1057/2022. Úrskurður frá 3. febrúar 2022
Hinn 3. febrúar 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1057/2022 í máli ÚNU 21070008.
Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 7. júlí 2021, kærði A afgreiðslu Garðabæjar á beiðni hans um aðgang að gögnum. Í kæru segir að kærandi telji Garðabæ ekki geta fært sannanir fyrir því að öll gögn hafi verið afhent. Einnig telji hann furðulegt af sveitarfélaginu að kalla eftir því að þegnar þess tiltaki hvaða gögn starfsmenn sveitarfélagsins hafi útbúið eða stofnað til. Kærandi segir að frá því í október 2020 hafi sveitarfélagið skráð á lista hvaða gögn hafi verið afhent, þannig hafi það ekki yfirsýn yfir þau gögn sem hafi verið afhent fyrir þann tíma. Einnig bendir kærandi á að samkvæmt erindi sveitarfélagsins geti komið fyrir að gögn séu ekki afhent ef starfsmenn bæjarfélagsins noti ekki rétt leitarskilyrði við leit af gögnum. Kærandi telur að það hljóti að vera á ábyrgð bæjarfélagsins að sjá til þess að ferlar við afhendingu gagna séu þannig úr garði gerðir að öll réttmæt gögn séu afhent, en kærandi telur ljóst af svari sveitarfélagsins að svo hafi ekki verið. Kærandi kveðst ítrekað hafa fengið sömu gögn í hendur og í sumum tilfellum hafi yfirstrikanir verið mismunandi. Þá telur hann réttast að bæjarfélagið leggi fram lista yfir þau skjöl sem þegar hafi verið afhent. Að öðrum kosti væri eðlilegast að það afhenti öll gögn líkt og um nýja gagnabeiðni væri að ræða.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Garðabæ með bréfi, dags. 19. ágúst 2021, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar.
Í umsögn Garðabæjar, dags. 2. september 2021, er vakin athygli á því að fjöldi gagnabeiðna hafi borist sveitarfélaginu frá kæranda. Í mörgum þeirra mála sé að finna fleiri en eina beiðni eða að fram komi í kjölfar beiðna „framhaldsbeiðnir“ um upplýsingar og því sé oft erfitt að átta sig á afmörkun þeirra. Í mörgum tilvikum sé ítrekað verið að biðja um sömu gögnin. Garðabær hafi margoft vakið athygli kæranda á þeirri grundvallarreglu að beiðni um afhendingu gagna skuli beinast að fyrirliggjandi gögnum sem varði tiltekið mál eða að tilteknum fyrirliggjandi gögnum, sbr. 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012. Sveitarfélagið segir fullyrðingu kæranda um að sveitarfélagið geti ekki sannað að öll gögn hafi verið afhent með öllu órökstudda. Kærandi hafi fengið afhent á þriðja þúsund blaðsíðna af gögnum. Í mörgum ef ekki flestum tilvikum sé um að ræða gögn sem kærandi hafi þegar sjálfur undir höndum en afgreiðsla gagnabeiðna kæranda hafi oft á tíðum reynst mjög tímafrek.
Umsögn Garðabæjar var kynnt kæranda með erindi, dags. 3. september 2021, og honum veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum um það sem þar kemur fram. Í athugasemdum kæranda, dags. 5. september 2021, segir að hann hafi þurft að kalla eftir aðstoð frá m.a. mennta- og menningarmálaráðuneyti, samgöngu- og sveitarstjórnaráðuneyti og Persónuvernd og að ítrekað hafi verið gerðar alvarlegar athugasemdir við störf Garðabæjar í þessu máli.
Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um afgreiðslu Garðabæjar á gagnabeiðnum kæranda en hann telur sveitarfélagið ekki hafa yfirsýn og geti því ekki sannað að öll umbeðin gögn hafi verið afhent.
Upplýsingalög nr. 140/2012 leggja ekki þá skyldu á stjórnvöld að halda sérstaka skráningu yfir öll gögn sem afhent eru á grundvelli laganna. Í 1. mgr. 27. gr. laganna segir þó að við meðferð mála þar sem taka eigi ákvörðun um rétt eða skyldu manna beri stjórnvöldum að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega eða viðkomandi fær vitneskju um með öðrum hætti ef þær hafa þýðingu fyrir úrlausn mála og sé ekki að finna í öðrum gögnum þess. Samkvæmt 2. málsl. 1. mgr. 27. gr. á það sama við um helstu ákvarðanir um meðferð máls og helstu forsendur ákvarðana, enda komi þær ekki fram í öðrum gögnum máls. Í 2. mgr. 27. gr. segir að stjórnvöld skuli gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. um samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fundargerða eða minnisblaða. Í skýringum við 2. mgr. 27. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga kemur fram að ákvæðið feli aðeins í sér áréttingu á ólögfestri skyldu stjórnvalda til að tryggja eðlilega meðferð opinberra hagsmuna.
Samkvæmt 1. mgr. 20. gr. upplýsingalaga er úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum. Það er ekki hlutverk úrskurðarnefndarinnar að hafa eftirlit með því hvort stjórnvöld hafi yfirsýn yfir afgreiðslu upplýsingabeiðna og afhendingu gagna, eða með hvaða hætti þau skrá upplýsingar um meðferð mála hjá sér. Það kemur í hlut annarra aðila að hafa eftirlit með því hvernig stjórnvöld sinna skyldum sínum að þessu leyti, einkum æðri stjórnvalda og umboðsmanns Alþingis. Kæra þessi snýr að atriðum sem falla utan valdsviðs nefndarinnar og verður henni því vísað frá.
Úrskurðarorð
Kæru A, dags. 7. júlí 2021, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir