Beðið eftir afhendingu

Lesendur heimasíðu utanríkisráðuneytisins rekast af og til af fréttir af svonefndum afhendingum. Fylgir yfirleitt mynd af prúðbúnum og bísperrtum sendiherra við hlið þjóðhöfðingja eða yfirmanns alþjóðastofnunar. Á sumum myndum sést sendiherra bukka sig og rétta þjóðhöfðingja umslag. Hvað á þessi seremónía að fyrirstilla og hvað er í umslaginu?

Utanríkisþjónustan hefur tekið gífurlegum breytingum á undanförnum árum. Tæknibyltingin, netið, samfélagsmiðlar og tölvupóstur hafa haft veruleg áhrif á vinnubrögð og verkefni þjónustunnar. Ekki er lengur tiltökumál að fara milli landa og jafnvel flytjast búferlum. Tengsl heim eru auðveld, menn skæpa ættingja og vini og hlusta á fréttirnar í útvarpinu hvar sem þeir eru staddir í heiminum. Mætti því ætla að auðvelt væri fyrir nýjan sendiherra Íslands í Brussel að bretta upp ermarnar og sinna þeim verkefnum sem honum ber um leið og kveikt hefur verið á tölvunni á skrifstofunni við Schumantorg. En því fer fjarri. Nútíma diplómatar þurfa nefnilega að lúta gömlum hefðum og siðum, meira að segja á vettvangi Evrópusambandsins til að mega starfa og eiga samskipti við fulltrúa framkvæmdastjórnar og aðildarríkja.

Þegar utanríkisráðherra hefur ákveðið hverjum hann vill fela sendiherrastörf í einhverju ríki eða hjá alþjóðastofnun hefst ferli, sem oft á tíðum getur tekið nokkurn tíma. Fyrst þarf að leita samþykkis viðkomandi ríkis eða stofnunar fyrir þeim fulltrúa sem fyrir valinu hefur orðið. Kallast þetta agrément eða samþykki. Meðan beðið eftir agrément hvílir  leynd yfir valinu og þykir ekki við hæfi að verið sé að gaspra um hugsanlegan sendiherra fyrr en samþykki liggur fyrir. Mætti ætla að þá væri gatan greið. Því fer fjarri. Eftir að sendiherra er kominn á staðinn þarf að afhenda svonefnt trúnaðarbréf. Trúnaðarbréfið greinir frá því að forseti Íslands beri fullt traust til sendiherrans og hafi hann til að bera þá kosti og þekkingu svo að sinna megi trúnaðarstörfum fyrir Íslands hönd. Trúnaðarbréf sendiherra hafa að jafnaði lokasetningu þess efnis að sendandinn biður viðtakandann að “leggja trúnað á” allt sem sendiherrann kunni að tjá honum í sínu nafni eða ríkisstjórnar sinnar.

Fyrsta skrefið er að afhenda siðameistara rétt eftirrit eða afrit bréfsins og síðan er fundinn tími hjá þjóðhöfðingja til formlegrar afhendingar. Kóngurinn í Belgíu tekur á móti nýjum sendiherrum einu sinni til tvisvar í mánuði og aðeins fimm í einu. Það eru því margir í röðinni. Þó er kostur að eftir að afrit bréfs hefur verið afhent má sendiherra sinna starfi sínu en ekki eiga samskipti við konungsfjölskylduna eða ráðherra í ríkisstjórn landsins. Hjá framkvæmdastjórninni og ráðinu er þessu líkt farið, sendiherra afhendir siðameistara Evrópusambandsins afrit bréfsins og bíður síðan tíma með forseta ráðsins og forseta framkvæmdastjórnarinnar. Á meðan er ekki við hæfi stíga í vænginn við framkvæmdastjórana.