1038/2021. Úrskurður frá 27. ágúst 2021.
Úrskurður
Hinn 27. ágúst 2021 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1038/2021 í máli ÚNU 21060015.Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 22. júní 2021, kærði A afgreiðslu Hafnarfjarðarbæjar á beiðni um aðgang að gögnum.Í kæru kemur fram að kærandi hafi gert athugasemdir við umhverfisskýrslu sveitarfélagsins vegna breytinga á deiliskipulagi vegna Haukasvæðis. Kærandi [...] hafi því verulega hagsmuni af breytingunum. Þá hafi kærandi óskað eftir gögnum þann 26. október 2020 en við ritun kæru, um átta mánuðum síðar, hafi kærandi ekki fengið nein gögn þrátt fyrir margar ítrekanir. Þann 15. apríl 2021 hafi Hafnarfjarðarbær synjað kæranda um aðgang að gögnum en þrátt fyrir ítrekunarbeiðni þann 25. apríl 2021 hafi sveitarfélagið ekki útskýrt á hvaða lagagrundvelli ákvörðunin byggist. Nokkrum dögum eftir ítrekunina hafi sveitarfélagið aftur tilkynnt um breytt deiliskipulag og gert aðgengilega svokallaða umhverfisskýrslu vegna Ásvalla. Hvorki þá né síðar hafi kærandi fengið gögn frá sveitarfélaginu.
Að mati kæranda sé sveitarfélagið ljóslega vísvitandi að halda hagaðilum frá gögnum málsins. Kærandi krefst þess að fá aðgang að öllum gögnum sem tengjast breytingu á deiliskipulagi á Haukasvæðinu, hvenær sem upplýsingarnar hafi legið fyrir. Undir kröfuna falli m.a. eftirfarandi gögn og upplýsingar:
1. Yfirlit/skrá yfir öll gögn málsins.
2. Aðgangur að öllum athugasemdum við breytingu á deiliskipulagi vegna Haukasvæðisins.
3. Samningur sveitarfélagsins við VSÓ og yfirlit um greiðslur.
4. Erindi Skipulagsstofnunar til sveitarfélagsins þar sem farið sé fram á gerð nýrrar umhverfisskýrslu.
5. Ódagsett skýrsla sem sveitarfélagið hafi sent Skipulagsstofnun, sbr. umfjöllun um þá skýrslu í tölvubréfi sveitarfélagsins til kæranda dags. 15.04.2021.
6. Svör Skipulagsstofnunar til sveitarfélagsins.
7. Allar umsagnir, athugasemdir, minnisblöð o.fl. sem liggi fyrir í málinu. Hér falli í dæmaskyni undir hvers konar gögn sem stafa frá Skipulagsstofnun, Umhverfisstofnun og Heilbrigðisnefnd Hafnarfjarðar- og Kópavogssvæðis. Hér falli undir hvers konar formleg og óformleg gögn. Taka skuli saman upplýsingar ef um sé að ræða veittar munnlegar upplýsingar.
8. Öll drög og útgáfur af umhverfisskýrslu/greinargerð VSÓ. Drög skuli innihalda „comments“ og breytingartillögur. Hér sé átt við uppköst eða minnisblöð sama hvort VSÓ sendi sveitarfélaginu slíkt eða sveitarfélagið sendi slíkt til VSÓ.
9. Samskipti (munnleg og skrifleg) sveitarfélagsins við þriðja aðila, ásamt tengdum gögnum (t.d. viðhengi). Undir þetta falli hvers konar samskiptagögn, formleg eða óformleg, þ.á m. tölvupóstar, aðrir rafrænir samskiptamátar t.d. TEAMS, símtöl, fundargerðir o.s.frv., t.d. eftirfarandi: Samskipti við stjórnvöld, t.d. Heilbrigðisnefnd Hafnarfjarðar- og Kópavogssvæðis, Skipulagsstofnun, Umhverfisstofnun, ráðuneyti o.s.frv. Samskiptagögn við formlegan eða óformlegan álitsgjafa, þ. á m. tölvupóstar, yfirlit yfir fundi með ráðgjöfum og e.a. fundargerðir og minnisblöð, formleg og óformleg samskipti við Hauka og/eða fyrirsvarsmenn Hauka, samskipti við fjölmiðla, öll samskipti sveitarfélagsins við VSÓ, yfirlit yfir fundi með VSÓ og e.a. fundargerðir/punktar.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Hafnarfjarðarbæ með erindi, dags. 22. júní 2021, og vakin athygli á því að samkvæmt 1. mgr. 17. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 beri stjórnvaldi að taka ákvörðun um það hvort það verði við beiðni um aðgang að gögnum svo fljótt sem verða megi. Enn fremur skuli skýra þeim sem fer fram á aðgang að gögnum frá ástæðum tafa og hvenær ákvörðunar sé að vænta, hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar. Þá beri að tilkynna skriflega synjun beiðni, sbr. 1. mgr. 19. gr. upplýsingalaga. Því var beint til Hafnarfjarðarbæjar að taka ákvörðun um afgreiðslu beiðni kæranda svo fljótt og við yrði komið og eigi síðar en 6. júlí 2021.Erindi úrskurðarnefndarinnar var ítrekað þann 9. júlí 2021. Samdægurs bárust þau svör að erindið hefði verið áframsent til sviðsstjóra stjórnsýslusviðs og bæjarlögmanns Hafnarfjarðar. Erindi nefndarinnar var ítrekað þann 9. ágúst 2021 og í svari bæjarlögmanns, dags. 10. ágúst 2021, kemur fram að Hafnarfjarðarbær hafi ekki synjað um afhendingu umbeðinna gagna. Hluti umbeðinna gagna hafi ekki legið fyrir þegar beiðni kæranda kom fram en ætlunin sé að afhenda öll gögn sem beiðni kæranda tekur til. Ekki séu því gerðar „efnislegar athugasemdir við erindi kæranda“.
Af þessu tilefni áréttaði ritari úrskurðarnefndar um upplýsingamál með erindi, dags. 11. ágúst 2021, að málið snerist um það hvort og þá hverju sveitarfélagið hefði svarað kæranda. Óskað var upplýsinga um það hvort kærandi hefði verið upplýstur um afstöðu sveitarfélagsins. Ekki barst svar við erindinu og frekari tilraunir til að ná sambandi við bæjarlögmann, m.a. símleiðis, báru ekki árangur.
Niðurstaða
Í máli þessu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að gögnum hjá Hafnarfjarðarbæ. Af gögnum málsins er ljóst að beiðni kæranda hefur ekki verið afgreidd, þ.e. um tíu mánuðum eftir að hún var lögð fram.Samkvæmt 1. mgr. 17. gr. upplýsingalaga skal taka ákvörðun um það hvort orðið verður við beiðni um aðgang að gögnum svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Ef beiðni hefur ekki verið afgreidd innan 30 virkra daga frá móttöku hennar er beiðanda heimilt samkvæmt 3. mgr. 17. gr. að vísa málinu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, sem úrskurðar um rétt hans til aðgangs.
Ákvæði 3. mgr. 17. gr. var bætt við upplýsingalög með lögum nr. 72/2019 sem samþykkt voru á Alþingi þann 24. júní 2019. Í frumvarpi sem varð að síðarnefndu lögunum var gert ráð fyrir því að 40 virkir dagar þyrftu að líða til að úrskurðarnefnd um upplýsingamál gæti tekið mál til meðferðar á grundvelli 3. mgr. 17. gr. upplýsingalaga en þessi tími var styttur í meðförum þingsins í 30 virka daga. Í almennum athugasemdum frumvarps sem varð að lögum nr. 72/2019 kemur fram að málshraði við afgreiðslu beiðna um aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum geti haft verulega þýðingu. Óhóflegar tafir á töku ákvörðunar, endurskoðun hennar eða afhendingu umbeðinna gagna feli í sér óréttlætanlegar takmarkanir á upplýsingarétti almennings. Lagt sé til að sett verði regla um hámarksafgreiðslutíma beiðna um aðgang að gögnum sem sæki m.a. fyrirmynd í norsku upplýsingalögin. Í sérstökum skýringum við 13. gr. frumvarpsins, sem bætti 3. mgr. 17. gr. við upplýsingalög nr. 140/2012, segir m.a. að það feli í sér umtalsverða réttarbót að í tilvikum þar sem kærði hafi ekki sinnt beiðni fái beiðandi úrræði til að knýja fram efnislega niðurstöðu um upplýsingarétt sinn, jafnvel þótt sú niðurstaða verði ekki endurskoðuð með öðrum hætti en að bera hana undir almenna dómstóla. Þá kemur fram að hin nýja regla muni fyrst og fremst eiga við þegar afgreiðsla beiðni tefst úr hófi og ástæður þess sé að rekja til athafnaleysis eða annarra óréttlætanlegra tafa á málsmeðferð þess aðila sem hefur beiðni til meðferðar.
Af gögnum málsins telur úrskurðarnefnd um upplýsingamál hafið yfir allan vafa að tafir á afgreiðslu Hafnarfjarðarbæjar á beiðni kæranda teljast óréttlætanlegar í framangreindum skilningi. Af hálfu bæjarins hefur komið fram að hluti umbeðinna gagna hafi ekki legið fyrir þegar beiðni kæranda kom fram en engar skýringar hafa verið veittar á þeirri háttsemi sveitarfélagsins að láta hjá líða að afgreiða beiðni kæranda varðandi þann hluta umbeðinna gagna sem sannarlega liggur fyrir í vörslum sveitarfélagsins. Úrskurðarnefndin áréttar að þegar gögn eru ekki fyrirliggjandi getur réttur til aðgangs að þeim ekki byggst á upplýsingalögum, sbr. orðalag 1. mgr. 5. gr. laganna og ítrekaða úrskurðarframkvæmd nefndarinnar. Ef gögn sem beiðni tekur til liggja á annað borð fyrir eru hins vegar ekki að lögum forsendur til að láta hjá líða að afgreiða þann hluta beiðni af þeirri ástæðu að í beiðninni sé einnig óskað eftir aðgangi að gögnum sem ekki liggja fyrir. Af þeirri ástæðu verða þær óhóflegu tafir sem orðið hafa á því að Hafnarfjarðarbær afgreiddi beiðni kæranda ekki réttlætar með því einu að hluti gagnanna hafi ekki legið fyrir á þeim tímapunkti sem beiðnin barst.
Í málinu er til þess að líta að af hálfu bæjarlögmanns Hafnarfjarðarbæjar hefur komið fram að ekki séu gerðar „efnislegar athugasemdir“ við beiðni kæranda og að ætlunin sé að afhenda öll gögn sem hún tekur til. Með hliðsjón af þeim upplýsingum sem bærinn hefur sjálfur veitt um efni umbeðinna gagna að þessu leyti og rétt kæranda til aðgangs að þeim er það niðurstaða úrskurðarnefndarinnar að kærandi eigi rétt til aðgangs að öllum fyrirliggjandi gögnum í vörslum sveitarfélagsins sem beiðnin tekur til. Enn fremur beinir úrskurðarnefndin því til Hafnarfjarðarbæjar að gæta framvegis að reglum um málshraða, sbr. 17. gr. upplýsingalaga og 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.
Úrskurðarorð:
Hafnarfjarðarbæ ber að veita kæranda, A, aðgang að öllum fyrirliggjandi gögnum hjá sveitarfélaginu sem tengjast breytingu á deiliskipulagi á Haukasvæðinu.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson Sigríður Árnadóttir