Sjúkrahúsið og heilsugæslustöðin á Akranesi

Sjúkrahúsið og heilsugæslustöðin á Akranesi heyrir undir heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytið. Stofnunin starfar samkvæmt lögum um heilbrigðisþjónustu, nr. 97/1990 með síðari breytingum og í samræmi við reglugerðir og önnur stjórnvaldsfyrirmæli er varða starfsemi hennar.

Stefnumótun eða framtíðarsýn fyrir SHA leit fyrst dagsins ljós haustið 1998, samþykkt af þáverandi heilbrigðisráðherra. Var unnið samkvæmt þessari stefnumörkun þar til endurskoðun var lokið í upphafi árs 2004.

Samkvæmt Framtíðarsýn SHA fyrir árin 2004 – 2008 eru stefnumarkandi lykilþættir þessir:

• SHA er miðstöð heilbrigðisþjónustu fyrir íbúa á Vesturlandi samkvæmt skilgreiningu á hlutverki stofnunarinnar.

• SHA leggur áherslu á að fylgja eftir þróun og kröfum í nútímalegri heilbrigðisþjónustu. Hámarks hagkvæmni er stöðugt leitað og kostnaðarþættir vel skilgreindir þannig að stofnunin er á hverjum tíma undir það búin að takast á við verkefni á samkeppnismarkaði.

• Aukin áhersla er lögð á styrk SHA á sviði valaðgerða og sérhæfðrar mæðra- og ungbarnaverndar. Vaxandi áhersla er lögð á 5 daga starfsemi, samhliða því sem bráðahlutverki stofnunarinnar verði viðhaldið.

• Vaktþjónusta verður skilgreind og skipulögð að nýju m.t.t. viðhorfa og þróunar sem á sér stað í heilbrigðisþjónustu.

• Samvinna og samræming starfsemi heilbrigðisstofnana á Vesturlandi verði efld og leitast við að samnýta faglega þekkingu og aðstöðu, s.s. á sviði öldrunarlækninga.

• Hlutverk myndgreiningadeildar verður endurskoðað, tæki endurnýjuð og gerðir samningar við aðrar heilbrigðisstofnanir um að SHA annist þjónustu á þessu sviði. Gerð verður hagkvæmnisúttekt á rekstri hátæknibúnaðar á sviði myndgreininga með tölvusneiðmyndatæki og segulómun og henni lokið árið 2004. Möguleikar á nánu samstarfi eða samrekstri deildarinnar við aðrar stofnanir, opinberar eða í einkarekstri metnir.

• Samningar verði gerðir við heilbrigðisstofnanir á upptökusvæðinu um að rannsóknastofa SHA annist rannsóknir fyrir viðkomandi stofnanir og tryggi viðbúnað svo það megi verða. Möguleikar þess að rannsóknastofan verði skilin frá kjarnarekstri SHA verði metnir.

• SHA er kennslustofnun fyrir nemendur heilbrigðisstétta og tekur mið af því í skipulagi daglegrar starfsemi. Stofnunin leitast ávallt við að nýta sér nýjustu upplýsingatækni, þ.m.t. fjarfunda- og fjarlækningabúnað.

• Þjónustusamningar verða gerðir við Landspítala – háskólasjúkrahús og aðrar heilbrigðisstofnanir um ýmis verkefni, þ.m.t. kennslu, þjálfun og úrlausn skilgreindra þátta í heilbrigðisþjónustu s.s. á sviði lyflækninga, fæðingaþjónustu og skurðaðgerða.

Áætlanir, markmið og upplýsingamiðlun

Stofnunin setur fram í áætlunum sínum skýr markmið, meðal annars töluleg um árangur af starfseminni, leiðir að settu marki og hvernig staðið er að mati á árangri.

SHA ber faglega og fjárhagslega ábyrgð á framkvæmd heilbrigðisþjónustu á starfssvæðinu og hefur fyrirmæli um að haga rekstri innan fjárheimilda.

Stofnunin gerir rekstraráætlun fyrir hvert ár og er þar kveðið á um markmið. Áætlun þessi er unnin í samráði við millistjórnendur sem leggja fram drög sín og tillögur fyrir komandi starfsár sem fullunnar eru með þeim á vettvangi fjármálastjórnar og framkvæmdastjórnar.

Rekstrar- og starfsemisupplýsingum er mánaðarlega miðlað til millistjórnenda sem fjalla um þær á sínum vettvangi.

Mánaðarlega eru haldnir samráðsfundir með öllum stjórnendum þar sem rekstrarlegir og starfsemislegir þættir eru ræddir sameiginlega.

Að auki heldur hjúkrunarforstjóri og lækningaforstjóri reglulega samráðsfundi með fagfólki á sínu sviði. Fjórum sinum á ári boðar framkvæmdastjórn til upplýsinga- og samráðsfundar með starfsmannaráði þar sem almenn atriði eru rædd auk sérstakra áhersluþátta og fyrirspurnum svarað.

Á undanförnum árum hefur verið unnið markvisst að því að fela stjórnendum aukna ábyrgð í fjárhags- og rekstrarlegu tilliti. Veruleg verkefni á sviði starfsmannaumsjár og skráningar viðveru hafa verið flutt til stjórnenda hinna ýmsu deilda í kjölfar þess að upplýsingaflæði til þeirra hefur stórvaxið. Það hefur gert þeim kleift að vega og meta ákvarðanir betur en áður á forsendum eigin starfseininga.

Undanfarin ár hefur rekstur SHA verið innan ramma fjárheimilda. Árið 2001 var jákvæð rekstrarniðurstaða 31,4 m.kr. eða 3,3% af ráðstöfunartekjum. Árið 2002 var jákvæð rekstrarniðurstaða 137 þús. kr. Þá mun rekstur liðins árs skila um 2% rekstrarafgangi, eða rúmlega 20 m. kr. samkvæmt óendurskoðuðu rekstraruppgjöri.

Gerðar eru starfsemis- og rekstraráætlanir fyrir hverja og eina deild stofnunarinnar eins og að framan er getið. Í heild sundurliðast slíkar áætlanir á um 30 viðföng (deildir/rekstrarþætti) stofnunarinnar. Samskipti skrifstofu og deilda er m.a. með rafrænum hætti, þ.e. skjöl, bréf og vinnugögn berast deildarstjórum með tölvupósti og/eða eru vistuð á innra neti stofnunarinnar.

Launakostnaður vegur um 70 til 75% af heildarveltu stofnunarinnar svo kapp er lagt á að hafa námkvæma yfirsýn yfir þann lið.

Kaup á vörum og þjónustu eru færð út á deildir stofnunarinnar í samræmi við notkun, t.d. fara vörukaup í gegnum miðlægt birgðahald undir stjórn innkaupastjóra þar sem vörur eru síðan "seldar" út til deilda. Þannig færist raunkostnaður vegna vörunotkunar til notenda (lyf, læknis- og hjúkrunarvörur, ritföng o.fl.). Sama má segja um kaup legudeilda á almennum rannsóknum og myndgreiningum. Haldið er nákvæmt kostnaðarbókhald um þann þjónustuþátt sem brotinn er niður á hverja deild, sjúkling, lækni og tegund rannsókna.

Haldið er sérstaklega utan um öll stærri viðhalds- og endurbótaverkefni í verkbókhaldi.

SHA er nú þátttakandi í starfshópi um innleiðingu á DRG skráningakerfi svo mögulegt megi verða að bæta vitneskju um einingakostnað vegna inniliggjandi sjúklinga á legudeildum

Hér má sjá myndræna framsetningu (mynd 1) á helstu starfsemisþáttum stofnunarinnar. Myndin sýnir hlutfallslega þróun starfsemisþáttanna árin 1990 til 2003 borin saman við starfsmannafjölda (ársverk) og launagjöld sömu tímabil, rekstrarútgjöld eru uppreiknuð samkvæmt launavísitölu. Eins og sjá má þá hefur starfsemi í öllum meginatriðum farið vaxandi á sama tíma og starfsmönnum hefur fækkað, þannig má fullyrða að framlegð stofnunarinnar hafi aukist. Þá hafa rekstrarútgjöld ekki aukist í hlutfalli við vaxandi starfsemi.

Mynd 1

Unnið hefur verið eftir Gæðastefnu SHA sem samþykkt var af stjórn SHA í ágúst 2001. Gæðastefnan kemur inn á flesta þætti starfseminnar s.s. þjónustu, gæðaeftirlit, vinnureglur, starfsmannamál og upplýsingatækni. Gæðastefnan er eftirfarandi:

• SHA leggur metnað sinn í að veita góða, skilvirka og hagkvæma heilbrigðisþjónustu. Gæði þjónustunnar verði í stöðugri endurskoðun og mæti þörfum skjólstæðinga stofnunarinnar með virkri gæðaþróun. Stuðlað verði að stöðugu umbótastarfi og tryggt að öll þjónusta sé í samræmi við lög um heilbrigðisþjónustu og viðurkennda gæðastaðla. Leitast verði við að skapa þær aðstæður að SHA verði eftirsóttur vinnustaður með öruggu starfsumhverfi, sem hefur á að skipa hæfu starfsfólki með góða þekkingu og faglegan metnað. Stuðlað verði að starfsánægju, símenntun og jafnrétti starfsmanna. Skýrar boðleiðir milli stjórnenda og starfsmanna tryggi stöðugt og gott upplýsingaflæði. Nútíma upplýsingatækni verði notuð til skráningar og úrvinnslu gagna sem nýtist til að auka gæði, hagkvæmni og öryggi í allri þjónustu sem SHA veitir. Tryggð verði vernd persónuupplýsinga.

Varðandi upplýsingaþörf, þá hefur stofnunin gert þjónustukannanir þar sem m.a. er komið inn á hvernig upplýsingaþörf sjúklinga er mætt fyrir innlögn, í legunni og fyrir útskrift. Fyrsta könnunin var gerð árið 2001 og í kjölfar hennar voru gerðar umbætur á þáttum er náðu ekki viðunandi ánægju sjúklinga. Síðan hafa verið gerðar fleiri kannanir og þeim fylgt eftir með viðeigandi aðgerðum.

Þá nýtir stofnunin vefsíðu sína ( www.sha.is ) til að stuðla að bættri upplýsingagjöf fyrir þann hóp sem ekki er inniliggjandi, m.a. fyrir þá sem eru að leita eftir þjónustu. Á vefsíðunni má m.a. finna 46 upplýsingabæklinga fyrir sjúklinga og aðstandendur þeirra.

Fjölmörgum vinnu- og verkferlum er framfylgt í samræmi við fyrirliggjandi samþykktir. Kröfur um skráningar á flestum sviðum starfseminnar fara vaxandi og einbeitir stofnunin sér að því að auka við og skrá með rafrænum hætti vinnu- og verkferla. Helstu ferlarnir eru þessir og flestir hafa verið endurskoðaðir nýverið:

Hópslysaáætlun, rýmingaráætlun, handbók sýkingavarnarnefndar, handbók hjúkrunar með verklagsreglum fyrir legudeildir, vinnureglur fyrir rannsóknastofu, skráningarkerfi hjúkrunar á SHA, vinnureglur fyrir starfsfólk skurðdeildar, handbók - vinnuleiðbeiningar um undirbúning og eftirmeðferð skurðsjúklinga fyrir starfsfólk handlækningadeild. Gæðahandbók fyrir röntgendeild er til í handritsformi, frágengin fyrrihluta árs 2004 og gæðahandbók fyrir lækningar og hjúkrun á legudeildum er í undirbúningi.

Þróun í rekstri - stefnumótun

Á undanförnum árum hefur verið gerð rík krafa til heilbrigðisstofnana um aukið hagræði og markvissa nýtingu fjár. SHA svarar kröfum þessum eftir föngum og hefur náð tökum á rekstri án þess að draga úr þjónustu. Með þetta í huga, þá hefur t.d. verið lögð æ ríkari áhersla á að starfsemi á vöktum sé þannig háttað að ekki komi til íþyngjandi skuldbindinga vegna rofs á hvíldartíma starfsmanna. Þá var SHA í hópi fyrstu stofnana í heilbrigðisþjónustu sem innleiddi rafræna skráningu starfsmanna til vinnu og þessi aðferð hefur enn frekar verið þróuð.

Á rannsóknastofum SHA hefur verið lögð áhersla á að bæta tækjabúnað á undanförnum misserum svo auka megi afköst án fjölgunar starfsmanna. Þetta hefur haft það í för með sér að stofnunin hefur getað þjónað nágrannastofnunum skv. sérstökum samningum og aflað þar með aukinna sértekna. Vilji er til þess af hálfu SHA að víkka þetta samstarf út enn frekar.

Þar til fyrir örfáum árum var nánast öll súrefnisgjöf til sjúklinga SHA veitt með því að staðsetja 150 kg kúta við hlið sjúkrarúms. Fyrir tveimur árum voru lagnir settar upp á flestar deildir og hafin var notkun á fljótandi súrefni frá miðlægum tanki. Þetta leiddi þegar til stórfellds sparnaðar og aukins öryggis.

Endurskoðun ræstingaáætlunar SHA hefur farið fram með það að leiðarljósi að ræsta í auknum mæli á dagvinnutímabili og takmarka ræstingar utan annatíma, fyrst og fremst um helgar. Vinnutilhögun í þvottahúsi hefur nýlega verið endurskoðuð og starfsemi þvottahúss er í heild til skoðunar m.t.t. útvistunar.

Nýjungar og umbætur í þjónustu

Sem dæmi um þróun nýjunga í rekstri er skráningarkerfi hjúkrunar á SHA. Skráningarkerfið hefur verið notað frá því haustið 2000. Kerfið byggir á staðlaðri skráningu þar sem notuð eru viðurkennd flokkunarkerfi í hjúkrun þ.e. NANDA hjúkrunargreiningar (North American Nursing Diagnosis Association) og NIC hjúkrunarmeðferðir (Nursing Interventions Classification). Markmið með notkun skráningarkerfisins er að samræma og auka gæði hjúkrunarskráningar, tryggja meiri samfellu í hjúkrun sjúklinga og stuðla að því að starfsfólk sé betur upplýst um ástand og þarfir sjúklinga. 11 heilbrigðisstofnanir víða um land hafa þegar tekið í notkun þetta skráningarkerfi SHA auk nokkurra hjúkrunarheimila.

Af öðrum atriðum sem lúta að nýjungum og umbótum í þjónustu stofnunarinnar má nefna þjálfunar- og endurhæfingarþjónusta/ofvirkniteymi fyrir börn en það er verkefni sem unnið er að á vegum heilsugæslu. Í teymi sem að þessu vinnur tengjast heilsugæslulæknir, sálfræðingur og barnalæknir sem annast greiningarvinnu en iðjuþjálfi hefur með höndum þjálfunarþáttinn. Í ljós hefur komið að gríðarleg þörf er á þessari þjónustu. Í heilbrigðisáætlun ráðuneytis er gert ráð fyrir aukinni þjónustu við börn með geðræn vandamál og fellur þessi þjónusta þar undir. Að verkefninu koma jafnframt Skólaskrifstofa Akraness og BUGL.

Þá hefur símaþjónusta verið bætt á heilsugæslustöð í tengslum við endurnýjun lyfseðla. Skjólstæðingum er gert kleift að hringja inn lyfseðilspantanir á skilgreindum tímum dagsins og fá lyfseðla sína endurnýjaða án tafar og án þess að þurfa að bíða viðtals við lækni.

Stöðugt er leitað leiða til aukinnar hagræðingar í rekstri innan þess lagaumhverfis sem stofnuninni er búið. Þegar hefur verið getið um þjónustusamninga SHA við heilbrigðisstofnanir á Vesturlandi. Þess utan hafa verið gerðir þjónustusamningar við stórfyrirtæki á Grundartanga um heilsufarslegt eftirlit með starfsmönnum. Læknir og hjúkrunarfræðingur fara á vinnusvæðið með reglubundnum hætti og veita tilgreinda þjónustu skv. ákvæðum samnings. Sérstaklega er greitt fyrir viðveru þessa.

Þá hefur verið leitast við að hagræða og spara fé við endurskipulagningu vaktþjónustu á hinum ýmsu sviðum stofnunarinnar með skýrum verklagsreglum og takmörkunum útkalla. Sem dæmi hafa verið sameinaðar vaktir við húsvörslu og sjúkraflutninga.

Útboð og tilboð eru orðin reglubundinn hluti af innkaupaferli stofnunarinnar í öllum meginatriðum. Á síðastliðnu ári var t.d. hlutdeild rammasamninga um 25% og fer vaxandi eftir því sem framboð eykst innan samningskerfisins. Í þessu efni fylgir stofnunin eftir markmiðum innkaupastefnu heilbrigðisráðuneytisins sem samþykkt var síðla árs 2003.

Varðandi lyfja- og hjúkrunarvöruinnkaup, þá er beitt rýni og aðhaldi enda hefur í þessum efnum náðst góður árangur. Benda má á niðurstöðu stýrihóps HTR sem skilaði áfangaskýrslu um átak í lyfjamálum heilbrigðisstofnanna í febrúar 2004. En þar segir m.a.:

Í gæðastefnu SHA er drepið almennt á mikilvægi þáttar starfsmanna og í framtíðarsýn SHA 2004 - 2008 segir eftirfarandi um starfsmannamál: SHA ráði vel menntaða, hæfa, áhugasama og trausta starfsmenn, að launastefna og launaþróun á SHA sé sambærileg við aðrar sjúkrastofnanir, starfsmenn eigi kost á sí- og endumenntun sem auðveldar þeim að takast á við ný og fjölbreytt viðfangsefni, tryggt verði að SHA sé eftirsóttur vinnustaður fyrir hæfa og metnaðarfulla starfsmenn sem fái tækifæri til að þróast í starfi og líði vel í vinnunni, góð vinnuaðstaða sé tryggð fyrir starfsmenn, starfsumhverfi, hollustuhættir og heilsuvernd séu í góðu lagi, stjórnskipulag stofnunarinnar sé skilvirkt og nútíma stjórnunarhættir við lýði, starfsmönnum sé auðveldað að samræma fjölskylduábyrgð og starf og stuðlað sé að jafnrétti kynjanna.

Markvisst hefur verið unnið að því að auka kostnaðarvitund yfrmanna stofnunarinnar og ýtt hefur verið undir kostnaðareftirlit af þeirra hálfu. Liður í þessu er dreifstýring stjórnunarlegra verkefna í auknum mæli, s.s. umsjón með rafrænni skráningu á vinnuskýrslum starfsmanna, ábyrgð á eftirfylgni með rekstraráætlun og ráðstöfnun veigamikilla útgjaldaliða og yfirlit um úttektir af rekstrar- og hjúkrunarvörulager.

Upplýsingafundir með stjórnendum er kjörinn vettvangur til þess að árétta stöðugt mikilvægi þess að hver starfsmaður hafi hlutverki að gegna í farsælli starfsemi og að brýnt sé að þeir séu vel upplýstir um margvísleg atriði í starfseminni. Ennfremur leggja framkvæmdastjóri, hjúkrunarforstjóri og lækningaforstjóri áherslu á að fylgjast persónulega með starfsemi sinna eininga og fara tíðum á vettvang til óformlegra viðræðna við starfsmenn, þ.e. ástunda "management by walking around".

Fræðslumál

Sú stefna er uppi að gefa öllum starfsmönnum SHA kost á að sækja a.m.k. eitt námskeið utan stofnunarinnar ár hvert á kostnað SHA. Starfsmenn eru jafnframt hvattir til að sækja styrki frá starfsmenntunarsjóðum sinna stéttarfélaga til endur- og símenntunar.

Læknaráð SHA stendur fyrir öflugu fræðslustarfi m.a. með vikulegum fræðslufundum fyrir lækna. Einnig eru mánaðarlegir fundir sem eru öllum starfsmönnum opnir. Hjúkrundardeildarnar eru með mánaðarlega fræðslufundi en aðrir sjaldnar. Starfsmenn heilsugæslusviðs eru með reglulega fræðslufundi fyrir fagfólk.

Þá er á starfsmannavef SHA að finna ýmislegar hagnýtar upplýsingar um rekstur og starfsemi, s.s. starfslýsingar, upplýsingar um starfandi nefndir stofnunarinnar, verklagsreglur, alla kjarasamninga sem viðkoma SHA, tímarit sem er að finna á netinu, fréttasíðu, spjallrás o.fl.

Á haustdögum 2003 var tekin sú ákvörðun af framkvæmdastjórn að taka upp starfsmannaviðtöl með það markmið að auka ánægju starfsmanna og möguleika þeirra til að bæta árangur sinn í starfi. Stofnunin stóð fyrir fræðslunámskeiði fyrir alla deildarstjóra um viðfangsefnið. Hönnuð voru sérstök eyðublöð fyrir viðtölin til að gera fyrirkomulagið auðveldara bæði fyrir starfsmenn og yfirmenn.

Varðandi frekari upplýsngar um starfsemi SHA, þá er vísað til heimasíðu stofnunarinnar, www.sha.is