A-427/2012. Úrskurður frá 18. júní 2012
ÚRSKURÐUR
Hinn 18. júní 2012 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. A-427/2012.
Kæruefni og málsatvik
Þann 4. maí 2012 kærði [A] til úrskurðarnefndar um upplýsingamál synjun Akureyrarkaupstaðar, dags. sama dag, á beiðni hans, dags. 3. maí, um aðgang að drögum að yfirlýsingu vegna samstarfs við Denverborg, sem samþykkt var á fundi bæjarráðs Akureyrarkaupstaðar þann 3. maí 2012.
Í kærunni kemur fram að ítrekuðum beiðnum um afhendingu skjalsins hafi verið synjað á þeim grundvelli að um vinnuskjal væri að ræða.
Með kæru málsins fylgdu tölvupóstsamskipti kæranda við ritara bæjarstjóra, dags. 3.-4. maí. Í tölvupósti frá ritara bæjarstjóra til kæranda, dags. 4. maí, kemur fram að umrætt skjal sé vinnuskjal, en að stefnt sé að undirritun skjalsins 9. maí og að því loknu sé ekkert því til fyrirstöðu að afhenda skjalið sé þess óskað. Þá kemur fram að synjunin hafi verið staðfest í símtali við bæjarlögmann kærða.
Málsmeðferð
Kæran var send Akureyrarkaupstað með bréfi, dags. 4. maí, og kærða veittur frestur til 14. maí til að gera athugasemdir við hana. Var þess jafnframt óskað að úrskurðarnefndinni yrði innan sama frests látið í té í trúnaði afrit af þeim gögnum sem kæran lyti að.
Svar barst frá Akureyrarkaupstað með tölvupósti, dags. 11. maí. Með tölvupóstinum fylgdi undirrituð viljayfirlýsing Akureyrarkaupstaðar og Denverborgar um stofnun vináttusambands, dags. 9. maí.
Með bréfi, dags. 11. maí, var svar kærða kynnt fyrir kæranda. Var þar óskað eftir afstöðu hans til þess hvort svör Akureyararkaupstaðar fullnægðu beiðni hans. Jafnframt var kæranda gefinn kostur á að koma á framfæri innan sama frests frekari athugasemdum vegna kærunnar eða umsagnarinnar. Með tölvupósti frá kæranda, dags. 16. maí, kom fram að hann teldi synjun Akureyrarkaupstaðar á því að afhenda afrit af drögum að yfirlýsingu sem samþykkt hafi verið á fundi bæjarráðs þann 9. maí vera ótvírætt brot á lögum um upplýsingamál og óskaði hann eftir úrskurði nefndarinnar varðandi aðgang að umræddum drögum.
Með bréfi, dags. 16. maí, til Akureyrarkaupstaðar, óskaði úrskurðarnefnd um upplýsingamál eftir því að nefndinni yrðu í trúnaði afhent drög að yfirlýsingu vegna samstarfs Denverborgar sem samþykkt voru á fundi bæjarráðs Akureyrarkaupstaðar þann 3. maí 2012. Með tölvupósti, dags. 21. maí, barst nefndinni umrætt skjal.
Niðurstaða
Samkvæmt 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 er stjórnvöldum skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.–6. gr. Mál þetta varðar synjun Akureyrarkaupstaðar á beiðni kæranda um aðgang að drögum að yfirlýsingu vegna samstarfs við Denverborg, sem lögð voru fram og samþykkt á fundi bæjarráðs Akureyrarkaupstaðar þann 3. maí 2012. Synjun kærða byggist á 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.
Í 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 segir að réttur almennings til aðgangs að gögnum nái ekki til vinnuskjala sem stjórnvald hafi ritað til eigin afnota. Þó skuli veita aðgang að vinnuskjölum hafi þau að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verði aflað annars staðar frá.
Akureyrarkaupstaður hefur afhent úrskurðarnefnd um upplýsingamál tvö skjöl í málinu. Annars vegar skjal á ensku með yfirskriftinni „MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU)“. Fjallar það um stofnun vináttusambands milli Denverborgar og Akureyrarkaupstaðar. Hins vegar skjal á íslensku, dags. 9. maí, með yfirskriftinni „VILJAYFIRLÝSING“. Lýtur það einnig að stofnun vináttusambands milli nefndra aðila og er í öllum atriðum sama efnis og fyrra skjalið, þótt ritað sé á öðru tungumáli. Af gögnum þessum verður ráðið að fyrra skjalið það sem ritað er á ensku hafi verið lagt fyrir bæjarráð Akureyrarkaupstaðar á fundi þess 3. maí 2012. Síðara skjalið sem ritað er á íslensku er hins vegar það skjal sem endanlega var undirritað af fulltrúum beggja aðila, Denverborgar og Akureyrarkaupstaðar. Það skjal hefur þegar verið afhent kæranda í málinu.
Í fundargerð bæjarráðs Akureyrarkaupstaðar, dags. 3. maí 2012, er bókað að lögð séu fram drög að yfirlýsingu vegna samstarfs við Denverborg. Þá er þar bókað að bæjarráð samþykki fyrirliggjandi drög. Í fundargerð bæjarstjórnar Akureyrarkaupstaðar, dags. 8. maí 2012, er ekki sérstaklega bókað um umrædda yfirlýsingu, en þar kemur hins vegar fram að fundargerð bæjarráðs frá 3. maí 2012 hafi verið lögð fyrir fundinn til kynningar. Af því leiðir að hér hefur ekki verið um að ræða málefni sem þarfnaðist staðfestingar sveitarstjórnar, sbr. 1. mgr. 41. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, heldur hefur endanleg afgreiðsla málsins af hálfu Akureyrarkaupstaðar falist í því að bæjarráð samþykkti fyrirliggjandi drög að viljayfirlýsingu á fundi sínum 3. maí 2012. Þrátt fyrir að hin umrædda viljayfirlýsing hafi fyrst öðlast formlegt gildi með undirritunum þann 9. maí 2012 er af þessu ljóst að með samþykkt bæjarráðs 3. maí 2012 fól það skjal sem þar var til umræðu í sér endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls af hálfu Akureyrarkaupstaðar í skilningi 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga.
Akureyrarkaupstaður hefur ekki bent á að neitt í umræddu skjali sé háð trúnaði samkvæmt öðrum lagaákvæðum. Með vísan til meginreglu 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 ber því að afhenda kæranda það skjal sem hann hefur óskað aðgangs að og samþykkt var á fundi bæjarráðs Akureyrarkaupstaðar 3. maí 2012.
Úrskurðarorð
Akureyrarkaupstað ber að afhenda kæranda afrit af drögum að yfirlýsingu vegna samstarfs Akureyrarkaupstaðar við Denverborg sem lögð voru fram og samþykkt á fundi bæjarráðs Akureyrarkaupstaðar þann 3. maí 2012.
Trausti Fannar Valsson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson