Ávinningur og upplifun af rafrænum viðskiptum

Mikil og góð þróun hefur átt sér stað hérlendis við innleiðingu rafrænna viðskipta undanfarna mánuði og ár. Flest öll hugbúnaðarfyrirtæki eru komin með lausnir og mörg stór og lítil fyrirtæki ásamt stofnunum eru farin að nýta sér þessa tækni og ná fram ávinningi af hagnýtingu hennar.

Margir hafa hug á að taka upp hina nýju tækni, en sumum þykir ósýnt um ávinning af henni. Þessari samantekt er ætlað að bæta þar úr, með því að nú liggur fyrir nokkur reynsla hérlendis í upptöku rafrænna innkaupa. Því voru forystumenn sveitarfélaga, stofnana og fyrirtækja beðnir um að segja frá reynslu sinni á mannamáli og að forðast tæknimál. Leitað var eftir viðskiptavinum þjónustuaðila, brautryðjendunum í rafrænum viðskiptum.

Á ráðstefnu ICEPRO og Skýrslutæknifélagsins 20. september 2011 stigu í pontu fulltrúar fyrirtækja og stofnana og sögðu frá reynslu sinni af rafrænum viðskiptum og væntinga til þeirra.  Meðal annars var rætt um hverju hefur verið áorkað, hvert stefnt er með innleiðingu rafrænna viðskipta og hvaða vandamál/verkefni þarf að leysa til að Ísland nái ásættanlegri stöðu í samanburði við önnur Evrópuríki.

Hér birtist samantekt á ræðum og skrifum ræðumanna, en auk þess fengust heimildir frá fleirum, sem ekki komu fram á ráðstefnunni. ICEPRO heldur áfram að safna upplýsingum um innleiðingu rafrænna viðskipta hérlendis sem erlendis og birta árangur og ávinning af þeim.

Sjá nánar dagskrá Sky.is: sky.is/index.php?option=com_content&view=article&id=1763:avinningur-og-upplifun-af-rafraenum-vieskiptum&catid=25&Itemid=100074

Ávinningur Reykjavíkurborgar af rafrænum viðskiptalausnum

Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar:

Reykjavíkurborg hefur um árabil unnið að því að innleiða rafrænar viðskiptalausnir til að auka skilvirkni, bæta þjónustu, bæta innra eftirlit og ekki síst til að lækka kostnað.

Rafrænir reikningar birgja

Áherslan undanfarin ár hefur einkum verið að skapa rafrænar viðskiptalausnir sem gera borginni kleift að taka móti stórum hluta reikninga frá birgjum rafrænt. Reikningar koma frá 5-6 þúsund birgjum og eru samtals um 200 þúsund reikningar á ári. Um 23 þúsund reikningar koma með SPAN-tækni sem tekin var upp árið 2003 en allir birgjareikningar hafa verið skannaðir inn frá 2003. Tilraunaverkefni með rafræna birgjareikninga var sett upp haustið 2010 með tækni sem byggir á skeytasendingum á XML/BII formi. Mjólkursamsalan (MS) sem er einn stærsti birgi borgarinnar var tilbúinn að taka þátt í tilrauninni frá upphafi en MS sendir borginni um 12-13 þúsund reikninga á ári. Tæknilega gekk tilraunaverkefnið vel frá byrjun og þetta góða samstarf lagði grunninn að því að sífellt fleiri birgjar hafa bæst í hópinn. Gert er ráð fyrir að rafrænir birgjareikningar verði á bilinu 50-60 þúsund á næsta ári og við það bætast um 23 þúsund SPAN reikningar.

Samningar hafa verið gerðir við alla skeytamiðlara vegna tilraunaverkefnisins og er miðað við að taka við reikningum frá nokkrum birgjum frá hverjum skeytamiðlara fyrir sig. Bráðlega verður farið að gera tilraunir með að senda reikninga frá borginni í gegnum alla skeytamiðlara. Stefnt er að því að bjóða síðan út þessa þjónustu þegar tilraunaskeiðinu lýkur á næstunni.

Rafrænt samþykktarferli

Allir birgjareikningar fara í rafrænt samþykktarferli og almenna reglan er að tveir samþykkjendur bera ábyrgð á því að reikningur sé samþykktur til greiðslu. Eftir að reikningur er lagður af stað í samþykktarferli er enginn greinarmunur gerður á hvort hann á uppruna sinn í rafrænu skjali eða á pappír. Samþykkjendur bera ábyrgð á því að það sem pantað er hafi borist í réttu magni og á réttu einingarverði, að umsamdir afslættir fáist, að reikningur sé rétt lyklaður og bókaður á rétta kostnaðarstöð. Markmið borgarinnar hvað þetta varðar er að tryggja hnökralausa rafræna leið reiknings frá birgja til samþykkjanda kaupanda með fullkomnum bókunarstreng.

