Aukin skilvirkni og sparnaður með sameiningu ráðuneyta

Fyrir rúmu ári voru fjögur ráðuneyti lögð niður og á grunni þeirra stofnuð tvö ný. Samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytið og dómsmála- og mannréttindaráðuneytið urðu að nýju innanríkisráðuneyti. Heilbrigðisráðuneytið og félags- og tryggingamálaráðuneytið urðu að nýju velferðarráðuneyti.

Eðli málsins samkvæmt er ekki komin mikil reynsla á þessa nýju skipan. Ríkisendurskoðun hefur tekið út undirbúning að stofnun ráðuneytanna tveggja og er niðurstaða stofnunarinnar varðandi bæði ráðuneytin nær samhljóða: „[Á]kvörðunin var tekin að vel athuguðu máli. Markmið hennar voru skýr, einkum þau sem lutu að faglegum þáttum og bættri þjónustu við almenning og er gert ráð fyrir því að sameinað ráðuneyti geti betur tekist á við aukin og flókin stjórnsýsluverkefni og hagkvæmni muni aukast þegar til lengri tíma er litið. Skipulag og verkstjórn voru góð og ábyrgðarhlutverk skýr. Mikil áhersla var lögð á þátttöku starfsmanna í sameiningarferlinu og að þeir væru vel upplýstir um framvindu mála. Ríkisendurskoðun telur að vel hafi verið staðið að flestum þáttum við undirbúning og framkvæmd sameiningarinnar.“ (Ríkisendurskoðun. Sameining í ríkissrekstri – 4. Innanríkisráðuneyti, bls. 3. Sama er sagt í skýrslunni um velferðarráðuneytið.)

Sem dæmi um breytingar og ávinninga má nefna eftirfarandi:

• Með sameiningu ráðuneyta að baki velferðarráðuneytisins hefur fækkað um einn ráðuneytisstjóra og sjö skrifstofustjóra. Með stofnun innanríkisráðuneytisins fækkaði um einn ráðuneytisstjóra og sex skrifstofustjóra. Með samsvarandi hætti hefur ráðherrum og ráðherrabílstjórum fækkað.
  Samkvæmt bráðabirgðatölum námu gjöld innanríkisráðuneytisins 774 milljónum króna árið 2010 en lækkuðu í 757 milljónir króna árið 2011. Gjöld velferðarráðuneytisins lækkuðu á sama hátt um 17 milljónir króna milli ára, úr 951 milljónum króna í 936 milljónir króna.
• Skrifstofur eru stærri og burðugri en áður og gefur það möguleika á að takast á við fjölþættari verkefni og mæta áherslum ráðherra og ríkisstjórna með skilvirkari hætti.
• Meiri sérfræðivinna innan veggja ráðuneytanna gerir innkaup á þeirri ráðgjöf sem nauðsynleg er markvissari en áður. Það gefur möguleika á fjárhagslegum sparnaði samhliða auknum faglegum gæðum.
• Meira svigrúm er til stefnumarkandi vinnu. Ráðuneytin starfrækja skrifstofur sem sérhæfa sig í stefnumótun, vinnuferlum og verklagi sem smærri ráðuneyti gátu varla leyft sér.
• Betri yfirsýn hefur náðst með sameiningu og stofnun nýrra ráðuneyta. Þau eiga hægara um vik að setja sig inn í verkefni stofnana á þeirra vegum og hafa með þeim fjárhagslegt og faglegt eftirlit.
• Sameining ráðuneytanna opnar nýja möguleika til sameiningar eða samvinnu stofnana. Þetta getur leitt af sár bæði fjárhagslegan og faglegan ávinning þegar fram líða stundir.

Framkvæmdasýsla ríkisins hefur nú einnig skilað skýrslu um breytingar á húsnæði ráðuneytanna og kostnað við flutninga. Verkefnið var æði samsett:

• Heilbrigðisráðuneytið ásamt þremur fastanefndum þess flutti úr Vegmúla 3 í Hafnarhúsið við Tryggvagötu 17.
• Samgönguráðuneytið flutti úr Hafnarhúsinu að Sölvhólsgötu 7 og dómsmála- og mannréttindaráðuneytið flutti úr Skuggasundi 3 á sama stað. Þar er nú innanríkisráðuneytið til húsa.
• Fjársýsla ríkisins flutti úr Sölvhólsgötu 7 í Vegmúla 3.
• Efnahags- og viðskiptaráðuneytið flutti úr Sölvhólsgötu 7 í Skuggasund 3.
• Hluti Vinnumálastofnunar, sem var til húsa í Hafnarhúsinu, flutti í Kringluna 1.

Eitt af meginmarkmiðunum var að koma sem mestu af starfsemi ráðuneyta inn á svonefndan Stjórnarráðsreit, eða sem næst honum auk markmiða að finna hagkvæmustu lausn á húsnæðismálum hinna nýju ráðuneyta og framkvæma lágmarksbreytingar og endurbætur á húsakosti þannig að viðunandi starfsaðstaða fengist. Ennfremur að lágmarka húsbúnaðarkaup með því að flytja sem minnst af húsbúnaði milli húsa. Verkefnið í heild var unnið undir forystu forsætisráðuneytisins.

Að mati Framkvæmdasýslu ríkisins gekk verkefnið fljótt og vel og búið var að flytja til 290 starfsmenn Stjórnarráðs Íslands innan fjögurra mánaða frá því framkvæmdir hófust.

Nýja skýrslu Framkvæmdasýslu ríkisins um húsnæði Stjórnarráðs Íslands er að finna á vefslóðinni http://www.fsr.is/library/7340.