Bætt samræming og upplýsingagjöf, endurskoðun skipulags og aukið vægi siðareglna

Ríkisstjórnin hyggst ráðast í úrbætur á skipulagi og starfi Stjórnarráðsins. Unnið verður að því  að bæta upplýsingagjöf til fjölmiðla og almennings. Sveigjanleiki við skipulag Stjórnarráðsins og stofnana sem undir ráðuneyti heyra verður aukinn með það að markmiði að gera stjórnvöldum betur kleift að bregðast við sífellt auknum og flóknari úrlausnarefnum í samtíð og framtíð. Jafnframt verður vægi og eftirfylgni með siðareglum innan Stjórnarráðsins aukið m.a. í samráði við Umboðsmann Alþingis og Ríkisendurskoðun.  Í því skyni hefur ríkisstjórnin samþykkt að leggja fram á Alþingi frumvarp til laga um breytingar á lögum um Stjórnarráð Íslands. Þá hefur verið ráðinn sérfræðingur á sviði upplýsingamála í tveggja mánaða verkefni við heildarendurskoðun á upplýsingagjöf og upplýsingastefnu Stjórnarráðsins.

Úrbætur í samskipta og upplýsingamálum í Stjórnarráðinu

Áformað er að taka til heildarendurskoðunar stefnu Stjórnarráðsins í upplýsinga- og samskiptamálum. Er þá horft til þess að almenningur, þar með talin fyrirtæki, stofnanir og aðrir lögaðilar, fái aðgengilegar og skýrar upplýsingar um réttindi sín og skyldur og njóti nauðsynlegra leiðbeininga. Um leið verði leitast við að auka gæði upplýsinga og efla samskipti við almenning með aukinni samvinnu, samhæfingu og skilvirkni innan Stjórnarráðsins.

Í því starfi verði horft til framsetningar upplýsinga á vef Stjórnarráðsins og einstakra ráðuneyta og fyrirkomulag almennrar upplýsingagjafar endurskoðað. Jafnframt verði horft til samfélagsmiðla og annara miðla sem gegna vaxandi hlutverki í upplýsingagjöf í dag. Sérstaklega verði reynt að ná betur til ungs fólks. Slík nálgun er í samræmi við umfjöllun á þessu sviði á vettvangi Efnahags- og framfarastofnunar Evrópu (OECD) þar sem meðal annars hefur verið litið til Eistlands sem fyrirmyndar að því er varðar upplýsingagjöf og rafræna stjórnsýslu.

Stjórnarráðið vill þannig efla upplýsingagjöf og skerpa á áherslum í samskiptum við almenning, fjölmiðla og hagsmunaaðila í atvinnulífinu. Í því skyni verði horft til þess hvernig megi breyta og bæta skipulag og almennt vinnulag við upplýsingamiðlun frá því sem verið hefur.

Til að stýra framangreindri heildarendurskoðun hefur Hrannar Pétursson verið ráðinn til forsætisráðuneytisins í tvo mánuði. Hrannar hefur fjölbreytta reynslu af samskipta- og upplýsingamálum, síðast sem framkvæmdastjóri samskiptasviðs hjá Vodafone.

Lög um Stjórnarráð Íslands

Samkvæmt tillögu forsætisráðherra hefur ríkisstjórnin samþykkt að leggja fyrir Alþingi frumvarp til laga um breytingar á lögum um Stjórnarráð Íslands. Með þessum breytingum hyggst ríkisstjórnin ráðast í ýmsar úrbætur á skipulagi og starfi Stjórnarráðsins ásamt því að bæta upplýsingagjöf og auka samráð og samhæfingu. Skapað verði svigrúm fyrir ráðuneyti Stjórnarráðsins og stofnana til að aðlagast þörfum sem uppi eru á hverjum tíma og til að hagræða í rekstri sínum þannig að þeim verði betur kleift að bregðast við úrlausnarefnum framtíðarinnar.

Meginmarkmið frumvarpsins er að auka sveigjanleika framkvæmdarvaldsins til að skipuleggja störf sín á sem faglegastan og hagkvæmasta hátt. Jafnframt miðar frumvarpið að því að gera úrbætur á þeim ágöllum sem fram hafa komið á lögunum frá því að ný heildarlög um Stjórnarráð Íslands tóku gildi í september 2011.

Meðal helstu atriða frumvarpsins er aukinn sveigjanleiki við skipulagningu ráðuneyta. Möguleikar á hreyfanleika starfsmanna innan stjórnsýslu ríkisins verða auknir og heimild ráðherra til að ákveða aðsetur stofnana sem undir hann heyra verður endurvakin. Starfræksla ráðherranefnda um ríkisfjármál og efnahagsmál verður lögbundin.

Frumvarpið er uppfært með hliðsjón af reynslu síðustu ára með það að markmiði að auka gagnsæi og sveigjanleika um leið og samræming og samráð verður eflt. Lögð er áhersla á að starfsmenn fái tækifæri til þess að nýta þekkingu sína og öðlast reynslu á mismunandi sviðum þar sem hún nýtist best hverju sinni.

Nánar um helstu breytingar sem lagðar eru til í frumvarpinu:

1. Aukinn sveigjanleiki við skipulagningu ráðuneyta.
Lagt er til að heimildir til að skipuleggja ráðuneyti verði rýmkaðar frá því sem nú er. Gert er ráð fyrir að grunnskipulag ráðuneyta verði óbreytt, þ.e. að aðalskrifstofum ráðuneyta verði skipt upp í fagskrifstofur en hins vegar verði heimilt, ef ástæða þykir til, að setja á fót sérstakar starfseiningar eða svonefndar ráðuneytisstofnanir í ráðuneytum sem ekki teljast hluti aðalskrifstofu.

Með auknum sveigjanleika samkvæmt þessu er m.a. hafður í huga sá möguleiki að sameina megi rekstur ráðuneyta og einstakra stjórnsýslustofnana og stjórnsýslunefnda sem heyra undir ráðuneyti með þeim hætti að viðkomandi stjórnvald fái stöðu innan ráðuneytis sem sérstök starfseining eða ráðuneytisstofnun. Með þessu opnast ýmsir möguleikar til einföldunar, eflingar mannauðs og þekkingar í ráðuneytum og hagræðingar í stjórnkerfinu. Einföldunin felst í því að stjórnsýsla ríkisins á viðkomandi sviði er framkvæmd á einu stjórnsýslustigi í stað tveggja áður. Efling mannauðs felst í því að starfsmenn viðkomandi stofnunar verða starfsmenn ráðuneytisins. Hagræðingar möguleikar felast í því að sameina má faglega stoðþjónustu viðkomandi ráðuneytis og ráðuneytisstofnunar, svo sem fjármála- og rekstrarskrifstofur, skjalasöfn o.fl.

Sú breyting sem lögð er til leiðir ein og sér ekki til breytinga á stöðu lögbundinna stofnana sem nú eru starfræktar samkvæmt lögum, né heldur veitir hún ráðherra heimild til að breyta stöðu lögbundinnar stofnunar að þessu leyti. Umbreyting sérstakrar stofnunar í ráðuneytisstofnun krefst lagabreytingar í hverju tilviki. Breytingin opnar einungis fyrir þennan möguleika í skipulagi ráðuneyta að öðrum skilyrðum uppfylltum. Á hinn bóginn gerir breytingin það mögulegt að breyta skipulagi þeirrar stjórnsýslu sem nú þegar er sinnt af ráðuneytum þannig að henni sé framvegis sinnt í sérstakri starfseiningu eða ráðuneytisstofnun sem starfrækt er sem hluti ráðuneytis sem aftur er til þess fallið að draga úr þörf fyrir stofnsetningu nýrra lögbundinna stofnanna.

2. Auknir möguleikar á hreyfanleika starfsmanna innan stjórnsýslu ríkisins.
Lagt er til að kveðið verði á um almenna heimild til að flytja starfsmenn sem ráðnir eru ótímabundið til starfa hjá ráðuneytum og stofnunum á milli þessara aðila enda liggi fyrir samþykki viðkomandi ráðherra fyrir flutningnum sem og forstöðumanns stofnunar og starfsmannsins sjálfs. Við setningu gildandi laga um Stjórnarráð Íslands árið 2011 kom inn nýtt ákvæði sem gerði starfsmönnum ráðuneyta kleift að flytjast á milli ráðuneyta um afmarkaðan eða varanlegan tíma enda lægi fyrir samþykki beggja ráðherra sem og starfsmannsins sjálfs. Með tillögunni er lagt til að þessi heimild verði útvíkkuð þannig að hún nái einnig til flutnings starfsmanna milli ráðuneyta og stofnana. Með útvíkkaðri heimild skapast enn betri möguleikar til að nýta mannauðinn og til að bregðast við tímabundnu álagi í starfsemi stofnana og ráðuneyta með árangursríkari hætti. Markmiðið með breytingunni er að veita starfsmönnum fleiri og fjölbreyttari tækifæri til aukinnar þekkingaröflunar og framþróunar í starfi. Þá stuðlar slíkur hreyfanleiki að aukinni samvinnu ríkisaðila.

3.Almenn heimild ráðherra til að ákveða aðsetur stofnana sem undir hann heyra endurvakin. 
Í eldri lögum um Stjórnarráð Íslands var kveðið á heimild ráðherra til að ákveða aðsetur stofnana sem undir hann heyra. Sú heimild féll hins vegar niður án skýringa við endurskoðun laganna árið 2011 og án þess að umræða hafi farið fram um þá breytingu á Alþingi. Er talið rétt og eðlilegt að umrædd lagaheimild verði endurvakin enda hefur verið litið svo á að ákvörðunarvald um þetta sé eðlilegur hluti stjórnunarheimildum ráðherra gagnvart stofnunum sem undir hann heyra. Að óbreyttu má ætla að sérstaka lagaheimild þyrfti í hverju tilviki ef staðsetja ætti stofnun í hús utan sveitarfélagamarka Reykjavíkur. Verður slíkt vart talið eðlilegt.

4. Starfræksla ráðherranefndar um ríkisfjármál og ráðherranefndar um efnahagsmál lögbundin.
Tillagan er sett fram í ljósi þeirrar reynslu sem fengist hefur af starfrækslu ráðherranefnda frá gildistöku núgildandi laga og mikilvægi þeirra við samhæfingu í Stjórnarráði Íslands á sviði ríkisfjármála og efnahagsmála. Tillagan er jafnframt sett fram í samhengi við fram komið frumvarp til laga um opinber fjármál en samkvæmt því munu ábyrgð og valdheimildir ráðuneyta þegar kemur að framkvæmd fjárlaga aukast umtalsvert sem aftur kallar á aukna samhæfingu og samráð innan Stjórnarráðsins. Lögfesting ráðherranefnda um ríkisfjármál og efnahagsmál er jafnframt í samræmi við meginniðurstöður skýrslu Rannsóknarnefndar Alþingis þar sem áhersla er lögð á mikilvægi samstarfs og upplýsingastreymis þvert á ráðuneyti ekki síst á sviði efnahagsmála og að slíku samráði sé búin formleg umgjörð með skráningu gagna og fundargerða. Með ákvæðinu er lagt til að formlegt samstarf og samhæfing milli ráðuneyta verði fest enn frekar í sessi sem og upplýsingagjöf milli ráðuneyta.

5. Bætt  úr ágöllum á ákvæði 2. mgr. 6. gr. laganna  þar sem mælt er fyrir um skyldu ráðherra til að skýra ríkisstjórn frá fundum þar sem þeir koma sameiginlega fram gagnvart aðilum úr stjórnkerfinu eða utan þess.

6. Bætt úr ágöllum á 11. gr. laganna um skráningu formlegra samskipta þannig að skyldan til skráningar upplýsinga ráðist af efni samskipta en ekki formi þeirra. Samhliða er lögð til breyting á 2. mgr. 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. 

7. Verkefni samhæfingarnefndar um siðferðileg viðmið falin forsætisráðuneytinu samhliða eflingu á innleiðingu og kynningu á siðareglum ráðherra og starfsfólks Stjórnarráðsins. 

Sjá nánar frumvarp til laga um breytingar á lögum um Stjórnarráð Íslands