Nútímavætt viðskiptaumhverfi ríkisins með rafrænum reikningum

Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur ákveðið að frá og með 1. janúar 2020 skuli allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu vera með rafrænum hætti. Markmið þessara aðgerða er að draga úr viðskiptakostnaði allra aðila samhliða því að nútímavæða viðskiptaumhverfi ríkisins og framfylgja umhverfissjónarmiðum.

Ákvörðunin nú er í samræmi við stefnu sem mörkuð var í rafrænum viðskiptum árið 2014 þar sem sett var krafa um rafræna reikninga sem tók til allra gildandi samninga ríkisins. Frá næstu áramótum skal krafan gilda um öll innkaup ríkisins.

Sett hefur verið reglugerð nr. 44/2019 sem tryggir að allir opinberir aðilar taki við rafrænum reikningum. Reglugerðin tryggir að kaupendur skulu taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum sem uppfylla Evrópskan staðal EN 16931 um rafræna reikningagerð, eins og hann hefur verið útfærður með tækniforskrift TS236:2017 frá Staðlaráði Íslands. Að öðru leyti fer útgáfa og móttaka rafrænna reikninga eftir reglugerð nr. 505/2013 um rafræna reikninga, rafrænt bókhald, skeytamiðlun, skeytaþjónustu, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa.

Ekki lengur tekið við reikningum á PDF formi

Rafrænn reikningur er tölvulesanlegt skjal á XML formi sem styður við sjálfvirkni í innlestri í fjárhagskerfi kaupanda. Reikningar á PDF formi flokkast því ekki sem rafrænir reikningar og í breytingunum felst að ekki er tekið við slíkum reikningum. Notkun rafrænna reikninga felur, auk umhverfissjónarmiða, í sér að afgreiðsla verður hraðari og öruggari og sendingar- og geymslukostnaður lægri. Fjársýsla ríkisins sér um að taka við reikningum á rafrænu formi fyrir hönd flestra stofnana ríkisins.

Þjónustuaðilar bókhaldskerfa og skeytamiðlarar veita upplýsingar og aðstoð við innleiðingu rafrænna reikninga. Nánari upplýsingar er að finna á vef Fjársýslunnar.