Hagræðing með rafrænum innkaupum ríkisins
Grein eftir Harald A. Bjarnason og Stefán Jón Friðriksson, sérfræðinga í fjármálaráðuneytinu, er birtist í UT blaðinu sem gefið var út í tilefni upplýsingatæknidagsins.
- Sjá einnig Stefnumörkun um rafræn innkaup hjá íslenska ríkinu - skyggnusýning (pdf).
Innkaup ríkisins á vörum, verkum og þjónustu nema nálægt 75 milljörðum króna á ári. Því til viðbótar mætti telja til mikla vinnu starfsmanna við að sinna þessum innkaupum. Hagræðing við innkaup er því til þess fallin að skila ríkinu og stofnunum þess umtalsverðum ávinningi. Árið 2002 samþykkti ríkisstjórn Íslands, að tillögu fjármálaráðherra, innkaupastefnu ríkisins þar sem kveðið er á um að innkaup á rekstrarvörum verði að mestu leyti rafræn.
Hvern virkan dag ársins má gera ráð fyrir að íslenska ríkið kaupi vörur, verk og þjónustu af ýmsum toga fyrir um 300 milljónir króna. Nefna má sem dæmi innkaup sjúkrastofnana á hjúkrunarvörum og lyfjum, sýslumannsembættis á skrifstofuvörum og innkaup skóla á ýmis konar þjónustu, en ríkið gerir einnig samninga við aðila á einkamarkaði um rekstur tiltekinna þjónustuverkefna sem ríkið kostar.
Við innkaup sem þessi verður til viðskiptakostnaður sem fellur bæði á kaupendur og seljendur. Hjá seljendum felst hann í gerð samninga, uppsetningu vörulista, afgreiðslu pantana, sendingu reikninga, innheimtu og móttöku greiðslna, o.s.frv. Hjá ríkinu greinist viðskiptakostnaður í kostnað við útboðsgerð, gerð samninga, pantana, uppáskrift og skráningu reikninga, framkvæmd greiðslu o.fl.
Það sem einkennir innkaup er hvers oft mannshöndin þarf að koma að ferlinu. Rafræn innkaup byggjast á því að fyrirtæki og stofnanir tengi saman virðiskeðjur sínar og auki sjálfvirkni viðskiptanna. Þannig má fækka þeim tilvikum sem mannshöndin þarf að koma að verki og draga úr margskráningu gagna og villuhættu, innkaupaferlið verður hraðvirkara og viðskiptakostnaður allra aðila lækkar.
Á skýringarmynd er yfirlit yfir virðiskeðju opinberra innkaupa
Fjármálaráðuneytið hefur undanfarin ár unnið að ýmsum verkefnum sem snúa að rafrænum opinberum innkaupum, í samstarfi við Ríkiskaup, Tollstjóra og Fjársýslu ríkisins. Þeirra á meðal eru Rafrænt markaðstorg, rafræn tollafgreiðsla, fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins og innkaupakort ríkisins.
Reglur um opinber innkaup eru hluti af samræmdum innri markaði Evrópska efnahagssvæðisins, en honum er ætlað að stuðla að frjálsari verslun milli landa. Í fjármálaráðuneytinu er í undirbúningi lagasetning um opinber innkaup sem grundvallast á nýlegum tilskipunum Evrópusambandsins á þessu sviði. Í tilskipununum er í fyrsta sinn fjallað sérstaklega um rafræn innkaup og skilgreint hvernig að þeim skuli staðið, þar á meðal hvað varðar rafræna innkaupatækni og útboðsgerð.
Á síðasta ári skrifaði fjármálaráðuneytið undir viljayfirlýsingu ásamt öðrum EFTA-ríkjum, aðildarríkjum Evrópusambandsins og ríkjum sem sótt hafa um aðild að sambandinu. Í yfirlýsingunni var lögð sérstök áhersla á rafræn innkaup og sett fram markmið um að árið 2010 ættu allar opinberar stofnanir í Evrópu að geta stundað rafræn innkaup og a.m.k. 50% innkaupa sem útboðsskyld væru á EES-svæðinu vera rafræn.
Norðurlöndin hafa nýverið hafið samstarf um stöðlun rafrænna reikninga. Danska ríkið hefur þegar markað sér stefnu í þeim málum en síðan í febrúar 2005 hefur það einungis tekið við rafrænum reikningum. Í desember 2003 voru sett lög sem gefa danska fjármálaráðuneytinu heimild til þess að setja reglur um rafræna reikninga og greiðslur. Danir áætla að hið opinbera taki árlega við um 15 milljón reikningum og að árlegur sparnaður við breytinguna geti orðið 120-150 milljónir evra fyrir ríkið og 50-70 milljónir evra fyrir atvinnulífið. Nú fær danska ríkið um 90% reikninga rafrænt. Aðrar Norðurlandaþjóðir íhuga að fara að fordæmi Dana. Í Svíþjóð liggur t.d. fyrir tillaga um svipaða lagasetningu með gildistöku árið 2008. Þessi mál eru jafnframt til skoðunar í fjármálaráðuneytinu á Íslandi.
Meginmarkmið rafrænna innkaupa ríkisins er tvíþætt: Annars vegar að stuðla að betri meðferð skattfjár með aukinni skilvirkni, gæðum og sjálfvirkni í innkaupum. Hins vegar er kappkostað að aðferðir og tækni sem beitt er við innkaupin séu atvinnulífinu í hag og stuðli að heilbrigðri samkeppni innan lands sem utan. Þróuð rafræn innkaupakerfi draga ekki aðeins úr viðskiptakostnaði og auka skilvirkni heldur gera þau litlum og meðalstórum fyrirtækjum einnig auðveldara um vik að bjóða vörur og þjónustu hérlendis og á evrópskum markaði. Fjármálaráðuneytið vinnur nú að stefnumörkun í rafrænum innkaupum með ofangreind markmið að leiðarljósi.