Hinn 7. júní 2024 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1199/2024 í máli ÚNU 23110016.
 

Kæra og málsatvik

Með erindi, dags. 22. nóvember 2023, kærði […] ákvörðun Garðabæjar að synja honum um aðgang að fimm PDF-skjölum sem innihalda yfirlit úr málaskrá sveitarfélagsins yfir mál og gögn sem varða kæranda og dóttur hans.
 
Kærandi óskaði eftir gögnunum 31. október 2023. Í svari Garðabæjar, dags. 8. nóvember 2023, kom fram að gögnin væru skjáskot úr málaskrá Garðabæjar sem færð hefðu verið á PDF-form svo hægt væri að afhenda þau úrskurðarnefnd um upplýsingamál, sbr. 2. mgr. 22. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, við meðferð máls sem lyktaði með úrskurði nefndarinnar nr. 1150/2023. Í þeim úrskurði nefnd­arinnar kæmi fram að réttur til aðgangs að gögnum næði almennt ekki til gagnagrunna eða skráa sem liggja fyrir hjá stjórnvöldum. Að mati Garðabæjar uppfylltu umbeðin gögn ekki skilgreiningu upp­lýs­ingalaga á hug­takinu gagn, sbr. 2. mgr. 5. gr. laganna, og vörðuðu auk þess ekki tiltekið mál, sbr. 1. mgr. 15. gr. lag­anna. Beiðni kæranda var því hafnað.
 
Í kæru kemur fram að samkvæmt upplýsingalögum geti upplýsingaréttur náð til gagna án tengsla við til­tekið mál. Skilyrðið sé aðeins að viðkomandi takist að tilgreina gagnið með nægilega skýrum hætti og að undanþáguákvæði laganna eigi ekki við. Þau gögn sem kærandi hafi óskað eftir teljist að hans mati vera fyrirliggjandi í skilningi laganna.
 

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Garðabæ með erindi, dags. 27. nóvember 2023, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn um kæruna.
 
Umsögn Garðabæjar barst úrskurðarnefndinni 8. desember 2023. Í henni kemur fram að fallist úr­skurð­arnefndin á að kærandi eigi rétt til aðgangs að skjáskotunum sé kæranda veittur aðgangur „bak­dyra­megin“ að gagnagrunni Garðabæjar, sem fái ekki staðist samkvæmt úrskurði nefndarinnar nr. 1150/2023 þar sem fram kemur að réttur almennings til aðgangs að gögnum taki almennt ekki til gagna­grunna eða skráa sem fyrir liggja hjá stjórnvöldum. Þá hafi Garðabær nokkrum sinnum afhent kær­anda yfirlit og lista yfir málsgögn úr málaskrá bæjarins og verði því ekki annað séð en að skylda sam­kvæmt 2. tölul. 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga hafi verið uppfyllt.
 
Umsögn Garðabæjar var kynnt kæranda með erindi, dags. 12. desember 2023, og honum veittur kostur á að koma á fram­færi frekari athugasemdum. Þær bárust 18. desember 2023. Óþarft er að rekja frekar það sem fram kemur í gögnum málsins, sbr. 31. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993. Úrskurðarnefndin hef­ur haft hliðsjón af öllum gögnum málsins við úrlausn þess.
 

Niðurstaða

Mál þetta varðar rétt kæranda til aðgangs að PDF-skjölum sem innihalda yfirlit úr málaskrá sveitar­fél­ags­ins yfir mál og gögn sem varða kæranda og dóttur hans.
 
Samkvæmt 1. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, nær réttur almennings til aðgangs að fyrir­liggj­andi gögnum tiltekins máls og tilteknum fyrirliggjandi gögnum. Hið sama á við um aðgang að gögnum sem inni­halda upplýsingar um mann sjálfan, sbr. 1. mgr. 14. gr. laganna. Réttur til aðgangs að gögnum nær almennt ekki til gagnagrunna eða skráa sem fyrir liggja hjá þeim aðilum sem heyra undir gildissvið upp­lýsingalaga. Undantekning frá þeirri reglu er sá réttur sem almenningi er fenginn í 2. tölul. 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga, sbr. 5. mgr. 14. gr. laganna, til aðgangs að lista yfir málsgögn. Sá sem ósk­ar að­gangs að lista yfir málsgögn þarf þó að geta tilgreint með nægjanlega skýrum hætti hvaða mál það eru sem hann vill kynna sér svo hægt sé að afmarka beiðni hans án veru­legrar fyrirhafnar, sbr. 1. mgr. 15. gr. laganna. Samkvæmt þessu er ljóst að það að veita aðgang að lista yfir málsgögn í formi skjáskots úr málaskrá felur ekki í sér að með því sé veittur aðgangur að gagnagrunni eða skrá umfram þann rétt sem til staðar er á grundvelli upplýsingalaga.
 
Fyrir liggur í máli þessu að þau PDF-skjöl sem kærandi hefur óskað aðgangs að voru búin til af Garða­bæ í tengslum við meðferð máls ÚNU 22070009 hjá úrskurðarnefnd um upplýsingamál, sem lyktaði með úrskurði nefndarinnar nr. 1150/2023. Það er mat nefndarinnar að með því að Garðabær hafi fært skjá­skot úr málaskrá sinni yfir á fimm PDF-skjöl hafi sveitarfélagið búið til gögn í skilningi upp­lýs­inga­laga, sem teljast fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 5. gr. og 1. mgr. 14. gr. laganna. Þá er það jafnframt mat nefndarinnar að með beiðni sinni um PDF-skjölin hafi kærandi tilgreint með nægjanlega skýrum hætti hvaða gögn hann óskaði eftir að fá afhent. Ekki liggur fyrir í gögnum málsins hvort PDF-skjölin séu hluti af tilteknu máli í málaskrá Garðabæjar, en úrskurðarnefndin telur það gilda einu þar sem réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær einnig til tiltekinna fyrirliggjandi gagna þótt þau hafi ekki verið færð undir ákveðið mál hjá þeim aðila sem gagnabeiðni er beint til.
 
Samkvæmt framangreindu er það mat úrskurðarnefndarinnar að ákvörðun Garðabæjar að synja kær­anda um aðgang að PDF-skjölunum hafi ekki byggst á réttum lagagrundvelli. Nefndin telur að rétt af­greiðsla hefði verið að yfirfara skjölin efnislega með hliðsjón af takmörkunarákvæðum upp­lýs­inga­laga, sbr. 6.–10. gr. upplýsingalaga, sbr. 2.–3. mgr. 14. gr. sömu laga, og taka að því búnu ákvörðun um af­hendingu skjalanna til kæranda að hluta eða í heild. Er það mat nefndarinnar að rétt sé að vísa beiðni kær­anda til Garða­bæjar til nýrrar meðferðar og leggja fyrir sveitarfélagið að afgreiða beiðni kæranda á þeim grund­velli. Úrskurðarnefndin telur ljóst að kærandi eigi rétt til aðgangs að þó nokkrum hluta þeirra upplýsinga sem finna má í gögnunum, þar sem þær meðal annars stafa frá honum sjálfum eða varða hann sérstaklega umfram aðra.
 

Úrskurðarorð

Beiðni […], dags. 31. október 2023, er vísað til Garðabæjar til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.

 
 
Trausti Fannar Valsson, formaður
Hafsteinn Þór Hauksson
Sigríður Árnadóttir