15. maí 2021 Forsætisráðuneytið

1002/2021. Úrskurður frá 28. apríl 2021.

Úrskurður

Hinn 28. apríl 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð
nr. 1002/2021 í máli ÚNU 20120016.

Kæra og málsatvik

Með kæru, dags. 13. desember 2020, kærði A afgreiðslu Hafnarfjarðarbæjar á beiðni hans um aðgang að gögnum í tengslum við byggingu Eskivalla 11.

Kærandi sendi Hafnafjarðarbæ erindi, dags. 14. október 2020, þar sem hann óskaði eftir afhendingu samskiptagagna, skjala, tölvupósta, tilkynninga og bréfa er vörðuðu byggingu Eskivalla 11. Með bréfi, dags. 16. október 2020, voru kæranda afhent umbeðin gögn. Í bréfinu var kæranda leiðbeint um að ef hann teldi afhent gögn ekki fullnægjandi gæti hann bókað fund með starfsmönnum sveitarfélagsins, byggingarfulltrúa og skipulagsfulltrúa í því skyni að fara yfir málavexti og/eða gögnin.

Í kæru kemur fram að kærandi telji að í þeim gögnum sem hann fékk afhent með bréfi, dags. 16. október 2020, sé ekki að finna þær upplýsingar sem leitað var eftir samkvæmt fyrirspurnum hans. Kærandi telji mikla leynd hvíla yfir málinu. Í kærunni er einnig að finna lista yfir 10 nánar tilgreind gögn sem kærandi telji að séu fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu og óskað var eftir en ekki voru afhent. Um er að ræða eftirfarandi gögn eða upplýsingar:

1) Skýrsla frá VSI Öryggishönnun og ráðgjöf sem uppfærð var í júlí og getið er í byggingarlýsingu og teikningum 30. september 2020.
2) Minnisblað frá fundi sviðsstjóra umhverfis- og framkvæmdarsviðs Hafnarfjarðar með forsvarsmönnum byggingaraðila fjölbýlishússins við Eskivelli 11 sem haldinn var í ágúst 2020.
3) Flóttaleiðir: Minnisblað sem getið er í byggingarlýsingu og teikningum 30. september 2020.
4) Greinargerð á sundurliðuðum útreikningum á bílastæðabókhaldi hönnuðar.
5) Skýringarblað verkfræðings sem getið er á teikningu frá 30. september 2020.
6) Gögn um gæðavottunarkerfi byggingarstjóra Eskivalla 11.
7) Skýrsla um öryggi eldvarna og fylgiskjali frá Slökkviliði höfuðborgarsvæðisins frá júní 2020.
8) Skýrsla og fylgiskjal frá Slökkviliði höfuðborgarsvæðisins um öryggisúttekt um jákvæða „afstöðu slökkviliðs vegna öryggisúttektar“ um að Eskivellir 11 stæðust öryggiskröfur.
9) Staðfesting frá sviðsstjóra skipulags- og umhverfissviðs vegna öryggisatriða á Eskivöllum 11. Óskað var eftir heildarskjali í stað skjáskots sem kærandi hafði fengið afhent.
10) Tölvupóstsamskipti byggingarfulltrúans í Hafnarfirði við byggingaraðila Eskivalla 11 sem fram fóru á meðan á byggingartímanum stóð.

Málsmeðferð

Kæran var kynnt Hafnarfjarðarbæ með bréfi, dags. 21. desember 2020, og sveitarfélaginu veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að. Umsögn sveitarfélagsins barst úrskurðarnefndinni með bréfi, dags. 12. janúar 2021. Í umsögninni er málavöxtum lýst og greint frá því að kæranda hafi verið afhent gögn í samræmi við beiðni hans með bréfi, dags. 16. október 2020. Þar segir jafnframt að kæranda hafi ekki verið synjað sérstaklega um nein gögn. Þvert á móti hafi honum verið boðið að funda með starfsmönnum sveitarfélagsins í því skyni að fara yfir málið með frekari hætti teldi hann gögnin ekki nægjanlega upplýsandi. Engin viðbrögð hafi borist frá kæranda. Þá er vísað til þess að í kæru setji kærandi fram með sundurliðuðum hætti þau gögn sem hann telji sig ekki hafa fengið afhent og telji fyrirliggjandi í málinu. Í umsögninni er að finna umfjöllun um hvern og einn lið í kærunni og tiltekið að kærandi hafi ýmist fengið gögnin afhent eftir að kæra til úrskurðarnefndarinnar var lögð fram eða þau séu ekki fyrirliggjandi. Nánar tiltekið kemur fram að gögn sem tilgreind eru í liðum 1, 2, 4, 6 og 9 í beiðni kæranda séu ekki fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu.

Í umsögn Hafnarfjarðarbæjar kemur fram að skýrsla sem óskað er eftir undir lið 1 í kærunni frá VSI Öryggishönnun uppfærð í júlí 2020 og getið sé í byggingarlýsingu og teikningum sé ekki til og því ekki fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu. Fram komi á teikningu sem vísað er til að verkinu fylgi ekki skýrsla heldur sé einungis um að ræða texta sem sé á teikningu. Hvað varðar þá fundargerð sem óskað er eftir undir lið 2 í kærunni segir í umsögn sveitarfélagsins að slík fundargerð hafi ekki verið tekin saman. Ekki sé venja að taka saman fundargerðir eða minnisblöð vegna funda sem þessa. Í umsögninni kemur fram varðandi lið 4 í kærunni að ekki liggi frekari gögn fyrir varðandi bílastæðabókhald en það sem tilgreint sé á tilvitnaðri teikningu. Í lið 6 í kærunni kemur fram að kærandi hafi óskað eftir gögnum um gæðavottunarkerfi byggingarstjóra. Í umsögn sveitarfélagsins kemur fram að byggingarfulltrúaembætti hafi ekki yfir að ráða gögnum um gæðavottunarkerfi byggingarstjóra og sé því ekki unnt að veita umbeðin gögn. Byggingarstjórar hafi samþykkt gæðakerfi en skoðunarstofa fari yfir gæðakerfið og votti að það sé fullnægjandi, það sé svo skráð hjá Mannvirkjastofnun. Loks er undir lið 9 í kærunni óskað eftir staðfestingu frá sviðsstjóra skipulags- og umhverfissviðs vegna öryggisatriða á Eskivöllum. Í kæru eru gerðar athugasemdir við að sveitarfélagið hafi einungis afhent skjáskot af texta sem sagður sé stafa frá Slökkviliðinu á höfuðborgarsvæðinu en ekki skjalið í heild sinni. Í umsögn sveitarfélagsins kemur fram að samantekt slökkviliðsins vegna yfirferðar á teikningum berist ávallt með þeim hætti sem liggi fyrir hjá kæranda. Frekari gögn liggi ekki fyrir að þessu leyti.

Þau gögn sem tilgreind eru undir liðum 3, 5, 7, 8 og 10 hafi aftur á móti verið afhent kæranda eftir að kæra var lög fram til úrskurðarnefndar um upplýsingamál.

Umsögn sveitarfélagsins var send kæranda, með bréfi, dags. 12. janúar 2021, og honum veittur kostur á að koma á framfæri athugasemdum í ljósi hennar. Í athugasemdum kæranda, dags. 18. janúar 2021, kemur fram að hann telji í ljósi þess hversu erfiðlega hafi gengið að afla gagna hjá sveitarfélaginu að óhjákvæmilega leiki vafi á því hvort öll gögn hafi verið afhent. Til þess að varpa ljósi á málið svo það megi teljast fullrannsakað væri rétt að nefndin krefði sveitarfélagið um tæmandi lista yfir öll gögn sem málinu tengjast. Í því fælist að lagðar yrðu fram upplýsingar um öll mál sem tengjast umræddri húsbyggingu. Þá yrðu lagðar fram útskriftir úr málaskrá sem sýndu yfirlit yfir öll gögn sem tilheyra hverju máli. Jafnframt yrði upplýst hvort Hafnarfjarðarbær sinnti þeirri skyldu að færa samskipti undir viðkomandi mál. Í þessu sambandi vísaði kærandi til 2. tölul. 2. mgr. 5. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, laga um opinber skjalasöfn og reglur Þjóðskjalasafns Íslands um vistun skjala.

Niðurstaða

Í málinu er deilt um afgreiðslu Hafnarfjarðarbæjar á beiðni kæranda um aðgang að ýmsum gögnum sem tengjast byggingu Eskivalla 11. Hafnarfjarðarbær heldur því fram að öll fyrirliggjandi gögn hafi verið afhent og önnur gögn sem kærandi óski eftir séu ekki til hjá embættinu.

Í umsögn Hafnarfjarðarbæjar til úrskurðarnefndar um upplýsingamál kemur fram að kæranda hafi við meðferð málsins hjá úrskurðarnefndinni verið afhentur hluti þeirra gagna sem kæran snýr að, nánar tiltekið þau gögn sem talin eru upp og lýst undir liðum 3, 5, 7, 8 og 10 í kæru og tilgreind eru hér að framan. Nefndin fær ekki séð að ágreiningur sé uppi um þennan þátt málsins.

Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. orðalag ákvæða 1. mgr. 14. gr. og 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við 5. gr. í frumvarpi til gildandi upplýsingalaga er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggi á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. Ef takmarkanir 6.-10. gr. laganna á upplýsingarétti eigi aðeins við um hluta gagns skuli þó veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr.

Hvað varðar önnur gögn sem kærandi vísar til í kærunni, þ.e. undir liðum 1, 2, 4, 6 og 9 kemur fram í umsögn sveitarfélagsins, eins og rakið er hér að framan, varðandi hvert og eitt gagn að þau séu ekki fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu. Í ljósi skýringa sveitarfélagsins hefur úrskurðarnefndin ekki forsendur til annars en að leggja það til grundvallar að umrædd gögn séu ekki fyrirliggjandi hjá sveitarfélaginu.

Af ákvæðum upplýsingalaga leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á tiltæku formi. Þegar svo háttar til að gagn er ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna. Verður því að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Í athugasemdum kæranda er þess farið á leit við úrskurðarnefndina að hún grípi til tiltekinna úrræða í því skyni að upplýsa málið og jafnframt leiða í ljós hvernig almennt er staðið að skráningu mála og gagna hjá sveitarfélaginu. Af því tilefni tekur úrskurðarnefndin fram að ekki er hægt að óska eftir því að nefndin ráðist í almenna úttekt á því hvernig stjórnvöld haga starfsemi sinni, t.d. hvernig þau standa að skráningu og vistun gagna. Slíkt almennt eftirlit kemur í hlut annarra eftirlitsaðila, t.d. umboðsmanns Alþingis og Þjóðskjalasafns Íslands. Úrskurðarnefndin getur hins vegar við meðferð einstakra mála gripið til þeirra úrræða sem hún telur nauðsynleg í því skyni að upplýsa mál nægilega vel í samræmi við 10. gr. stjórnsýslulaga, t.d. ef hún telur skýringar stjórnvalds ekki fullnægjandi. Úrskurðarnefndin telur hins vegar atvik þessa máls ekki gefa tilefni til slíkra ráðstafana.

Úrskurðarorð

Kæru A, dags. 13. desember 2020, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.

Hafsteinn Þór Hauksson
formaður

Símon Sigvaldason Sigríður Árnadóttir

Efnisorð

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál