1047/2021. Úrskurður frá 29. nóvember 2021.
Úrskurður
Hinn 29. nóvember 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1047/2021 í máli ÚNU 21060018.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 28. júní 2021, kærði A ákvörðun Reykjavíkurborgar um synjun beiðni um aðgang að gögnum.Í kæru kemur fram að Reykjavíkurborg hafi á undanförnum árum stigið þó nokkur jákvæð skref í að efla gagnsæi og hafi m.a. sett sér metnaðarfulla upplýsingastefnu í þessum tilgangi. Þannig hafi borgin áður birt öll gögn sem lögð voru fram í borgarráði á vefsíðu sinni með fundargerðum ráðsins. Á síðastliðnum árum hafi borgin hins vegar sleppt því að birta sum af þeim gögnum sem lögð eru fram í ráðinu og tiltekið að með einhverjum dagskrárliðum ráðsins séu lögð fram trúnaðarmerkt fylgiskjöl. Þessum trúnaðarmerktu fylgiskjölum sé dreift til meðlima ráðsins sem reikna megi með að deili þeim með aðstoðarfólki sínu og öðrum sem þeir leita ráðgjafar hjá enda komi fram í þeim mikilvægar forsendur þeirra ákvarðana sem borgarráð tekur.
Á fundi borgarráðs þann 20. maí 2021 hafi verið lögð fram slík trúnaðarmerkt fylgiskjöl undir
dagskrárliðum 13-22 þar sem fjallað hafi verið um forsendur milljarða útgjalda Reykjavíkurborgar samkvæmt fréttum fjölmiðla. Kærandi hafi því óskað með tölvupósti þann 25. maí 2021 eftir upplýsingum um þessi fylgiskjöl sem og afritum af þeim. Kærandi ítrekaði erindið þann 4. júní 2021 og óskaði einnig eftir sambærilegum upplýsingum og afritum skjala sem lögð voru fram á fundi borgarráðs þann 3. júní 2021.
Með erindi, dags. 9. júní 2021, afgreiddi Reykjavíkurborg beiðnir kæranda. Borgin veitti kæranda aðgang að nokkrum skjölum að hluta en synjun beiðni um aðgang að því sem eftir stóð var studd við 5. tölul. 10. gr. og 5. tölul 6. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Með erindi borgarinnar, dags. 14. júní, var ákvörðunin rökstudd frekar og vísað til 2. og 5. tölul. 1. mgr. 6. gr. upplýsingalaga varðandi minnisblað vegna viðræðna við Neyðarlínuna. Um greinargerð fjárstýringarhóps um skuldabréfaútboð Reykjavíkur var vísað til 2. tölul. 1. mgr. 6. gr. upplýsingalaga, auk reglna um innherjaupplýsingar, einkum 4. mgr. 122. gr. þágildandi laga um verðbréfaviðskipti nr. 108/2007.
Kærandi segir að umbeðin gögn hafi óumdeilanlega verið lögð fram á fundum borgarráðs og í samræmi við lýðræðishefðir séu slík gögn opinber gögn. Hafi þau verið bundin trúnaði sé ljóst að með framlagningu í borgarráði sé sá trúnaður ekki lengur fyrir hendi. Skjölin skýri frá mikilvægum forsendum ákvarðana sem borgarráð taki þar sem um verulega fjármuni almennings sé að ræða. Með því að neita að afhenda almenningi framlögð skjöl í borgarráði sé unnið gegn tilgangi upplýsingalaga og möguleikar almennings til aðhalds takmarkaðir. Slíkt sé enda ólýðræðislegt, almenningur geti þá hvorki veitt stjórnsýslunni aðhald né þeim kjörnu fulltrúum sem stjórnsýsla borgarinnar hafi gert að halda trúnað um það sem óneitanlega séu hagsmunir almennings. Það fordæmi sem sett sé með neitun á afhendingu þessara trúnaðarmerktu fylgiskjala sé afar slæmt. Vel kunni að vera að sveitarfélög þurfi í undantekningartilfellum að upplýsa kjörna fulltrúa um einhver atriði sem bundin séu trúnaði. Gögn um slíkt séu þá ekki lögð fram á vettvang hinna lýðræðislega kjörnu ráða. Kærandi kveðst þekkja vel a.m.k. eitt dæmi um það sem átt hafi sér stað á fundi borgarráðs 17. febrúar 2020 undir lið 29. Þar hafi fulltrúi í ráðinu beðið borgarlögmann um að lagt yrði fram tiltekið skjal. Borgarlögmaður hafi ritað borgarráði bréf þar sem því hafi verið hafnað á þeim forsendum að þetta væri vinnuskjal en borgarráðsfulltrúum leyft að kynna sér efni þess á skrifstofu borgarstjórnar. Borgarlögmaður hafi áréttað að minnisblaðið væri ekki til afritunar, birtingar, deilingar eða dreifingar.
Kærandi telur tilvísanir borgarinnar til rafrænna öryggishagsmuna til réttlætingar synjuninni afar ótrúverðugar. Það sé nær útilokað að þeir sem ábyrgð bera á rafrænum öryggishagsmunum
Reykjavíkurborgar hafi stefnt þeim hagsmunum í hættu með því að upplýsa kjörna fulltrúa og
aðstoðarmenn þeirra um atriði sem leynt eiga að fara. Að mati kæranda er líklegra að Reykjavíkurborg noti þetta sem tylliástæðu til þess að halda gögnum leyndum sem snerti ríka
fjárhagslega hagsmuni almennings. Kærandi fer því fram á að nefndin endurskoði þetta mat í ljósi þess hvaða rafrænu öryggishagsmuni sé verið að vernda og hvort þeir séu meiri en hagsmunir almennings af birtingu. Hafi nefndin ekki forsendur til þess að endurskoða mat Reykjavíkurborgar í þessu efni fer kærandi fram á að nefndin kalli sér til ráðgjafar og aðstoðar
sérfróðan aðila eins og nefndinni er heimilt sbr. 2. mgr. 21. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Reykjavíkurborg með erindi, dags. 29. júní 2021, og veittur frestur til að skila umsögn um hana. Jafnframt var þess óskað að úrskurðarnefndinni yrði látið í té í trúnaði afrit af þeim gögnum sem kæran lýtur að.Umsögnin barst þann 20. júlí 2021. Þar kemur í upphafi fram að hin kærða ákvörðun hafi varðað synjun beiðni kæranda um aðgang að eftirfarandi gögnum í heild sinni:
• Minnisblaði: „Heimild til að hefja innkaup vegna endurnýjunar á netskápum og netskiptum“, dags. 13. maí 2021.
• Minnisblaði: „Heimild til að hefja útboðsferli á úthýsingu tölvuvélasala í gagnaver“, dags. 13. maí 2021.
• Minnisblaði: „Heimild til að hefja undirbúning, innkaup og innleiðingu á öryggis- og aðgangskerfi stjórnsýsluhúsa“, dags. 12. maí 2021.
• Drögum að minnisblaði: „Tilboð um kaup á hlutum Reykjavíkurborgar í Neyðarlínunni ohf.“, dags. 7. apríl 2021.
• Greinargerð fjárstýringarhóps, dags. 2. júní 2021.
Þá sé um að ræða synjun beiðni kæranda um aðgang að eftirfarandi minnisblöðum að hluta:
• „Heimild til að fara í útboð og innleiðingu á nýju síma- og samskiptakerfi Reykjavíkurborgar“, dags. 12. maí 2021.
• „Heimild til að framhalda allsherjar innleiðingu á fjarfundarbúnaði“, dags. 17. maí 2021.
• „Heimild til að hefja innkaupaferli vegna innleiðingar á Microsoft Office 365 á alla starfstaði borgarinnar“, dags. 13. maí 2021.
• „Heimild til að hefja kaup og innleiðingu á kerfi til að halda utan um hugbúnaðarleyfi og búnað“, dags. 13. maí 2021.
• „Heimild til að hefja útboð og innleiðingu á alþjónustu á prentumhverfi fyrir alla starfstaði Reykjavíkurborgar“, dags. 12. maí 2021.
• „Heimild til að hefja útboðsferli á rafrænu fræðslukerfi fyrir Reykjavíkurborg“, dags. 14. maí 2021.
• „Heimild til að hefja útboðsferli á rafrænu starfsumsóknarkerfi fyrir Reykjavíkurborg“, dags. 24. maí 2021.
• „Heimild til að hefja kaup, innleiðingu og þróun á gagnavinnslustöð“, dags. 21. maí 2021.
• „Heimild til að hefja umbætur á veflægu viðburðadagatali Reykjavíkurborgar“, dags. 27. maí 2021.
• „Heimild til að hefja kaup á kerfi og uppsetningu á veflægu skipuriti fyrir vef Reykjavíkurborgar“, dags. 27. maí 2021.
• „Heimild til að hefja innkaup á gæða- og öryggiskerfi til að halda utan um og hafa eftirlit með heilsu vefsvæða borgarinnar“, dags. 27. maí 2021.
• „Heimild til að hefja kaup á og uppsetningu á kerfiseiningum fyrir vélþýðingar og kaup á vinnu við yfirlestur“, dags. 27. maí 2021.
• „Heimild til að hefja undirbúning, innkaup og innleiðingu á innanhúsleiðsögukorti fyrir stjórnsýsluhús“, dags. 26. maí 2021.
Af hálfu Reykjavíkurborgar kemur fram að umbeðin gögn varði m.a. fyrirhuguð innkaupaferli og afmáðar hafi verið upplýsingar um áætlaðan kostnað verkefnanna. Jafnframt hafi kæranda verið synjað um aðgang að gögnum sem hafi að geyma upplýsingar um öryggismál og tillögu borgarstjóra um viðræður um sölu á hlut Reykjavíkurborgar í Neyðarlínunni ohf. og fyrirhugað skuldabréfaútboð borgarinnar. Þá eru í umsögninni rakin ákvæði 5. tölul. 10. gr., 5. tölul. 6. gr. og 8. gr. upplýsingalaga auk athugasemda við ákvæðin í greinargerð með frumvarpi því er varð að lögunum.
Reykjavíkurborg segir að þau gögn sem kærandi hafi fengið aðgang að að hluta varði tillögur þjónustu- og nýsköpunarsviðs undir liðum 13 og 15-19 á fundi borgarráðs 20. maí 2021 og 14-20 á fundi ráðsins 3. júní 2021. Einungis hafi verið afmáðar upplýsingar um áætlaðan kostnað verkefna. Fyrirhugað sé að bjóða út verkefnin með innkaupaferlum á grundvelli laga nr. 120/2016 um opinber innkaup og innkaupareglna Reykjavíkurborgar. Með því að upplýsa um áætlaðan kostnað verkefna fengju bjóðendur fyrir fram upplýsingar um kostnaðaráætlun borgarinnar. Við framkvæmd útboða og innkaupaferla sé venjan sú að kostnaðaráætlun sé haldið leyndri fyrir bjóðendum fram yfir opnun tilboða. Það sé gert til að tryggja samkeppni og jafnræði milli bjóðenda í samræmi við meginreglu opinberra innkaupa sem birtist í 15. gr. laga um opinber innkaup sem og að afla kaupanda hagstæðustu tilboðunum frá bjóðendum. Verði umbeðnar upplýsingar gerðar opinberar geti það leitt til þess að bjóðendur bjóði hærri verð sem hafi í för með sér meiri kostnað fyrir borgina. Af þessu sé ljóst að mikilvægir almannahagsmunir krefjist þess að takmarka aðgang kæranda að umbeðnum gögnum þar sem þau geymi upplýsingar um fyrirhugaðar ráðstafanir sem myndu ekki skila tilætluðum árangri væru þau á almannavitorði, sbr. 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga.
Í umsögninni segir loks að öll þau gögn sem kæranda hafi verið synjað um, bæði að hluta og öllu leyti, teljist einnig til vinnugagna í skilningi 8. gr. upplýsingalaga. Gögnin hafi verið trúnaðarmerkt á fundum borgarráðs og séu öll undirbúningsgögn. Þá sé ekki að sjá að eitthvert þeirra atriða sem nefnd eru í 1.-4. tölul. 3. mgr. 8. gr. laganna eigi við um gögnin.
Umsögn Reykjavíkurborgar var kynnt kæranda með erindi, dags. 22. júlí 2021 og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum í ljósi hennar.
