Útsending og móttaka rafrænna reikninga hjá N1
Kristján Gunnarsson, hjá upplýsingatæknideild N1 skrifar:
N1 hefur undanfarna mánuði tekið við rafrænum kostnaðarreikningum frá nokkrum af stærstu birgjum sínum. Samtals tekur N1 við u.þ.b. 54.000 kostnaðarreikningum á ári frá 200 birgjum. Fram til þessa hafa 13% af kostnaðarreikningum verið gegnum Span-kerfið og 87% reikninganna hafa verið skannaðir inn. Þar sem 3% birgjanna senda 35% af reikningamagninu þá er mikill akkur í að færa reikningamóttöku úr skönnun yfir í rafrænt form. Ágæt reynsla er komin á þetta og samstarf við skeytamiðlara hefur verið góð. Byggt er á NES/UBL staðli.
N1 sendir út reikningsyfirlit til 5.400 lögaðila og er reikningamagnið um 70.000 á mánuði sem er margfalt meira en mótteknir kostnaðarreikningar. Þá eru 30% þessara aðila (eða 1.600 lögaðilar) að taka við 80% af reikningunum þ.e. 56.000. Hér er því eftir ennþá meiru að slægjast hvað rafvæðingu varðar. Í ljósi þessa mikla umfangs og þess kostnaðar sem fylgir því að senda rafræna reikninga um skeytamiðlun - þá er það hugmynd N1 að senda þessa reikninga milliliðalaust til móttakana - og að sama skapi að taka milliliðalaust við kostnaðarreikningum frá birgjum. Þetta á þó fyrst og fremst við stærri viðskiptavini og birgja. N1 mun áfram nýta sér þjónustu skeytamiðlunar hvað smærri viðskiptavini og birgja varðar.
Í þessu skyni hefur N1 látið smíða eigin skjalagátt, eða rafrænt skjalatorg líkt og Span (fyrir EDI) og skeytamiðlun Skýrr.
Skjalagátt N1 býður ekki uppá vörpun frá öðrum stöðlum, en aðeins þarf eitt rafrænt skjalatorg milli móttakanda og sendanda. Öll skeyti eru samkvæmt NES/UBL reikningastaðli útgefnum af Staðlaráði.
Skjalagátt N1 býður upp á tvenns konar þjónustu:
Beint samband (P2P) þar sem sendandi og móttakandi koma sér saman um staðlað form sem gengur upp í bókhaldskerfum beggja aðila. Þá er gjaldfrjálst á báðum endum en kostnaður við að komast af stað.
Hins vegar er skeytamiðlun sem sendir og tekur við á NES/UBL formi, en breytir í það form sem viðskiptavinurinn notar. Þá er gjald reiknað fyrir hvert skjal á báðum endum, lítill sem enginn kostnaður við að komast af stað.
Það er kostur við rafræna NESUBL reikninga að þeir eru allir á sama formati, þeir eru kostnaðarstaðarmerktir og það er sáralítill stofnkostnaður. Milliliðakostnaður skeytamiðlunar er rukkaður á báðum endum og telst það ókostur, sem hægt er að laga.
Rafrænir reikningar hafa ýmsa kosti í för með sér: Sjálfvirkni og samræming eykst og það sparast bæði pappír, tími og peningar.
Kristján Gunnarsson, upplýsingatæknideild N1