjórnarlögum að kjörnir

fulltrúar fái ekki afrit af bókhaldsgögnum sem innihaldið geta upplýsingar um viðkvæm málefni. Þar undir

getur aðalbók sveitarfélags meðal annars fallið. Hins vegar geta kjörnir fulltrúar óskað eftir því við

skoðunarmenn sveitarfélagsins að þeir yfirfari gögn sveitarfélagsins sem varða einstaka þætti í rekstri

þess. Á grundvelli slíkrar beiðni geta skoðunarmenn kannað gögn sveitarfélagsins er málið varðar. Að

auki hefur víða tíðkast að kjörnir fulltrúar leggi fram fyrirspurnir til framkvæmdastjóra sveitarfélags,

meðal annars um fjárhagsmálefni. Ef um viðkvæm málefni er að ræða skal bóka slíkar fyrirspurnir og svör

við þeim í trúnaðarmálabók sveitarstjórnar.

Fyrir hönd ráðherra

Guðjón Bragason (sign.)

Þorgerður Benediktsdóttir (sign.)

16. janúar 2007 - Skeiða- og Gnúpverjahreppur - Aðgangur að bókhaldi sveitarfélags og meðferð gagna. (PDF)