Úrskurður

Hinn 30. mars 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 992/2021 í máli ÚNU 20090026.

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 26. september 2020, kærði A afgreiðslu sveitarfélagsins Garðabæjar á beiðni hans um gögn. Með erindi, dags. 22. ágúst 2020, óskaði kærandi eftir afritum af öllum gögnum frá B sem vörðuðu kæranda, eiginkonu hans og dóttur, bæði handskrifuð og úr kerfum Garðabæjar (bæjarskrifstofu og Garðaskóla).

Í svari Garðabæjar, dags. 21. september 2020, kom fram að gögn sem kærandi hefði óskað eftir væru tilbúin til afhendingar. Í erindi kæranda til Garðabæjar sama dag kom fram að ýmis gögn vantaði, svo sem fundargerðir, punkta sem B hefði tekið niður á foreldrafundi, samskipti við fyrirtækið KVAN, samskipti við C, fundi sem B hefði átt við stúlkurnar o.fl.

Í svari Garðabæjar, dags. 29. september 2020, kom fram að sjálfsagt væri að skoða það teldi kærandi að tilteknar fundargerðir vantaði. Hvað varðaði samskipti B við fyrirtækið KVAN og C yrðu þau ekki afhent þar sem um vinnugögn væri að ræða. Samtöl B við önnur börn en dóttur kæranda yrðu sömuleiðis ekki afhent þar sem sveitarfélaginu væri það ekki heimilt.

Í kæru kemur fram að einungis hluti gagna er varði B hafi verið afhent. Áður hafi kærandi beðið um gögn frá öðrum starfsmönnum og í þeim gögnum hafi verið gögn frá B sem nú hafi ekki verið afhent. Þá hafi Garðabær haldið fram að fundargerðir hafi verið útbúnar af B en þau gögn hafi ekki verið afhent nú.

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Garðabæ með bréfi, dags. 28. september 2020, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.

Í umsögn Garðabæjar, dags. 14. október 2020, kemur fram að kærandi og eiginkona hans hafi lagt fram fjölmargar beiðnir um afhendingu gagna til sveitarfélagsins. Sveitarfélagið hafi ávallt leitast við að afhenda meira en minna af gögnum. Engum gögnum hafi verið haldið eftir sem þau eigi rétt á að fá afhend. Raunar hafi þeim einnig verið afhent vinnugögn, umfram skyldu. Hins vegar hafi beiðnir kæranda verið margar og sumar þeirra umfangsmiklar. Þá hafi endurtekið verið óskað eftir gögnum sem kæranda hafi þegar verið afhent og gögnum sem kærandi telur að til séu en séu í reynd ekki til. Með hliðsjón af umfangi fyrirliggjandi gagna í málinu hafi vinnsla síðari gagnabeiðna takmarkast við gögn sem kærandi og eiginkona hans eigi sannanlega rétt á að fá afhent, en hafi ekki fengið afhent áður.

Umsögn Garðabæjar var kynnt kæranda með bréfi, dags. 14. október 2020, og honum veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar.

Í athugasemdum kæranda, dags. 17. október 2020, er að finna nánari skýringar á þeim gögnum sem kærandi telur að vanti:
1) Fundargerðir sem varði samtöl B við dóttur kæranda í október og nóvember 2019 auk fundargerða af fundum hennar með öðrum börnum.
2) Samskipti B við Domus Mentis, en hún hafi verið viðstödd samtöl sem Domus Mentis átti við dóttur kæranda og því telji kærandi sig eiga rétt til aðgangs að gögnunum.
3) Samskipti B við núverandi aðstoðarskólastjóra Garðaskóla, en báðir aðilar hafi verið í eineltisteymi sem hafi komið að máli dóttur kæranda. Einnig vanti samskipti B við D, sem tók viðtöl við börnin.
4) Handskrifuð gögn af tilteknum foreldrafundi.

Með erindum, dags. 29. janúar, 1. febrúar og 5. mars 2021, afhenti Garðabær úrskurðarnefndinni hluta af umbeðnum gögnum í málinu.

Niðurstaða

1.

Í málinu er deilt um afgreiðslu Garðabæjar á beiðni kæranda um aðgang að gögnum frá B sem varða kæranda, eiginkonu hans og dóttur. Kæranda voru afhent þau gögn sem sveitarfélagið taldi heyra undir gagnabeiðni hans og hann ætti rétt á. Honum var synjað um aðgang að fundargerðum af fundum B með öðrum börnum en dóttur hans, þar sem sveitarfélagið taldi sér ekki heimilt að afhenda þær. Kæranda var einnig synjað um aðgang að samskiptum B annars vegar við fyrirtækið KVAN og hins vegar við C, þar sem um vinnugögn væri að ræða.

2.

Kæranda var synjað um aðgang að samskiptum B við fyrirtækið KVAN, þar sem um vinnugögn væri að ræða. Í máli þessu hefur kærandi óskað eftir aðgangi að gögnum um hann sjálfan, eiginkonu og dóttur. Fer því um upplýsingarétt hans samkvæmt III. kafla upp-lýsingalaga, nr. 140/2012, um aðgang aðila að upplýsingum um hann sjálfan. Í 1. mgr. 14. gr. segir að skylt sé, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að fyrirliggjandi gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan. Í 1. tölul. 2. mgr. sömu greinar kemur fram að ákvæði 1. mgr. gildi ekki um gögn sem talin eru í 6. gr. laganna. Í 5. tölul. 6. gr. kemur fram að réttur almennings taki ekki til vinnugagna, sbr. 8. gr. Í 1. mgr. 8. gr. kemur fram að til vinnugagna teljist þau gögn sem stjórnvöld eða aðrir aðilar skv. I. kafla laganna hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls. Séu gögn afhent öðrum teljast þau þá ekki lengur til vinnugagna nema þau hafi einvörðungu verið afhent eftirlitsaðila á grundvelli lagaskyldu.

Af orðalagi 1. mgr. 8. gr. leiðir að til að skjal teljist vinnugagn þarf almennt þremur skilyrðum að vera fullnægt. Gagn þarf þannig í reynd að vera undirbúningsgagn, það skal ritað eða útbúið af starfsmönnum stjórnvaldsins (eða lögaðilans) sjálfs og má ekki hafa verið afhent öðrum.

Garðabær afhenti úrskurðarnefndinni tölvupóstssamskipti B og C við fyrirtækið KVAN, dags. 10. september 2019 til 7. október 2019. Það er mat nefndarinnar að gögnin uppfylli ekki skilyrði upplýsingalaga fyrir því að teljast vinnugögn. Stafar það fyrst og fremst af því að gögnin uppfylla ekki það skilyrði að hafa ekki verið afhent öðrum. Ljóst er að samskiptin hafa verið afhent fyrirtækinu KVAN. Það er því niðurstaða nefndarinnar að kærandi eigi rétt til aðgangs að tölvupóstssamskiptunum, enda fær nefndin ekki séð að aðrar takmarkanir upplýsingalaga eigi við um skjalið.

3.

Kæranda var synjað um aðgang að fundargerðum af fundum B með öðrum börnum en dóttur kæranda. Garðabær afmarkaði þann hluta beiðninnar við minnispunkta af fundum við tvö börn sem tengjast dóttur kæranda, dags. 22. október til 2. desember 2019, og afhenti úrskurðarnefndinni. Synjun Garðabæjar á afhendingu gagnanna var á því byggð að sveitarfélaginu væri ekki heimilt að afhenda þau, en ákvörðunin var ekki rökstudd frekar. Það er mat úrskurðarnefndarinnar að þessi hluti beiðni kæranda hafi ekki fengið þá efnislegu meðferð á lægra stjórnsýslustigi sem úrskurðarnefndinni sé fært að endurskoða á grundvelli 20. gr. upplýsingalaga. Hin kærða ákvörðun er þannig haldin svo verulegum efnislegum annmörkum að ekki verður hjá því komist að fella hana úr gildi og leggja fyrir Garðabæ að taka þennan hluta beiðni kæranda til nýrrar og lögmætrar meðferðar, sem felur m.a. í sér að tekin sé afstaða til þess og það rökstutt á hvaða lagagrundvelli ekki sé unnt að afhenda kæranda gögnin.

4.

Kærandi telur að ekki hafi verið afhentar fundargerðir B af fundum með dóttur hans frá því í október og nóvember 2019, samskipti B við Domus Mentis, samskipti B við D og samskipti B við C. Af gögnum málsins fæst ekki séð að Garðabær hafi tekið afstöðu til þessara atriða við afgreiðslu gagnabeiðni kæranda. Er því ekki um að ræða ákvörðun sem úrskurðarnefndinni er fært að endurskoða og verður því að vísa þessum hlutum beiðni kær-anda til nýrrar meðferðar og afgreiðslu hjá Garðabæ. Við afgreiðslu beiðninnar skuli tekin afstaða til þess hvort gögnin liggi fyrir í skilningi upplýsingalaga og ef svo er, hvort kærandi eigi rétt til aðgangs að þeim, eftir atvikum á grundvelli III. kafla upplýsingalaga.

5.
Hvað varðar handskrifuð gögn af foreldrafundi sem kærandi telur að honum hafi ekki verið afhent var það niðurstaða í máli ÚNU 20090015, sem kærandi var einnig aðili að og lyktaði með úrskurði nr. 970/2021, að slík gögn af viðkomandi fundi lægju ekki fyrir í skilningi 1. mgr. 5. gr. laga nr. 140/2012. Studdist sú niðurstaða við upplýsingar frá Garðabæ. Ekkert hefur komið fram við meðferð þessa máls sem gefur til kynna að úrskurðarnefndin hafi byggt á röngum upplýsingum um málsatvik í framangreindum úrskurði. Þegar svo háttar til að gagn er ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna. Verður þeim hluta kærunnar því vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Úrskurðarorð:

Sveitarfélaginu Garðabæ ber að veita kæranda aðgang að tölvupóstssamskiptum B og C við fyrirtækið KVAN, dags. 10. september 2019 til 7. október 2019, sem varða dóttur hans.

Beiðni kæranda um eftirfarandi gögn sem varða hann sjálfan, eiginkonu hans og dóttur, er vísað til nýrrar meðferðar og afgreiðslu hjá Garðabæ:
1) Fundargerðir af fundum B við dóttur kæranda frá því í október og nóvember 2019.
2) Fundargerðir af fundum B með öðrum börnum, dags. 22. október til 2. desember 2019.
3) Samskipti B við Domus Mentis.
4) Samskipti B við D.
5) Samskipti B við C.

Kæru A, dags. 26. september 2020, er að öðru leyti vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.



Hafsteinn Þór Hauksson
formaður


Símon Sigvaldason Sigríður Árnadóttir