A-412/2012. Úrskurður frá 29. mars 2012
ÚRSKURÐUR
Hinn 29. mars 2012 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-412/2012.
Kæruefni
Með erindi til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. 26. ágúst 2010, kærði [A] hrl. fyrir hönd [B], afgreiðslu Kópavogsbæjar á beiðni hans um aðgang að gögnum er tengjast landi því sem þessir aðilar undirrituðu eignarnámssátt um 30. janúar 2007.
Málsatvik og málsmeðferð
Sem fyrr segir barst kæra máls þessa úrskurðarnefnd um upplýsingamál með bréfi, dags. 26. ágúst 2010. Meðferð málsins fyrir úrskurðarnefndinni hefur tekið langan tíma. Málið var formlega tekið fyrir á fundi úrskurðarnefndarinnar þann 28. júní 2011. Þá lá þegar fyrir í málinu mikið af gögnum, sem bæði höfðu orðið til vegna samskipta nefndarinnar við kæranda og kærða en einnig höfðu aðilar málsins sjálfir átt í samskiptum undir meðferð kærumálsins. Gögn um síðastnefnd samskipti bárust úrskurðarnefndinni jafnóðum og þar sem þau lutu að afmörkun kæruefnisins og fólu í sér upplýsingar um afstöðu málsaðila til hennar teljast þau jafnframt hluti af gögnum kærumálsins.
Á fundi úrskurðarnefndar um upplýsingamál 28. júní 2011 var ákveðið að afla nánari upplýsinga um það hvað lægi fyrir af gögnum sem tengdust beiðni kæranda hjá kærða og að óska eftir fundi með fulltrúum Kópavogsbæjar í þeim tilgangi. Fól nefndin formanni og ritara að mæta til fundar með fulltrúum Kópavogsbæjar fyrir hennar hönd. Þessi fundur var haldinn 30. júní 2011.
Á fundinum var farið yfir minnisblað úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. sama dag, og bréf kæranda til Kópavogsbæjar annars vegar og úrskurðarnefndarinnar hins vegar vegna málsins. Um var að ræða fimmtán bréf kæranda, dags. frá 10. desember 2009 til 23. maí 2011. Í þeim hafði af hálfu úrskurðarnefndarinnar sérstaklega verið merkt við þau atriði sem þóttu óljós og borin voru undir fulltrúa Kópavogsbæjar. Bréfin með slíkum merkingum, ásamt minnisblaðinu, voru send Kópavogsbæ fyrir fundinn.
Á umræddum fundi fulltrúa úrskurðarnefndar um upplýsingamál og fulltrúa Kópavogsbæjar var ákveðið að þeir síðarnefndu könnuðu eftirtalin atriði og gerðu úrskurðarnefndinni grein fyrir afstöðu sinni til þeirra í vikunni 4.–8. júlí 2011:
1. Vatnsverndarmál:
Kópavogsbær fer yfir málaskrá sína og tekur afstöðu til þess hvort til séu vatnsverndarmál sem falla undir beiðni kæranda og hvaða skjöl í þeim málum kærandi eigi rétt til aðgangs að á grundvelli upplýsingalaga. Þau skjöl sem Kópavogsbær synjar kæranda um aðgang að skal afhenda úrskurðarnefnd um upplýsingamál ásamt efnislegum rökstuðningi fyrir synjun.
2. Tölvupóstar:
Kópavogsbær kannar hvort til séu tölvupóstar sem falla undir beiðni kæranda sem ekki hafa verið afhentir. Ef tölvupóstar eru ekki fyrir hendi upplýsir Kópavogsbær úrskurðarnefndina um það. Ef Kópavogsbær synjar kæranda um aðgang að tölvupóstum skal afhenda þá úrskurðarnefnd um upplýsingamál ásamt efnislegum rökstuðningi fyrir synjun.
3. Skipulagstillögur:
Kópavogsbær skoðar tilvísun til þess að ekki hafi verið afhentar tvær skipulagstillögur og tekur afstöðu til afhendingar. Ef Kópavogsbær synjar kæranda um aðgang að skipulagstillögunum skal afhenda þær úrskurðarnefnd um upplýsingamál ásamt efnislegum rökstuðningi fyrir synjun.
Þá kom fram á fundinum að þegar svör Kópvogsbæjar bærust úrskurðarnefnd um upplýsingamál yrðu þau kynnt kæranda og honum gefinn kostur á að koma að athugasemdum sínum við þau ef tilefni væri til.
Þann 27. september 2011 höfðu svör Kópavogsbæjar ekki borist nefndinni þrátt fyrir ítrekanir. Tilmæli nefndarinnar voru því enn á ný ítrekuð með bréfi þann dag. Fram kom í bréfi nefndarinnar að þess væri vænst að svör bærust hið fyrsta og án frekari tafa ella myndi nefndin gera innanríkisráðuneytinu viðvart á grundvelli 102. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998. Kæranda var jafnframt sent afrit bréfsins.
Með tölvubréfi kæranda til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. 27. september, upplýsti kærandi að hann teldi einnig falla undir beiðni sína um afhendingu gagna, og ekki falla undir töluliðina þrjá sem ræddir voru á fundi úrskurðarnefndarinnar og Kópavogsbæjar 30. júní sl., gögn um jarðfræðirannsóknir fram til áramótanna 2007/2008, sundurliðun á útreikningum gatnagerðargjalda og útreikning yfirtökugjalda í Vatnsendahlíð.
Nokkur samskipti voru á milli úrskurðarnefndarinnar og Kópavogsbæjar í kjölfar bréfs úrskurðarnefndarinnar, dags. 27. september. Til að upplýsa kæranda um stöðu málsins sendi nefndin honum bréf , dags. 21. október, þar sem eftirfarandi kemur m.a. fram:
„Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur áður upplýst yður um fund sem formaður og ritari nefndarinnar áttu með fulltrúum Kópavogskaupstaðar í lok júní sl. Úrskurðarnefndin hefur í framhaldinu ítrekað erindi sín til sveitarfélagsins vegna kæru yðar, sbr. m.a. bréf nefndarinnar til Kópavogskaupstaðar, dags. 27. september sl.
Úrskurðarnefndin hefur upplýst sveitarfélagið um að í ljósi skorts á svörum við erindum nefndarinnar verði það næsta skref hennar að vísa málinu hvað það varðar til innanríkisráðuneytisins skv. 102. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998, en á grundvelli þeirrar lagaheimildar getur ráðuneytið veitt sveitarfélaginu áminningu og eða beitt öðrum viðurlögum vegna skýrra lögbrota. Úrskurðarnefndin hefur litið svo á að sinni stjórnvöld ekki þeim lagaskyldum að afhenda úrskurðarnefnd um upplýsingamál þau gögn er henni er þörf á aðgangi að til að sinna úrskurðarhlutverki sínu felist í því skýrt lögbrot, sbr. 2. mgr. 16. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, eins og henni var breytt með 3. gr. laga nr. 83/2000. Úrskurðarnefndin mun jafnframt leita annarra leiða til að tryggja svör sveitarfélagsins við erindum hennar lögum samkvæmt.
Í símtali formanns úrskurðarnefndarinnar og [C] héraðsdómslögmanns og starfsmanns Kópavogskaupstaðar, þann 20. október 2011 kom fram að búið væri að safna saman þeim gögnum sem úrskurðarnefndin hefði óskað eftir vegna ofangreindrar kæru yðar. Í símtalinu kom fram að umtalsverðan tíma hefði tekið að safna saman gögnum sem varði málefni þau sem kæra yðar lúti að frá starfsmönnum sveitarfélagsins. Af hálfu [C] kom einnig fram að stefnt væri að því að svör sveitarfélagsins í kærumálinu muni liggja fyrir nk. mánudag, 24. október, en ella að úrskurðarnefndinni yrðu þann dag látnar í té ítarlegar skýringar á framgangi málsins og því fyrir hvaða tímamark gögn málsins og skýringar sveitarfélagsins berist úrskurðarnefndinni.“
Með bréfi, dags. 27. október 2011, barst úrskurðarnefndinni bréf Kópavogsbæjar til kæranda dags. sama dag. Með bréfinu voru kæranda afhent þau gögn sem Kópavogsbær taldi falla undir beiðni hans. Eftirfarandi kemur m.a. fram í bréfinu til kæranda:
„Vatnsverndarmál.
Við leit í málskrá Kópavogsbæjar koma fram 15 mál frá árinu 2007 og fram að dagsetningu fyrirspurnar þinnar, þar sem vikið er að vatnsvernd með einhverjum hætti. Sum þessara mála virðast ekki varða fyrirspurn þína, en þau eru samt sem áður öll talin upp hér að neðan til þess að gefa heildstæða mynd af þessum hluta gagnaöflunarinnar. Um er að ræða eftirfarandi mál:
0701194 Vatnsvernd á höfuðborgarsvæðinu – Kjóavellir
0705261 Vatnsvernd
0706016 Svæðisskipulag breyting . Vatnsendakriki, Heiðmörk. stækkun brunnsvæðis.
0801229 Vatnsvernd á höfuðborgarsvæðinu – aðalskipulag, breyting
0805059 Vatnsendahlíð, endurskoðun greiðslukjara v. byggingarréttar
0806267 Vatnsendahlíð, minnisblað um miðlun ofanvatns
0809019 Vatnsendablettur 241a.
0809268 Vatnsendahlíð – Þing. Aðalskipulag Kópavogs 2000-2010. Deiliskipulag.
0810120 Vöktun Elliðavatns. Rannsóknir Náttúrufræðistofu Kópavogs.
0810390 Vatnsendablettur 134 breytt deiliskipulag.
0902019 Vatnsendakriki. Þjónustusamningur um mannvirki Vatnsveitu Kópavogs á vatnsverndarsvæði í Vatnsendakrika.
0903108 Vatnsvík – deiliskipulag
0904199 Vatnsverndarsvæði í aðalskipulagi.
0907158 Vatnsveita Í Vatnsendakrika Í Heiðmörk – Dómsmál
0910430 Skipulag vatnsverndar á höfuðborgarsvæðinu
Meðfylgjandi er listi yfir öll skjöl sem varðveitt eru undir hverju máli fyrir sig. Kópavogsbær óskar ekki eftir að undanskilja neitt þessara skjala og er afrit af þeim öllum meðfylgjandi.
Tölvupóstar.
Leitað hefur verið að öllum tölvupóstum sem varða mál það sem fyrirspurn þín snýr að. Leit var framkvæmd hjá öllum þeim starfsmönnum sem hafa tekið einhvern þátt í vinnslu málsins. Meðfylgjandi eru allir þeir tölvupóstar sem til eru hjá Kópavogsbæ varðandi málið. Vegna umfangs fyrirspurnar þinna sl. ár er ekki hægt að segja til um hvort búið var að afhenda þér þessa tölvupósta áður að hluta til eða öllu leyti. Stærsti hluti þessara skjala er vinnugögn sem vafi leikur á hvort skylt er að varðveita eða afhenda. Samt sem áður hefur verið ákveðið að senda þér öll þau skjöl sem fundust.
Skipulagstillögur.
Farið var fram á að fá afrit af deiliskipulagstillögu dags. 4. sept 2006 vegna [...]. Í annarri beiðni þinni var farið fram á að fá afrit af áliti bæjarlögmanns 20. ágúst 2006. Tilefni þessarar beiðni virðist vera bókun á fundi skipulagsnefndar 5. september 2006, en þar er getið um skjöl með þessum dagsetningum. Við leit í skjalasafni bæjarins og skjalasafni bæjarskipulags hafa aðeins fundist deiliskipulagstillaga dags. 5. september 2006 og álit bæjarlögmanns dags. 4. september 2006. Þessi skjöl hafa líklega verið send þér áður, en ef svo skyldi ekki vera er afrit af þeim meðfylgjandi. Líklega skýringin á misræmi í dagsetningum er sú að mistök hafi verið gerð við bókun umræddrar fundargerðar.“
Með bréfi, dags. 30. október 2011, barst úrskurðarnefnd um upplýsingamál afrit af bréfi kæranda til kærða Kópavogsbæjar, dags. 28. október. Í því bréfi kæranda koma fram athugasemdir hans við bréf bæjarins, dags. 27. október, og afhendingu gagna. Í bréfinu kemur eftirfarandi m.a. fram:
„Það sem klárlega vantar upp á afhendingu er eftirfarandi:
1. Skipulagstillaga sem var lögð fram í bæjarráði 23. nóvember 2006 og samþykkt þar með fyrirvara um samþykki heilbrigðisnefnda (mál nr. [...] skv. bókun í fundargerð). Getið er um þennan uppdrátt í kæru til ÚNU dags. 24. janúar 2011 (ítrekað með bréfi 6. febrúar 2011). Í kærunni til ÚNU er rakinn ferill beiðni um afhendingu þessa skjals. Um er að ræða skipulagstillögu sem lögð er fram í uppdráttarformi. Þar sem áhrifasvæði vatnsverndar eru sýnd í litum, er nauðsynlegt að þessi uppdráttur (tillaga) verði afhent í lit.
2. Tillaga í uppdráttarformi, greinargerð og önnur gögn sem lögð voru fram á fundi skipulagsnefndar 21. nóv 2006 og varða breytingar á svæðisskipulagi vatnsverndar á höfuðborgarsvæðinu. Getið er um þessi gögn í kæru til ÚNU dags. 24. janúar 2011 (ítrekað með bréfi 6. febrúar 2011). Þar sem áhrifasvæði vatnsverndar eru sýnd í litum, er nauðsynlegt að uppdráttur (tillaga) verði afhent í lit.
3. Sundurliðum á álögðum gatnagerðargjöldum skv. kvörtun til ÚNU 24. janúar 2011. (Kostnaðarútreikningur að baki álagningu gatnagerðargjalda). Beðið var um þessi gögn með bréfi til yðar 21. desember 2010.
4. Sundurliðun á útreikningi yfirtökugjalda lóða í Vatnsendahlíð, sem auglýstar voru til úthlutunar í september 2007. Beðið var um þessi gögn í bréfi til yðar dags. 21. desember 2010 og kvörtun send ÚNU 24. janúar 2010. (Þessi beiðni var svo ítrekuð til Kópavogsbæjar 15. júlí 2011).
5. Niðurstaða jarðkönnunar Línuhönnunar á jarðsprungum í landi Vatnsenda (athafnasvæði við Víkurhvarf) dags. 24.11.2003. Beðið var um þetta skjal með bréfi dags. 15. júlí 2011. Vísað er í skjalið í breyttu deiliskipulagi fyrir athafnasvæðið dags. 26.11.2003 og ætti ekki að vera flókið að finna skjalið til.
6. Skýrsla Línuhönnunar um jarðsprungur í Vatnsendahlíð frá 6. nóvember 2007 og vísað er til í samþykktu deiliskipulagi fyrir Vatnsendahlíð. Beðið var um þetta tiltekna skjal með bréfi dags. 20. desember 2010, en beiðni um þetta skjal var innifalið í beiðni um niðurstöður jarðfræðirannsókna frá 26. ágúst 2010. Kvörtun vegna þessa var send ÚNU 30. nóvember 2010 og áréttuð sérstaklega m. tilliti til skjalsins frá 6. nóvember 2007 með bréfi til ÚNU þann 21. desember 2010 (bls. 2).
7. Tölvupóstar eða önnur gögn um sprungurannsóknir sem Línuhönnun sendi Kópavogsbæ „jafnóðum“ fyrir áramót 2007/2008. Beðið var um þessi gögn sérstaklega með bréfi dags. 20. desember 2010. Kvörtun var send ÚNU þann 21. desember 2010 og áréttuð með bréfi 15. september 2011.
Þau gögn sem tilgreind eru í töluliðum 1-7 hér að ofan eru afar mikilvæg vegna yfirstandandi matsgerða sem eru í vinnslu að beiðni Kópavogsbæjar. Sérstaklega er brýnt að fá án tafar þau gögn sem tilgreind eru í töluliðum 5-7 og lúta að jarðsprungum. Jarðkannanir skv. tl. 5 & 6 eru skjöl sem vísað er til í staðfestu skipulagi og óskiljanlegt hvers vegna þau hafa ekki verið afhent.
Vegna afhendingar tölvupósta þá vantar pósta frá [D] sem sendir voru og mótteknir á árinu 2006 og eins vantar pósta til og frá [E] sem var starfsmaður bæjarskipulags á þeim tíma sem um ræðir. Að minnsta kosti þarf að skýra hvers vegna þessi gögn eru ekki afhent.“
Í tilefni af því sem fram kemur í bréfi kæranda að Kópavogsbær hefði ekki afhent öll þau gögn sem kærandi taldi falla undir beiðni sína ritaði úrskurðarnefndin Kópavogsbæ bréf, dags. 31. október, þar sem þess var óskað að bærinn tæki afstöðu til þessa fyrir 7. nóvember. Úrskurðarnefndinni bárust svör Kópavogsbæjar með bréfi, dags. 9. nóvember. Hjálagt því bréfi fylgdi afrit af bréfi Kópavogsbæjar til kæranda, dags. 8. nóvember, og kemur þar eftirfarandi m.a. fram:
„Eftirfarandi eru skýringar Kópavogsbæjar varðandi þau atriði sem borin eru upp í bréfi þínu.
1.- 2. Skipulagstillaga eða –tillögur sem lagðar voru fram í skipulagsnefnd 21. nóvember 2006 og í bæjarráði 23. nóvember 2006.
Við leit í skjalasafni bæjarins fannst engin skipulagstillaga varðandi vatnsvernd sem merkt var þessum tiltekna fundi bæjarráðs. Við leit hjá bæjarskipulagi fannst tillaga (uppdráttur ásamt greinargerð) sem líklegt er að hafi verið gerð um það leyti sem umræddir fundir áttu sér stað. Tillagan er dagsett 13. september 2006, en einhverjar breytingar voru gerðar á henni eftir þann dag. Ekki er hægt að fullyrða að þetta hafi verið nákvæmlega sú útgáfa sem lá fyrir á fyrrnefndum fundum. Afrit af þessari tillögu er meðfylgjandi.
3. Sundurliðun á álögðum gatnagerðargjöldum fyrir Vatnsendahlíð. (Kostnaðarútreikningur að baki gatnagerðargjaldi).
Eins og fram kom í svörum sem send voru í tölvupósti 6. desember, vegna fyrri fyrirspurnar um sama efni, fer um útreikning gatnagerðargjalda, skv. lögum um gatnagerðargjald nr. 153/2006. Gatnagerðargjaldi er varið til gatnagerðar í sveitarfélaginu og til viðhalds gatna og annarra gatnamannvirkja. Gatnagerðargjald er ekki ákvarðað með hliðsjón af kostnaði við gatnagerð í einstökum hverfum heldur er það ákveðin prósenta af byggingarkostnaði í vísitöluhúsi. Þar af leiðandi eru ekki til neinir útreikningar á gatnagerðargjöldum fyrir Vatnsendahlíð. Kostnaðaráætlun vegna gatnagerðar á svæðinu liggur heldur ekki fyrir. Meðfylgjandi er gjaldskrá byggingarfulltrúa frá þessum tíma, þar sem fram koma gatnagerðargjöld fyrir mismunandi gerðir íbúða.
4. Sundurliðun á útreikningi yfirtökugjalda lóða í Vatnsendahlíð.
Yfirtökugjöld eru ekki reiknuð sérstaklega fyrir hverja lóð fyrir sig, heldur er sett gjaldskrá fyrir hverfi í heild sinni þar sem eitt gjald er fyrir hverja tegund íbúða. Meðfylgjandi er tillaga um yfirtökugjöld fyrir Vatnsendahlíð sem samþykkt var í bæjarráði 6. september 2007 og auglýsing um byggingarrétt í Vatnsendahlíð. Ekki eru til frekari gögn varðandi útreikning þessara gjalda.
5. Niðurstaða jarðkönnunar Línuhönnunar á jarðsprungum í landi Vatnsenda (athafnasvæði við Víkurhvarf) dags. 24.11.2003.
Skýrsla Línuhönnunar er meðfylgjandi.
6. Skýrsla Línuhönnunar um jarðsprungur í Vatnsendahlíð frá 6. nóvember 2007.
Skýrsla Línuhönnunar er meðfylgjandi.
7. Tölvupóstar eða önnur gögn um sprungurannsóknir sem Línuhönnun sendi Kópavogsbæ „jafnóðum“ fyrir áramót 2007/2008.
Auk þeirra skýrsla sem getið er um í lið 5 og 6 sendast þér hér með eftirfarandi gögn varðandi jarðfræðirannsóknir.
a. Greinargerð Línuhönnunar varðandi sprungu við Víkurhvarf 5, dags. 6.9.05.
b. Vatnsendahvarf. Jarðkönnun og lausleg athugun á sprungum, Línuhönnun mars 2003.
c. Hörðuvellir og nágrenni. Jarðkönnun áfangaskýrsla 1, Línuhönnun maí 2003.
d. Elliðahvammur – Kjóavellir. Jarðkönnun og athugun á sprungum. Línuhönnun mars 2005.
e. Minnisblað. Elliðahvammur – Kjóavellir, athugun á sprungum. Línuhönnun 15.2.2005.
f. Minnisblað. Elliðahvammur – Kjóavellir, athugun á sprungum. Línuhönnun 13.3.2005.
g. Minnisblað. Elliðahvammur – Kjóavellir, athugun á sprungum. Línuhönnun 31.3.2006.
h. Minnisblað. Jarðkönnun cobraborun. Línuhönnun 30.5.2006.
i. Hnoðraholt Smalaholt. Borholur í maí 2006. 3 uppdrættir frá Línuhönnun.
j. Rjúpnahæð, Smalaholt, Hnoðraholt. Jarðkönnun og athugun á sprungum. Línuhönnun mars 2007.
k. Tölvupóstur frá EFLU dags. 8.12.2010 ásamt fylgigögnum.
l. Minnisblað. Vatnsendi jarðkönnun. Hrun í sprungu. EFLA 9.9.2011.
Önnur gögn um mælingar sem voru send Kópavogsbæ jafnóðum kunna að vera til að einhverju leyti í póstkerfi bæjarins. Umrædd gögn eru vinnuskjöl til eigin nota og fela ekki í sér endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls. Niðurstöðurnar voru teknar saman í ofangreindum skýrslum Línuhönnunar og EFLU. Því telur Kópavogsbær sér ekki skylt að framkvæma frekari leit í tölvupóstum starfsmanna vegna þessa liðar og hafnar kröfu um það.
8. Tölvupóstar frá [D] og [E] fyrrverandi starfsmanns bæjarskipulags.
Eldri póstar til og frá [D] en þeir sem sendir voru þér þann 27. október sl. eru ekki til. Búið er að leita að þeim í póstkerfinu og í þeim eldri útstöðvum sem til eru og hafa ekki fundist eldri póstar.
Varðandi pósthólf [E] þá er pósthólf hans enn á póstþjóninum og væntanlega hefur engu verið eytt út úr því frá því að hann hætti. Til að skoða það pósthólf þarf að gera [E] viðvart og gefa honum kost á að vera viðstaddur leit í pósthólfi hans sbr. reglur Persónuverndar um rafræna vöktun. Ekki er vitað hvort í pósthólfi [E] er að finna einhver gögn varðandi vatnsvernd. Ef einhver slík gögn er þar að finna er eingöngu um að ræða vinnuskjöl til eigin afnota sem ekki hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá. [E] var almennur starfsmaður á bæjarskipulagi og hafði ekki umboð til endanlegrar afgreiðslu mála. Telja verður að hægt sé að afla allra nauðsynlegra upplýsinga um vatnsverndarmál með öðrum gögnum en tölvupóstum þessa starfsmanns. Af þeim sökum er ekki skylt að afhenda þessi gögn. Því er hafnað að leggja út í þá fyrirhöfn og kostnað sem því myndi fylgja að leita í umræddu pósthólfi viðkomandi starfsmanns.“
Með bréfi úrskurðarnefndarinnar til kæranda, dags. 9. nóvember 2011 var þess óskað að ef kærandi vildi koma á framfæri frekari athugasemdum vegna kæru sinnar gerði hann það hið fyrsta. Frekari athugsemdir kæranda bárust með tveimur bréfum annars vegar þann 23. nóvember og hins vegar þann 29. nóvember. Eftirfarandi kemur fram í bréfi kæranda, dags. 23. nóvember:
„Undirritaður telur svar Kópavogsbæjar ekki fullnægjandi og verður fjallað um einstaka liði hér að neðan:
1 – 2 Skipulagstillaga eða tillögur sem lagðar voru fram í skipulagsnefnd 21. nóvember 2006 og í bæjarráði 23. nóvember 2006.
Umbj. minn gerir athugasemd við og telur ótrúverðugt að Kópavogsbær viti ekki eftirá hvaða skipulagstillögu skipulagsnefnd samþykkti á fundi sínum. Með sama hætti er ótrúverðugt að Kópavogsbær viti ekki eftirá hvaða skipulagstillögu bæjarráð samþykkti á fundi sínum.
Það afrit sem Kópavogsbær sendi af tillögu er dagsett 13. september 2006, en er ekki upphaflega tillagan heldur breytt útgáfa þar sem dagsetningu var aftur á móti ekki breytt. Þetta var fyrsta breyting á tillögunni frá hinni upphaflegu frá 13. september 2006. Tillögurnar voru nauðalíkar fyrir ókunnugt auga, en á þeim var þó mikilvægur munur.
Upprunalega tillagan sýndi mörk fjarsvæðis vatnsverndar og grannsvæðis við lögsögumörk Reykjavíkur og Kópavogs í austri (mörk Heiðmerkur og Vatnsenda). Breytt tillaga (án leiðr. á dags.) sem fylgdi bréfi Kópavogsbæjar frá 8. nóv. sl. sýndi þessi mörk ekki á lögsögumörkum heldur nokkuð inn á land Vatnsenda. Er munurinn sýndur á hjál. mynd þar sem línan skv. uppdrætti er Kópavogsbær afhenti með bréfi sínu er merkt sem uppdráttur sendur skipulagsstofnun 17. nóv. 2006 en lína skv. upprunalegum uppdrætti er sýnd á lögsögumörkum sem upprunal. uppdráttur.
Einungis ein önnur útgáfa var gerð af þessum uppdrætti og var hún gerð í febrúar 2007 og var þá dagsetning breytingar sett á skjalið. Upprunalega útgáfan var stimpluð „ógild bæjarskipulag“ en ekki er vitað hvenær það var gert, hvers vegna og hver gerði það.
Það varðar umbj. minn miklu að fá úr því skorið og Kópavogsbæ miklu að halda því leyndu að því er virðist. Þann 23. nóvember 2006 eftir bæjarráðsfund var farið með tillögu sem samþykkt var á fundinum til heilbrigðiseftirlits Kópavogs til afgreiðslu. (Ekki er vitað hvaða tillaga þetta var). Þann 27. nóvember 2006 fór starfsmaður bæjarskipulags til heilbrigðiseftirlits og dró tillöguna til baka (tók hana með sér í burtu) og afhenti aðra tillögu í staðinn.
Um þetta vísa ég til tölvupóstsamskipta við [J] forstjóra Heilbrigðiseftirlitsins 23.-26. nóvember 2006 og fylgja hjál. [J] var spurður út í breytingar á uppdrætti með tölvupósti 23. nóv. 2010 og svaraði hann daginn eftir með því að vísa á bæjarskipulag Kópavogs. Aðspurður kveðst hann ekki muna hver sótti uppdráttinn frá bæjarskipulagi.
Í tölvupósti sem afhentur var fyrir tilstilli úrskurðarnefndar og sendur var af [J] til [I] þann 23. nóv. 2006 segir [J] að [E] hafi verið að leggja inn erindi um breytingu á vatnsverndarskipulaginu. [E] sá um teiknivinnu og líklegt að hann hafi sótt uppdráttinn til baka og komið með nýjan.
Það er brýnt og skiptir máli fyrir sönnunarfærslu í yfirstandandi dómsmáli að leitt verði í ljós hvora útgáfuna Skipulagsnefnd samþykkti og hvora útgáfuna bæjarráð samþykkti. Staðhæfingar Kópavogsbæjar í bréfi sínu um að til væri fjöldi útgáfa af skipulagstillögum fyrir vatnsvernd á þessum tíma, sem dags. væru 13. sept. 2006 er röng. Einungis voru til tvær útgáfur, sú upprunalega sem mér var sýnd, og síðan sú breytta sem var afhent Heilbrigðiseftirlitinu 27. nóv. 2006 sem dags. voru 13.9.2006.
Ósvarað er hvora tillöguna Skipulagsnefnd og bæjarráð samþykktu og er þess krafist að þetta verði afdráttarlaust upplýst. Umbj. minn telur sig hafa verið blekktan, en ekki er auðvelt fyrir óvant auga að sjá mun á þessum uppdráttum.
Ég legg fram vegna þessa liðar A) upphaflegan uppdrátt B) uppdrátt sem fylgdi bréfi Kópavogsbæjar til úrskurðarnefndar C) uppdrátt sem sýnir mun á tillögum A og B, D) tölvupóstsamskipti milli [A] hrl. og [J] d. 23. nóv. til 26. nóv. 2010 og E) tölvupóst [J] d. 23. nóv. 2006 til [I].
Liður 3 Sundurliðun á álögðum gatnagerðargjöldum fyrir Vatnsendahlíð. (Kostnaðarútreikningar að baki gatnagerðargjaldi).
Í raun er verið að spyrja um kostnaðaráætlun fyrir gatna og lagnagerð í Vatnsendahlíð. Því er hafnað sem ótrúverðugu að Kópavogsbær hafi hannað götur og auglýst lóðir til úthlutunar og úthlutað lóðum án þess að kostnaðaráætlun hafi legið fyrir. Þess er krafist að Kópavogsbær leggi þá fram vinnuskjöl sín þar að lútandi ef ekki er hægt að leiða þetta í ljós með öðrum hætti. Verkfræðistofan Byggð annaðist hönnun gatna.
Liður 4 Sundurliðun á útreikningi yfirtökugjalda lóða í Vatnsendahlíð.
Því er hafnað að Kópavogsbær eigi engin gögn um útreikninga og álagningu yfirtökugjalda lóða í Vatnsendahlíð. Um er að ræða álögð yfirtökugjöld upp á rúma fimm milljarða.
Þess er krafist að bænum verði þá gert að afhenda vinnuskjöl þeirra sem reiknuðu út þessi gjöld, svo upplýsa megi um hvaða forsendur liggi þar að baki. Það er útilokað að þessi gjöld hafi verið ákveðin út í loftið.
Liðir 5-7 hafa verið afgreiddir og ekki ágreiningur um þá lengur.
Liður 8 Tölvupóstar [D]og [E] fyrrverandi starfsmanns bæjarskipulags.
Ekki verður gerður ágreiningur um pósta frá [D], en krafist er að Kópavogsbær afhendi tölvupósta [E]. Upplýst er að [E] stýrði kortavinnu vegna breytinga á skipulagi vatnsverndar og átti í mestum samskiptum allra um legu vatnsverndarlínunnar. Tölvupóstur [J] sem fylgir með lið 1 hér að ofan staðfestir mikilvægi þess að tölvupóstar til og frá [E] frá miðju ári 2006 og út árið 2007 verði afhentir.“
Þá kemur eftirfarandi fram í bréfi kæranda til úrskurðarnefndarinnar, dags. 29. nóvember:
„Ég vísa til bréfs undirritaðs frá 23. nóv. sl. vegna ófullnægjandi afgreiðslu Kópavogsbæjar á afhendingu gagna. Þann 27. nóvember sl. sendi ég yður tölvupóst þar sem ég gerði grein fyrir að afhendingu tölvupósta væri ábótavant. Í niðurlagi bréfs míns frá 23. nóv segir að ekki verði gerður ágreiningur um afhendingu frekari pósta frá [D]. Ég vil draga þá afstöðu umbj. míns til baka.
Eftir aðra yfirferð yfir þau skjöl sem Kópavogsbær afhenti með bréfi sínu frá 27. október 2011 sl. tel ég eftirfarandi ábótavant.
Afhenda þarf tölvupósta úr hólfi [E] sbr. bréf mitt frá 23. nóv sl. (sem varða breytingar á mörkum fjar og grannsvæða vatnsverndar frá miðju ári 2006 til ársloka 2007). Kópavogsbær staðfesti að allir póstar varðandi málefnið séu afhentir.
Afhenda þarf tölvupósta úr hólfi [D] frá miðju ári 2006 til ársloka 2006, sem varða vinnu við svæðisskipulag vatnsverndar. Ennfremur er gerð krafa um að Kópavogsbær upplýsi hvort allir póstar hafi verið sendir frá miðju ári 2006 til ársloka 2007, eða hvort eitthvað sé undanskilið.
Afhenda þarf tölvupósta úr hólfi [F] þáv. bæjarstjóra sem varða breytingu á mörkum fjar og grannsvæða vatnsverndar, frá miðju ári 2006 til ársloka 2007.
Afhenda þarf alla tölvupósta úr hólfi [G] sem varða breytingu á mörkum fjar og grannsvæða vatnsverndar, frá miðju ári 2006 til ársloka 2007.
Staðfesta þarf hvort allir tölvupóstar hafi verið afhentir úr hólfi [H] sem varða breytingu á mörkum fjar og grannsvæða vatnsverndar, frá miðju ári 2006 til ársloka 2007.
Staðfesta þarf hvort allir tölvupóstar hafi verið afhentir úr hólfi [I] sem varða breytingu á mörkum fjar og grannsvæða vatnsverndar, frá miðju ári 2006 til ársloka 2007.
Þess er jafnframt óskað að sá aðili sem staðfestir að allir póstar skv. ofangreindu hafi verið afhentir upplýsi einnig hvernig var staðið að samantekt þeirra og hver bar ábyrgð á henni.
Ný krafa afleidd af upplýsingum í afhentum gögnum.
Með tölvupósti 27. júlí 2006 kl 10:36 fylgdi viðhengi, þar á meðal tillaga B.dwg. Það skjal fylgdi ekki með póstinum. Þess er sérstaklega óskað að Kópavogsbær afhendi útprentað skjalið tillaga B.dwg. Einnig er í póstinum vísað í „gömlu tillöguna“ og er þess einnig óskað að Kópavogsbæ verði gert að afhenda hana einnig. Þessi gögn voru í raun innifalin í upphaflegri beiðni og ámælisvert að Kópavogsbær hafi ekki afhent þetta fyrir löngu síðan.
Málsástæður og lagarök.
Vanhæfi [G] til að stýra upplýsingagjöf til umbj. míns.
Allan þennan tíma sem tekið hefur að afla gagna hjá Kópavogsbæ, hefur umbj. minn gert athugasemdir við hæfi [G] til að stýra upplýsingagjöf bæjarins til umbj. míns. Þegar undirmaður hans [C] var fenginn til starfsins, var umbj. mínum tjáð að [C] ynni þetta sjálfstætt. Í ljós kom við fyrirgrennslan og við skoðun gagna að tölvupóstum var safnað saman og prentað út af [G]. Þetta má sjá á útprentun pósta m.a. úr hólfum [I] og [H], auk [G] sjálfs.
Ástæða vanhæfis [G] er að hann hefur komið að máli því sem verið er að leitast við að upplýsa með þeim hætti að ástæða er til að draga hlutleysi hans í efa sbr. 6. tl. 3. gr. l. nr. 37/1993. Umbj. minn hefur sakað [G] um að hafa leynt upplýsingum og ekki miðlað vitneskju sinni um mikilvæga þætti málsins. Það er því fráleitt að Kópavogsbær feli þeim aðila að stýra upplýsingagjöf til umbj. míns.
Skýrt dæmi um að [G] hafi haldið leyndum upplýsingum gagnvart umbj. mínum [G] sá um viðræður við umbj. minn vegna eignarnáms á landi hans frá sept. 2006 til janúarloka 2007) er tölvupóstur frá 15. september 2006 þar sem segir:
„Bæjarstjóri og borgarstjóri undirrituðu áðan samkomulag um Vatnsendakrikana. Samningurinn verður ekki lagður fram í bæjarráði og borgarráði fyrr en samkomulag hefur náðst við Vatnsendabóndann um landakaup. Þangað til er hann ekki opinbert gagn.“
Af tölvupóstum frá 22. ágúst 2006 um sama málefni má ráða að umbj. minn taldi sig hafa verulega hagsmuni af því sem samið yrði um, enda landið hans eign og eignarnáms heimild lá ekki fyrir. Engu að síður tók bæjarstjóri ákvörðun um að gerður yrði tvíhliða samningur við Reykjavíkurborg um land sem Kópavogsbær átti ekki og hafði ekki yfirráð yfir, án aðkomu landeiganda.
Annað dæmi um vanhæfi [G] er tölvupóstur frá 27. júlí 2006 þar sem segir: „Ég er að velta því fyrir mér hvort ekki sé betra að nota gömlu tillöguna í viðræðum við bóndann um landakaup og bíða svo rólegir eftir því að Orkuveitan leggi niður Myllulækjarvatnsbólið.“ Í þessu felst augljós ráðagerð um launung af hálfu Kópavogsbæjar, þar sem Kópavogsbær upplýsti ekki um aðdraganda eignarnáms að bíða þyrfti ákvörðunar Reykjavíkurborgar um að vatnsból í Myllulæk yrði lagt niður.
Skýrasta dæmið um vanhæfi [G] er sá dráttur á afhendingu gagna sem er vísvitandi hafður uppi af Kópavogsbæ.
Úrskurðarnefndin getur sjálf staðreynt óeðlilega afgreiðslu af hálfu [G], þar sem hann leggur fram 7 cm. þykkan bunka af gögnum úr pósthólfi sínu. Ekkert er þar að finna af póstum um færslu marka grannsvæða frá tímabilinu miður júní 2006 til ársloka 2007. Nefndin fékk samrit þessara tölvupósta og má auðveldlega staðreyna þetta við skoðun.
Málsástæður fyrir afhendingu allra tölvupósta og staðfestingar á slíkri afhendingu.
Kópavogsbær hefur orðið uppvís að vélráðum gagnvart umbj. mínum þar sem samið er þann 15. september 2006 við Reykjavíkurborg um að halda tilteknum upplýsingum leyndum gagnvart umbj. mínum. Vegna þessa verður Kópavogsbær að leggja öll spil á borðið og umbj. minn á kröfu um fullkomið gegnsæi á gerðum Kópavogsbæjar gagnvart honum. Umbj. minn hefur tekið til skoðunar hvort þær upplýsingar sem fram komi í tölvupóstum frá 15. sept. 2006 gefi tilefni til opinberrar rannsóknar.
Kópavogsbær hefur borið því við að óvissa ríki um hvaða tillögur um breytingu marka fjarsvæða og grannsvæða voru lagðar fram á fundum skipulagsnefndar og bæjarráðs á árinu 2006 og byrjun árs 2007. Kópavogsbær hefur hagað málsvörn sinni í einkamáli umbj. míns á hendur bænum með þeim hætti að óvissa ríki um þetta efni. Tölvupóstsamskipti embættismanna á milli og einnig við þriðja aðila geta etv. upplýst um þetta atriði. Það eykur á óvissuna að á því tímabili sem um ræðir var notast við tillögu sem dagsett var 13. september 2006, en henni var breytt þrisvar sinnum án þess að dagsetningar breytingar væri getið fyrr en um miðjan febrúar 2007.
Umbj. minn er að verja hagsmuni sína vegna framkvæmdar eignarnáms og upptöku eignarréttar, sem njóta verndar 72. gr. stjórnarskrárinnar. Þess vegna er réttur umbj. míns til upplýsinga ríkari en ella, og að sama skapi eru skyldur Kópavogsbæjar til réttlátrar málsmeðferðar beiðna umbj. míns ríkari en ella.“
Með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þykir ekki ástæða til þess að rekja frekar það sem kemur fram í gögnum málsins um málsatvik og ágreiningsefni aðila en úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af þeim við úrlausn málsins.
Niðurstöður
1.
Eins og fram hefur komið barst kæra máls þessa úrskurðarnefnd um upplýsingamál fyrst með bréfi, dags. 26. ágúst 2010, og laut kæran í fyrstu að því að Kópavogsbær hefði ekki svarað beiðnum kæranda um upplýsingar. Ljóst er að Kópavogsbær hefur ekki við afgreiðslu upplýsingabeiðna kæranda fylgt þeirri reglu sem fram kemur í 11. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 um að stjórnvaldi beri að taka ákvörðun um, hvort það verði við beiðni um aðgang að gögnum, svo fljótt sem verða megi. Ennfremur fylgdi Kópavogsbær ekki þeirri reglu að skýra skuli þeim, sem fer fram á aðgang að gögnum frá ástæðum tafa og hvenær ákvörðunar sé að vænta, hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar. Þá ber að gæta þess að samkvæmt 2. mgr. 16. gr. upplýsingalaga, sbr. 3. gr. laga nr. 83/2000, er stjórnvaldi skylt að láta nefndinni í té afrit af þeim gögnum er kæra lýtur að. Eins og lýst er í kafla um málsmeðferð hér að framan hefur Kópavogsbær afhent úrskurðarnefndinni gögn málsins. Það var þó ekki gert jafn skjótt og ætla mátti, í samræmi við það hlutverk sem stjórnvöld hafa að afgreiða beiðnir um aðgang að gögnum svo fljótt sem unnt er. Meðferð málsins hefur dregist fyrir úrskurðarnefnd um upplýsingamál bæði af framangreindum ástæðum en einnig vegna mikils umfangs málsins og verulegra anna úrskurðarnefndarinnar.
Frá því að kæra barst nefndinni og fram til loka nóvember sl. hefur úrskurðarnefndin átt í samskiptum við kæranda og kærða Kópavogsbæ og auk þess hafa kærandi og kærði átt í samskiptum, eins og rakið hefur verið. Undir meðferð málsins hefur Kópavogsbær afhent kæranda nokkurt magn gagna. Í máli þessu verður því einungis tekið til skoðunar hvort Kópavogsbæ sé skylt að afhenda kæranda önnur gögn en þegar hafa verið afhent og kærandi vísar til að falli undir beiðni sína um afhendingu og til séu hjá Kópavogsbæ.
Kærandi hefur undir meðferð málsins gert ýmsar athugasemdir við stjórnsýslu Kópavogsbæjar. Undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál fellur að úrskurða um ágreining um aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum, sbr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Nefndin úrskurðar því ekki um slíkar almennar athugasemdir um framkvæmd stjórnsýslu.
Kærandi vísar til þess í bréfum sínum, dags. 23. og 29. nóvember 2011, að Kópavogsbær hafi ekki afhent eftirfarandi gögn:
1. Skipulagstillögu eða tillögur sem lagðar hafi verið fram í skipulagsnefnd 21. nóvember 2006 og í bæjarráði 23. nóvember 2006.
2. Sundurliðun á álögðum gatnagerðargjöldum fyrir Vatnsendahlíð – Kostnaðarútreikning að baki gatnagerðargjaldi.
3. Sundurliðun á útreikningi yfirtökugjalda lóða í Vatnsendahlíð.
4. Tölvupósta [D] sem varði vinnu við svæðisskipulag vatnsverndar frá miðju ári 2006 til ársloka 2006.
5. Tölvupósta [E], [F] og [G], sem varði breytingu á mörkun fjarsvæða og grannsvæða vatnsverndar frá miðju ári 2006 til ársloka 2007. Þá óskar kærandi eftir að staðfest verði að allir tölvupóstar hafi verið afhentir úr pósthólfum [H] og [I] er varði sama mál.
6. Skjal með heitinu Tillaga B.dwg sem fylgt hafi tölvupósti frá 27. júlí 2006 kl. 10:36 og skjal merkt „gamla tillagan“ sem vísað sé til í sama pósti.
Af gögnum málsins má ráða að kærandi geri ekki ágreining um afhendingu annarra gagna sem fallið geti undir beiðni hans til Kópavogsbæjar um aðgang að gögnum og til umfjöllunar er í úrskurði þessum.
2.
Samkvæmt 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 er heimilt að bera synjun stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum samkvæmt lögunum undir úrskurðarnefnd um upplýsingamál. Kæruheimildin er bundin því skilyrði að ágreiningur sé uppi um annað tveggja; skyldu stjórnvalds til að veita aðgang að gögnum eða skyldu þess til að veita aðgang í formi ljósrits af skjölum eða afrits af öðrum gögnum.
Kópavogsbær hefur vísað til þess að við leit í skjalasöfnum bæjarins hafi ekki fundist skipulagstillaga sem lögð var fyrir fund bæjarráðs 23. nóvember 2006. Tillaga dags. 13. september 2006 hafi fundist við leit en ekki sé hægt að fullyrða að það sé sú útgáfa sem legið hafi fyrir á fundum skipulagsnefndar 21. nóvember 2006 og bæjarráðs 23. nóvember 2006. Hefur þessi tillaga verið afhent kæranda. Þrátt fyrir að kærandi vísi til þess að ótrúverðugt sé að Kópavogsbær viti ekki hvaða tillaga var samþykkt á nefndum fundum hefur úrskurðarnefnd um upplýsingamál ekki forsendur til að draga í efa þá fullyrðingu sveitarfélagsins að ekki sé til í skjalasafni þess sú tillaga sem kærandi vísar til. Af þeim sökum ber að vísa þeim þætti kærunnar er lýtur að þessum gögnum frá.
Þá hefur Kópavogsbær vísað til þess að gögn sem fela í sér sundurliðun á álögðum gatnagerðargjöldum fyrir Vatnsendahlíð þ.e. kostnaðarútreikningur að baki gatnagerðargjaldi og sundurliðun á útreikningi yfirtökugjalda lóða í Vatnsendahlíð, sé ekki til. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur ekki forsendur til að draga í efa þá fullyrðingu sveitarfélagsins og ber henni því að vísa frá þeim þætti kærunnar er lýtur að nefndum gögnum.
3.
Kærandi vísar til þess í bréfi sínu, dags. 29. nóvember sl., að ekki hafi verið afhentir annars vegar tölvupóstar [D] sem varða vinnu við svæðisskipulag vatnsverndar frá miðju ári 2006 til ársloka 2006 og hins vegar tölvupóstar [E], [F] og [G], sem varða breytingu á mörkun fjarsvæða og grannsvæða vatnsverndar frá miðju ári 2006 til ársloka 2007. Þá óskar kærandi að staðfest verði að allir tölvupóstar hafa verið afhendir úr pósthólfum [H] og [I] er varða sama mál.
Í bréfi Kópavogsbæjar dags, 27. október sl., kemur fram að við afgreiðslu málsins hafi verið leitað að öllum tölvupóstum sem varði kæruefnið. Leit hafi verið framkvæmd hjá öllum þeim starfsmönnum sem hafi komið að þeim málum sem um ræði. Þá kemur fram að kæranda hafi verið afhentir allir þeir tölvupóstar er málið varði. Með nefndu bréfi var nefndinni afhent þau gögn sem afhent voru kæranda. Meðal þeirra eru tölvupóstar eftirtaldra aðila: [G], [H], [I] og [D]. Þá var afhentur fjöldi annarra tölvupósta sem merktir eru „aðrir tölvupóstar þ.á m. Heilbrigðiseftirlitið“ en um er að ræða pósta starfsmanna og kjörinna fulltrúa þ.á m. [F]. Þá kemur fram í bréfi Kópavogsbæjar, dags. 8. nóvember sl., að ekki hafi fundist aðrir póstar til og frá [D] en þeir sem sendir voru með bréfi, dags. 27. október sl.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur ekki forsendur til að draga þá fullyrðingu sveitarfélagsins í efa að afhentir hafi verið allir þeir tölvupóstar er falla undir beiðni kæranda að undanskildum póstum [E]. Af þeim sökum ber að vísa frá þeim þætti kærunnar er lýtur að þessum gögnum.
Hvað varðar tölvupósta [E] þá kemur fram í bréfi Kópavogsbæjar til kæranda, dags. 8. nóvember 2011, að pósthólf hans sé enn til á póstþjóni. Ekki sé vitað hvort í pósthólfi [E] sé að finna einhver gögn varðandi vatnsvernd, en ef einhver slík gögn sé þar að finna sé einvörðungu um að ræða vinnuskjöl til eigin afnota sem ekki hafi að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verði aflað annars staðar frá. [E] hafi verið almennur starfsmaður á bæjarskipulagi og ekki haft umboð til endanlegrar afgreiðslu mála. Síðan segir svo í bréfi Kópavogsbæjar: „Telja verður að hægt sé að afla allra nauðsynlegra upplýsinga um vatnsverndarmál með öðrum gögnum en tölvupóstum þessa starfsmanns. Af þeim sökum er ekki skylt að afhenda þessi gögn.“
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál telur að ekki verði fullyrt, án könnunar þeirra gagna sem um ræðir og tengst geti kæruefni máls þessa, að þau gögn séu vinnuskjöl í þeim skilningi sem lagður verður í það hugtak samkvæmt 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga. Hér ber hins vegar að líta til þess að samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr. laganna. Þá segir í 10. gr. sömu laga, sbr. 2. gr. laga nr. 161/2006, að sá sem fer fram á aðgang að gögnum skuli tilgreina þau gögn máls sem hann óskar að kynna sér. Þá geti hann óskað eftir að kynna sér öll gögn um tiltekið mál. Upplýsingarétturinn samkvæmt upplýsingalögum er því bundinn við gögn tiltekins máls. Sama á við um upplýsingarétt samkvæmt 9. gr. upplýsingalaga.
Í 22. gr. upplýsingalaga er kveðið á um það að stjórnvöldum sé skylt að skrá mál, sem komi til meðferðar hjá þeim, á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg. Það er sérstakt álitaefni, sem leysa ber úr hverju sinni m.t.t. atvika máls og aðstæðna, hvaða gögn það eru sem tengjast máli með það skýrum hætti að þau teljist til gagna máls í skilningi 3. og 10. gr. upplýsingalaga og beri að varðveita sem gögn í því máli í málaskrá, sbr. 1. mgr. 22. gr. sömu laga. Skráning gagnanna í málaskrá sem slíka er ekki ráðandi um það hvort þau falli undir upplýsingarétt samkvæmt upplýsingalögum. Hafi stjórnvald fyrir mistök eða af öðrum ástæðum ekki sinnt því að vista tiltekin málsgögn í málaskrá, heldur aðeins fært þau í bókhald eða vistað í tölvupósti, kemur það í sjálfu sér ekki í veg fyrir að almenningur eigi rétt á aðgangi að þeim gögnum skv. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga. Niðurstaða um upplýsingarétt almennings veltur á því hvort umrætt gagn sé fyrirliggjandi hjá stjórnvaldi og hvort það teljist vera hluti málsgagna efni sínu samkvæmt, sbr. 3. og 1. mgr. 22. gr. sömu laga, hvort sem vistun þess hefur verið hagað með réttum hætti að lögum eða ekki, og að lokum hvort einhverjar aðrar ástæður standi því í vegi að gögnin verði afhent. Vísast hér einnig til úrskurðar úrskurðarnefndar um upplýsingamál númer A-397/2011.
Þrátt fyrir framangreint verður ekki litið svo á að stjórnvaldi sé skylt að varðveita allar upplýsingar og gögn sem tengjast meðferð máls, ef þær hafa ekki þýðingu fyrir meðferð málsins eða afgreiðslu þess. Ekkert liggur fyrir um það að gögn sem mögulega eru til í pósthólfi hins umrædda fyrrverandi starfsmanns Kópavogsbæjar, [E], og höfðu þýðingu fyrir þau mál sem hér um ræðir séu ekki þegar fyrirliggjandi í málaskrá Kópavogsbæjar. Af hálfu Kópavogsbæjar hefur verið bent á að hægt sé að afla allra nauðsynlegra upplýsinga um vatnsverndarmál með öðrum gögnum en tölvupóstum þessa starfsmanns. Með hliðsjón af gögnum málsins og atvika þess telur úrskurðarnefnd um upplýsingamál ekki ástæðu til þess að draga þá fullyrðingu bæjarins í efa. Ber þannig að fallast á það að gögn sem mögulega liggja fyrir í tölvupósthólfi fyrrverandi starfsmanns Kópavogsbæjar, [E], teljist ekki, í skilningi 1. mgr. 3. gr. og 10. gr. upplýsingalaga, til gagna í þeim málum sem beiðni kæranda lýtur að.
Af þessum sökum ber að vísa þeim þætti kærunnar er lýtur að þessum gögnum frá.
4.
Kærandi vísar til þess í bréfi sínu, dags. 29. nóvember sl., að hann setji fram nýja kröfu sem sé leidd af upplýsingum í þeim gögnum sem Kópavogsbær hefur þegar afhent honum. Um sé að ræða fylgiskjal með tölvupósti dags. 27. júlí 2006 kl. 10:36 sem er vistað með heitinu Tillaga B.dwg. og „gamla tillagan“ sem vísað er til í sama pósti. Kærandi vísar þó einnig til þess að í raun hafi verið beðið um umrædd gögn í upphaflegri beiðni hans til Kópavogsbæjar um afhendingu gagna.
Skjal það sem vísað er til í nefndum tölvupósti að sé „gamla tillagan“ verður að ætla að sé sama tillaga og fjallað hefur verið um undir lið 2 hér að framan og vísað hefur verið frá. Af þeim sökum verður ekki aftur fjallað um þetta atriði.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur skoðað þann tölvupóst sem um ræðir. Við hann eru þrjú viðhengi Vatnsendaheidi_vatnsvernd2.pdf, Vatnsendaheidi_vatnsvernd1.pdf og Tillaga B.dwg og voru tvö þeirra fyrstnefndu afhent nefndinni þegar henni voru afhent þau gögn sem afhent voru kæranda, með bréfi dags. 27. október sl. Úrskurðarnefndinni var ekki afhent þriðja skjalið Tillaga B.dwg. Kópavogsbær vísaði til þess í nefndu bréfi að kæranda séu afhent öll þau gögn sem falla undir beiðni hans. Með vísan til þessa ber Kópavogsbæ að afhenda kæranda skjal með heitinu Tillaga B.dwg sem fylgdi tölvupósti frá 27. júlí 2006 kl. 10:36.
5.
Kærandi hefur undir meðferð kærumálsins gert athugasemdir við það að tilgreindur starfsmaður Kópavogsbæjar, [G], hafi tekið þátt í meðferð málsins af hálfu hins kærða. Telur kærandi starfsmanninn vanhæfan til þess. Vísast hér m.a. til bréfs kæranda til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, dags. 23. nóvember 2011 sem rakið er í kafla um málsmeðferð hér að framan.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur það hlutverk skv. 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga að úrskurða um ágreining sem rís vegna synjunar stjórnvalds um að veita aðgang að gögnum eða afhenda afrit þeirra samkvæmt lögunum. Úrskurðarnefndin hefur í máli þessu á grundvelli framangreindrar lagagreinar tekið sjálfstæða afstöðu til réttar kæranda til aðgangs að umbeðnum gögnum samkvæmt ákvæðum upplýsingalaga. Í því ljósi og þeirrar niðurstöðu sem í úrskurði þessum felst er ekki tilefni til þess fyrir úrskurðarnefndina að taka sérstaka afstöðu til þess hvort tilgreindur starfsmaður Kópavogsbæjar, sem hefur ásamt öðrum tekið þátt í meðferð málsins af hálfu bæjarins, hafi verið til þess vanhæfur, sbr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998, nú 20. gr. laga nr. 138/2011.
Úrskurðarorð
Kópavogsbæ ber að afhenda kæranda, [A] hrl., fyrir hönd [B], skjal með heitinu Tillaga B.dwg sem fylgdi tölvupósti frá 27. júlí 2006 kl. 10:36
Að öðru leyti er kæru þessa máls á hendur Kópavogsbæ vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Trausti Fannar Valsson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson