Hver sagði hvað, hvenær og hvers vegna?

Verkefni utanríkisþjónustunnar eru mörg og margvísleg. Það kemur vel fram þegar gramsað er í skjalasafni utanríkisráðuneytisins. Þar eru skjöl allt frá árinu 1919 til dagsins í dag, þar sem Konungsríkið Ísland réði sjálft sínum utanríkismálum frá 1918, þó að utanríkisþjónustan hafi verið rekin frá Kaupmannahöfn til ársins 1940. Og alla þessa sögu má finna í skjalasafni ráðuneytisins. Stofnun stjórnmálasambands, opnun og lokanir sendiráða, skipanir og flutningar sendiherra, fyrirgreiðsla við íslensk fyrirtæki vegna innflutnings og útflutnings, aðstoð við íslendinga í útlöndum, heimsóknir, samningaviðræður, heillaóskir, menningarviðburðir og móttökur. Allt þetta og margt fleira eru til skjalfestar heimildir um.

Frá upphafi hafa öll send og móttekin bréf verið skráð í sérstaka bréfadagbók og varðveitt í möppum í skjalasafni sem flokkað er í rúmlega fjögur þúsund efnisflokka. Hverri möppu er svo pakkað til frambúðar varðveislu. Skjalasafn ráðuneytisins telur nú um 45.000 möppur sem leggja undir sig u.þ.b. einn kílómetra af hillum. Hvert einasta bréf í hverri einustu möppu er skráð.

Á hverju ári er fimmti hver starfsmaður utanríkisþjónustunnar að setja sig inn í nýtt starf á nýjum stað í heiminum. Starfsmenn treysta á að geta fundið í skjalasafninu allt um það hver gerði hvað hvernig, hvenær og hversvegna, svo þeir geti tekið upp þráðinn og haldið áfram. Allt skiptir máli, frá samningnum um aðild Íslands að EES niður í borðaröðun í kveðjukvöldverði sendiherra. Hver vill eiga það á hættu að raða vitlaust til borðs, móðga með því aðalsamningamann Bordúríu og klúðra samningi um upplýsingaskipti í skattamálum? Það yrði kannski til þess að engar upplýsingar fást um skattaundanskot óreiðumanna, ríkið missir af stórum upphæðum í skatttekjur og utanríkisráðherra, innanríkisráðherra og fjármálaráðherra verða allir þétt-fúlir.

Þegar gæta þarf sóma Íslands á erlendri grund er í mörg horn að líta. Viðeigandi klæðnaður skiptir t.d. máli og hefur sendimönnum þótt mikilvægt að tryggja að borgarar landsins væru sómasamlega til fara. Hér á eftir er hér lítil saga úr skjalasafninu um það.

Bréf sendiráðsins í London til utanríkisráðuneytisins um pípuhatt Jóns Kristjánssonar, 20. marz 1951

 Bréf utanríkisráðuneytisins til sendiráðs Íslands í London, 30. marz 1951

Þetta bréf er í möppunni: "4.H.18 Pétur Eggerz", pakki nr. 1 með skjölum frá árunum 1944-1956. Mappan er á Þjóðskjalasafni í skjalaöskju nr. 1968/B/57. Þeir sem áhuga hafa geta óskað eftir að fá að skoða bréfin á lestrarsal Þjóðskjalasafns.

Sigurður Þór Baldvinsson er yfirskjalavörður