Álit umboðsmanns Alþingis vegna aðgangs að málsskjölum vegna ráðningar

Til stofnana á stjórnsýslusviði menntamálaráðuneytisins

Menntamálaráðuneytið vekur hér með athygli stofnana á verksviði menntamálráðuneytisins á nýlegu áliti umboðsmanns Alþingis dags. 2. nóvember sl. (Mál nr. 2685/1999), í tilefni af kvörtun umsækjanda um starf vegna synjunar viðkomandi stofnunar á beiðni hans um að veita honum aðgang að ljósritum málsskjala vegna ráðningarinnar.

Telur umboðsmaður Alþingis m.a. í áliti sínu að stofnuninni hafi verið óheimilt að synja manninum um ljósrit af gögnum á þeirri almennu forsendu að þau væru trúnaðarmál. Byggir umboðsmaður Alþingis framangreinda niðurstöðu á því að ráðning í opinbert starf sé stjórnsvaldsákvörðun í skilningi stjórnsýslulaga og teljist allir umsækjendur um starf aðilar að því tiltekna stjórnsýslumáli. Um rétt aðila máls á því að kynna sér skjöl og önnur gögn er málið varða fari samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga og geti aðili stjórnsýslumáls átt ríka hagsmuna að því að geta fengið að kynna sér þau gögn, sem ákvörðun hefur byggst á til að meta réttarstöðu sína. Stjórnvöld hafi heimildir samkvæmt 17. gr stjórnsýslulaga til þess að takmarka aðgang aðila að gögnum ef hagsmunir aðila af því að notfæra sér vitneskju úr þeim þyki eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- og einkahagsmunum, þ.m.t. ef lög um skráningu og meðferð persónuupplýsinga standa í vegi fyrir aðgangi að gögnum. Telur umboðsmaður að skýra eigi þessa takmörkun á aðgangsheimildum aðila stjórnsýslumáls að gögnum málsins mjög þröngt. Því verði stjórnvald að leggja mat á þau andstæðu sjónarmið sem uppi eru í hverju máli og vegna einstakra gagna og geti stjórnvöld ekki útilokað aðila frá aðgangi að gögnum með almennum hugleiðingum um að upplýsingar kunni að vera fallnar til þess að valda einhverju tjóni. Telur umboðsmaður að almennar vinnureglur stjórnvalda sem kveða á um það að tiltekin gögn séu ætíð undanþegin upplýsingarétti aðila sé ekki í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga. Er niðurstaða umboðsmanns Alþingis að umsækjandi um stöðu eigi rétt á aðgangi að öllum gögnum sem varða ráðningu í hina tilteknu stöðu nema undantekningaákvæði 17. gr. stjórnsýslulaga takmarki þann rétt.

Þá beinir umboðsmaður Alþingis þeim tilmælum til viðkomandi stofnunar að taka til endurskoðunar þá vinnureglu að endursenda umsóknargögn til umsækjenda að lokinni ráðningu. Við endurskoðunina verði höfð hliðsjón af ákvæðum laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafns Íslands um skilaskyldu til safnsins. Að mati umboðsmanns Alþingis varð ekki séð að gögn sem verða til og aflað er við meðferð mála, þegar veita á opinbert starf séu undanþegin skilaskyldu skv. framangreindum lögum.

Er framangreint kynnt yður til eftirbreytni.

(mán, ár)