Svalbarðsstrandarhreppur - Auglýsing hreppsnefndarfunda og hæfi við afgreiðslu aðalskipulags

Sveinberg Laxdal 9. júlí 1996 96020108

Túnsbergi 1001

Svalbarðsstrandarhreppi

601 Akureyri

Vísað er til erindis yðar til félagsmálaráðuneytisins, dagsett 20. febrúar 1996, sem barst ráðuneytinu þann 28. sama mánaðar. Í erindinu eru kærðir stjórnsýsluhættir hreppsnefndar Svalbarðsstrandarhrepps annars vegar varðandi auglýsingu hreppsnefndarfunda og hins vegar varðandi afgreiðslu nýs aðalskipulags í sveitarfélaginu.

Erindið var sent til umsagnar hreppsnefndar Svalbarðsstrandarhrepps með bréfi, dagsettu 28. febrúar 1996. Umsögn hreppsnefndar barst ráðuneytinu þann 22. mars 1996 með bréfi, dagsettu 19. sama mánaðar.

Um auglýsingu hreppsnefndarfunda.

Í erindinu er tilgreint að hreppsnefnd Svalbarðsstrandarhrepps hafi neitað að boða íbúum í sveitarfélaginu fundi hreppsnefndar með dagskrá “á sama hátt og venja er til með allar tilkynningar hreppsnefndar til íbúanna, þ.e. með dreifibréfi inn á hvert heimili.” Er vitnað til þess að hreppsnefnd hafi m.a. auglýst fyrirhugað nýtt aðalskipulag með dreifibréfi eingöngu.

Í umsögn hreppsnefndar kemur fram að fundir hreppsnefndar Svalbarðsstrandarhrepps eru auglýstir með þeim hætti að á töflu í anddyri Ráðhússins hangir uppi tilkynning um reglulega fundi hreppsnefndar. Á fimmtudögum fyrir reglulega fundi hreppsnefndar er hengd upp dagskrá fundarins á viðkomandi töflu. Jafnframt hefur komið fram í fréttabréfi hreppsnefndarinnar hvar og hvenær reglulegir fundir hreppsnefndar eru haldnir og að fundirnir eru öllum opnir til áheyrnar. Tekið er fram í umsögninni að hreppsnefndin hafi ekki neitað að boða íbúum hreppsins fundina með dreifibréfi inn á hvert heimili, heldur hefur hreppsnefndin litið svo á að núverandi háttur við auglýsingu fundanna sé fullnægjandi.

Í 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 er svohljóðandi ákvæði: “Kunngert skal íbúum sveitarfélags með auglýsingu hvar og hvenær sveitarstjórn heldur fundi.” Samskonar ákvæði er í 2. mgr. 14. gr. samþykktar um stjórn og fundarsköp Svalbarðsstrandarhrepps nr. 85/1995.

Framangreind ákvæði 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 og 2. mgr. 14. gr. samþykktarinnar fela í sér, að auglýsa ber fundi hreppsnefndar opinberlega í hreppnum á sama hátt og venja er þar um opinberar tilkynningar. Í þeirri auglýsingu komi fram fundarstaður, fundartími og fundarefni. Ekki verður talið að nægilegt sé að auglýsa reglulega fundi hreppsnefndar í upphafi kjörtímabils, því með þeim hætti hafa íbúar hreppsins ekki upplýsingar um fundarefni og fundarstað, ef fundurinn er t.d. ekki ætíð haldinn á sama stað.

Ljóst er af gögnum málsins að ákveðnar venjur hafa skapast í Svalbarðsstrandarhreppi varðandi auglýsingu ýmissa mála. Í sumum málum hefur það verið venja að senda dreifibréf á öll heimili í sveitarfélaginu, s.s. varðandi leikskóla, sundlaug, aðalskipulag o.fl. Í öðrum tilfellum hefur það verið venja að auglýsa á auglýsingatöflu sveitarfélagsins, s.s. varðandi fundi hreppsnefndar og dagskrá þeirra. Jafnframt hafa verið tilgreindir reglulegir fundartímar hreppsnefndar í fréttabréfi hreppsnefndarinnar.

Tilgangur 2. mgr. 50. gr. sveitarstjórnarlaga og 2. mgr. 14. gr. samþykktarinnar er að tryggja að íbúar sveitarfélags viti hvar og hvenær fundir sveitarstjórnar eru haldnir, svo þeir geti fylgst með störfum sveitarstjórnarinnar og hugsanlega nýtt sér rétt sinn til að sitja sveitarstjórnarfundi, sbr. 3. mgr. 48. gr. sveitarstjórnarlaga.

Í ljósi tilgangs framangreindra ákvæða telur ráðuneytið að vinnubrögð hreppsnefndar Svalbarðsstrandarhrepps við auglýsingu hreppsnefndarfunda brjóti ekki í bága við þau ákvæði.

Hins vegar telur ráðuneytið rétt að beina þeim tilmælum til hreppsnefndar Svalbarðsstrandarhrepps að hún skoði hvort ekki sé rétt að verða við beiðni viðkomandi íbúa sveitarfélagsins um að þeir fái sendar heim þessar upplýsingar á sama hátt og ýmsar aðrar tilkynningar frá sveitarfélaginu.

Um hæfi hreppsnefndarmanna við afgreiðslu aðalskipulags.

Í erindinu er rakið að tilteknir hreppsnefndarmenn (“byggingarverktaki, verkstjóri hans og tengdir aðilar”) hafi ekki vikið sæti við undirbúning, umfjöllun og afgreiðslu hreppsnefndar á nýju aðalskipulagi í Svalbarðsstrandarhreppi. Teljið þér að menn þessir hafi of mikilla hagsmuna að gæta til þess að geta talist óhlutdrægir.

Í umsögn hreppsnefndar er tekið fram að hreppsnefndin telji ekki hagsmunatengsl vera fyrir hendi og því teljist þessir hreppsnefndarmenn ekki vanhæfir. Aðalskipulag sé stefnumörkun hreppsnefndarinnar til næstu 20 ára og þar sé aðeins verið að marka ramma fyrir frekara skipulag. Jafnframt vitnar hreppsnefndin til samþykktar hreppsnefndarfundar frá 18. júlí 1994 sem hljóðar svo: “Stefnumörkun um stærri framkvæmdir. ... Sveitarstjórn samþykkir þá meginreglu að auglýsa innan sveitar stærri verklegar framkvæmdir og gefa þannig heimamönnum kost á að kynna sér fyrirhugaðar framkvæmdir og gera tilboð. Framkvæmdir, einstök verk og verkþættir, sem fara yfir 10 milljónir verða boðnar út á almennum markaði ef ástæða þykir til.”

Um hæfi sveitarstjórnarmanna til meðferðar einstakra mála í sveitarstjórn eru ákvæði í 45. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986 og segir þar m.a. svo í 1. mgr.: “Sveitarstjórnarmanni ber að víkja sæti við meðferð máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af.”

Samkvæmt gr. 3.1. í skipulagsreglugerð nr. 318/1985 er aðalskipulag stefnuyfirlýsing sveitarstjórnar í þeim málaflokkum sem það nær yfir. Í gr. 3.2. segir ennfremur að hlutverk aðalskipulags sé að sýna í einstökum atriðum stefnumörkun hlutaðeigandi sveitarstjórnar um þróun byggðar og landnotkun innan sveitarfélagsins.

Með hliðsjón af tilgangi og hlutverki aðalskipulags telur félagsmálaráðuneytið að slíkt mál geti ekki verið þess eðlis að það varði “byggingarverktaka, verkstjóra hans og tengda aðila” svo sérstaklega að almennt megi ætla að viljaafstaða þeirra mótist að einhverju leyti þar af við afgreiðslu málsins í sveitarstjórn. Ekki er í aðalskipulagi verið að fjalla um einstaka verkþætti eða hverjir skuli vinna þá, heldur einungis almenna stefnumörkun.

Dregist hefur að svara erindi yðar vegna mikilla anna í ráðuneytinu.

F. h. r.

Húnbogi Þorsteinsson (sign.)

Sesselja Árnadóttir (sign.)

Afrit: Hreppsnefnd Svalbarðsstrandarhrepps.