Athugasemdir kæranda bárust þann 3. ágúst 2021. Þar ítrekar kærandi sjónarmið um að umbeðin gögn hafi öll verið lögð fram í borgarráði fyrir kjörna fulltrúa. Reykjavíkurborg hafi haft annan hátt á þegar upplýsa hafi þurft kjörna fulltrúa um atriði bundin trúnaði. Þá vísar kærandi til úrskurðar úrskurðarnefndarinnar nr. 734/2018 frá 6. apríl 2018 en í því máli hafi Reykjavíkurborg haldið því fram að minnisblað hafi ekki verið afhent öðrum og vísað sérstaklega til þess að það hafi ekki verið lagt fyrir fund umhverfis- og skipulagsráðs borgarinnar. Sú afstaða verði ekki skilin öðruvísi en að ef minnisblaðið hefði verið lagt fram í umhverfis- og skipulagsráði þá hefði borginni borið að afhenda það, enda hafi hefðin verið sú að gögn sem lögð eru fram í ráðum á vegum borgarinnar séu opinber gögn.
Af hálfu kæranda kemur loks fram að borgarráð sé lýðræðislega kjörið ráð sem kjörnir fulltrúar skipi. Gögn sem lögð eru fram í ráðinu séu mikilvægar forsendur ákvarðana sem þar eru teknar. Til þess að kjósendur geti sinnt lýðræðislegu aðhaldshlutverki sínu sé afar nauðsynlegt að gagnsæi ríki um þessi störf eins og hefðin hafi verið fyrir utan síðustu ár. Almenningur verði að geta lagt mat á störf kjörinna fulltrúa miðað við þær forsendur sem þeir hafi. Sú leyndarhyggja sem felist í því að leggja fram leyniskjöl í borgarráði grafi undan möguleikum almennings á slíku aðhaldi.
Niðurstaða
1.Í máli þessu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að gögnum í vörslum Reykjavíkurborgar, þ.e. minnisblöðum og skyldum gögnum sem lögð voru í trúnaði fyrir fundi borgarráðs. Af hálfu Reykjavíkurborgar er vísað til þess varðandi hluta umbeðinna gagna að afmáðar hafi verið upplýsingar um kostnaðaráætlanir borgarinnar vegna fyrirhugaðra útboða þar sem um væri að ræða upplýsingar um fyrirhugaðar ráðstafanir eða próf á vegum hins opinbera ef þau skiluðu ekki tilætluðum árangri væru þau á almannavitorði, sbr. 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga.
Þá byggist synjun á beiðni kæranda um aðgang að tilteknum gögnum í heild sinni á því að um sé að ræða upplýsingar um ráðstafanir sem ætlað er að tryggja öryggi rafrænna gagna, virka fjárhags- og viðskiptahagsmuni lögaðila og fyrirhugaðar ráðstafanir er varði fjármál og tekjuöflun sveitarfélagsins. Í þessu sambandi vísar borgin einnig til 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga en jafnframt til 9. gr. laganna, auk 122. gr. þágildandi laga um verðbréfaviðskipti nr. 108/2007. Loks byggir Reykjavíkurborg á því að öll umbeðin gögn teljist til vinnugagna í skilningi 5. tölul. 6. gr., sbr. 8. gr., upplýsingalaga.
2.
Um orðasambandið „fyrirhugaðar ráðstafanir“ í 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga segir eftirfarandi í athugasemdum með frumvarpi því er varð að lögunum:
„Markmið þessa ákvæðis er að hindra að nokkur geti aflað sér á ótilhlýðilegan hátt vitneskju um fyrirhugaðar ráðstafanir á vegum hins opinbera. Með ráðstöfunum á vegum ríkis og sveitarfélaga er m.a. átt við fyrirhugaðar ráðstafanir í fjármálum, svo sem aðgerðir í gjaldeyrismálum, skattamálum, tollamálum og öðrum málum er varða tekjuöflun hins opinbera. Ákvæði þetta getur þannig í sumum tilvikum verndað sömu hagsmuni og ákvæði 3. tölul. Hér undir falla einnig ráðstafanir sem ætlað er að tryggja öryggi, svo sem fyrirhugaðar eftirlitsaðgerðir lögreglu og annarra yfirvalda í þágu umferðaröryggis. Enn fremur er heimilt samkvæmt þessum tölulið að takmarka aðgang almennings að gögnum sem lúta að fyrirhuguðum ráðstöfunum í kjaramálum starfsmanna ríkis og sveitarfélaga til þess að tryggja jafnræði í kjarasamningum hins opinbera og viðsemjenda þess. Undanþágunni verður einnig beitt í tengslum við hagræðingu og breytingu í rekstri opinberra stofnana og fyrirtækja.“
Þá segir enn fremur:
„Ákvæðið gerir ráð fyrir því að stjórnvald meti sjálfstætt í hverju tilviki hverjar afleiðingar það hefði ef ljóstrað yrði upp um fyrirhugaðar ráðstafanir. Séu líkur á því að árangur skerðist, þótt ekki sé nema að litlu leyti, mundi stjórnvaldi að öllu jöfnu vera heimilt að synja um að veita umbeðnar upplýsingar á grundvelli þessa ákvæðis. Þegar þær ráðstafanir eru afstaðnar sem 5. tölul. tekur til er almenningi heimill aðgangur að gögnunum nema aðrar takmarkanir samkvæmt lögunum eigi við, sbr. 12. gr. frumvarpsins. Með vísun til annarra takmarkana samkvæmt lögunum er vísað til þess að þau kunni að innihalda upplýsingar um einkamálefni manna eða önnur atriði sem leynt eiga að fara af öðrum ástæðum en 10. gr. frumvarpsins tekur til.“
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur áður fjallað um rétt almennings og þátttakenda í opinberum útboðum til aðgangs að kostnaðaráætlunum opinberra aðila í tengslum við útboðin. Þannig hefur jafnan verið komist að þeirri niðurstöðu að skylt sé að veita aðgang að slíkum gögnum eftir að tilboð hafa verið opnuð, sbr. t.d. úrskurði úrskurðarnefndarinnar nr. 646/2016, 647/2016 og 848/2019. Öðru máli gegnir um kostnaðaráætlanir vegna verkefna sem ekki hafa enn verið boðin út. Þannig var t.d. fallist á það með Landsneti hf. í úrskurði nr. 638/2016 að kostnaðaráætlanir vegna framkvæmda sem ekki höfðu verið boðnar út teldust til gagna um mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni félagsins sem sanngjarnt væri og eðlilegt að leynt færu á grundvelli 1. tölul. 1. mgr. 6. gr. þágildandi laga um upplýsingarétt um umhverfismál nr. 23/2006, sbr. 9. gr. upplýsingalaga. Þá var það niðurstaða nefndarinnar í úrskurði nr. 993/2021 að fjármála- og efnahagsráðuneytinu hefði verið heimilt að synja beiðni um aðgang að kostnaðaráætlunum varðandi framkvæmdakostnað verkefna við gerð nýs Landspítala, sem ekki höfðu enn verið boðin út, á grundvelli 3. og 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga. Þá má geta þess að í úrskurði nr. A-522/2014 komst úrskurðarnefndin að þeirri niðurstöðu að kostnaðaráætlanir gætu að öðrum skilyrðum uppfylltum talist til vinnugagna í skilningi 5. tölul. 6. gr., sbr. 8. gr., upplýsingalaga.
Eins og hér stendur á liggur fyrir að í þeim gögnum sem kærandi fékk afhent að hluta voru einungis afmáðar upplýsingar um kostnaðaráætlun Reykjavíkurborgar vegna verkefna sem til stóð að bjóða út í samræmi við lög um opinber innkaup. Af hálfu Reyjavíkurborgar hefur komið fram að upplýsingarnar verði gerðar opinberar eftir að tilboð verða opnuð, svo sem venja er í opinberum útboðum. Við þessar aðstæður má fallast á það með Reykjavíkurborg að slíkar upplýsingar geti haft verðmyndandi áhrif, verði þær gerðar opinberar og var borginni því heimilt að synja kæranda um aðgang að þeim þegar beiðni hans kom fram á grundvelli 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga, sbr. 3. mgr. 5. gr. laganna.
3.
Hvað varðar þau gögn sem kæranda var synjað um aðgang að í heild sinni hefur Reykjavíkurborg eins og áður greinir vísað til þess að um vinnugögn sé að ræða. Til þess að skjal teljist vinnugagn þarf almennt þremur skilyrðum að vera fullnægt samkvæmt 1. mgr. 8. gr. Gagn þarf að vera undirbúningsgagn, það skal útbúið eða ritað af starfsmönnum stjórnvaldsins sjálfs og það má ekki hafa verið afhent öðrum. Skoðun úrskurðarnefndarinnar á gögnunum hefur leitt í ljós að þau bera með sér að hafa verið unnin af starfsmönnum Reykjavíkurborgar til undirbúnings ákvarðana um tiltekin mál þar sem bakgrunni er lýst, helstu staðreyndum sem máli skipta og velt upp mögulegum valkostum. Gögnin uppfylla þannig fyrstu tvö skilyrði þess að teljast vinnugögn og ekki er ástæða til að vefengja fullyrðingar Reykjavíkurborgar um að þau hafi ekki verið afhent utanaðkomandi aðilum.
Enda þótt fallist sé á með borginni að skjölin uppfylli efnisleg skilyrði þess að teljast vinnugögn þarf að kanna hvort önnur rök standi til að veita almennan aðgang að þeim. Samkvæmt ákvæði 1.-4. tölul. 3. mgr. 8. gr. upplýsingalaga ber stjórnvöldum að veita aðgang að vinnugögnum í vissum tilvikum, þ.e. þegar þar kemur fram endanleg ákvörðun um afgreiðslu máls, upplýsingar sem stjórnvaldi er skylt að skrá skv. 1. mgr. 27. gr. laganna, upplýsingar um atvik máls sem ekki koma annars staðar fram eða lýsing á vinnureglum eða stjórnsýsluframkvæmd á viðkomandi sviði. Með orðalaginu „upplýsingar um atvik máls sem ekki koma annars staðar fram“, sbr. 3. tölul. málsgreinarinnar, er einkum vísað til upplýsinga um mikilvægar staðreyndir máls sem af einhverjum ástæðum er ekki að finna annars staðar en kunna að hafa haft áhrif á ákvarðanatöku. Rökin að baki þessari reglu eru einkum þau að slíkar upplýsingar geti verið ómissandi til skýringar á ákvörðun og af þeim orsökum sé ekki rétt að undanþiggja þær aðgangi almennings enda þótt þær sé aðeins að finna í vinnuskjölum. Samsvarandi undanþágu frá upplýsingarétti aðila máls og fram kemur í 3. tölul. 3. mgr. 8. gr. er að finna í stjórnsýslulögum.
Í þessu sambandi horfir úrskurðarnefndin til þess að öll gögnin lýsa umfangsmiklum fyrirhuguðum verkefnum af hálfu Reykjavíkurborgar sem krefjast ráðstöfunar umtalsverðs opinbers fjármagns. Að mati úrskurðarnefndarinnar innihalda minnisblöðin að miklu leyti upplýsingar sem eru ómissandi til skýringar á þessum ákvörðunum og því standa viss rök til að almenningi verði veittur aðgangur að þeim. Af hálfu Reykjavíkurborgar hefur aftur á móti komið fram að skjölin innihaldi viðkvæmar upplýsingar um öryggi rafrænna gagna, virka fjárhags- og viðskiptahagsmuni lögaðila og fyrirhugaðar ráðstafanir er varði fjármál og tekjuöflun sveitarfélagsins. Hér á eftir verður farið yfir hvert skjal með hliðsjón af framangreindum sjónarmiðum.
Minnisblaðið „Heimild til að hefja innkaup vegna endurnýjunar á netskápum og netskiptum“ er dags. 13. maí 2021 og er tvær blaðsíður. Að mati úrskurðarnefndarinnar inniheldur minnisblaðið að nær öllu leyti upplýsingar sem eru ómissandi til skýringar á ákvarðanatöku Reykjavíkurborgar og ekki er að finna annars staðar, sbr. 3. tölul. 3. mgr. 8. gr. upplýsingalaga. Hins vegar er fallist á það með Reykjavíkurborg að minnisblaðið hafi að litlu leyti að geyma upplýsingar um öryggismál sem utanaðkomandi gæti nýtt sér til að valda borginni skaða. Þá er jafnframt að finna upplýsingar um áætlaðan kostnað verkefnisins, sem ekki hefur enn verið boðið út, sbr. niðurstöðu að framan. Verður því Reykjavíkurborg gert að veita kæranda aðgang að minnisblaðinu en heimilt er þó að afmá hluta þess á grundvelli 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga eins og nánar greinir í úrskurðarorði.
Minnisblaðið: „Heimild til að hefja útboðsferli á úthýsingu tölvuvélasala í gagnaver“ er dags. 13. maí 2021 og er þrjár blaðsíður. Um er að ræða áform um umfangsmiklar framkvæmdir sem kostaðar yrðu með opinberu fé og eru upplýsingarnar sem skjalið hefur að geyma að mati úrskurðarnefndarinnar ómissandi til skýringar á ákvarðanatöku Reykjavíkurborgar. Þær takmörkuðu upplýsingar sem varða öryggismál eru að mati nefndarinnar of almennar til að Reykjavíkurborg eða öðrum sé nokkur hætta búin þótt þær verði aðgengilegar almenningi. Verður því Reykjavíkurborg gert að veita kæranda aðgang að minnisblaðinu en heimilt er þó að afmá hluta þess sem varðar heildarkostnað á grundvelli 5. tölul. 10. gr. upplýsingalaga.
Minnisblaðið: „Heimild til að hefja undirbúning, innkaup og innleiðingu á öryggis- og aðgangskerfi stjórnsýsluhúsa“ er dags. 12. maí 2021 og þrjár blaðsíður. Skjalið hefur að geyma upplýsingar sem eru að mati úrskurðarnefndarinnar ómissandi til skýringar á ákvarðanatöku Reykjavíkurborgar varðandi málið en þó er að finna takmarkaðar upplýsingar um öryggismál og heildarkostnað sem verður að játa borginni heimild til að afmá áður en skjalið er afhent kæranda. Verður því Reykjavíkurborg gert að veita kæranda aðgang að minnisblaðinu eins og nánar greinir í úrskurðarorði.
Skjalið „Skuldabréfaútboð - Greinargerð“ er dags. 2. júní 2021 og er sjö blaðsíður. Í skjalinu er bakgrunni og valkostum vegna áætlaðs skuldabréfaútboðs lýst en það hefur nú farið fram. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál eru allar upplýsingar sem ómissandi eru til skýringar á ákvarðanatöku Reykjavíkurborgar að finna annars staðar í skilningi 3. tölul. 3. mgr. 8. gr. upplýsingalaga, en allar helstu upplýsingar um útboðið hafa birst opinberlega af hálfu borgarinnar. Verður því fallist á það með Reykjavíkurborg að um vinnugagn sé að ræða og ákvörðun um synjun beiðni kæranda staðfest að þessu leyti.
Loks eru á meðal umbeðinna gagna drög að minnisblaðinu „Tilboð um kaup á hlutum Reykjavíkurborgar í Neyðarlínunni ohf.“ Drögin eru dags. 7. apríl 2021 og eru sex blaðsíður. Í skjalinu er farið yfir sögu eignarhlutar Reykjavíkurborgar í Neyðarlínunni ohf. og velt upp hugsanlegum valkostum. Endanleg niðurstaða málsins birtist í samningi um sölu á hlutafé Reykjavíkurborgar í Neyðarlínunni ohf., sem var samþykktur á fundi borgarráðs þann 1. júlí 2021. Við þessar aðstæður er fallist á það með Reykjavíkurborg að heimilt hafi verið að synja beiðni kæranda á grundvelli þess að um vinnugagn hafi verið að ræða í skilningi 5. tölul. 6. gr., sbr. 8. gr. upplýsingalaga og ákvörðun borgarinnar staðfest að þessu leyti.
Úrskurðarorð:
Reykjavíkurborg er skylt að veita kæranda, A, aðgang að eftirfarandi gögnum:• Minnisblaðinu „Heimild til að hefja innkaup vegna endurnýjunar á netskápum og netskiptum“, dags. 13. maí 2021. Þó er heimilt að afmá efnisgreinina sem hefst á orðunum: „Netlagnaskáparnir“ og endar á „búnaði“ á fyrri blaðsíðu skjalsins auk upplýsinga um áætlaðan heildarkostnað á síðari blaðsíðu skjalsins.
• Minnisblaðinu „Heimild til að hefja útboðsferli á úthýsingu tölvuvélasala í gagnaver“, dags. 13. maí 2021. Þó er heimilt að afmá upplýsingar um áætlaðan heildarkostnað á þriðju blaðsíðu skjalsins.
• Minnisblaðinu „Heimild til að hefja undirbúning, innkaup og innleiðingu á öryggis- og aðgangskerfi stjórnsýsluhúsa“, dags. 12. maí 2021. Þó er heimilt að afmá efnisgreinina sem hefst á orðunum; „Þá eru“ og endar á „starfsfólks“ á fyrstu blaðsíðu, efnisgreinina sem hefst á: „Sama gildir“ og endar á „bregðast“ á annarri blaðsíðu auk upplýsinga um áætlaðan heildarkostnað á þriðju blaðsíðu skjalsins.
Hin kærða ákvörðun er að öðru leyti staðfest.
Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson Sigríður Árnadóttir