A-404/2012. Úrskurður frá 10. febrúar 2012

ÚRSKURÐUR

Hinn 10. febrúar 2012 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-404/2012.

Kæruefni

Með bréfi, dags. 28. nóvember 2011, kærði [A] til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun Reykjavíkurborgar um aðgang að gögnum um námsleyfi [B], [C], [D] og [E], starfsmanna Íþrótta- og tómstundaráðs Reykjavíkurborgar (ÍTR).

Málsatvik

Með tölvupósti, dags. 10. nóvember 2011, óskaði kærandi eftir að fá aðgang að öllum skjölum og gögnum varðandi töku námsleyfa [B], [C], [D] og [E], starfsmanna Íþrótta- og tómstundaráðs Reykjavíkurborgar. Þá bað kærandi og um upplýsingar um það hvort fyrir lægju ákvarðanir vegna töku launaðra námsleyfa hjá ÍTR fyrir árið 2012 og eins hvort einhverjir hefðu fengið samþykkt námsleyfi á því ári.

Með bréfi, dags. 24. nóvember 2011, synjaði Reykjavíkurborg kæranda um umbeðin gögn en í bréfinu segir eftirfarandi: „Vísað er til erindis þíns sem barst undirritaðri í tölvupósti þann 10. október sl. þar sem beðið er um öll skjöl og gögn er varða námsleyfi tilgreindra starfsmanna Reykjavíkurborgar. Nú þegar hafa þér verið sendar upplýsingar um veitt námsleyfi umræddra starfsmanna. Eftir vandlega skoðun er það afstaða Reykjavíkurborgar að afhenda ekki umsóknir um leyfin eða afgreiðslu þeirra þar sem gögnin innihalda upplýsingar um atriði sem ekki varða málið og verða ekki afhent þriðja aðila. Í sama erindi er spurt um ákvarðanir ÍTR um veitingu námsleyfa árið 2012. Því er til að svara að fjárhagsáætlun sviðsins gerir ekki ráð fyrir launuðum námsleyfum árið 2012 og slík leyfi hafa þar af leiðandi ekki verið samþykkt.“

Málsmeðferð

Sem fyrr segir barst kæra þessa máls úrskurðarnefnd um upplýsingamál með bréfi, dags. 28. nóvember 2011. Kæran var send Reykjavíkurborg með bréfi úrskurðarnefndarinnar, dags. 1. desember, þar sem vísað er til skyldu stjórnvalds samkvæmt 11. og 13. gr. upplýsingalaga og því beint til borgarinnar að taka ákvörðun um afgreiðslu beiðni kæranda eigi síðar en 9. desember hafi það ekki þegar verið gert. Í bréfinu er tekið fram að kjósi Reykjavíkurborg að synja kæranda um umbeðinn aðgang að gögnum óski úrskurðarnefndin eftir því að henni verði látin í té í trúnaði afrit af þeim gögnum innan sama frests. Jafnframt er borginni gefinn kostur á að gera athugasemdir við kæruna og koma að rökstuðningi fyrir ákvörðun sinni innan sömu tímamarka.

Svarbréf Reykjavíkurborgar er dags. 5. desember 2011. Í því kemur m.a. eftirfarandi fram: „Að mati mannauðsskrifstofu innihalda gögnin upplýsingar um umsækjendur sem ekki verða afhentar þriðja aðila. [A] hefur þegar fengið upplýsingar um námsleyfi viðkomandi, lengd leyfis og hver veitti leyfið. Í umsóknum og svörum við umsóknunum koma fram upplýsingar um hvaða nám er að ræða og í sumum tilfellum fleiri upplýsingar sem varða ekki málið. Af þeim sökum var aðgangi að gögnunum hafnað.“

Með bréfi úrskurðarnefndarinnar, dags. 19. desember, var kæranda gefinn kostur á því að gera frekari athugasemdir varðandi kæruna í tilefni af umsögn Reykjavíkurborgar frá 5. desember s.á.

Kærandi sendi úrskurðarnefndinni tölvupóst 21. desember og segir í honum m.a.: Þá staðfestist það hér með að ég óska enn eftir gögnum um umrædd námsleyfi [C], [D], [B] og [E]. Í bréfinu frá Reykjavíkurborg kemur fram að í sumum tilfellum séu upplýsingar sem varða ekki málið. Hvers vegna er mér þá neitað um upplýsingar í öllum tilfellum? Ég fékk mjög snubbóttar upplýsingar í júní sl. um þessi námsleyfi og það eru þau svör sem Reykjavíkurborg vísar í. Um málið frá júní sl. er ekki að ræða í kæru minni nú, þar sem ég bað um þessar upplýsingar aftur því öll gögn vantaði á sínum tíma og vantar enn. Þetta var því ný beiðni um sömu upplýsingar þar sem umbeðin gögn hafa aldrei verið afhent.“

Reykjavíkurborg hefur látið úrskurðarnefndinni í té eftirtalin gögn, sbr. bréf nefndarinnar frá 1. desember 2011:

1. Umsókn [E] um launað námsleyfi veturinn 2008-2009, ódagsett.
2. Svar Reykjavíkurborgar við erindi [E], dags. 4. október 2007.
3. Umsókn [D] um launað námsleyfi, dags. 15. júlí 2007.
4. Svar Reykjavíkurborgar við erindi [D], dags. 4. október 2007.
5. Umsókn [B] um launað námsleyfi, dags. 7. mars 2008.
6. Svar Reykjavíkurborgar við erindi [B], dags. 18. júní 2008.
7. Umsókn [C] um launað námsleyfi, ódagsett.

Á umsókn [C] er handritað að hún sé samþykkt. Samkvæmt upplýsingum lögfræðings mannauðsskrifstofu Reykjavíkurborgar var erindi hans afgreitt með þessum hætti en umsækjandanum ekki sent formlegt bréf um samþykkið.

Niðurstaða

Kæra  máls þessa lýtur að því að Reykjavíkurborg synjaði kæranda um aðgang að gögnum um námsleyfi fjögurra starfsmanna borgarinnar. Synjunin byggist á því að borgin telur að gögnin innihaldi upplýsingar um atriði sem ekki varði málið, þ.e. veitingu námsleyfanna, s.s. um  hvaða nám sé að ræða og fleiri upplýsingar, og verði því ekki afhent þriðja aðila.

Í 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga  segir: „Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr. Stjórnvöldum er þó ekki skylt að útbúa ný skjöl eða önnur gögn í ríkari mæli en leiðir af 7. gr.“ Aðalreglan er þannig sú að almenningur á rétt til aðgangs að fyrirliggjandi gögnum hjá stjórnsýslunni sem varða tiltekið mál. Hins vegar eru undantekningar frá þessari aðalreglu sem kveðið er á um í 4.-6. gr. laganna. Samkvæmt almennum lögskýringarreglum ber að skýra undantekningarreglur þröngt, þ.e. að með beitingu undantekningarreglu megi ekki skerða gildissvið aðalreglu nema að vissu marki. Gögnin sem ágreiningur stendur um ná til námsleyfa sem veitt voru á árunum 2007-2009 en þau gögn sem fyrir liggja eru um námsleyfi sem veitt voru á árunum 2007 og 2008. Samkvæmt 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga er heimilt að bera synjun stjórnvalds um aðgang að gögnum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál sem úrskurðar um ágreininginn. Úrskurðarnefndin lítur svo á að samkvæmt framangreindri lagagrein sé ágreiningur kæranda og Reykjavíkurborgar réttilega borinn undir hana.

Reykjavíkurborg byggir á því að í þeim skjölum sem synjað hefur verið um aðgang að komi fram upplýsingar sem ekki varði málið, þ.e. beiðni kæranda um aðgang að gögnum um veitingu námsleyfa. Þótt svo kunni að vera leiðir það ekki sjálfkrafa til þess að réttur til aðgangs að skjali sem tengist ákveðnu máli eins og í því tilviki sem hér um ræðir falli þar með niður, nema því aðeins að þær upplýsingar falli undir einhverja af undantekningarreglum 4.-6. gr. upplýsingalaga.

Í því máli sem hér er til meðferðar kemur einvörðungu til skoðunar undantekningarregla í 5. gr. laganna en samkvæmt henni er óheimilt að „veita almenningi aðgang að gögnum um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari nema sá samþykki sem í hlut á.“ Í 7. gr. er kveðið á um það að eigi ákvæði 4.-6. gr. „aðeins við um hluta skjals skal veita almenningi aðgang að öðru efni skjalsins.“

Þau skjöl sem til eru um samþykki námsleyfa, sbr. skjöl sem merkt eru nr. 2, 4 og 6 hér að framan, hafa að geyma ákvarðanir stjórnvalds um að veita starfsmönnum launað leyfi í ákveðinn tíma og þar með að ráðstafa opinberu fé. Upplýsingar sem fram koma í þessum skjölum er, að mati úrskurðarnefndarinnar, ekki hægt að telja þess efnis að þær varði einkamálefni viðkomandi leyfishafa sem sanngjarnt sé og eðlilegt að leynt fari, sbr. undantekningarákvæði 5. gr. upplýsingalaga, og gangi framar rétti almennings til upplýsinga samkvæmt 3. gr.  sömu laga. Af þessum ástæðum ber Reykjavíkurborg að veita kæranda aðgang að framangreindum skjölum.

Í skýringum við 5. gr. í frumvarpi því sem varð að upplýsingalögum segir m.a. eftirfarandi: „Augljóst er að óheftur aðgangur almennings að öllum gögnum, sem stjórnvöld ráða fyrir, kynni að rjúfa friðhelgi einkalífs manna. Á hinn bóginn myndi það takmarka upplýsingaréttinn mjög ef allar upplýsingar, sem snerta einkahagsmuni einstaklinga eða fyrirtækja, væru undanþegnar. Því hefur víðast hvar, þar sem upplýsingalög hafa verið sett, verið fylgt þeirri stefnu að láta meginregluna um upplýsingarétt taka til slíkra upplýsinga en með þeim takmörkunum sem gera verður til að tryggja friðhelgi einkalífs og mikilvæga hagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila.“

Í umsóknunum fjórum, sbr. skjöl merkt nr. 1, 3, 5 og 7 hér að framan, kemur fram til hvers umsækjandi um námsleyfi ætlar að nýta leyfið. Í tveimur umsóknanna kemur fram hver er námsferill umsækjanda en hinum tveimur ekki. Þá er í öllum umsóknunum lýsing á starfsferli að vissu marki. Engar upplýsingar koma fram um fjölskyldu- eða heimilishagi umsækjenda, eða mat fyrri vinnuveitenda á störfum umsækjenda, hafi þeim verið til að dreifa. Úrskurðarnefnd upplýsingamála telur að þær upplýsingar sem fram koma í umsóknunum séu ekki þess efnis að þær varði einkahagsmuni umsækjendanna eða friðhelgi einkalífs þeirra á þann hátt að sanngjarnt sé og eðlilegt að ekki sé veittur aðgangur að þeim. Niðurstaða úrskurðarnefndarinnar er því sú í því tilviki sem hér um ræðir að ekki séu efni til þess að beita undantekningarákvæði 5. gr. upplýsingalaga og því beri að veita kæranda aðgang að umsóknunum í samræmi við 1. mgr. 3. gr. laganna.

Úrskurðarorð

Reykjavíkurborg ber að veita kæranda, [A], aðgang að eftirtöldum gögnum:

1. Umsókn [E] um launað námsleyfi veturinn 2008-2009.
2. Svari Reykjavíkurborgar við erindi [E], dags. 4. október 2007.
3. Umsókn [D] um launað námsleyfi, dags. 15. júlí 2007.
4. Svari Reykjavíkurborgar við erindi [D], dags. 4. október 2007.
5. Umsókn [B] um launað námsleyfi, dags. 7. mars 2008.
6. Svari Reykjavíkurborgar við erindi [B], dags. 18. júní 2008.
7. Umsókn [C] um launað námsleyfi.

Trausti Fannar Valsson

formaður

 Friðgeir Björnsson                                                                                     Sigurveig Jónsdóttir