A-424/2012. Úrskurður frá 18. júní 2012
ÚRSKURÐUR
Hinn 18. júní 2012 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-424/2012.
Kæruefni og málsatvik
Þann 11. apríl 2012, kærði [A] synjun Hafnarfjarðarbæjar, dags. 15. mars, á beiðni hans, dags. 8. febrúar, um aðgang að kostnaðarliðum 17. júní hátíðarhalda í Hafnarfirði, þ.e. synjun afhendingar gagna varðandi leigu á hljóð- og ljósabúnaði á Víðistaðatúni vegna hátíðahalda 17. júní 2011, verktakagreiðslur til verktaka sem unnu verkið, flutningskostnað á tækjabúnaði og sviði og einnig heildarkostnað á verkinu með og án skemmtikrafta.
Í kærunni sagði orðrétt;
„Beiðni mín er byggð á því að mitt fyrirtæki hefur ekki fengið að gera tilboð í þá skemmtun sem haldin er í mínu bæjarfélagi, og er byggð á 19. gr. innkaupastefnu Hafnarfjarðar, sem fjallar um meðferð samninga Hafnarfjarðarbæjar. Þar segir að allir samningar sem um getur í 2. gr. reglna þessara skulu vistaðir samkvæmt lögum og reglum um opinber gögn. Eftir að hafa lesið innkaupastefnu Hafnarfjarðarbæjar get ég ekki annað séð en að það sé stórlega brotið á rétti mínum varðandi mál mitt og hef ég farið á fund hjá núverandi bæjarstjóra en engin svör fengið enn.“
Með kærunni fylgdu tölvupóstsamskipti kæranda við Hafnarfjarðarbæ, m.a. tölvupóstur, dags. 15. mars, frá lögmanni Hafnarfjarðarbæjar, þar sem segir orðrétt:
„Hafnarfjarðarbæ hefur borist beiðni um afhendingu gagna varðandi leigu á hljóð- og ljósbúnaði á Víðistaðatúni vegna 17. júní 2011, verktakagreiðslur til verktaka sem unnu verkið, flutningskostnað á tækjabúnaði og sviði og einnig heildarkostnað á verkinu með og án skemmtikrafta.
Hafnarfjarðarbær hefur samið við [B], hljóðmann, undanfarin ár vegna uppsetningar sviðs og hljóðkerfis á 17. júní. Að hans beiðni er ekki unnt að verða við ósk um að upplýsa hver greiðslan er fyrir verkið en hann telur það skaða viðskiptahagsmuni sína. Rétt er þó að taka fram að greiðslan er innan þeirra viðmiða sem kveðið er á um í innkaupareglum Hafnarfjarðarbæjar varðandi útboðsskyld þjónustukaup (5 milljónir). Varðandi höfnunina þá vísast til 5. gr. upplýsingalaga en þar segir að óheimilt sé að veita almenningi aðgang að gögnum um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á. Sömu takmarkanir gilda um aðgang að gögnum er varða mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila.
Heildarkostnaður ÍTH vegna 17. júní hátíðarhalda er ca 4.200.000 án stefgjalda.“
Málsmeðferð
Kæran var send Hafnarfjarðarbæ með bréfi úrskurðarnefndarinnar, dags. 16. apríl 2012, þar sem vísað er til 2. mgr. 16. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, sbr. 3. gr. laga nr. 83/2000, og veittur frestur til að gera athugasemdir við kæruna og til þess að koma að frekari rökstuðningi fyrir ákvörðuninni til 27. apríl. Var þess jafnframt óskað að úrskurðarnefndinni yrði innan sama frests látið í té í trúnaði afrit af þeim gögnum, sem kæran lyti að.
Kærði svaraði bréfi úrskurðarnefndarinnar með bréfi, dags. 23. apríl.
Í bréfinu segir orðrétt:
„Rétt er að taka fram að þau gögn sem gerð er krafa um aðgang að eru ekki til hjá Hafnarfjarðarbæ sem sérstök gögn er varða tiltekið mál. Upplýsingar um kostnaðarliði vegna 17. júní 2011 er að finna í bókhaldskerfi Hafnarfjarðarbæjar og samkvæmt 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 tekur upplýsingaréttur ekki til þess að stjórnvöld útbúi eða taki saman skjöl með tilteknu efni. Hafnarfjarðarbæ er því ekki skylt að taka saman gögn úr bókhaldi og ekki heldur að afhenda slík gögn eða skrá sem þau tilheyra, nema því aðeins að þau eða skráin séu orðin hluti af gögnum sem varða tiltekið mál sem stjórnvald hefur tekið til meðferðar og skilyrðum upplýsingalaga er fullnægt að öðru leyti.“
Er vísað til þess að synjunin byggist á 5. gr. upplýsingalaga. Þá kemur fram að ekki sé til skriflegur samningur vegna uppsetningar sviðs og hljóðkerfis 17. júní 2011 en í bókhaldskerfi bæjarins sé að finna útgefinn reikning vegna ársins 2011. Að beiðni þess aðila sem verkið hafi unnið sé hins vegar ekki unnt að veita aðgang að reikningnum, enda sé það mat verktakans að það myndi skaða viðskiptahagsmuni hans yrði upplýst hvað hann taki fyrir verkið.
Með bréfi Hafnarfjarðarbæjar fylgdi afrit af reikningi verktaka vegna leigu á sviði, vinnu við hljóðkerfi, undirbúning, rafmagn o.fl. vegna 17. júní hátíðarhalda á Víðistaðatúni og Thorsplani, dags. 20. júní 2011, og yfirlit úr bókhaldskerfi Hafnarfjarðarbæjar.
Með bréfi, dags. 3. maí, var kæranda sent afrit umsagnar Hafnarfjarðarbæjar og gefinn kostur á að koma á framfæri við nefndina frekari athugasemdum vegna kærunnar, í ljósi umsagnarinnar, til 18. maí.
Með tölvupósti, dags. 19. maí, bárust úrskurðarnefndinni athugasemdir kæranda.
Með vísan til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 þykir ekki ástæða til þess að rekja frekar það sem kemur fram í gögnum málsins um málsatvik og ágreiningsefni aðila en gert hefur verið. Úrskurðarnefndin hefur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
Niðurstaða
1.
Mál þetta varðar synjun Hafnarfjarðarbæjar á beiðni kæranda um aðgang að gögnum varðandi leigu á hljóð- og ljósabúnaði á Víðistaðatúni vegna hátíðahalda 17. júní 2011, verktakagreiðslur til verktaka sem unnu verkið, flutningskostnað á tækjabúnaði og sviði og einnig heildarkostnað á verkinu með og án skemmtikrafta. Synjun Hafnarfjarðarbæjar er byggð á 3. og 5. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.
2.
Í 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 segir m.a.: „Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr.“ Í reglunni birtist meginregla laganna um upplýsingarétt almennings. Sætir hún undantekningum samkvæmt 4.-6. gr. sömu laga. Samkvæmt hefðbundnum viðhorfum um túlkun laga verða þær undantekningar ekki skýrðar rúmt.
Af þessu tilefni tekur úrskurðarnefnd um upplýsingamál fram að upplýsingalög nr. 50/1996 ná til fyrirliggjandi gagna í málum sem stjórnvöld hafa eða hafa haft til meðferðar, sbr. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga og 1. mgr. 10. gr. sömu laga, eins og henni var breytt með 2. gr. laga nr. 161/2006. Samkvæmt 1. mgr. 22. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt að skrá mál, sem koma til meðferðar hjá þeim, á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg. Beiðni um aðgang að gögnum lýtur að upplýsingum um samninga og greiðslur vegna hljóð- og ljósabúnaðar á 17. júní hátíð í Hafnarfirði árið 2011. Þessi beiðni er því afmörkuð við tiltekið mál í skilningi upplýsingalaga. Upplýsingalög taka því til gagna sem fyrir liggja hjá Hafnarfjarðarbæ og tengjast með nægilega skýrum hætti því málefni sem kæran lýtur að, sbr. til hliðsjónar úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál frá 29. desember 2011 í máli nr. A-397/2011.
Hafnarfjarðarbær hefur í tilefni kæru málsins, að beiðni úrskurðarnefndar, afhent nefndinni reikning [B], dags. 20. júní 2011 og yfirlit úr bókhaldskerfi Hafnarfjarðarbæjar en í umsögn bæjarins kom jafnframt fram að umbeðin gögn væru ekki til sem sérstök gögn er vörðuðu tiltekið mál.
Það er sérstakt álitaefni, sem leysa ber úr hverju sinni m.t.t. atvika máls og aðstæðna, hvaða gögn það eru sem tengjast máli með það skýrum hætti að þau teljist til gagna máls í skilningi 3. og 10. gr. upplýsingalaga og beri að varðveita sem gögn í því máli í málaskrá, sbr. 1. mgr. 22. gr. sömu laga. Hvað varðar bókhaldsgögn skal á það bent að skylda stjórnvalda skv. 22. gr. upplýsingalaga getur iðulega leitt til þess að gögn sem varðveita skal sem fylgiskjöl með bókhaldi eða reikningsskilum stjórnvalda verði einnig að varðveita í málaskrá sem hluta af gögnum sérstaks máls. Það á sérstaklega við ef viðkomandi gögn gefa upplýsingar um meðferð tiltekins máls og ráðstöfun fjármuna eða mikilvægra hagsmuna, forsendur að baki ákvörðunum eða um þá ákvörðun eða samning sem um ræðir, og önnur slík gögn eru ekki fyrirliggjandi. Um þetta má til hliðsjónar vísa til úrskurðar úrskurðarnefndar um upplýsingamál frá 25. mars 2010 í máli nr. A-333/2010.
