1073/2022. Úrskurður frá 31. mars 2022

Hinn 31. mars 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1073/2022 í máli ÚNU 21060002.

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 6. janúar 2021 kærði A, fréttamaður á RÚV, afgreiðslutafir Vinnumálastofnunar á beiðni hans um aðgang að gögnum.

Með erindi til Vinnumálastofnunar, dags. 10. júní 2020, óskaði kærandi eftir gögnum sem vörpuðu ljósi á hvaða fyrirtæki hefðu nýtt sér hlutabótaleið stjórnvalda, hversu margir starfsmenn hefðu verið settir á hlutabætur hjá hverju fyrirtæki fyrir sig og hversu háar fjárhæðir hefðu verið greiddar út með hlutabótaleiðinni vegna hvers fyrirtækis fyrir sig.

Þann 6. janúar 2021 hafði erindinu ekki verið svarað og kærði kærandi þá afgreiðslutafirnar til úrskurðarnefndar um upplýsingamál á grundvelli 3. mgr. 17. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Með erindi, dags. 7. janúar 2021, beindi úrskurðarnefndin því til Vinnumálastofnunar að taka beiðnina til afgreiðslu hið fyrsta, eða í síðasta lagi 21. janúar, og birta ákvörðun sína bæði fyrir kæranda og nefndinni. Erindi nefndarinnar var ítrekað þann 4. febrúar 2021.

Með erindi, dags. 2. mars 2021, afgreiddi Vinnumálastofnun beiðni kæranda og veitti upplýsingar um þau fyrirtæki sem hefðu lækkað starfshlutfall hjá starfsfólki sem hefði sótt um hlutabætur á móti minnkuðu starfshlutfalli. Þá sagðist Vinnumálastofnun ekki halda utan um eða taka saman heildarfjárhæð sem greidd hefði verið til starfsmanna einstakra fyrirtækja, enda væru atvinnuleysisbætur greiddar til einstaklinga en ekki fyrirtækja. Að lokum var beðist velvirðingar á þeim drætti sem varð á svörum stofnunarinnar. Í kjölfarið áttu sér stað nokkur samskipti milli kæranda og Vinnumálastofnunar.

Málsmeðferð

Með erindi til úrskurðarnefndarinnar, dags. 25. maí 2021, lýsti kærandi þeirri afstöðu sinni að hann teldi afgreiðslu Vinnumálastofnunar á beiðni hans um upplýsingar ekki fullnægjandi. Í því sambandi tók kærandi fram að hann teldi þær upplýsingar sem veittar voru ekki vera í samræmi við gagnabeiðni hans eins og hún var sett fram og óskaði kærandi því eftir að málsmeðferð úrskurðarnefndarinnar yrði fram haldið.

Þann 4. júní 2021 óskaði úrskurðarnefndin eftir því að Vinnumálastofnun upplýsti nefndina um hvort öll fyrirliggjandi gögn sem féllu undir beiðni kæranda hefðu verið afhent. Jafnframt var þess farið á leit að úrskurðarnefndinni yrði látið í té í trúnaði afrit af þeim gögnum sem kynnu að falla undir beiðni kæranda en hefðu ekki verið afhent. Úrskurðarnefndin tók fram að ef einhver slík gögn lægju fyrir og stofnunin teldi þau undirorpin þeim takmörkunum á aðgangsrétti almennings, sem mælt er fyrir um í upplýsingalögum, væri óskað eftir rökstuðningi stofnunarinnar þess efnis.

Í umsögn Vinnumálastofnunar, dags. 7. júní 2021, kemur fram að stofnunin hafi veitt kæranda upplýsingar um þau fyrirtæki sem lækkað hafi starfshlutfall hjá starfsfólki sínu sem sótt hafi um hlutabætur á móti minnkuðu starfshlutfalli, í samræmi við 13. mgr. bráðabirgðaákvæðis XVI. laga nr. 54/2006 um atvinnuleysistryggingar. Á grundvelli þessa ákvæðis hafi Vinnumálastofnun tekið saman lista yfir fyrirtæki sem nýtt hafi úrræðið. Þá er tekið fram að stofnunin haldi ekki utan um heildarfjárhæð sem greidd hafi verið til starfsmanna einstakra fyrirtækja, enda séu atvinnuleysisbætur greiddar til einstaklinga en ekki fyrirtækja. Þá haldi stofnunin ekki utan um fjölda starfsmanna einstakra fyrirtækja sem á hverjum tíma hafi sótt um hlutabætur á móti minnkuðu starfshlutfalli og þar að auki geti fjöldi starfsmanna verið breytilegur. Þá telji Vinnumálastofnun sér ekki skylt að útbúa ný gögn á grundvelli upplýsingalaga til að geta orðið við beiðni kæranda með vísan til 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. laganna. Með vísan til framangreinds hafi stofnunin afhent kæranda allar þær upplýsingar sem Vinnumálastofnun sé skylt að afhenda honum á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012.

Umsögn Vinnumálastofnunar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 7. júní 2021 og honum veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi þess sem þar kom fram.

Í athugasemdum kæranda, dags. 12. ágúst 2021, kemur fram að kærandi hafi ekki óskað eftir samtölum eða samantekt, heldur eftir gögnum sem vörpuðu ljósi á tilteknar staðreyndir máls, þ.e. hvaða fyrirtæki hefðu nýtt sér hlutabótaleið stjórnvalda, hversu margir starfsmenn hefðu verið settir á hlutabætur hjá hverju fyrirtæki fyrir sig og hversu háar fjárhæðir hefðu verið greiddar út með hlutabótaleiðinni vegna hvers fyrirtækis fyrir sig. Þá telji kærandi að sérstakt lagaákvæði um heimild til að birta lista opinberlega girði ekki fyrir mögulegan rýmri upplýsingarétt almennings og vísar í því sambandi til niðurstöðu úrskurðar úrskurðarnefndarinnar nr. 935/2020. Að lokum telji kærandi að úrskurðarnefndin verði, áður en lengra sé haldið, að skora á Vinnumálastofnun að upplýsa um hvort gögn sem geti varpað ljósi á þessar staðreyndir séu fyrirliggjandi hjá stofnuninni eða ekki, og að þau verði þá afhent nefndinni í trúnaði.

Með erindi, dags. 3. desember 2021, óskaði úrskurðarnefndin eftir frekari upplýsingum frá Vinnumálastofnun. Úrskurðarnefndin benti á að hún hefði í úrskurðaframkvæmd sinni lagt til grundvallar að þegar beiðni næði samkvæmt efni sínu til upplýsinga sem nauðsynlegt væri að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum væri ekki sjálfgefið að unnt væri að synja beiðninni á grundvelli 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. heldur bæri stjórnvaldi að kanna hvort beiðandi óskaði aðgangs að gögnunum þar sem umbeðnar upplýsingar væri að finna svo hann gæti tekið afstöðu til þess hvort hann vildi fá þau afhent, í samræmi við 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, sbr. t.d. úrskurði nr. 738/2018, 804/2019, 833/2019, 884/2020 og 919/2020. Úrskurðarnefndin óskaði eftir upplýsingum frá Vinnumálastofnun um það hvort gögn sem geymdu þær upplýsingar sem kærandi óskaði eftir væru fyrirliggjandi og, ef svo væri, með hvaða hætti þau væru geymd hjá stofnuninni. Sömuleiðis óskaði nefndin eftir afstöðu stofnunarinnar til þess hvort eitthvað stæði í vegi fyrir því að kærandi fengi afhent slík gögn en nefndin óskaði eftir því að fá þessar upplýsingar sem fyrst eða í síðasta lagi 13. desember. Úrskurðarnefndin ítrekaði beiðni sína tvívegis, 14. og 30. desember 2021.

Í svari Vinnumálastofnunar, dags. 4. janúar 2022, er beðist afsökunar á töfum sem orðið hafi á svörum. Vísað er í umsögn stofnunarinnar til úrskurðarnefndar um upplýsingamál og tekið fram að Vinnumálastofnun haldi ekki utan um heildarfjárhæð sem greidd hafi verið til starfsmanna einstakra fyrirtækja, enda séu atvinnuleysisbætur greiddar til einstaklinga en ekki fyrirtækja. Fjöldi starfsmanna einstaka fyrirtækja sem á hverjum tíma hafi sótt um hlutabætur á móti minnkuðu starfshlutfalli sé þar að auki breytilegur.

Varðandi fyrirspurn nefndarinnar um það hvort gögn sem geymi þær upplýsingar sem kærandi óskar eftir séu fyrirliggjandi og með hvaða hætti þau séu geymd hjá stofnuninni segir Vinnumálastofnun að atvinnuleysistryggingar á móti minnkuðu starfshlutfalli séu greiddar til einstaklinga. Stofnunin haldi utan um heildarfjölda einstaklinga sem starfi á minnkuðu starfshlutfalli á móti hlutabótum. Þau gögn séu hvorki flokkuð né afmörkuð við tiltekna atvinnurekendur. Vinnumálastofnun haldi ekki utan um heildarupphæðir bóta sem greiddar hafi verið út til starfsmanna tiltekinna fyrirtækja. Þau gögn sem kærandi óski eftir liggi því ekki fyrir í þeirri mynd sem óskað er, sbr. athugasemdir við 5. gr. í frumvarpi því er varð að upplýsingalögum.

Í svarinu segir jafnframt að söfnun þeirra upplýsinga sem óskað sé eftir kalli á aðgang að gagnagrunni atvinnuleysistrygginga hjá stofnuninni og vinnslu með upplýsingar um einstaklinga og greiðslur til þeirra. Svo víðtæk afhending feli í sér vinnslu upplýsinga um þá einstaklinga sem hafi sótt um greiðslu atvinnuleysistrygginga á móti minnkuðu starfshlutfalli. Vinnumálastofnun telji óheimilt að veita slíkar upplýsingar með vísan til 9. gr. upplýsingalaga. Þá telji stofnunin að ákvæði 11. gr. laganna um aukinn aðgang leiði ekki til þess að stofnuninni beri að veita umbeðnar upplýsingar. Gögnin snerti einkahagsmuni skjólstæðinga Vinnumálastofnunar, sem ekki hafi veitt samþykki sitt fyrir því að veittur verði aukinn aðgangur að umræddum upplýsingum, sem telja verði eðlilegt og sanngjarnt að farið sé leynt með, sbr. 2. mgr. 11. gr. laganna og athugasemdir með 11. gr. í frumvarpi því er varð að upplýsingalögum. Vinnumálastofnun beri þagnarskyldu gagnvart skjólstæðingum sínum á grundvelli stjórnsýslulaga. Þar að auki telji Vinnumálastofnun að sjónarmið byggð á 7. gr. stjórnsýslulaga, sem vísað sé til í erindi úrskurðarnefndar um upplýsingamál, séu máli þessu óviðkomandi enda geti kvartandi í málinu ekki talist aðili að stjórnsýslumáli þeirra sem óskað sé eftir upplýsingum um.

