Stjórnsýsluúrskurður vegna kærðu sem varðar ákvörðun fyrirtækjasskrár

[…]
[…]
[…]

Reykjavík 11. júlí 2012
Tilv.: FJR12010060/16.2.1

Efni: Stjórnsýsluúrskurður í máli [A].

Vísað er til stjórnsýslukæru [A], dags. 25. nóvember 2011, f.h. stjórnar [A], þar sem kærð er til ráðuneytisins ákvörðun fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra frá 8. september 2011 um að framhaldsaðalfundur [A] hinn 21. mars 2011 hafi verið löglega boðaður og fundarmenn lögmætir.

Málavextir og málsástæður
Þann 7. mars 2011 var haldinn aðalfundur í [A]. Með atkvæði meirihluta fundarmanna var ákveðið að fresta fundinum til 21. mars s.á. Þáverandi formaður félagsins fór fram á að framhaldsaðalafundurinn sem halda átti hinn 21. mars yrði frestað til 28. mars. Þrír fundarmanna aðalfundar héldu hins vegar framhaldsaðalfund hinn 21. mars og í kjölfar hans reis ágreiningur um hvort þær ákvarðanir sem teknar voru á fundinum væru lögmætar.

Ákvörðun fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra, dags. 8. september 2011
Í ákvörðun fyrirtækjaskrár greinir að hinn 7. júlí 2011 hafi stofnunin ákvarðað að framhaldsaðalfundur [A] hinn 21. mars 2011 hafi verið löglega boðaður. Því hafi þær ákvarðanir sem teknar voru á fundinum verið lögmætar.

Í ákvörðunni kemur fram að með bréfi, dags. 14. júlí 2011, undirrituðu af [X], formanni félagsins, hafi þess verið krafist að fyrirtækjaskrá tæki á ný til meðferðar umrædda ákvörðun á grundvelli nýrra gagna. Þar var vakin athygli á að einungis skuldlausir félagar gátu haft atkvæðisrétt á aðalfundinum. Því hafi framhaldsaðalfundurinn hinn 21. mars 2011 verið ólögmætur, sem og þær ákvarðanir sem þar voru teknar, þar sem enginn þeirra aðila sem mættu á fundinn hafði greitt félagsgjöld. Á grundvelli framangreinds bréfs hafi stofnunin ákveðið að endurupptaka málið og ákveðið að veita þeim aðilum sem mættu á framhaldsaðalfundinn hinn 21. mars 2011 færi á að tjá sig um framkomnar upplýsingar. Í svarbréfi þeirra kom fram að sökum ágreinings hafi þeir ekki viljað greiða félagsgjöldin inn á þann reikning sem Guðmundur Óli Scheving gaf upp í fundarboði. Þeir hafi því greitt félagsgjöldin á framhaldsaðalfundinum og bókað það í fundargerð.

Þá kemur fram að frjáls félagasamtök starfi eftir þeim samþykktum sem þau setja sér og að samþykktirnar séu lög félagsins. Samþykktir [A], dags. 14. febrúar 2003, voru samþykktar á stofnfundi félagsins og að fyrir liggur að ekki eru aðrar samþykktir fyrir félagið á skrá hjá fyrirtækjaskrá. Með andmælum kæranda, [X], frá 28. mars 2011, hafi fylgt afrit af nýjum samþykktum fyrir félagið, en þar sem þær voru ódagsettar og óundirritaðar var miðað við stofnsamþykktir félagsins. Í 7. gr. samþykkta félagsins er kveðið á um að félagsmenn einir megi vera þátttakendur á aðalfundi og í 8. gr. er fjallað um árgjald félagsins. Þá greinir að boðað var til aðalfundar hinn 7. mars 2011 með ábyrgðarbréfi og á fundinum hafi verið samþykkt að halda ætti framhaldsaðalfund hinn 21. mars 2011.

Í ákvörðunni kemur fram það mat fyrirtækjaskrár að ekki verði ráðið af fundargerðinni frá aðalfundinum hinn 7. mars 2011 að óvissa hafi ríkt um lögmæti þremenninganna á fundinum. Þeir hafi tekið þátt í atkvæðagreiðslunni um frestun fundarins sem lögmætir fundarmenn. Því hafi þeir einnig verið lögmætir fundarmenn á framhaldsaðalfundinum hinn 21. mars 2011 og ákvarðanir sem þar voru teknar verið lögmætar.

Stjórnsýslukæra Félags meindýraeyða, dags. 25. nóvember 2011
Hinn 25. nóvember 2011 kærði [X] ákvörðun fyrirtækjaskrár frá 8. september s.á. til ráðuneytisins. Í kærunni er farið fram á ógildingu á ákvörðun fyrirtækjaskrár. Kærandi greinir frá því að vilji hafi staðið til að stofna landssamtök meindýraeyða en að tillagan hafi mætt andstöðu minnihluta stjórnarmanna félagsins. Þeirri gagnrýni hafi verið svarað á þann veg að minnihlutinn hefði ekki starfað mikið í félaginu og ekki greitt félagsgjöld um langa hríð. Af þeim sökum hefði meirihluti stjórnar félagsins tekið ákvörðun um að breyta eðli starfseminnar til að fá fleiri inn í félagið, víkka starfssvið þess, leggja niður félagið og stofna landssamtök. Fram kemur að þar sem minnihluti stjórnar féllst ekki á tillöguna hafi verið sett inn í fundarboð til aðalfundar félagsins að aðilar yrðu að hafa greitt félagsgjöld fyrir fundinn.

Í kærunni greinir að á framhaldsaðalfundi félagsins hinn 28. mars 2011 voru öll atriðin á dagskrá fundarins samþykkt af fjórum löglegum félögum gegn mótmælum þriggja fundarmanna. Allir fundarmenn rituðu undir fundargerðina. Fram kemur að þegar loka átti reikningi félagsins kom í ljós að nýir prókúruhafar höfðu tekið yfir reikninga félagsins. Jafnframt kom í ljós að búið var að breyta skráningu stjórnar félagsins hjá fyrirtækjaskrá og að fundarmennirnir þrír, sem lögðust gegn því sem samþykkt var á framhaldsaðalfundinum, höfðu haldið fund í nafni félagsins hinn 21. mars 2011 og kosið nýja stjórn.

Af kærunni má ráða að á aðalfund félagsins hinn 7. mars 2011 hafi þrír aðilar mætt sem höfðu ekki greitt árgjald til félagsins fyrir árið 2011. Fram kemur að þeim aðilum hafi verið tilkynnt um að þeir gætu setið aðalfundinn en atkvæði þeirra væru ekki gild. Þá greinir að vegna mikilla deilna á fundinum hafi, að beiðni fundastjóra, verið samþykkt af fjórum löglegum fundarmönnum að fresta aðalfundi til 21. mars. Kærandi hafi síðan óskað eftir frekari fresti á aðalfundi eða til 28. mars og var sú frestun samþykkt af þessum sömu aðilum. Fram kemur að mótmæli hafi borist frá þeim sem sem ekki voru gildir félagar samkvæmt fundarboði, en ekki hafi verið tekið mark á þeim mótmælum. Þá greinir að á framhaldsaðalfundinn hinn 28. mars hafi allir sjö mætt.

Af kærunni má einnig ráða að fyrir framhaldsaðalfundinn hinn 28. mars hafi verið haldinn stjórnarfundur í félaginu þar sem umræddir sjö aðilar voru allir mættir. Fram kemur að á þeim fundi hafi skýrsla formanns verið samþykkt sem og reikningar félagsins og samþykkt tillaga um að leggja félagið niður samkvæmt dagskrá og fundarboði 7. mars 2011. Þá greinir að sömu mál voru lögð fyrir aðalfund félagsins sem hófst eftir stjórnarfundinn.

