Verklag HVIN gert aðgengilegt í ljósi mikils áhuga

Háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytið (HVIN) hefur fært til bókar verklag sitt með útgáfu á ritinu Stiklur – Nýsköpun í stjórnsýslu. Til stóð að nýta ritið sem handbók starfsfólks en í ljósi mikils áhuga á verklaginu og fjölda fyrirspurna frá stofnunum, sveitarfélögum, öðrum ráðuneytum og einkaaðilum hefur verið ákveðið að birta ritið og gera það aðgengilegt öllum áhugasömum. Ríkisstjórn fékk kynningu á ritinu á fundi sínum 4. október auk þess sem ritið var kynnt á vinnufundi ráðuneytisstjóra 26. september.

Frá stofnun HVIN hefur áhersla verið lögð á breytt vinnubrögð og áherslur í starfsemi ráðuneytisins. Markmiðið var að ná auknum árangri samhliða því að vera sveigjanlegri og hafa fólk í forgrunni allrar ákvarðanatöku, ekki kerfið sjálft.

Til að styðja við þessa áherslu var það forgangsmál hjá HVIN að hafa skýra sýn og sveigjanlegt skipurit sem ýtir undir nýsköpun. Skrifstofum var fækkað og yfirbygging minnkuð. Á sama tíma er áhersla lögð á skipulagningu verkefna þannig að stefnumarkandi mál eru aðskilin almennri stjórnsýslu og rekstrarlegum viðfangsefnum. Slík breyting, að hafa skýra forgangsröðun og greina á milli mikilvægra langtímaverkefna og áríðandi daglegra úrlausnarefna, hefur verið lykilatriði í því að starfsfólk ráðuneytisins er ekki fast í viðbragðsstjórnun heldur starfi eftir skýrri stefnumörkun og markmiðum. Þannig hefur HVIN tekist að hrinda stórum breytingum í framkvæmd sem hafa jafnvel verið föst á teikniborðinu um margra ára skeið, eins og árangurstengdri fjármögnun háskóla.

Aukið frelsi og frumkvæði

Verklag HVIN felur þó meira í sér en aðeins breytingar á skipuriti. Forsenda árangursríka breytinga er að setja menningu í forgang og þess vegna var lögð rík áhersla á móta hana frá fyrstu hendi; þannig að hún samræmdist gildum starfsfólks, hlutverki og framtíðarsýn ráðuneytisins og stuðlaði að sveigjanleika, forvitni og löngun til að ná árangri. Í þeim anda var mótað verklag sem tryggði aukið gagnsæi í forgangsmálum, frelsi, frumkvæði og sveigjanleika starfsfólks. Starfsfólk veit hvaða verkefni það á að leysa og hvenær vonast er til að lausnin líti dagsins ljós – en það hefur mikið frelsi um nákvæmlega hvernig, hvar eða hvenær það vinnur vinnuna.

Í þeim anda voru innleidd svokölluð sprettverkefni hjá HVIN sem unnin eru í fjórum, sjö vikna lotum yfir árið þar sem markmið hverrar vikur er vel skilgreint. Þá hefur ráðuneytið boðað til stuttra, skilvirkra vinnustofa með lykilhópi fólks og hagaðila frekar en að stofna stýrihópa og nefndir eins og þær sem þekkjast hjá flestum stofnunum hins opinbera. Þetta fyrirkomulag, sprettverkefni og vinnustofur, hefur reynst afar vel og með þessum hætti hefur tekist hafi að leysa mörg stór mál á skilvirkan og árangursríkan hátt á skömmum tíma.

Í ritinu Stiklur – Nýsköpun í stjórnsýslu má ekki aðeins fræðast um verklag HVIN heldur er þar jafnframt að finna reynslusögur starfsfólks, sem átti frumkvæði að skrásetningu verklagsins. Starfshættir HVIN hafa vakið mikla athygli og hefur ráðuneytið fengið fjölda fyrirspurna frá bæði opinberum- og einkaaðilum sem vilja fræðast um hvernig megi innleiða verklag HVIN. Starfsfólk HVIN hefur þegar haldið fyrirlestra og fræðsluerindi fyrir fjölbreyttan hóp stofnana og sveitarfélaga um verklag sitt, rétt eins og Áslaug Arna Sigurbjörnsdóttir, háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðherra, gerði á Nýsköpunarvikunni í vor.

• Stiklur – Nýsköpun í stjórnsýslu má nálgast með því að smella hér.