1150/2023. Úrskurður frá 31. ágúst 2023

Hinn 31. ágúst 2023 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1150/2023 í máli ÚNU 22070009.

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 12. júlí 2022, kærði A synjun sveitarfélagsins Garðabæjar á beiðni hans um yfirliti úr málaskrá sveitarfélagsins. Af gögnum málsins má ráða að kærandi óskaði upphaflega eftir því með tölvupósti, dags. 2. maí 2022, að Garðabær sendi honum „yfirlit úr málaskrá bæjarfélag­sins sem tengdust gagnabeiðni [hans] hingað til, ásamt upplýsingum yfir öll gögn sem afhent voru hverju sinni, þ.e.a.s. lista af öllum skjölum sem afhent voru fyrir hverja gagnabeiðni fyrir sig“.

Garðabær svaraði beiðninni 4. maí 2022 þar sem bent var á að í bréfi Garðabæjar til kæranda, dags. 10. maí 2021, væri að finna yfirlit yfir gagnabeiðnir og afhendingu gagna. Með tölvupósti, dags. 5. maí 2022, afmarkaði kærandi beiðni sína á þann veg að hann óskaði eftir upplýsingum um „hvaða skjöl voru afhent hverju sinni, ásamt því að fá einnig yfirlit og hvaða skjöl voru afhent hverju sinni eftir 10. maí 2021“.

Garðabær svaraði beiðninni með tölvupósti 14. júní 2022 og er þar vísað til bréfs, dags. 14. júní 2022, þar sem kæranda voru afhent yfirlit um beiðnir um aðgang að gögnum og afhendingu þeirra úr kerfum Garðabæjar í 55 aðgreindum málum. Jafnframt var í bréfinu að finna yfirlit yfir gögn í 16 aðgreindum málum sem kæranda hefðu þegar verið afhent.

Kærandi sendi í kjölfarið tölvupóst til Garðabæjar, dags. 16. júní 2022, og óskaði eftir því að Garðabær „sendi honum skjáskot úr málaskrá bæjarfélagsins yfir öll skjöl í málaskrá er tengdust [honum] og fjölskyldu hans.“ Af efni tölvupóstsins verður ráðið að kærandi óski eftir umræddu gagni til þess að kanna hvaða gögn hann hefur áður fengið afhent og þá þannig að hann fái einnig upplýsingar um hvaða gögn sveitarfélagið hefur ekki afhent honum.

Með bréfi, dags. 7. júlí 2022, synjaði sveitarfélagið beiðni kæranda um aðgang að slíku yfirliti (einnig tilgreint sem skjáskot) úr málaskrá sveitarfélagsins þar sem um væri að ræða beiðni um aðgang að skjalasafni og ekki væri því um að ræða aðgang að fyrirliggjandi gagni í skilningi upplýsingalaga nr. 140/2012.

Í kærunni kemur fram að gagnabeiðnin lúti að yfirliti úr málaskrá sveitarfélagsins sem tengist eldri gagnabeiðnum kæranda ásamt upplýsingum yfir öll gögn sem afhent voru hverju sinni, þ.e. lista af skjölum sem afhent voru fyrir hverja gagnabeiðni fyrir sig. Í kærunni kemur fram að kærandi telji sveitarfélagið hvorki hafa yfirsýn yfir hvaða gögn hafi verið afhent honum, né hvaða gögn það hafi synjað kæranda um aðgang að. Kærandi vísar til þess að sveitarfélaginu beri því að afhenda öll gögn, sem tengjast honum og fjölskyldu hans, líkt og um væri að ræða nýja gagnabeiðni.    

Málsmeðferð

Kæran var kynnt sveitarfélaginu Garðabæ með erindi, dags. 25. ágúst 2022, og því veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að sveitarfélagið léti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lýtur að. Í kjölfarið hafði lögfræðingur sveitar­félagsins samband símleiðis við starfsmann nefndarinnar og lýsti því viðhorfi að málið væri sama efnis og eldri mál sem nefndin hefði fjallað um.

Af þessu tilefni ritaði nefndin sveitarfélaginu bréf, dags. 4. október 2022, þar sem fyrra erindi nefndar­innar var ítrekað. Í bréfinu kom fram að í eldri málum fyrir nefndinni, málunum ÚNU 22050019 og ÚNU 22060021, hefði nefndin haft til meðferðar kærur vegna tafa á afgreiðslu sveitar­félagsins en þau mál hefðu bæði verið felld niður hjá nefndinni eftir að sveitarfélagið afgreiddi málin efnislega. Þau vörðuðu því ekki synjun um afhendingu gagna eins og það mál sem hér væri til umfjöllunar og hefði úrskurðarnefnd um upplýsingamál því ekki fjallað efnislega um rétt kæranda til aðgangs að umbeðnum gögnum. Þá var í bréfinu vísað til þess að ljóst væri að beiðni kæranda heyrði undir gildissvið upplýs­ingalaga og var í því sambandi vísað til úrskurðar nefndarinnar í máli nr. 1075/2022 frá 31. mars 2022.

Í umsögn sveitarfélagsins, dags. 25. nóvember 2022, kemur fram að upplýsingabeiðnir kæranda lúti að máli dóttur hans sem var nemandi í Garðaskóla. Hún útskrifaðist úr skólanum vorið 2021 og því hafi engin gögn er varða hennar mál orðið til í málaskrá sveitarfélagsins eftir þann tíma. Ekki verði annað séð en að kærandi sé í fyrrnefndum eldri málunum og þessu að kæra til nefndarinnar að hann hafi ekki fengið yfirlit úr málaskrá sveitarfélagsins ásamt upplýsingum yfir öll gögn sem hafi verið afhent hverju sinni, þ.e. fyrir hverja eldri gagnabeiðni fyrir sig. Fram kemur að kærandi hafi með bréfi, dags, 14. júní 2022, fengið afhent ítarlegt yfirlit yfir gagnabeiðnir sínar hjá sveitarfélaginu ásamt lista yfir gögn sem afhent voru hverju sinni. Ekki fáist séð að kröfugerð kæranda og rökstuðningur snúist um synjun á afhendingu eða aðgangi að skjáskotum úr málaskrá.

Með umsögn sveitarfélagsins var nefndinni afhent yfirlit úr málaskrá yfir mál og gögn sem innihalda og varða kæranda og dóttur hans. Um var að ræða fimm yfirlit úr málaskrá sveitarfélagsins sem skönnuð höfðu verið yfir á pdf-skjöl.

Umsögn sveitarfélagsins var kynnt kæranda með bréfi, dags. 28. nóvember 2022, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum. Í athugasemdum kæranda og eiginkonu hans, dags. 30. nóvember 2022, er ítrekað það sem fram kom í kæru um skort á yfirsýn sveitarfélagsins. Vegna þessa hafi verið óskað eftir yfirliti úr málaskrá sveitarfélagsins yfir öll skjöl sem tengist kæranda og fjölskyldu hans. Þar sem sveitarfélagið hafi ekki náð að sýna fram á að það hafi yfirsýn yfir gagnaafhendingar þá telji þau að næsta skref sé að sveitarfélagið afhendi öll gögn líkt og um væri að ræða nýja gagnabeiðni. 

Niðurstaða

Í málinu er deilt um afgreiðslu sveitarfélagsins Garðabæjar á beiðni kæranda um yfirlit úr málaskrá sveitarfélagsins. Kærandi hefur lýst beiðni sinni þannig að honum sé nauðsyn á að fá slíkt yfirlit til að geta áttað sig á hvaða gögn sveitarfélagið hafi afhent honum og hvaða gögnum honum hafi verið synjað um aðgang að. Af samskiptum kæranda og sveitarfélagsins verður ráðið, sbr. tölvupóst hans, dags. 5. maí 2022, að beiðnin hafi tekið til þess að hann fengi yfirlit um hvaða skjöl honum voru afhent hverju sinni, ásamt því að fá einnig yfirlit og hvaða skjöl voru afhent hverju sinni eftir 10. maí 2021.

Í 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 kemur fram að skylt er að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál, sé þess óskað, með þeim takmörkunum sem greinir í 6.-10. gr. laganna. Þá er ljóst að skylt er, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að fyrirliggjandi gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan og gildir ákvæði 5. gr. laganna eftir því sem við á í þeim tilvikum, sbr. 1. mgr. og 5. mgr. 14. gr. laganna. Í athugasemdum við 14. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að skilgreining á hugtakinu gagn í skilningi 14. gr. lýtur sömu reglum og fram koma í 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga.  

Samkvæmt 2. tölul. 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nær réttur almennings til aðgangs að gögnum til allra gagna sem mál varða. Rétturinn nær einnig til dagbókarfærslna sem lúta að gögnum máls og lista yfir málsgögn. Þannig er stjórnvöldum skylt að afhenda yfirlit yfir gögn í málaskrá sem varða tiltekið mál, sé þess óskað, enda getur það gagnast þeim sem hyggst óska eftir gögnum við afmörkun á beiðni sinni, sbr. einnig 3. mgr. 15. gr. laganna en með ákvæðinu er m.a. áréttuð sú leiðbeiningarskylda sem mælt er fyrir um í 7. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Ekki er skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkara mæli en leiðir af ákvæði 5. gr. laganna.

Samkvæmt 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga skal sá sem fer fram á aðgang að gögnum tilgreina þau, eða efni þess máls sem þau tilheyra, með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál án verulegrar fyrirhafnar. Samkvæmt 10. gr. eldri upplýsingalaga nr. 50/1996 varð sá sem fór fram á aðgang að gögnum að tilgreina þau gögn máls sem hann óskaði eftir að kynna sér eða óska eftir að fá að kynna sér öll gögn um tiltekið mál, án þess að tilgreina einstök gögn þess.

Með setningu laga nr. 140/2012 var dregið úr vægi umræddrar tilgreiningarreglu, en sá sem óskar aðgangs að gögnum þarf eftir sem áður að tilgreina hvað það er sem hann óskar eftir að fá að kynna sér nógu skýrt til að unnt sé að verða við óskinni. Í því sambandi verður að hafa í huga að þrátt fyrir þær breytingar sem voru gerðar á kröfum til tilgreiningar með setningu laganna, miðast reglur laganna um rétt almennings til aðgangs að upplýsingum almennt áfram við það að sá réttur taki til gagna í tilteknum málum, sem eru eða hafa verið til meðferðar hjá stjórnvöldum. Réttur almennings til aðgangs að gögnum tekur þannig almennt ekki til gagnagrunna eða skráa sem fyrir liggja hjá stjórn­völdum. Birtist sú afmörkun meðal annars í kröfu 1. mgr. 15. gr. laganna um tilgreiningu gagna.

Kærandi hefur fengið afhent ýmis gögn frá sveitarfélaginu en óskar eftir yfirlitum úr málaskrá til þess að kanna hvaða gögn hann hefur fengið afhent, sem tengjast honum og fjölskyldu hans, og þá einnig hvaða gögn sveitarfélagið hefur ekki afhent honum. Í gögnum málsins kemur fram, m.a. í þeim yfir­litum úr málaskrám sem kæranda hafa þegar verið afhent, að þau mál sem hafa verið til meðferðar hjá sveitarfélaginu og kærandi hefur átt aðild að skipti tugum.

Ekki verður hins vegar séð af samskiptum kæranda við sveitarfélagið að hann hafi afmarkað beiðni sína við tilgreind mál eða tilgreind gögn heldur lýtur hún efnislega að því að hann fái afhent heildar­yfirlit yfir öll gögn í þeim málum sem hann hefur átt aðild að. Verður því ekki annað ráðið en að beiðni hans lúti þar með að því að hann fái aðgang að fjölda ótilgreindra gagna úr málaskrá sveitarfélagsins með það fyrir augum að staðreyna hvaða gögn sveitarfélagið hafi afhent honum hingað til. Í ljósi þess sem að framan er rakið er það niðurstaða nefndarinnar að beiðni kæranda til Garðabæjar hafi ekki uppfyllt 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga um tilgreiningu gagna. Verður synjun sveitarfélagsins frá 7. júlí 2022 því staðfest.

Úrskurðarorð

Ákvörðun sveitarfélagsins Garðabæjar, dags. 7. júlí 2022, er staðfest.

Kjartan Bjarni Björgvinsson, varaformaður
Elín Ósk Helgadóttir
Sigríður Árnadóttir