Ennfremur má ráða af kærunni að kærandi telji það ámælisvert og brot á jafnræðisreglu stjórnsýslulaga að fyrirtækjaskrá veitti ekki löglegum félagsmönnum félagsins rétt á að tjá sig um andmæli þeirra aðila sem höfðu yfirtekið félagið, áður en ákvarðað var í málinu. Þá kemur fram það mat kæranda að það sé ekki fyrirtækjaskrár að ákveða hvort félagar séu löglegir aðilar að félaginu eða ekki.

Umsögn fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra, dags. 11. janúar 2012
Með bréfi ráðuneytisins, dags. 6. desember 2011, var óskað eftir umsögn fyrirtækjaskrár um framkomna stjórnsýslukæru. Umsögn barst ráðuneytinu með bréfi, dags. 11. janúar 2012.

Í umsögninni kemur fram að hinn 24. mars 2011 hafi fyrirtækjaskrá borist tilkynning um breytingu á stjórn í [A] og ný stjórn skráð í félagaskrá hinn 25. mars 2011. Hinn 28. mars 2011 hafi fyrirtækjaskrá borist andmæli við skráningunni. Með bréfi fyrirtækjaskrár, dags. 8. júní 2011, var skráðum stjórnarmönnum félagsins gefinn kostur á að staðfesta lögmæti tilkynningarinnar. Athugasemdir hinnar nýju stjórnar bárust fyrirtækjaskrá hinn 21. júní 2011. Það hafi verið mat fyrirtækjaskrár að málið væri að fullu upplýst, þar sem engar nýjar upplýsingar komu fram í athugasemdum stjórnarmanna, og því ákvarðað í málinu hinn 7. júlí 2011.

Í umsögninni greinir að hinn 14. júlí 2011 hafi fyrirtækjaskrá borist beiðni frá kæranda um endurupptöku málsins á grundvelli nýrra gagna. Fyrirtækjaskrá varð við beiðni kæranda þar sem ákvörðun stofunarinnar tók ekki á þeirri málsástæðu hvort aðilar sem ekki hefðu greitt félagsgjöld væri heimilt að taka þátt í aðalfundi. Í kjölfarið hafi fyrirtækjaskrá gefið skráðum stjórnarmönnum félagsins kost á að koma að athugasemdum. Athugasemdir þeirra bárust fyrirtækjaskrá hinn 16. ágúst 2011. Það hafi verið mat fyrirtækjaskrár að málið væri að fullu upplýst og ákvarðaði stofnunin að nýju í málinu hinn 8. september 2011.

Í umsögn sinni ítrekar fyrirtækjaskrá að aðalfundurinn hinn 7. mars 2011 var löglega boðaður með ábyrgðarbréfi. Fram kemur að lögmaður aðstoðaði við fundinn og í fundargerð hans komi fram að sjö aðilar mættu á aðalfundinn. Það sé mat fyrirtækjaskrár að frestun fundarins til 21. mars, sem samþykkt var af meirihluta fundarmanna, hafi verið lögmæt. Þá greinir að í fundargerð frá aðalfundi komi ekki fram að ákveðnir aðilar væru ekki með atkvæðisrétt á fundinum þar sem þeir hefðu ekki greitt félagsgjöld. Þvert á móti komi fram í fundargerð að frestunin hafi verið samþykkt af meirihluta fundarmanna sem gefur í skyn að ekki hafi allir fundarmenn greitt atkvæði með tillögunni.

Jafnframt greinir í umsögninni að kærandi sendi tölvubréf hinn 21. mars 2011 kl. 13:51 þar sem þess var óskað að framhaldsaðalfundi yrði frestað til 28. mars, en fundurinn átti að hefjast kl. 17:00 sama dag og tölvubréfið var sent. Fram kemur að „nokkrir“ hafi samþykkt beiðni um frestun en ekki allir og óljóst sé hvort þeir hafi séð tölvubréf kæranda tímanlega. Fram kemur það mat fyrirtækjaskrár að ekki sé heimilt að fresta löglega boðuðum framhaldsfundi með nokkra tíma fyrirvara án samþykkis allra aðila og er sérstaklega vísað til þess að félagsmenn kæmu víðsvegar að af landinu.

Loks greinir að „nokkrir“ félagsmenn hafi mætt á framhaldsaðalfundinn hinn 21. mars 2011 þar sem fram fór kosning í stjórn félagsins. Fram kemur að í ljósi þess að umræddir aðilar tóku fullan þátt í upphaflega aðalfundinum var þeim heimilt að taka þátt í framhaldsaðalfundinum. Fjarvera annarra félagsmanna og tilraun til að fresta aðalfundi með stuttum fyrirvara ógildi ekki löglega boðaðan framhaldsaðalfund.

Umsögn kæranda, dags. 27. febrúar 2012
Með bréfi ráðuneytisins, dags. 27. janúar 2012, var kæranda gefinn kostur á að koma að athugasemdum til ráðuneytisins vegna umsagnar fyrirtækjaskrár og bárust þær með bréfi, dags. 27. febrúar 2012.

Í umsögninni kemur fram að kærandi telji það forkastanlegt af fyrirtækjaskrá að fráfarandi stjórn Félags meindýraeyða hafi ekki fengið að tjá sig um andmæli nýju stjórnarinnar áður en stofnunin ákvarðaði í málinu. Þá greinir að á aðalfundinum hinn 7. mars 2011 hafi stjórn félagsins litið svo á að aðilar sem ekki hefðu greitt félagsgjöld til félagsins væru ekki löggildir félagar. Frestun á framhaldsaðalfundi sem halda átti hinn 21. mars 2011 hafi verið samþykkt af öllum löglegum félögum gegn mótmælum tveggja aðila sem ekki höfðu greitt félagsgjöld til félagsins og þriðja aðila sem aldrei hafi verið í félaginu og sé að auki starfsmaður annars þeirra. Fram kemur að þessir aðilar hafi engu að síður haldið fundinn og yfirtekið félagið.

Umsögn fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra, dags. 30. mars 2012
Með bréfi ráðuneytisins, dags. 28. febrúar 2012, var fyrirtækjaskrá gefinn kostur á að tjá sig um athugasemdir kæranda. Athugasemdir fyrirtækjaskrár bárust ráðuneytinu með bréfi, dags. 30. mars 2012.

Í umsögninni er áréttað að hvergi komi fram í fundargerð aðalfundar að ákveðnir aðilar væru ekki með atkvæðisrétt á fundinum í ljósi þess að þeir hefðu ekki greitt félagsgjöld. Þvert á móti komi fram að frestun aðalfundar hafi verið samþykkt af meirihluta fundarmanna, fjórum samtals, og gefi það í skyn að ekki hafi allir greitt atkvæði með tillögunni. Fram kemur að í fundargerð sé bókaður ágreiningur um lög félagsins en hvergi sé bókaður ágreiningur um hæfi aðila til að taka þátt og greiða atkvæði á fundinum. Það sé erfitt að taka til greina skýringar sem berast löngu eftir að fundur var haldinn og sem ekki hafa verið bókaðar í fundargerð. Því verði að telja að á aðalfundi hafi öllum sjö aðilum er þangað mættu verið heimilt að greiða atkvæði og taka þátt. Þá greinir að þegar aðalfundi var frestað hafa aðeins aðilar er þangað mættu haft heimild til að taka þátt á fundinum og að þeir hafi haldið atkvæðisrétti sínum á framhaldsaðalfundi. Með hliðsjón af því hafi þeir aðilar sem mættu á framhaldsaðalfundinn hinn 21. mars 2011 verið með lögmætan atkvæðisrétt og gátu þeir haldið áfram aðalfundastörfum frá fyrri fundi. Þá ítrekar fyrirtækjaskrá að ekki sé unnt að afboða löglega boðaðan aðalfund nema með samþykki allra aðila.

Forsendur og niðurstaða
Í máli þessu er deilt um ákvörðun fyrirtækjaskrár þess efnis að löglega hafi verið boðað til framhaldsaðalfundar í Félagi meindýraeyða hinn 21. mars 2011 og að fundarmenn þess fundar hafi verið lögmætir. Jafnframt er deilt um lögmæti þeirra ákvarðana sem teknar voru á fundinum, þ.á m. kosningu stjórnarmanna.

Félag meindýraeyða er almennt félag með frjálsa félagaaðild. Um slík félög eru fá ákvæði í settum lögum og fer um starfsemi þeirra samkvæmt félagssamþykktum og óskráðum reglum, sem byggjast á samningarétti og almennum reglum félagaréttar. Líta verður til þess um hvers konar félag er að ræða þegar þessum reglum er beitt en Félag meindýraeyða er hagsmunafélag meindýraeyða og viðskiptavina þeirra. Almenn félög verða lögaðilar þegar þau eru stofnuð og er skráning ekki skilyrði fyrir rétthæfi þeirra. Á hinn bóginn er heimilt að skrá almenn félög, sbr. lög nr. 17/2003, um fyrirtækjaskrá.

Í félagarétti er á því byggt, sbr. skrif Áslaugar Björgvinsdóttur, að við skýringu á réttarstöðu ólögákveðinna félaga og félagsmanna þeirra skiptir félagssamningurinn og samþykktir félagsins meginmáli, ef þær eru á annað borð fyrir hendi. Þá er á því byggt að einnig geta skapast venjur í félögum fyrir ákveðinni starfsemi eða verkaskiptingu á milli félagsmanna sem ráðið geta úrslitum um réttarstöðu félagsmanna eða viðsemjenda gagnvart félaginu. Slíkar venjur byggðar á munnlegu eða þegjandi samkomulagi geta talist hafa orðið hluti af félagssamningi og jafnvel breytt gagnstæðum ákvæðum í félagssamningi. Þá segir að verði ekki byggt á settum lagaákvæðum, félagssamningi, gögnum um tilurð hans eða öðrum skýringargögnum, svo sem athöfnum aðila, hvort heldur um er að ræða lögákveðin eða ólögákveðin félagaform, verður að styðjast við meginreglur um viðkomandi félagaform, þ.e. skýringarreglur og fyllingarreglur, sem leiddar verða af réttarframkvæmd og öðrum lögskýringargögnum. Jafnframt að samþykktir félaga sem ekki hafa verið sett lög um eða lög taka ekki til nema að takmörkuðu leyti hafa grundvallarþýðingu um skipulag félagsins og ennfremur réttarstöðu þess og félagsmanna.

Það er mat ráðuneytisins að frestun á aðalfundi Félags meindýraeyða sem haldinn var hinn 7. mars 2011 til 21. mars s.m. hafi verið lögmæt, þar sem hún var samþykkt með einföldum meirihluta atkvæða fundarmanna, sbr. fundargerð þar um. Jafnframt fellst ráðuneytið á það mat fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra að þeir aðilar sem mættu á aðalfundinn og tóku fullan þátt í honum haldi atkvæðisrétti sínum á framhaldsaðalfundi, enda ekki að finna bókun í fundargerð um meint ólögmæti þeirra á fundinum.

Í máli þessu er einnig deilt um hvort að frestun á framhaldsaðalfundi sem halda átti hinn 21. mars 2011 til 28. mars 2011 var lögmæt. Samkvæmt gögnum málsins fóru tölvupóstsamskipti fram á milli félagsaðila sunnudaginn 20. mars og mánudaginn 21. mars 2011. Upphafið að þeim samskiptum virðist hafa verið tölvupóstur fundarmanns af aðalfundi, dags. 20. mars, kl. 10:37, þess efnis að hann boði til neyðarstjórnarfundar einni klukkustund fyrir framhaldsaðalfundinn hinn 21. mars. Í tölvubréfinu er efni fundarins tilgreint og áréttað að sérhverjum stjórnarmanni sé heimilt að boða til fundar telji hann það nauðsynlegt og ríkar ástæður mæli með því. Meirihluti stjórnarmanna sem mæti geti tekið ákvarðanir.

Þáverandi formaður félagsins, sem jafnframt er kærandi, svarar tölvubréfinu kl. 21:52 sama dag og frestar framhaldsaðalfundi til 28. mars 2011 og boðar jafnframt til stjórnarfundar þann sama dag. Í tölvubréfinu tilgreinir formaðurinn dagskrá beggja fundanna. Með tölvubréfi til félagsmanna, dags. 21. mars, sent kl. 13:51, óskar formaður félagsins eftir samþykki fyrir frestun framhaldsaðalfundar til 28. mars og samþykki fyrir aukastjórnarfundi sama dag. Í gögnum málsins er ekki að finna staðfestingu formanns félagsins til fundarmanna þess efnis að fundi væri frestað. Af gögnum málsins virðist þó mega ráða að tillaga formannsins hafi verið samþykkt af meirihluta fundarmanna aðalfundarins hinn 7. mars 2011, eða fjórum talsins, þar sem aðeins þrír fundarmanna þess fundar mættu á framhaldsaðalfundinn hinn 21. mars, sbr. fundargerð frá þeim fundi. Hins vegar mættu allir sjö fundarmennirnir á framhaldsaðalfundinn hinn 28. mars samkvæmt fundargerð.

Líkt og fram hefur komið fer um almenn félög samkvæmt félagssamþykktum og óskáðum reglum, sem byggjast á samningarétti og almennum reglum félagaréttar og eftir atvikum samþykktum félags. Félagasamþykktir Félags meindýraeyða veita ekki fullnægjandi leiðsögn vegna þess álitamáls sem hér um ræðir. Af þeim sökum er það mat ráðuneytisins að rétt sé að líta til almennra reglna félagaréttar við úrlausn þessa máls.

Það er almenn regla í félagarétti að ljúka þeim málefnum sem taka ber til meðferðar á aðalfundi. Afgreiðslu má þó fresta ef það er samþykkt með einföldum meirihluta atkvæða. Þá er í félagarétti talið að óvönduð birting eða of stuttur boðunarfrestur valdi tæplega ógildi ef hluthafi átti engu að síður kost á að mæta, en af því má leiða að rök geti einnig staðið til þess að afboða og/eða fresta megi fundi með stuttum fyrirvara. Þegar um er að ræða almenn félög gildir jafnframt sú meginregla að atkvæði meirihluta félagsmanna ræður.

Samkvæmt gögnum málsins samþykkti meirihluti fundarmanna á aðalfundi félagsins hinn 7. mars 2011 að halda framhaldsaðalfund hinn 21. mars 2011. Hins vegar var með tölvupósti hinn 20. mars leitað eftir samþykki félagsmanna fyrir því að þeim fundi yrði frestað til 28. mars og að því er virðist var það samþykkt með atkvæði meirihluta félagsmanna. Aftur á móti mætti minnihluti fundarmanna, þ.e. þrír, til fundar hinn 21. mars, þrátt fyrir að þeim hafi mátt vera kunnugt um að meirihluti félagsmanna/fundarmanna hefði samþykkt frestun fundarins enda mætti enginn þeirra á fundinn.

Með vísan til framangreinds er það mat ráðuneytisins að þar sem ekki er kveðið á um boðun aðalfundar í samþykktum Félags meindýraeyða sé ákvörðun um aðalfund í höndum meirihluta félagsmanna þess. Það er því mat ráðuneytisins að fundurinn sem haldinn var hinn 21. mars 2011 hafi verið ólögmætur enda hafi meirihluti félagsmanna fallist á frestun framhaldsaðalfundar til 28. mars 2011.

Með vísan til þess sem að framan greinir ber að fella úr gildi ákvörðun fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra um að framhaldsaðalfundur Félags meindýraeyða hinn 21. mars 2011 hafi verið löglega boðaður og fundarmenn lögmætir.

Úrskurðarorð

Ákvörðun fyrirtækjaskrár ríkisskattstjóra frá 8. september 2011 um að framhaldsaðalfundur Félags meindýraeyða hinn 21. mars 2011 hafi verið löglega boðaður og fundarmenn lögmætir, er felld úr gildi.

Fyrir hönd ráðherra