Svar Vinnumálastofnunar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 5. janúar 2022, og honum veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum í ljósi þess, áður en málið yrði tekið fyrir. Í athugasemdum kæranda segir að kjarni málsins sé sá að óskað sé eftir „gögnum sem varpi ljósi á“ tiltekin atriði. Ekki sé því óskað eftir tilteknu skjali. Af svörum Vinnumálstofnunar megi ráða að upplýsingar sem varpi ljósi á þau tilteknu atriði sem talin eru upp í fyrirspurninni séu fyrirliggjandi hjá stofnuninni, þótt upplýsingarnar hafi ekki verið teknar saman sérstaklega. Vinnumálastofnun geti, ef því er að skipta, einfaldlega afhent upplýsingarnar eins og þær komi fyrir og lagt á kæranda þá vinnu að taka þær saman svo þær svari þeim spurningum sem hann hafi. Kærandi vísar þessu til stuðnings í erindi úrskurðarnefndarinnar til Vinnumálastofnunar, dags. 3. desember 2021, þar sem segir að þegar óskað sé upplýsinga sem nauðsynlegt sé að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum sé ekki sjálfgefið að stjórnvald geti synjað beiðni heldur beri að kanna hvort beiðandi óski aðgangs að gögnum þar sem umbeðnar upplýsingar sé að finna.

Þá segir kærandi að eftir því sem upplýsingar séu æ oftar einungis geymdar í gagnagrunnum opinberra stofnana verði auðveldara að synja gagnabeiðni blaðamanns einfaldlega á þeim forsendum að upplýsingarnar séu ekki til samanteknar í hefðbundnu skjallegu formi. Slíkar synjanir séu til þess fallnar að skerða upplýsingarétt almennings, einfaldlega vegna þess að tækninni hafi farið fram. Samanber umfjöllun úrskurðarnefndarinnar undir 2. tölulið í niðurstöðukafla úrskurðar nr. 918/2020, þar sem óskað var eftir upplýsingum um hvaða ljósmæður voru á vakt á fæðingardeild Landspítalans á tilteknum tíma. Í úrskurðinum sé meðal annars fjallað um tækniþróun, varðveislu gagna í stafrænum gagnagrunnum og það viðmið að gögn teljist fyrirliggjandi geti stjórnvöld með tiltölulega einföldum hætti fundið það mál eða málsgögn sem beiðni lúti að. Kærandi telur sömu sjónarmið eiga við í þessu máli og að útprentun úr gagnagrunni Vinnumálastofnunar falli því ekki undir undanþáguákvæði 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Þá vísar kærandi einnig í úrskurð nefndarinnar nr. 880/2020, þar sem fjallað var um afgreiðslu Fjársýslu ríkisins á tilteknum upplýsingum en úrskurðarnefndin féllst ekki á það með Fjársýslunni að gögnin væru ekki fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga enda kynnu þær „að vera aðgengilegar hjá stofnuninni með því einfaldlega að fletta viðkomandi lögaðila upp í kerfi stofnunarinnar.“

Að lokum áréttar kærandi að hann óski eftir upplýsingum um ráðstöfun tuga milljarða króna úr ríkissjóði og að upplýsingaréttur almennings sé því sérstaklega ríkur. Hér reyni á 3. tölul. markmiðsákvæðis 1. gr. upplýsingalaga, um að tryggja gegnsæi í stjórnsýslu og við meðferð opinberra hagsmuna m.a. í þeim tilgangi að styrkja aðhald fjölmiðla og almennings að opinberum aðilum.

Með símtali, þann 26. janúar 2022, óskaði úrskurðarnefndin eftir frekari útskýringum frá Vinnumálastofnun varðandi gagnagrunn stofnunarinnar, vistun þeirra frumgagna sem gætu heyrt undir gagnabeiðni kæranda og hvernig stofnunin kallaði fram þær upplýsingar sem birtar hefðu verið um fjölda fyrirtækja sem nýttu umrætt úrræði. Samkvæmt skýringum stofnunarinnar væru það aðilar í tæknideild stofnunarinnar sem framkvæmdu þá vinnslu að kalla fram nöfn fyrirtækja og heildarfjölda einstaklinga sem þiggja hlutabætur. Ef kalla ætti fram nánari upplýsingar, svo sem hversu margir starfsmenn væru hjá hverju fyrirtæki fyrir sig og fjárhæðir sem greiddar hefðu verið vegna hvers fyrirtækis yrði það mun flóknari vinnsla sem ekki hefði verið ráðist í hjá stofnuninni fram að þessu.

Þann 14. mars funduðu fulltrúar úrskurðarnefndarinnar með starfsmönnum Vinnumálastofnunar meðal annars til þess að afla frekari upplýsinga um það hvernig vistun gagnanna og vinnslu væri háttað. Á fundinum kom fram að þó nokkur fyrirtæki hefðu endurgreitt, að fullu eða hluta, bætur sem starfsmenn þeirra fengu. Þannig gætu upplýsingar um bótagreiðslur í gagnagrunni stofnunarinnar verið rangar eða villandi einar og sér. Hins vegar væri hægt að sækja upplýsingar um endurgreiðslurnar úr bókhaldskerfi stofnunarinnar og keyra saman eða stemma af þannig að niðurstaðan gæfi rétta mynd af bótagreiðslum. Aðspurður um tíma sem slík úttekt gæti tekið sagðist starfsmaður Vinnumálastofnunar áætla innan við dagsverk. Vinnumálastofnun ítrekaði að stofnunin gæti ekki veitt upplýsingar um fyrirtæki með færri en sex starfsmenn þar sem gæta þyrfti að trúnaði og vísaði um það til 13. mgr. bráðabirgðaákvæðis XVI laga nr. 54/2006 um atvinnuleysistryggingar.

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að gögnum sem vörpuðu ljósi á hvaða fyrirtæki hefðu nýtt sér svokallaða hlutabótaleið, hversu margir starfsmenn hefðu verið settir á hlutabætur hjá hverju fyrirtæki fyrir sig og hversu háar fjárhæðir hefðu verið greiddar út með hlutabótaleiðinni vegna hvers fyrirtækis fyrir sig.

Vinnumálastofnun afhenti kæranda lista með upplýsingum um þau fyrirtæki sem nýttu úrræðið en tók fram að hún héldi ekki utan um fjölda starfsmanna einstakra fyrirtækja sem hefðu sótt um hlutabætur né héldi stofnunin utan um heildarfjárhæð sem greidd hefði verið til starfsmanna einstakra fyrirtækja. Vinnumálastofnun taldi sér ekki skylt að útbúa ný gögn eða samantektir til að geta orðið við beiðni kæranda með vísan til 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. orðalag ákvæða 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við ákvæðið í frumvarpi til upplýsingalaga er meðal annars tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggja á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang er sett fram og í þeirri mynd sem þau eru á þeim tíma. Upplýsingalög leggja því ekki skyldu á þá aðila sem falla undir lögin til þess að útbúa ný gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. laganna.

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál tekur einnig fram að þegar aðilum, sem falla undir gildissvið upplýsingalaga, berst beiðni um aðgang að upplýsingum beri þeim að afmarka beiðnina við gögn í vörslum sínum, sbr. 15. gr. laganna, og taka afstöðu til réttar beiðanda til aðgangs að gögnunum með rökstuddri ákvörðun. Þessi skylda nær bæði til þess að meta rétt beiðanda til aðgangs að hluta, sbr. 3. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, og að framkvæma mat á ólíkum hagsmunum sem vega þarf saman við beitingu á undantekningarákvæðum laganna.

Þegar svo háttar til að beiðnin nær samkvæmt efni sínu til upplýsinga sem nauðsynlegt er að vinna upp úr fyrirliggjandi gögnum er því ekki sjálfgefið að unnt sé að synja beiðninni á grundvelli 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. heldur ber stjórnvaldi að kanna hvort beiðandi óski aðgangs að gögnunum þar sem umbeðnar upplýsingar er að finna svo hann geti tekið afstöðu til þess hvort hann vilji fá þau afhent, sbr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga, sbr. t.d. úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 884/2020, 919/2020 og 972/2021.

Samkvæmt 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga skal sá sem fer fram á aðgang að gögnum tilgreina þau, eða efni þess máls sem þau tilheyra, með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál án verulegrar fyrirhafnar. Samkvæmt 10. gr. eldri upplýsingalaga, nr. 50/1996, varð sá sem fór fram á aðgang að gögnum að tilgreina þau gögn máls sem hann óskaði eftir að kynna sér eða óska eftir að fá að kynna sér öll gögn um tiltekið mál, án þess að tilgreina einstök gögn þess. Með setningu laga nr. 140/2012 var dregið úr vægi umræddrar tilgreiningarreglu en sá sem óskar aðgangs að gögnum þarf eftir sem áður að tilgreina hvað það er sem hann óskar eftir að fá að kynna sér nógu skýrt til að unnt sé að verða við óskinni, sbr. t.d. úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-531/2014, 636/2016 og 809/2019.

Í athugasemdum með frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum nr. 140/2012 kemur fram að tilgangurinn með umræddri breytingu á tilgreiningarreglunni hafi verið að auka upplýsingarétt almennings og auðvelda borgurum að leggja fram beiðnir um upplýsingar. Um það segir:

Byggjast tillögur frumvarpsins á því að sá sem óskar aðgangs að gögnum þurfi eftir sem áður að tilgreina það málefni (efni máls) sem hann óskar að kynna sér. Hann mun hins vegar ekki þurfa að tilgreina með nákvæmum hætti það tiltekna mál sem beiðni hans lýtur að. Sú skylda verður að meginstefnu til lögð á stjórnvöld að finna það mál eða þau gögn sem falla efnislega undir það málefni sem tilgreint er í beiðni um aðgang að gögnum. Kröfur um tilgreiningu verða þannig í auknum mæli efnislegar fremur en að þeim sem óskar aðgangs að gögnum verði gert að benda (formlega) á það afmarkaða mál sem beiðni hans lýtur að. Ljóst er þó að slík regla verður, vegna sjónarmiða um skilvirkni og kostnað af stjórnsýsluframkvæmd, ekki lögð á stjórnvöld án takmarkana. Því verður áfram gerð sú krafa að beiðni sé þannig fram sett að stjórnvaldið geti með tiltölulega einföldum hætti fundið það mál eða málsgögn sem beiðni lýtur að. Upplýsingarétturinn afmarkast þá við þau gögn. Til að hægt sé að afgreiða beiðni verður hún að vera sett fram með nægilega nákvæmum hætti til að stjórnvald geti, t.d. með einfaldri orða- eða efnisatriðaleit í málaskrá sinni, fundið það mál sem lýtur að því málefni sem aðili óskar að fá upplýsingar um. Þá er gerð krafa um það að sá sem biður um aðgang að gögnum tilgreini þau eða efni þess máls sem þau tilheyra. Tilgreining gagna getur m.a. átt sér stað með því að tilgreina dagsetningu eða aðrar nægilegar upplýsingar um eðli gagnanna. Sé um fleiri en eitt mál að ræða sem fellur undir viðkomandi málefni er gert ráð fyrir að stjórnvald sendi beiðanda eftir atvikum lista yfir þau mál og biðji hann að tilgreina nánar það mál eða þau mál sem hann óskar eftir aðgangi að.

Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál verður ekki annað séð af framangreindum athugasemdum en að þeim breytingum sem gerðar voru á upplýsingalögum, með tilkomu 15. gr. núgildandi laga, hafi meðal annars verið ætlað að laga upplýsingalögin að þeirri tækniþróun sem átt hefur sér stað hjá stjórnvöldum og öðrum aðilum sem gildisvið laganna nær til og lýsir sér í því að gögn í stjórnsýslunni eru í auknum mæli varðveitt í gagnagrunnum og umsýslukerfum. Úrskurðarnefndin telur mega ráða það af athugasemdum í frumvarpinu að þessar breytingar hafi verið gerðar í því augnamiði að aftra því að möguleikar almennings til aðgangs að upplýsingum myndu takmarkast samhliða því að stjórnvöld og aðrir aðilar sem heyra undir lögin færðu aukinn hluta af starfsemi í gagnagrunna og tölvukerfi. Af þeim sökum er sett það viðmið að stjórnvöld geti með tiltölulega einföldum hætti fundið það mál eða málsgögn sem beiðni lýtur að.

Umrædd viðmið hafa að mati úrskurðarnefndarinnar einnig þýðingu þegar tekin er afstaða til þess hvort gögn séu fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Eins og nefndin hefur tilgreint í fyrri úrskurðum sínum hefur hún almennt ekki forsendur til annars en að fallast á skýringar stjórnvalda um hvort gögn og upplýsingar séu fyrirliggjandi eða ekki. Af svörum Vinnumálastofnunar verður þó ekki annað ráðið en að í kerfum stofnunarinnar liggi í raun fyrir upplýsingar um hvaða fyrirtæki hafi nýtt hlutabótaleiðina, hversu margir starfsmenn hjá hverju fyrirtæki fyrir sig hafi þegið hlutabætur og hversu háar fjárhæðir hafi verið greiddar vegna hvers fyrirtækis. Þá liggur fyrir að unnt er að kalla upplýsingarnar fram með tiltölulega einföldum hætti og ekki verður séð að vinna við samantekt gagnanna sé frábrugðin eða eðlisólík þeirri vinnu sem upplýsingalög krefjast almennt af stjórnvöldum við afgreiðslu beiðna um upplýsingar. Í ljósi þessa getur úrskurðarnefndin ekki fallist á það að umbeðnar upplýsingar séu ekki fyrirliggjandi.

Meginmarkmiðið með kæruheimildum til úrskurðarnefndarinnar er að treysta réttaröryggi borgaranna með því að gera þeim kleift að fá umfjöllun um mál sín á tveimur stjórnsýslustigum. Hafi mál ekki hlotið efnislega umfjöllun á lægra stjórnsýslustigi, eða það afgreitt á röngum lagagrundvelli, getur stjórnvaldi á kærustigi því verið nauðugur sá kostur að vísa málinu heim til lögmætrar málsmeðferðar í stað þess að leitast við að bæta sjálft úr annmörkunum. Að öðrum kosti fengi stjórnsýslumálið ekki umfjöllun á tveimur stjórnsýslustigum eins og stefnt er að með kæruheimild.

Að mati úrskurðarnefndarinnar skortir því á að tekin hafi verið rökstudd afstaða til gagnabeiðni kæranda enda byggði synjun Vinnumálastofnunar á beiðni kæranda á því að umbeðin gögn væru ekki fyrirliggjandi. Verður því ekki hjá því komist að fella ákvörðunina úr gildi og leggja fyrir Vinnumálastofnun að taka málið til nýrrar meðferðar þar sem farið verði yfir gögnin, sem vissulega liggja fyrir hjá stofnuninni og innihalda upplýsingar sem óskað var eftir, með hliðsjón af ákvæðum upplýsingalaga. Þá er ekki loku fyrir það skotið að tilteknar upplýsingar í gögnunum séu undanþegnar upplýsingarétti, líkt og vikið var að í svar stofnunarinnar við erindi úrskurðarnefndarinnar, dags. 4. janúar 2022. Í því sambandi bendir úrskurðarnefndin þó á að ef ákvæði 6.–10. gr. um takmarkanir á upplýsingarétti eiga aðeins við um hluta gagns skal veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr. upplýsingalaga. Í ljósi þeirra tafa sem orðið hafa á málinu leggur úrskurðarnefndin áherslu á að Vinnumálastofnun bregðist við án tafar og afgreiði upplýsingabeiðnina í samræmi við framangreind sjónarmið.

Úrskurðarorð

Afgreiðsla Vinnumálastofnunar, dags. 2. mars 2021, á beiðni kæranda, A, um aðgang að gögnum er felld úr gildi og lagt fyrir stofnunina að taka beiðni kæranda til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.



Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir