Rafræn innkaup á tímum fjármálakreppu

Þann 25. maí s.l. var haldinn eins dags vinnufundur í Brussel um rafræn innkaup á örðugum tímum. Fundurinn var á vegum e-Practice samtakanna og nefndist á ensku:

"eProcurement in the time of economic crisis"

Enginn sótti þennan fund af hálfu Íslands svo að vitað sé, enda var fundurinn haldinn um leið og fundir CEN/BII og PEPPOL í Stokkhólmi. Þó er full þörf á því að Íslendingar fylgist grannt með, enda er innleiðing rafrænna innkaupa hafin hérlendis.

Ákveðið verklag hefur verið tekið upp hér og búið að fjárfesta í lausnum sem duga til að tengjast Norðurlöndum. Því er mikið í húfi að við séum samstíga því sem gerist annars staðar í Evrópu. Aukin viðskipti á alþjóðavettvangi kalla á aukna hagkvæmni, sem næst með rafrænum viðskiptum.

Hér verður einungis drepið á þrjá fyrirlestra, sem snúa að því sem við Íslendingar höfum helst áhuga á. Fyrirlestrarnir fjölluðu m.a. um:

• Lækkun kostnaðar um 50-60% með rafrænum innkaupum (Frade)
• 4,6 milljarða evra sparnað Spánverja af rafrænum innkaupum (Cano)
• Rafræn innkaup án landamæra, með PEPPOL (Froyland)

Fyrirlesarar:

• João Frade-Rodrigues, PwC Consulting
• Manuel J. Caño Gómez, prófessor í upplýsingatækni í spænskum háskóla
• Lars-Johan Frøyland, PEPPOL

Skrár þessara fyrirlesara er að finna á vefsvæðinu:

http://www.epractice.eu/en/events/eprocurement

João Frade-Rodrigues fjallaði m.a. um reynslu framkvæmdastjórnar ESB af rafrænum innkaupum. Verkefnið open e-PRIOR (electronic PRocurement Invoicing and Ordering) var gangsett 1. október 2009.

e-Prior verkefnið styðst við PEPPOL burðarleiðir og nýtir sér aðgangspunkta (AP) þeirra. Fjöldi birgja eru tengdir ESB um PEPPOL, m.a.: BT (British Telecom), IBM, Siemens, DELL, UNISYS o.m.fl.

PWC hefur tekið saman fyrir hönd framkvæmdastjórnarinnar lækkun kostnaðar af rafrænum reikningum, miðað við pappírsreikninga. Kostnaðurinn er sýndur glögglega á línuritum.

Móttakandi rafræns reiknings getur reiknað með 60% lækkun kostnaðar, vegna skráningar og yfirlestrar sem falla niður, en einnig vegna ódýrari skjalavistunar.

Sendandi rafræns reiknings má reikna með 50% lækkun kostnaðar, því ekki þarf að senda pappírinn handvirkt og skjalavistun er ódýrari.

Ástæður hagkvæmni:

• Réttari gögn
• Skjótari afhending
• Engir týndir reikningar
• Fljótari skráning
• o.m.fl.

Þriggja ára þróunarvinna er að baki e-Prior verkefninu og er það nú komið í fullan gang. Notendur rafrænna viðskipta eru hvattir til að kynna sér verkefnið nánar og nýta sér hvaðeina sem vekur áhuga. Fjórir tenglar eru í glærum João (FRADE.PPT) fyrir þá sem vilja spyrjast fyrir.

Manuel J. Caño Gómez fjallaði um stjórnun og eftirlit með rafrænum innkaupum. Markmiðið er eitt heilsteypt opinbert innkaupakerfi fyrir alla Evrópu. Spánverjar eru byrjaðir að aðlaga sig að þessu og styðjast einkum við: PEPPOL, CEN/BII og STORK verkefnin.

Manuel fjallar um hvað þurfi til til að ná markmiðinu og telur upp:

• Ábyrgð. Hver ber ábyrgð á hvaða þætti verksins
• Aðferð. Hvernig skal forgangsraða, hver er rétta leiðin
• Öflun. Hver þarf að kaupa hvað og hvenær
• Afköst. Fylgjum við innkaupaferlinu rétt
• Samkvæmni. Staðlar og samvirknimál
• Mannleg hegðun. Allir aðilar séu upplýstir frá upphafi

Að lokum nefnir Manuel athyglisverðar tölur um kostnað og ávinning - sjá glærur hans (CANNO.pdf).

Lars-Johan Frøyland fjallaði um PEPPOL, þ.e. rafræn innkaup yfir landamæri.

PEPPOL verkefnið hófst 1. maí 2008 og sendur í fjögur ár. PEPPOL vinnur með 18 samstarfsaðilum í 12 Evrópulöndum og hefur til umráða 30 milljónir evra.

Lars-Johan undirstrikaði þátttöku smárra og meðalstórra fyrirtækja (SME). PEPPOL snýst um innleiðingu rafrænna reikninga, pantana og vörulista í Evrópu. Nú þegar eru reikningar farnir að berast á milli landa á vegum PEPPOL, svo sem fjallað hefur verið um í fréttabréfi ICEPRO. Lars-Johan nefndi fleiri dæmi og klykkti út með slagorðinu: "Rafræn innkaup án landamæra!".  Sjá glærur Lars-Johans (FROYLAND.ppt).