A-340/2010. Úrskurður frá 7. júlí 2010

ÚRSKURÐUR

Hinn 7. júlí 2010 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-340/2010.

Kæruefni

Með tölvubréfi, dags. 18. maí 2010, kærði [...] þá ákvörðun Hafnarfjarðarkaupstaðar að synja honum um afhendingu afrits bréfs skólastjóra  [A skóla] til starfsmanna skólans. Hin kærða ákvörðun Hafnarfjarðarkaupstaðar var tekin þann sama dag.

Málsatvik og málsmeðferð

Atvik málsins eru þau að með tölvubréfi, dags. 18 maí fór kærandi þess á leit við Hafnarfjarðarkaupstað að honum yrði afhent afrit af bréfi skólastjóra [A skóla] til starfsmanna skólans. Beiðni þessari var synjað af hálfu sveitarfélagsins með bréfi, dags. sama dag. Þar kemur eftirfarandi fram:

„Eftir samráð við starfandi bæjarlögmann ber okkur ekki að afhenda afrit af þessu bréfi sem er ekki til lengur í skjalasafni bæjarins þar sem það hefur verið afturkallað. Sértu ekki sáttur við þessa ákvörðun er þér bent á möguleika þess að kæra hana til úrskurðarnefndar um upplýsingamál.“

Forsaga máls þessa er sú að á fundi fræðsluráðs Hafnarfjarðarbæjar 10. maí sl. var skólafyrirkomulag [B hverfis] Hafnarfjarðar til umfjöllunar og greint var frá gangi sameiningarmála. Eftirfarandi var bókað á fundinum:

„Fræðsluráð harmar bréf skólastjóra [A skóla] til ársráðinna kennara í 49% starfshlutfalli þar sem það er ekki í samræmi við niðurstöðu starfshóps og samþykkt fræðsluráðs.  Bréfið verði því dregið til baka.

Fræðsluráð felur stýrihópi vegna skólafyrirkomulags í [B hverfi] að fara yfir stöðu mála, að hópurinn fjalli um þau álitamál sem uppi eru varðandi stöðu starfsfólks sem ráðið er tímabundið við skólann og geri tillögu til fræðsluráðs.

Fulltrúi VG óskar bókað:

Fulltrúi VG furðar sig á þeirri misstigu sem málefni starfsfólks hafa ratað í við sameiningu skólanna. Ljóst er að bréf sem sent var starfsmönnum [A skóla] og þeim tilkynnt að þeirra starfskrafta væri ekki lengur óskað, er ekki í samræmi við niðurstöðu starfshóps um skólamál [B hverfis]. Þar kemur fram að almennum starfsmönnum verði ekki sagt upp störfum og að starfsfólk skólanna hafi jafna stöðu gagnvart þeim störfum sem til ráðstöfunar eru. Fulltrúi VG fagnar því að bréfið sé dregið til baka og farið að niðurstöðu starfshóps um skólamál [B hverfis].

Fulltrúi Sjálfstæðisflokks tekur undir bókun fulltrúa VG.

Fulltrúar Samfylkingar óska bókað:

Bréf það sem skólastjóri [A skóla] sendi kennurum með ársráðningu í hlutastörf var ekki sent í umboði fræðsluráðs eða annarra bæjaryfirvalda. Bréfið hefur verið dregið til baka með samþykkt fræðsluráðs á þessum fundi.“

Eins og fram hefur komið barst kæra máls þessa úrskurðarnefnd um upplýsingamál með tölvubréfi, dags. 18. maí. Var kæran send Hafnarfjarðarkaupstað með bréfi úrskurðarnefndar, dags. 19. maí, og sveitarfélaginu veittur frestur til að gera athugasemdir við kæruna til 28. þess sama mánaðar. Óskaði úrskurðarnefndin jafnframt eftir því að henni yrðu látin í té afrit af umbeðnum gögnum innan sama frests. Frestur Hafnarfjarðarkaupstaðar til að gera athugasemdir við kæruna var framlengdur til 11. júní.

Með bréfi, dags. 7. júní bárust svör Hafnarfjarðarkaupstaðar. Þar kemur eftirfarandi m.a. fram:

„Bréf það sem um ræðir var sent fyrir misskilning af skólastjóra [A] þann 30. apríl sl. til lausráðinna starfsmanna hjá skólanum og síðan afturkallað með tölvupósti 10. maí sl. eftir umfjöllun í fræðsluráði sama dag.

Skjalið hefur því enga þýðingu lengur við meðferð þessa máls sem um ræðir og ekki verður séð að á Hafnarfjarðarbæ hvíli skylda til að varðveita skjalið sem hlýtur að vera forsenda þess að unnt sé að afhenda það kæranda.

Ef niðurstaða úrskurðarnefndar verður sú að skjal það sem um ræðir teljist hluti af stjórnsýslumáli og að bænum beri að varðveita það ásamt öðrum gögnum málsins þá er vísað til 5. gr. upplýsingalaga en þar segir að óheimilt sé að veita almenningi aðgang að gögnum um einka- og fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á. Umrætt bréf var sent til örfárra starfsmanna [A] þar sem fram kemur að ekki verði unnt að endurnýja ráðningarsamninga við þá. Ætla verður að slík skjöl hvort sem þau varða að ekki komi til endurráðningar starfsmanna eða uppsagnabréf séu þess eðlis að varði einkamálefni viðkomandi sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari.“

Með bréfi Hafnarfjarðarkaupstaðar var bréf skólastjóra [A], dags. 30. apríl sl., sem kærandi hefur óskað aðgangs að, afhent úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Með bréfi, dags. 8. júní, voru kæranda kynntar athugasemdir Hafnarfjarðarkaupstaðar. Með tölvubréfi, dags. 10. júní, ítrekaði kærandi kröfur sínar um afhendingu bréfsins.

 Niðurstaða

1.

Samkvæmt 3. gr. upplýsingalaga ber stjórnvöldum, þar á meðal sveitarfélögum, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekin mál, sé þess óskað. Til þess að þessi skylda sé virk er ennfremur mælt fyrir um það í 22. gr. sömu laga að stjórnvöldum sé skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.

Stjórnvöldum er almennt ekki heimilt að draga bréf til baka og afmá þau samhliða úr skjalaskrám sínum. Það á ekki síður við í þeim tilvikum þegar stjórnvöld taka ákvarðanir eða lýsa beinlínis yfir tiltekinni afstöðu sem síðan er dregin til baka eða afturkölluð með öðrum hætti, t.d. á grundvelli 25. gr. stjórnsýslulaga.

Í þessu máli liggur fyrir að Hafnarfjarðarkaupstaður synjaði beiðni kæranda um aðgang að gögnum í fyrstu með vísan til þess að bréfið væri ekki lengur til í skjalasafni bæjarins þar sem það hefði verið afturkallað. Hafnarfjarðarkaupstaður hefur hins vegar við meðferð málsins afhent úrskurðarnefnd um upplýsingamál afrit þess. Af því er ljóst að bréfið er fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu. Ennfremur er ljóst að það tengist meðferð sveitarfélagins á tilteknu máli, hvort sem það er varðveitt meðal annarra gagna málsins í málaskrám eða ekki.

Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál, með þeim takmörkunum sem greinir í 4. til 6. gr. laganna. Ljóst er því að beiðni kæranda um aðgang að gögnum á undir upplýsingalög. Hafnarfjarðarkaupstað ber því að verða við beiðni hans um aðgang að gögnum, eigi ekki takmarkanir skv. 4. til 6. gr. laganna við. Af þessari ástæðu er ennfremur óþarft að taka frekari afstöðu til þess hvort sú stjórnsýsla Hafnarfjarðarkaupstaðar að afmá bréf sem ritað var af hálfu starfsmanns sveitarfélagsins úr skjalasafni þess um leið og það var afturkallað hafi verið í samræmi við upplýsingalög.

2.

Af hálfu Hafnarfjarðarkaupstaðar hefur til rökstuðnings þess að heimilt sé að synja kæranda um aðgang að umbeðnu gagni verið vísað til 5. gr. upplýsingalaga. Þar segir orðrétt: „Óheimilt er að veita almenningi aðgang að gögnum um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á. Sömu takmarkanir gilda um aðgang að gögnum er varða mikilvæga fjárhags- eða  viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila.“

Hafnarfjarðarkaupstaður hefur vísað til þess að bréfið sem um ræðir innihaldi upplýsingar um að tilteknir starfsmenn hljóti ekki endurráðningu og af þeim sökum upplýsingar um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt sé og eðlilegt að leynt fari.

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur kynnt sér efni bréfs skólastjóra [A skóla], dags. 30. apríl sl., en í bréfinu koma m.a. fram upplýsingar um breytingar vegna sameiningar [Y skóla] og [Z skóla] og stofnunar nýs grunnskóla í [B hverfi] Hafnarfjarðar. Þá kemur í bréfinu fram að ársráðningasamningar við tiltekna starfsmenn í 49% starfi sem renna eiga út 31. júlí nk. verði ekki endurnýjaðir vegna þeirra breytinga sem um ræðir. Þeir starfsmenn sem í hlut eiga eru tilgreindir í bréfinu og þeim þakkað fyrir vel unnin störf og þeim óskað velfarnaðar í framtíðinni.

Að þessu virtu telur úrskurðarnefnd um upplýsingamál það bréf sem um ræðir ekki innihalda upplýsingar um einka- eða fjárhagsmálefni þessara einstaklinga sem sanngjarnt sé og eðlilegt að leynt fari þar sem einungis er um að ræða lista yfir lausráðið starfsfólk skólans sem ráðið er til 31. júlí nk. Breytir þar engu um þótt sveitarfélagið hafi dregið efni umrædds bréfs til baka á síðari stigum, enda var bréfið á dagskrá fundar fræðsluráðs þar sem það hlaut afgreiðslu eins og rakið hefur verið.

Samkvæmt framansögðu er það niðurstaða úrskurðarnefndar um upplýsingamál að Hafnarfjarðarbæ beri að veita kæranda aðgang að bréfi skólastjóra [A skóla] til starfsmanna skólans sem dags. er 30. apríl sl.  

Trausti Fannar Valsson er í leyfi frá störfum í úrskurðarnefndinni og hefur varamaður hans, Símon Sigvaldason, tekið sæti í nefndinni.

Úrskurðarorð

Hafnarfjarðarkaupstað ber að afhenda kæranda, [...], afrit bréfs skólastjóra [A skóla], dags. 30. apríl sl.

 Friðgeir Björnsson

formaður

       Sigurveig Jónsdóttir                                                                             Símon Sigvaldason