Hinn 9. september 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1213/2024 í máli ÚNU 24020010.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 13. febrúar 2024, kærði Oddur Júlíusson synjun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf. (hér eftir einnig Herjólfur) á beiðni hans um aðgang að gögnum.
 
Með erindi til Herjólfs, dags. 20. desember 2023, óskaði kærandi eftir aðgangi að rekstraráætlun félags­ins fyrir árið 2024. Herjólfur synjaði beiðninni með bréfi 27. janúar 2024 og vísaði til þess að um vinnugagn væri að ræða sem væri undanþegið upplýsingarétti.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Herjólfi þann 20. mars 2024 og félaginu veittur kostur á að koma á fram­færi um­sögn um kæruna. Jafnframt var þess óskað að Herjólfur léti úrskurðarnefnd um upp­lýs­inga­mál í té afrit af þeim gögnum sem kæran lyti að.
 
Umsögn Herjólfs barst úrskurðarnefndinni 27. mars 2024. Í umsögninni er rakið að rekstraráætlun félags­ins sé vinnugagn sem sé undanþegið upplýsingarétti samkvæmt 5. tölul. 6. gr. og 8. gr. upp­lýs­ingalaga, nr. 140/2012. Um sé að ræða excel-skjal þar sem finna megi áætlun félagsins um tekj­ur og útgjöld á tilteknu tímabili. Rekstraráætlunin sé lifandi skjal sem sé kallað fram fyrir stjórn­arfundi í þeim tilgangi að vinna út frá því ákvarðanir sem tengjast rekstrinum. Gögnin séu frá félaginu sjálfu og séu ekki afhent út fyrir það. 
 
Umsögn Herjólfs var kynnt kæranda með bréfi, dags. 2. maí 2024, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum sem hann og gerði 8. sama mánaðar. Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úr­skurð­arnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við meðferð þess.
 

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um synjun Herjólfs á beiðni kæranda um aðgang að rekstraráætlun félagsins fyrir árið 2024 en beiðni kæranda var synjað á þeim grundvelli að um vinnugagn væri að ræða.
 
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál þykir rétt að benda á að drög að rekstraráætlun Herjólfs fyrir árið 2024 voru lögð fyrir og samþykkt á fundi stjórnar félagsins 12. desember 2023. Kærandi sendi fyrrgreinda beiðni til Herjólfs 20. sama mánaðar. Af gögnum málsins verður ráðið að Herjólfur hafi ekki afmarkað beiðni kæranda við framangreind drög heldur þá rekstraráætlun sem er unnið með í daglegum rekstri félagsins. Í ljósi beiðni kæranda er ekki tilefni til að gera athugasemdir við þá afmörkun. Að þessu gættu verður ekki tekin afstaða til þess hvort kærandi kunni að eiga rétt til aðgangs að því skjali sem var lagt fyrir og samþykkt á fyrrgreindum fundi Herjólfs 12. desember 2023.
 
Samkvæmt 5. tölul. 6. gr. upplýsingalaga geta vinnugögn verið undanþegin upplýsingarétti. Hug­tak­ið vinnu­gagn er skilgreint í 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga en samkvæmt málsgreininni eru vinnu­gögn þau gögn sem stjórnvöld eða aðrir aðilar samkvæmt I. kafla laganna hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undir­búning ákvörð­unar eða annarra lykta máls. Í 2. málslið málsgreinarinnar er tekið fram að gögn teljist ekki lengur til vinnugagna hafi þau verið afhent öðrum, nema afhending hafi verið til eftirlitsaðila á grundvelli laga­skyldu. Ákvæði 5. tölul. 6. gr., sbr. 8 gr. laganna, felur í sér undantekningu frá meginregl­unni um rétt almennings til aðgangs að gögnum sem skýra ber þröngri lögskýringu.
 
Í athugasemdum við 8. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að til þess að skjal teljist vinnu­gagn þurfi þremur skil­yrðum að vera fullnægt. Gagn þarf að vera undirbúningsgagn í reynd, það skal útbúið eða ritað af starfs­mönnum stjórnvaldsins sjálfs og það má ekki hafa verið afhent öðrum. Tekið er fram að í öðru skil­yrðinu felist það m.a. að gögn sem útbúin eru af utanaðkomandi sér­fræð­ing­um, svo sem verk­tökum, fyrir stjórnvald teljist ekki til vinnugagna. Í þriðja skilyrðinu, þ.e. að gagn hafi ekki verið afhent öðrum, felst það m.a. að hafi skjal verið afhent einkaaðila eða stjórn­valdi t.d. með tölvu­pósti eða öðrum hætti, telst það almennt ekki lengur til vinnugagna.
 
Af ákvæði 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga leiðir að meta þarf heildstætt á grundvelli framangreindra sjón­ar­miða hvort umbeðin gögn uppfylli það skilyrði að teljast í reynd vinnugögn. Teljist þau til vinnu­gagna að hluta eða öllu leyti þarf síðan að taka afstöðu til þess hvort veita beri aðgang að þeim á grundvelli 3. mgr. 8. gr. laganna.
 
Herjólfur afhenti úrskurðarnefndinni skjáskot af excel-skjali sem hefur að geyma rekstraráætlun félags­ins. Skjalið ber með sér að stafa frá félaginu sjálfu og kemur þar fram sundurliðað yfirlit yfir áætl­aðar tekjur og útgjöld félagsins vegna rekstur þess á árinu 2024. Í umsögn Herjólfs er rakið að skjal­ið hafi ekki verið afhent öðrum og það sé nýtt til undirbúnings við töku ákvarðana sem tengjast rekstri þess. Úrskurðarnefndin hefur ekki forsendur til þess að rengja þær fullyrðingar félagsins. 
 
Að framangreindu gættu er að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál um vinnugagn að ræða í skiln­ingi 8. gr. upplýsingalaga. Þá koma ekki fram í skjalinu endanlegar ákvarðanir um afgreiðslu mála, upplýsingar sem er skylt að skrá eða annað slíkt, sbr. 3. mgr. 8. gr. Verður því að telja að Herj­ólfi sé heimilt að undanþiggja skjalið upplýsingarétti á grundvelli 5. tölul. 6. gr. laganna. Verð­ur synjun Herjólfs því staðfest.
 

Úrskurðarorð

Ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf., dags. 27. janúar 2024, er staðfest.
 
 
 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir