Ávinningur Reykjavíkurborgar af rafrænum viðskiptalausnum

Í framhaldi af haustráðstefnu ICEPRO og Skýrslutæknifélagsins um rafræn viðskipti, skrifar Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar, eftirfarandi í fréttabréf ICEPRO:

Reykjavíkurborg hefur um árabil unnið að því að innleiða rafrænar viðskiptalausnir til að auka skilvirkni, bæta þjónustu, bæta innra eftirlit og ekki síst til að lækka kostnað.

Rafrænir reikningar birgja

Áherslan undanfarin ár hefur einkum verið að skapa rafrænar viðskiptalausnir sem gera borginni kleift að taka móti stórum hluta reikninga frá birgjum rafrænt. Reikningar koma frá 5-6 þúsund birgjum og eru samtals um 200 þúsund reikningar á ári. Um 23 þúsund reikningar koma með SPAN-tækni sem tekin var upp árið 2003 en allir birgjareikningar hafa verið skannaðir inn frá 2003. Tilraunaverkefni með rafræna birgjareikninga var sett upp haustið 2010 með tækni sem byggir á skeytasendingum á XML/BII formi. Mjólkursamsalan (MS) sem er einn stærsti birgi borgarinnar var tilbúinn að taka þátt í tilrauninni frá upphafi en MS sendir borginni um 12-13 þúsund reikninga á ári. Tæknilega gekk tilraunaverkefnið vel frá byrjun og þetta góða samstarf lagði grunninn að því að s ífellt fleiri birgjar hafa bæst í hópinn. Gert er ráð fyrir að rafrænir birgjareikningar verði á bilinu 50-60 þúsund á næsta ári og við það bætast um 23 þúsund SPAN reikningar.

Samningar hafa verið gerðir við alla skeytamiðlara vegna tilraunaverkefnisins og er miðað við að taka við reikningum frá nokkrum birgjum frá hverjum skeytamiðlara fyrir sig. Bráðlega verður farið að gera tilraunir með að senda reikninga frá borginni í gegnum alla skeytamiðlara. Stefnt er að því að bjóða síðan út þessa þjónustu þegar tilraunaskeiðinu lýkur á næstunni.

Rafrænt samþykktarferli

Allir birgjareikningar fara í rafrænt samþykktarferli og almenna reglan er að tveir samþykkjendur bera ábyrgð á því að reikningur sé samþykktur til greiðslu. Eftir að reikningur er lagður af stað í samþykktarferli er enginn greinarmunur gerður á hvort hann á uppruna sinn í rafrænu skjali eða á pappír. Samþykkjendur bera ábyrgð á því að það sem pantað er hafi borist í réttu magni og á réttu einingarverði, að umsamdir afslættir fáist, að reikningur sé rétt lyklaður og bókaður á rétta kostnaðarstöð. Markmið borgarinnar hvað þetta varðar er að tryggja hnökralausa rafræna leið reiknings frá birgja til samþykkjanda kaupanda með fullkomnum bókunarstreng.

Ávinningur

Ávinningur Reykjavíkurborgar er þegar orðinn mikill af því að taka rafrænt á móti birgjareikningum og kemur fram á margvíslegan hátt. Þetta hefur bætt verulega bókun reikninga og innsláttarvillur hafa minnkað mjög mikið. Öryggið í móttöku, skráningu og allri meðferð reikninga hefur stóraukist. Krafan um ákveðnar upplýsingar á reikningum hefur tryggt að reikningar fara strax í samþykktarferli og öll vinnsla hefur orðið skilvirkari til hagsbóta fyrir Reykjavíkurborg og birgjana sjálfa. Greiðslur til birgja eru á tíma og dráttarvextir afar óalgengir. Hagkvæmni felst líka í bættum afstemmingum og miklu minni pappírsnotkun sem bæði sparar peninga og er í anda umhverfisstefnu borgarinnar. Bæði Reykjavíkurborg og birgjar hennar hafa sparað umtalsverðar fjárhæðir á þessu fyrirkomulagi. Mesti ávinningurinn liggur þó sennilega í því að færri starfsmenn þarf til að vinna einfaldari verkefni sem getur skapað möguleika á sparnaði eða möguleika á að setja fleiri manntíma í vinnu við ábatasamari verkefni. Nú þegar hefur orðið talsverð fækkun á starfsmönnum í bókhaldi borgarinnar.

Áframhaldandi þróun

Byrjað er að senda út innri reikninga á rafrænu formi og stefnt er að því að langsamlega stærstur hluti þeirra verði orðinn rafrænn fyrir næstu áramót en þetta eru um 6-8 þúsund reikningar á ári!  

Hafin er útsending rafrænna reikninga til ytri viðskiptavina og hafin útsending til nokkurra birgja. Má reikna með að útsending rafrænna reikninga til ytri viðskiptavina verði nokkur þúsund reikningar á ári.

Reykjavíkurborg er nú þegar í fararbroddi þeirra sem nýta sér rafrænar viðskiptalausnir á Íslandi. En borgin stefnir lengra. Markmiðið er að nota rafrænar viðskiptalausnir til að bæta innkaupaárangur, tryggja nýtingu á umsömdum afsláttarkjörum og koma á samþykktarferli áður en stór innkaup eru gerð. Þess vegna er verið að hefja tilraun með eins konar rafrænt innkaupatorg í samvinnu við Evenex.

Árangur Reykjavíkurborgar hefur hingað til byggt á miklu samstarfi við fyrirtæki og birgja, en svo mun einnig verða í áframhaldandi vinnu við rafrænar viðskiptalausnir borgarinnar. Mikilvægt er í þessu samhengi að allir helstu viðskiptaaðilar á Íslandi sameinist um að byggja lausnir sínar á sömu stöðlum (UNSPSC-staðall), þ.e. staðlar varðandi skeytasendingar og vöruflokkun, til að tryggja að hnökralaus innbyrðis viðskipti geti farið fram. 

Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar