Mikilvæg viðurkenning fyrir Umferðarstofu

Árni M. Mathiesen fjármálaráðherra afhenti Karli Ragnars verðlaunin. Verðlaunagripinn, Vegvísinn, hannaði Jón Snorri Sigurðsson gullsmiður. Einnig afhenti ráðherra ríkisskattstjóra viðurkenningarskjal fyrir góðan árangur og Borgarholtsskóla hvatningarviðurkenningu.

Karl Ragnars segir að Umferðarstofa hafi við stefnumótum fyrir þremur árum sett sér fjölmörg markmið og meðal annars það að vera í hópi fyrirmyndar ríkisstofnunar árið 2006. Það hafi nú tekist og sagði hann mikilvægt fyrir Umferðarstofu að eftir þessum árangri væri tekið. Viðleitni stjórnar og starfsmanna væri skýr og hin sama að ná mælanlegum framförum í árangri á öllum starfssviðum sínum. Hann sagði jafnframt að stefnt væri að mörgum öðrum markmiðum, nóg væri eftir til að stefna að í framtíðinni.

Tíu ár eru um þessar mundir frá því hafin var innleiðing árangursstjórnunar í ríkisrekstri. Fjármálaráðuneytið efndi af því til efni til ráðstefnunnar Framsækinn ríkisrekstur í gær, fimmtudag. Við setningu hennar sagði fjármálaráðherra að með tilkomu árangurssstjórnunar hefði náðst markvissari stjórnun og þjónusta með betri áætlanagerð. Á ráðstefnunni flutti Stefanía Katrín Karlsdóttir, fyrrverandi rektor Tækniháskóla Íslands, erindi um ávinning af árangursstjórnun. Greindi hún meðal annars frá niðurstöðum könnunar sinnar sem unnin var í tengslum við doktorsnám. Sagði hún ljóst að fyrirtæki sem nýttu sér árangursstjórnun væru sveigjanlegri, áætlanagerð þeirra væri markvissari og rekstrarniðurstöður betri.

Í janúar skipaði fjármálaráðherra nefnd til þess að velja ríkisstofnun sem skarar fram úr og er til fyrirmyndar í starfi sínu. Í nefndinni voru Katrín Pétursdóttir, framkvæmdastjóri Lýsis hf., Einar Ragnar Sigurðsson, formaður Stjórnvísi, og Þorkell Sigurlaugsson, framkvæmdastjóri þróunarsviðs Háskólans í Reykjavík. Með nefndinni störfuðu Arnar Þór Másson stjórnmálafræðingur og Leifur Eysteinsson viðskiptafræðingur hjá fjármálaráðuneytinu.

Katrín Pétursdóttir, sem var formaður dómnefndarinnar, sagði á ráðstefnunni að starfsmenn og stjórnendur Umferðarstofu vissu vel hvert þeir vildu stefna og sýndu það í verki. Hún sagði liðsheildina þar góða og andrúmsloftið á vinnustaðnum væri hrífandi í góðri liðsheild.

Á ráðstefnunni töluðu fulltrúar þeirra sem hlutu viðurkenningu, Ólafur Sigurðsson, skólameistari Borgarholtsskóla, Einar Solheim, framkævmdastjóri rekstrarsviðs Umferðarstofu, og Indriði H. Þorláksson ríkisskattstjóri. Einnig greindu fulltrúar tveggja ráðuneyta frá reynslu ráðuneytanna af árangursstjórnun. Voru það Unnur Gunnarsdóttir, skrifstofustjóri í samgönguráðuneyti, og fyrir hönd dóms- og kirkjumálaráðuneytisins þeir Jónas Ingi Pétursson rekstrarhagfræðingur og Hólmsteinn Gauti Sigurðsson lögfræðingur. Þá flutti Sigurður Þórðarson ríkisendurskoðandi erindi sem hann nefndi Vænlegt til árangurs.

Í erindi samgönguráðuneytisins var litið yfir farinn veg. Voru fundargestir leiddir í gegnum þau stjórntæki sem ráðuneytið beitir til að ná sem bestum árangri og tekin dæmi sem sýndu að verklag hefur breyst mikið undanfarin ár. Áætlanagerð er viðhöfð sem aldrei fyrr og kapp lagt á mælanleika markmiða, tímasettar aðgerðir og síðast en ekki síst mat á árangri.

Óskað var eftir tilnefningum frá ráðuneytum auk þess sem ríkisstofnanir gátu sjálfar óskað eftir að verða tilnefndar. Nefndinni bárust greinargerðir frá tólf stofnunum að þessu sinni og voru þær m.a. metnar eftir því hversu skýr stefnumótun, framtíðarsýn og markmiðssetning þeirra var. Einnig var horf til þess hvaða stjórnunaraðferðir væru notaðar, hvernig stjórnendur og starfsmenn fylgdust með því að vinnan skilaði árangri og stefnumörkun miðaði í rétta átt. Skoðað var hvaða aðferðum stofnanir beita til að þróast og bæta árangur sinn í síbreytilegu umhverfi og nýjungar í þjónustu við notendur og betri liðsheild innan stofnananna.

Þetta er í sjötta sinn sem ríkisstofnun til fyrirmyndar er valin en ÁTVR varð fyrir valinu árið 2004, Orkustofnun 2002, Landgræðsla ríkisins 2000, Svæðisskrifstofa málefna fatlaðra á Reykjanesi 1998 og Kvennaskólinn í Reykjavík 1996.

Í niðurstöðum nefndarinnar segir m.a. um vinningshafann:

Umferðarstofa er stjórnsýslu- og eftirlitsstofnun sem sett var á laggirnar í október 2002 til að taka við verkefnum Umferðarráðs og Skráningarstofunnar, ásamt verkefnum sem dómsmálaráðuneytið hafði sinnt. Í framhaldinu var ráðist í viðamikla stefnumótun, komið á nýju stjórnskipulagi og breytingar gerðar á ýmsum kerfum. Áskorunin fólst í að breyta þeirri afgreiðsluhugsun sem ríkt hafði og taka upp þjónustuhugsun ásamt því setja meiri kraft í umferðaröryggismálin. Hluti af framtíðarsýninni var að árið 2006 yrði Umferðarstofa talin fyrirmyndarstofnun í ríkisrekstri sem nú hefur ræst. Mikill hugur var í starfólki sem tók allt þátt í útfærslu stefnunnar og umræðu um markmiðssetningu í anda stefnumiðaðs árangursmats sem reynst hefur öflugt tæki til að koma á breytingum.

Margar breytingar hafa verið gerðar og þær einkennst af metnaði og keppnisanda sem kemur fram í mikill starfsánægju samkvæmt mælingum. Stofnunin hefur einnig verið óspör á að miðla öðrum stofnunum af reynslu sinni á sviði árangursstjórnunar. Mikil áhersla er lögð á þjónustu, sem er eitt af gildum stofnunarinnar, og nýsköpun hefur verið sett í forgrunn. Stór skref hafa verið stigin í þá átt að bæta rafræn samskipti við viðskiptavini stofnunarinnar sem sést m.a. á því að hægt er að tilkynna um eigendaskipti ökutækja rafrænt, svokölluð 100% vefþjónusta.

Samkvæmt fyrirliggjandi gögnum hefur Umferðarstofa náð árangri á mörgum sviðum og skulu nú nefnd nokkur dæmi:

• Þrátt fyrir töluverða fjölgun viðskiptavina hefur meðalbiðtími í afgreiðslu styst úr tæpum fjórum mínútum í tæpar tvær og fjöldi þeirra sem bíða lengur en í sjö mínútur hefur farið úr rúmlega 700 á mánuði niður í 60.
• Umferðarstofa leggur mikla áherslu á að veita á vef sínum góðar upplýsingar um mál sem varða ökutæki og umferðarfræðslu en úttekt óháðs aðila á viðmóti vefja opinberra stofnana leiddi í ljós að vefur Umferðarstofu er meðal þeirra bestu.
• Auglýsingar Umferðarstofu hafa vakið mikla athygli og þótt sumar hafi verið umdeildar sýna mælingar að skilaboðin hafa í 80-90% tilvika komist vel til skila. Auglýsingin ?Hægðu á þér? hefur t.d. hlotið viðurkenningar bæði innan lands og utan.
• Mælanlegur árangur hefur náðst í umferðaröryggismálum, sem stofnunin vinnur að ásamt fjölmörgum öðrum.