Hafi stjórnvald fyrir mistök eða af öðrum ástæðum ekki sinnt því að vista tiltekin málsgögn í málaskrá, heldur aðeins fært þau í bókhald, kemur það ekki í veg fyrir að almenningur eigi rétt á aðgangi að þeim gögnum skv. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga. Í því ákvæði kemur fram að stjórnvöldum sé skylt, sé þess óskað að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr. laganna. Niðurstaða um upplýsingarétt almennings veltur á því hvort umrætt gagn sé fyrirliggjandi hjá stjórnvaldi, hvort það efnislega teljist vera hluti málsgagna, sbr. 3. og 1. mgr. 22. gr. sömu laga, hvort sem vistun þess hefur verið hagað með réttum hætti að lögum eða ekki, og að lokum hvort einhverjar aðrar ástæður standi því í vegi að gögnin verði afhent.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál telur að þrátt fyrir að beiðni kæranda sé ekki sérstaklega afmörkuð við tilgreind gögn, samninga eða afrit tilgreindra reikninga teljist reikningur dags. 20. júní 2011 fyrirliggjandi gagn í máli sem beiðni kæranda lýtur að. Upplýsingaréttur kæranda nái þ.a.l. til reikningsins.
Samkvæmt 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nær réttur almennings til aðgangs að upplýsingum sem er að finna í afmörkuðum skjölum eða öðrum sambærilegum gögnum, sem tilheyrt geta máli. Í samræmi við þetta og ákvæði 1. mgr. 3. gr., eins og því var breytt með 1. gr. laga nr. 161/2006, um breytingu á upplýsingalögum, tekur upplýsingaréttur almennings einvörðungu til gagna sem fyrir liggja þegar um þau er beðið og tilheyrt geta ákveðnu máli, en leggur ekki á stjórnvöld skyldu til að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi þegar eftir þeim er leitað, sbr. ennfremur úrskurði nefndarinnar í málum A-129/2001, A-181/2004 og A-230/2006. Stjórnvaldi er þannig ekki skylt að taka saman gögn úr bókhaldi og ekki heldur að afhenda slík gögn nema því aðeins að þau séu orðin hluti af gögnum sem varða sérstakt mál sem stjórnvald hefur tekið til meðferðar og að skilyrðum upplýsingalaga sé fullnægt að öðru leyti. Með vísan til þessa og þess sem fram kemur í umsögn Hafnarfjarðarbæjar, telur úrskurðarnefnd um upplýsingamál að upplýsingaréttur kæranda nái ekki til umrædds yfirlits úr bókhaldskerfi Hafnarfjarðarbæjar sem afhent hefur verið nefndinni. Kæru máls þessa, að öðru leyti en því sem þegar hefur verið úr leyst, er því vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
3.
Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur kynnt sér efni reiknings [B], dags. 20. júní 2011, að því er varðar leigu á sviði, vinnu við hljóðkerfi, undirbúning, rafmagn o. fl. vegna 17. júní hátíðarhalda.
Hafnarfjarðarbær hefur vísað til þess að verktaki sá sem umræddan reikning gaf út telji að aðgangur að honum geti skaðað viðskiptahagsmuni hans og að synjunin byggist þar af leiðandi á því að gögnin varði fjárhagsmálefni sem sanngjarnt sé að leynt fari, sbr. 5. gr. upplýsingalaga.
Úrskurðarnefnd fellst ekki á að þær upplýsingar sem fram koma í umræddum reikningi séu þess eðlis að 5. gr. upplýsingalaga geti komið í veg fyrir aðgang kæranda að þeim eða að þær séu til þess fallnar að valda umræddum verktaka tjóni yrðu þær gerðar opinberar. Í því tilliti er bent á að upplýsingaréttur almennings er sérstaklega ríkur þegar um er að ræða gögn er varða ráðstöfun opinberra fjármuna. Í ljósi þessa hagsmunamats ber Hafnarfjarðarbæ að afhenda kæranda, [A], afrit af reikningi [B], dags. 20. júní 2011.
Úrskurðarorð
Hafnarfjarðarbæ ber að afhenda kæranda, [A], afrit af reikningi [B], dags. 20. júní 2011. Kæru málsins er að öðru leyti vísað frá úrskurðarnefndinni.
Trausti Fannar Valsson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson