902/2020. Úrskurður frá 8. júní 2020
Úrskurður
Hinn 8. júní 2020 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 902/2020 í máli ÚNU 19110010.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 18. nóvember 2019, kærði A synjun Herjólfs ohf. á beiðni hans um aðgang gögnum.Með erindi, dags. 1. nóvember 2019, óskaði kærandi eftir „átta mánaða uppgjöri“ Herjólfs ohf. Í svari félagsins, dags. 12. nóvember 2019, segir að um drög sé að ræða og það komi fram í fundargerð félagsins frá 29. október 2019 þar sem fjallað sé um „árshlutauppgjör, drög að átta mánaða uppgjöri ársins 2019“ og að framkvæmdastjóri hafi farið yfir rekstrartölur á fundinum. Þannig sé gagnið vinnuskjal sem nýtt hafi verið til þess að fá glögga mynd af rekstri félagsins í þeim tilgangi að vinna raunhæfa fjárhagsáætlun fyrir árið 2020. Þar sem um drög að uppgjöri sé að ræða, sem sé enn í vinnslu og teljist því til vinnuskjals, verði það hvorki birt né afhent þriðja aðila. Þegar endanlegt uppgjör liggi fyrir muni félagið birta niðurstöðu sína. Bent er á að ársfundur og/eða hluthafafundur sé haldinn að öllu jöfnu einu sinni á ári og hægt verði að nálgast fjárhagsupplýsingar félagsins þegar ársreikningar þess liggi fyrir.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Herjólfi ohf. með bréfi, dags. 15. janúar 2020, og félaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar. Erindi úrskurðarnefndarinnar var ítrekað þann 11. febrúar 2020 og 4. maí 2020 ítrekaði nefndin enn beiðni sína og óskaði eftir að fá umbeðin gögn afhent.Í umsögn Herjólfs ohf., dags. 5. maí 2020, er vísað í bréf félagsins til kæranda frá 12. nóvember 2019. Eins og þar komi fram sé um drög og vinnuskjöl að ræða sem gefi ákveðna mynd af rekstri félagsins eftir átta mánuði í rekstri. Gögnin séu ekkert annað en prófjöfnuður fyrir skilgreint tímabil og séu slík gögn aldrei birt opinberlega, hvorki hjá opinberum félögum né einkafélögum. Uppgjör og ársreikningar séu unnir úr þessum gögnum og séu birt og afhent eftir atvikum. Tekið er fram að félagið hefði hugsanlega mátt rita fundargerð sína betur og í stað þess að skýra málið „árshlutauppgjör“ hefði mátt finna betra orðalag til að fyrirbyggja misskilning.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að átta mánaða uppgjöri Herjólfs ohf. sem fjallað var um á stjórnarfundi félagsins þann 29. október 2019. Beiðni kæranda var synjað á þeim grundvelli að um vinnugögn væri að ræða.Samkvæmt 5. tölul. 6. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 eru vinnugögn undanþegin upplýsingarétti. Hugtakið vinnugagn er skilgreint í 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga en samkvæmt málsgreininni eru vinnugögn þau gögn sem stjórnvöld eða lögaðilar hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls. Í 2. málslið málsgreinarinnar er tekið fram að gögn teljist ekki lengur til vinnugagna hafi þau verið afhent öðrum, nema afhending hafi verið til eftirlitsaðila á grundvelli lagaskyldu.
Í athugasemdunum við 8. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga nr. 140/2012 segir um 1. mgr. ákvæðisins að stjórnvöldum sé falið að taka ýmsar matskenndar ákvarðanir og móta tillögur um áætlanir eða aðrar aðgerðir. Eins geti verið að stjórnvöld þurfi að undirbúa ýmsar aðrar ákvarðanir, svo sem um samninga við einkaaðila. Oft geymi lög ekki að öllu leyti þau skilyrði sem þurfi að fullnægja svo slíkar ákvarðanir verði teknar, eða þau sjónarmið eða markmið sem að skuli stefnt. Þegar stjórnvöld standi frammi fyrir slíkum verkefnum verði þau iðulega að vega og meta ólík sjónarmið og velja svo á hvaða grundvelli úr máli skuli leyst. Af því leiði að það taki einatt einhvern tíma að móta afstöðu til fyrirliggjandi mála og á því tímabili kunni ólík sjónarmið að hafa mismunandi vægi og breytast, t.d. ef fram komi nýjar upplýsingar. Í athugasemdunum er tekið fram að gögn sem til verði í slíku ferli þurfi ekki að endurspegla réttilega að hvaða niðurstöðu sé stefnt. Því sé eðlilegt að stjórnvöldum sé heimilt að hafna aðgangi að þeim þótt stjórnvöldum sé einnig á grundvelli reglunnar um aukinn aðgang að gögnum heimilt að afhenda slík gögn, standi reglur um þagnarskyldu því ekki í vegi. Enn fremur er tekið fram að þessi afmörkun á upplýsingaréttinum sé í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga.
Í athugasemdum við 8. gr. kemur enn fremur fram að til þess að skjal teljist vinnugagn þurfi þremur skilyrðum að vera fullnægt. Gagn þarf að vera undirbúningsgagn í reynd, það skal útbúið eða ritað af starfsmönnum stjórnvaldsins sjálfs og það má ekki hafa verið afhent öðrum. Tekið er fram að í öðru skilyrðinu felist það m.a. að gögn sem útbúin eru af utanaðkomandi sérfræðingum, svo sem verktökum, fyrir stjórnvald teljist ekki til vinnugagna. Í þriðja skilyrðinu, þ.e. að gagn hafi ekki verið afhent öðrum, felst það m.a. að hafi skjal verið afhent einkaaðila eða stjórnvaldi t.d. með tölvupósti eða öðrum hætti, telst það almennt ekki lengur til vinnugagna.
Úrskurðarnefndin hefur kynnt sér umbeðin gögn en um er að ræða reikningsjöfnuð, þ.e. nákvæmt yfirlit yfir tekjur og útgjöld tiltekins tímabils sem ber með sér að vera framkallað úr bókhaldskerfi félagsins. Samkvæmt gögnum málsins var yfirlitið lagt fram á 29. stjórnarfundi félagsins sem drög að árshlutauppgjöri í þeim tilgangi að vinna út frá því fjárhagsáætlun. Ekki er því um að ræða eiginlegt árshlutauppgjör en talað er um drög að átta mánaða uppgjöri í fundargerð Herjólfs ohf. frá 29. október 2019. Skjalið sem úrskurðarnefndin fékk afhent inniheldur óunnar eða „hráar“ en nákvæmar bókhaldsupplýsingar og ljóst er að þær munu verða nýttar til þess að vinna endanlegt uppgjör og ársreikninga félagsins, sem verða birtir. Þá bera gögnin með sér að stafa frá félaginu sjálfu og hafa ekki verið afhent út fyrir félagið.
Samkvæmt skýringum Herjólfs ohf. var yfirlitið nýtt til undirbúnings við gerð fjárhagsáætlunar félagsins og hefur úrskurðarnefndin ekki forsendur til þess að rengja þær fullyrðingar félagsins. Í gögnunum koma ekki fram endanlegar ákvarðanir um afgreiðslu mála, upplýsingar sem er skylt að skrá eða annað slíkt, sbr. 3. mgr. 8. gr. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál er því um vinnugögn að ræða, sbr. 8. gr. upplýsingalaga, sem heimilt er að undanþiggja upplýsingarétti á grundvelli 5. tölul. 6. gr. laganna og verður synjun Herjólfs ohf. staðfest.
Úrskurðarorð
Ákvörðun Herjólfs ohf., dags. 12. nóvember 2019, um að synja beiðni kæranda um aðgang að skjali með reikningsjöfnuði félagsins frá 1. janúar 2019 til 31. ágúst 2019 er staðfest.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir