807/2019. Úrskurður frá 3. júlí 2019
Úrskurður
Hinn 3. júlí 2019 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 807/2019 í máli ÚNU 18110017.Kæra og málsatvik
Með erindi, er barst 23. nóvember 2018, kærði A meðferð Kópavogsbæjar á beiðni um aðgang að gögnum.Í kæru kemur fram að kærandi hafi sóst eftir því að fá atvinnuhúsnæði breytt í íbúð í Kópavogi frá því snemma árs 2017. Í tengslum við það hafi hann óskað eftir öllum gögnum og samskiptum sem varða tilteknar samþykktir byggingarfulltrúa bæjarins, en í beiðni kæranda um aðgang kemur fram að hann hyggist athuga hvort jafnræðis sé gætt í málsmeðferð. Í hinni kærðu ákvörðun Kópavogsbæjar, dags. 12. nóvember 2018, kemur fram að ekki sé hægt að veita utanaðkomandi aðila öll gögn málanna en bent er á að allar afgreiðslur skipulags- og byggingarfulltrúa séu á vef bæjarins.
Kærandi telur málsmeðferð skipulagssviðs og lögfræðisviðs Kópavogs ómálefnalega og dregur í efa að aðrir fái slíka afgreiðslu. Hann hafi því farið í gegnum afgreiðslur byggingarfulltrúa undanfarin tvö ár og valið þau mál sem betur geti skýrt hvort jafnræðis sé gætt.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Kópavogsbæ með bréfi, dags. 26. nóvember 2018, og veittur kostur á að koma á framfæri umsögn um hana. Jafnframt var þess óskað að úrskurðarnefnd um upplýsingamál yrði látið í té í trúnaði afrit af þeim gögnum sem hún lýtur að.Umsögn Kópavogsbæjar barst þann 12. desember 2018. Þar kemur fram að kæranda hafi verið látið í té afrit af umbeðnum gögnum. Umsögninni fylgdi afrit af erindi bæjarins til kæranda, dags. sama dag, og fylgiskjöl á alls 109 blaðsíðum. Úrskurðarnefndin fór þess því næst á leit að kærandi staðfesti móttöku gagnanna og léti jafnframt í ljós afstöðu sína til þess hvort tilefni væri til að halda meðferð málsins áfram.
Í svari kæranda, sem barst degi síðar, er því mótmælt að málinu yrði vísað frá þar sem Kópavogsbær hafi ekki afhent þau gögn sem kæran tók til. Kærandi undirstrikar að hann hafi óskað eftir öllum gögnum og samskiptum sem varði samþykktir byggingarfulltrúa í tilteknum málum. Hann þurfi að sjá þau gögn sem skilað hafi verið inn, kröfur um breytingar á þeim o.s.frv. Kærandi þurfi einnig að sjá samskipti byggingarfulltrúa við þá aðila sem tilgreindir séu, enda hafi byggingarfulltrúi sleppt því að svara tölvupóstum kæranda, kröfur hafi breyst og nýjum bætt við. Gögnin sem bærinn hafi afhent hafi aðallega verið afgreiðslur sem séu á opnum vef og svo afrit af stöðluðum byggingarleyfisumsóknum eða tilkynningum um að byggingarleyfisumsókn hafi verið móttekin. Þau gögn séu ekki fullnægjandi til þess að meta hvort jafnræðis sé gætt í málsmeðferð.
Með bréfi, dags. 17. desember 2018, var svar kæranda kynnt Kópavogsbæ og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi þess. Í athugasemdum bæjarins, dags. 3. janúar 2019, ítrekar bærinn að öll gögn sem lágu fyrir við ákvarðanatöku í þeim málum sem kærandi tilgreindi í beiðni sinni hafi verið afhent. Um sé að ræða umsóknir aðila, byggingarteikningar og bókanir byggingarfulltrúa á afgreiðslufundum. Þá liggi jafnframt fyrir umsagnir annarra aðila, s.s. slökkviliðs, heilbrigðiseftirlits og skipulagsyfirvalda sem og opinber leyfi og vottorð. Einstök samskipti byggingarfulltrúa við aðila máls séu almennt ekki vistuð inn í málakerfi Kópavogsbæjar enda fari samskiptin aðallega fram í viðtalstímum, þar sem fólk mæti á skrifstofu byggingarfulltrúa til að fara yfir gögn. Það verði að telja nánast ógerlegt að byggingarfulltrúi haldi fundargerðir yfir alla viðtalstíma í ljósi fjölda þeirra og mála sem byggingarfulltrúi afgreiði. Kópavogsbær bendir á að ágreiningsefni kæranda og bæjarins sé til meðferðar hjá úrskurðarnefnd umhverfis- og auðlindamála. Þá hafi byggingarfulltrúi ítrekað veitt kæranda svör og leiðbeiningar og kærandi hafi fengið afhent öll vistuð gögn í þeim málum sem beiðni hans tók til. Loks er bent á að allar teikningar og skráningartöflur af byggingarleyfisskyldum mannvirkjum í Kópavogsbæ sé hægt að nálgast á kortaveg bæjarins.
Athugasemdir Kópavogsbæjar voru kynntar kæranda þann 4. janúar 2019 og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum við kæru sína í ljósi þeirra. Með erindi, dags. 8. janúar 2019, ítrekar kærandi þá afstöðu að gögn samkvæmt beiðni hans hafi ekki verið afhent. Kærandi tekur dæmi um kröfur byggingarfulltrúa um gögn til hans sjálfs en hann hafi ekki fengið að sjá álíka kröfur til annarra aðila eða hvaða gögnum þeir skiluðu inn. Umsóknaraðilum sé skylt að skila öllum gögnum í rafrænu formi og skrifleg samskipti séu til í póstfangi byggingarfulltrúa eða annarra starfsmanna bæjarins.
Niðurstaða
Í máli þessu er deilt um afgreiðslu Kópavogsbæjar á beiðni kæranda um aðgang að gögnum er varða samþykktir byggingarfulltrúa bæjarins í tilteknum málum. Undir meðferð málsins veitti Kópavogsbær kæranda aðgang að gögnum er bærinn kvað falla undir beiðni kæranda en kærandi telur að bærinn hafi ekki sinnt skyldu sinni til að afhenda öll fyrirliggjandi gögn.Réttur til aðgangs að gögnum tekur til fyrirliggjandi gagna, sbr. 1. mgr. 5. gr. og 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Samkvæmt 20. gr. þeirra laga er heimilt að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun stjórnvalds um að veita aðgang að slíkum gögnum. Sama gildir um synjun stjórnvalds á beiðni um að afhenda gögn á því formi sem óskað er. Af þessu leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda gögn á tiltæku formi. Vísast um þetta til 20. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Þegar svo háttar til að stjórnvald hefur afhent kæranda þau gögn sem hann óskar eftir telst ekki vera um að ræða synjun stjórnvalds í skilningi 20. gr. og ber úrskurðarnefndinni að vísa kæru þar að lútandi frá. Rétt er að taka fram að það kemur í hlut annarra aðila að hafa eftirlit með því hvort stjórnvöld sinna skyldum sínum um skráningu og vistun gagna með fullnægjandi hætti, þ. á m. hvort efni gagna kunni að einhverju leyti að vera rangt eða hvort gögn séu ekki fyrirliggjandi vegna þess að þau hafa ekki verið skráð í málaskrá stjórnvalds. Vísast í þessu sambandi einkum til æðri stjórnvalda, þ.e. í þessu tilfelli samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins og Þjóðskjalasafns Íslands, umboðsmanns Alþingis og dómstóla.
Í 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga segir að við meðferð mála þar sem taka eigi ákvörðun um rétt eða skyldu manna beri stjórnvöldum að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn mála og séu ekki að finna í öðrum gögnum þess. Samkvæmt 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. á það sama við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum máls. Í 2. mgr. 27. gr. segir að stjórnvöld skuli gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fundargerða eða minnisblaða. Í skýringum við 2. mgr. 27. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að ákvæðið feli aðeins í sér áréttingu á ólögfestri skyldu stjórnvalda til að tryggja eðlilega meðferð opinberra hagsmuna.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur ekki forsendur til að rengja þá fullyrðingu Kópavogsbæjar að kæranda hafi verið veittur aðgangur að öllum gögnum sem skráð eru í málaskrá bæjarins vegna þeirra mála sem hann tilgreindi í beiðni sinni. Það er hins vegar ljóst að málin lúta að stjórnvaldsákvörðunum í skilningi 1. mgr. 27. gr. upplýsingalaga og 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Hafi Kópavogsbær ekki haldið skráningu um öll gögn málanna í samræmi við skráningarskyldu upplýsingalaga, stjórnsýslulaga og laga um opinber skjalasöfn, er það ámælisvert. Það fellur hins vegar utan valdsviðs úrskurðarnefndar um upplýsingamál að hafa eftirlit með því.
Þegar svo háttar hins vegar til að umbeðin gögn eða upplýsingar eru ekki til staðar og afhending þeirra kemur af þeim sökum ekki til greina, telst ekki vera um synjun stjórnvalds að ræða í skilningi 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga. Ekki verður annað ráðið af gögnum málsins en að Kópavogsbær hafi þegar veitt kæranda aðgang að þeim gögnum sem falli undir beiðnina og séu fyrirliggjandi í vörslum sveitarfélagsins. Með hliðsjón af framangreindu verður ekki hjá því komist að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Úrskurðarorð:
Kæru A, dags. 23. nóvember 2018, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson