Ávinningsmat vegna innleiðingar samræmds skrifstofuhugbúnaðar hjá A-hluta stofnunum
Í kjölfar samninga ríkisins við Microsoft um samræmdan skrifstofuhugbúnað fyrir allar stofnanir ríkisins í A-hluta, hefur fjármála- og efnahagsráðuneytið látið gera ávinningsmat vegna innleiðingar samningsins. Verkefnið var unnið í samstarfi við ráðgjafafyrirtækið Capcent og var ætlað að greina þann ávinning sem felst í tímasparnaði starfsmanna ríkisins, beinan fjárhagslegum ávinning og afleidd áhrif innleiðingarinnar. Greining af þessu tagi verður að skoðast sem nálgun, en gefur vísbendingu hvaða ávinnings ríkið getur vænst af vel heppnaðri innleiðingu samræmds skrifstofuhugbúnaðar fyrir starfsmenn sína.
Ávinningur samningana er:
• Skilvirkari stjórnsýsla: Starfsmenn ríkisins vinna í samtengdu umhverfi og geta þannig aukið skilvirkni í störfum sínum, forðast tvíverknað og tekið betri ákvarðanir með bættri sýn á gögn.
• Nýjar lausnir innan samningsins: Með því að nýta nýjar lausnir sem rúmast innan samningsins má leggja niður eldri kerfi á fjölmörgum stöðum í ríkiskerfinu.
• Aukið öryggi: Með samræmdari lausn fyrir ríkið eykst öryggi gagna, bætt yfirsýn fæst yfir öryggisatvik og hægt að bregðast við atvikum á heildstæðan hátt.
• Öflugri rekstur: Umsýsla samningsins verður miðlæg og nýtt umhverfi einfaldar rekstur, sem leiðir til minni kostnaðar innan allra stofnana ríkisins.
Í hverjum af ofangreindum þáttum var lagt mat á hve mikinn árlegan ávinning ríkið næði fram miðað við að vel takist til við innleiðingu á samningnum. Eftirfarandi eru niðurstöður matsins:
• Bein hagræðing: 800 m.kr.
• Tímasparnaður: 2,7 ma.kr. (samsvarar 260 ársverkum)
• Afleidd áhrif: 2 ma.kr.
• Árlegur ávinningur næmi því 5,5 ma.kr.
Kannanir sem gerðar hafa verið á sambærilegum málum styðja við niðurstöður þessarar greiningar og má þar t.d. nefna úttekt ráðgjafafyrirtækisins Forrester Consulting á fjárhagslegum áhrifum innleiðingar á Microsoft 365.
Samantekt greiningarvinnunnar er að finna í meðfylgjandi skjali.
Ávinningsmat vegna innleiðingar samræmds skrifstofuhugbúnaðar hjá A-hluta stofnunum