Ávinningur

Ávinningur Reykjavíkurborgar er þegar orðinn mikill af því að taka rafrænt á móti birgjareikningum og kemur fram á margvíslegan hátt. Þetta hefur bætt verulega bókun reikninga og innsláttarvillur hafa minnkað mjög mikið. Öryggið í móttöku, skráningu og allri meðferð reikninga hefur stóraukist. Krafan um ákveðnar upplýsingar á reikningum hefur tryggt að reikningar fara strax í samþykktarferli og öll vinnsla hefur orðið skilvirkari til hagsbóta fyrir Reykjavíkurborg og birgjana sjálfa. Greiðslur til birgja eru á tíma og dráttarvextir afar óalgengir. Hagkvæmni felst líka í bættum afstemmingum og miklu minni pappírsnotkun sem bæði sparar peninga og er í anda umhverfisstefnu borgarinnar. Bæði Reykjavíkurborg og birgjar hennar hafa sparað umtalsverðar fjárhæðir á þessu fyrirkomulagi. Mesti ávinningurinn liggur þó sennilega í því að færri starfsmenn þarf til að vinna einfaldari verkefni sem getur skapað möguleika á sparnaði eða möguleika á að setja fleiri manntíma í vinnu við ábatasamari verkefni. Nú þegar hefur orðið talsverð fækkun á starfsmönnum í bókhaldi borgarinnar.

Áframhaldandi þróun

Byrjað er að senda út innri reikninga á rafrænu formi og stefnt er að því að langsamlega stærstur hluti þeirra verði orðinn rafrænn fyrir næstu áramót en þetta eru um 6-8 þúsund reikningar á ári!  

Hafin er útsending rafrænna reikninga til ytri viðskiptavina og hafin útsending til nokkurra birgja. Má reikna með að útsending rafrænna reikninga til ytri viðskiptavina verði nokkur þúsund reikningar á ári.

Reykjavíkurborg er nú þegar í fararbroddi þeirra sem nýta sér rafrænar viðskiptalausnir á Íslandi. En borgin stefnir lengra. Markmiðið er að nota rafrænar viðskiptalausnir til að bæta innkaupaárangur, tryggja nýtingu á umsömdum afsláttarkjörum og koma á samþykktarferli áður en stór innkaup eru gerð. Þess vegna er verið að hefja tilraun með eins konar rafrænt innkaupatorg í samvinnu við Evenex.

Árangur Reykjavíkurborgar hefur hingað til byggt á miklu samstarfi við fyrirtæki og birgja, en svo mun einnig verða í áframhaldandi vinnu við rafrænar viðskiptalausnir borgarinnar. Mikilvægt er í þessu samhengi að allir helstu viðskiptaaðilar á Íslandi sameinist um að byggja lausnir sínar á sömu stöðlum (UNSPSC-staðall), þ.e. staðlar varðandi skeytasendingar og vöruflokkun, til að tryggja að hnökralaus innbyrðis viðskipti geti farið fram.

N1: Útsending rafrænna reikninga til viðskiptamanna – og móttaka rafrænna kostnaðarreikninga frá birgjum

Kristján Gunnarsson, upplýsingatæknideild:

N1 hefur undanfarna mánuði tekið við rafrænum kostnaðarreikningum frá nokkrum af stærstu birgjum sínum. Samtals tekur N1 við u.þ.b. 54.000 kostnaðarreikningum á ári frá 200 birgjum. Fram til þessa hafa 13% af kostnaðarreikningum verið gegnum Span-kerfið og 87% reikninganna hafa verið skannaðir inn. Þar sem 3% birgjanna senda 35% af reikningamagninu þá er mikill akkur í að færa reikningamóttöku úr skönnun yfir í rafrænt form. Ágæt reynsla er komin á þetta og samstarf við skeytamiðlara hefur verið góð. Byggt er á NES/UBL staðli.

N1 sendir út reikningsyfirlit til 5.400 lögaðila og er reikningamagnið um 70.000 á mánuði sem er margfalt meira en mótteknir kostnaðarreikningar. Þá eru 30% þessara aðila (eða 1.600 lögaðilar) að taka við 80% af reikningunum þ.e. 56.000. Hér er því eftir ennþá meiru að slægjast hvað rafvæðingu varðar. Í ljósi þessa mikla umfangs og þess kostnaðar sem fylgir því að senda rafræna reikninga um skeytamiðlun - þá er það hugmynd N1 að senda þessa reikninga milliliðalaust til móttakana - og að sama skapi að taka milliliðalaust við kostnaðarreikningum frá birgjum. Þetta á þó fyrst og fremst við stærri viðskiptavini og birgja. N1 mun áfram nýta sér þjónustu skeytamiðlunar hvað smærri viðskiptavini og birgja varðar.

Í þessu skyni hefur N1 látið smíða eigin skjalagátt, eða rafrænt skjalatorg líkt og Span (fyrir EDI) og skeytamiðlun Skýrr.

Skjalagátt N1 býður ekki uppá vörpun frá öðrum stöðlum, en aðeins þarf eitt rafrænt skjalatorg milli móttakanda og sendanda. Öll skeyti eru samkvæmt NES/UBL reikningastaðli útgefnum af Staðlaráði.

Skjalagátt N1 býður upp á tvenns konar þjónustu:

Beint samband (P2P) þar sem sendandi og móttakandi koma sér saman um staðlað form sem gengur upp í bókhaldskerfum beggja aðila. Þá er gjaldfrjálst á báðum endum en kostnaður við að komast af stað.

Hins vegar er skeytamiðlun sem sendir og tekur við á NES/UBL formi, en breytir í það form sem viðskiptavinurinn notar. Þá er gjald reiknað fyrir hvert skjal á báðum endum, lítill sem enginn kostnaður við að komast af stað.

Það er kostur við rafræna NESUBL reikninga að þeir eru allir á sama formati, þeir eru kostnaðarstaðarmerktir og það er sáralítill stofnkostnaður. Milliliðakostnaður skeytamiðlunar er rukkaður á báðum endum og telst það ókostur, sem hægt er að laga.

Rafrænir reikningar hafa ýmsa kosti í för með sér: Sjálfvirkni og samræming eykst og það sparast bæði pappír, tími og peningar.

Reynslan af rafrænum reikningum hjá Rekstrarvörum

Heiðrún Hlín Guðlaugsdóttir, gjaldkeri/innheimtufulltrúi:

Rafrænir reikningar geta einfaldað bókhald og aukið eftirlit með greiðslum og bjóða þannig upp á hagræðingu. Hagræðingin getur líka falist í styttri vinnslutími og betri upplýsingagjöf.

Við hjá Rekstaravörum hófum að senda reikninga rafrænt þann 1. maí 2011 og erum við því algjörir byrjendur en vonandi getur okkar reynsla verið fróðleikur fyrir þá sem eru að byrja á að senda rafræna reikninga. Við byrjuðum á einum viðskiptavini; Reykjavíkurborg, en borgin er einn af okkar stæðstu viðskiptavinum með mikinn fjölda afgreiðslustaða.

Það er margt sem þarf að skoða áður en hafist er handa en það sem er mikilvægast í ferlinu er góður og vel skipulagður undirbúningur.

Það sem þarf að huga að er:

1. Vélbúnaðurinn þarf að vera tilbúinn og tölvuforrit þurfa að ráða við rafrænar sendingar.
2. Skráning EAN-númers en EAN-númer er 13 stafa tala sem  þarf að handskráða inn á alla viðskiptavininn. Þetta var heilmikil vinna hjá okkur þar sem Reykjavíkurborg er með mjög marga staði eða nærri 400. Það þurfti líka að setja inn og yfirfara kostnaðarstaði þar sem Reykjavíkurborg notar þá líka.
3. Greiðsluháttur getur verið mismunandi og skiptir máli að skár hann. Í tilfelli  Reykjavíkurborg þá er stundum notað innkaupakort til reikningum en þeir reikningar á alls ekki að senda rafrænt.
4. Skoða þarf hvort allir afgreiðslustaðir séu með sitt sérstaka EAN-númer og ef ekki þá þarf að meðhöndla þá sérstaklega, t.d. skrifa þá á sérstakt safnnúmer.
5. Ítreka þarf við sölumenn og afgreiðslufólk að skrá sem mest af upplýsingum strax inn á reikninginn t.d. hver pantar og sækir og svo framvegis.

Hver er svo reynslan eftir þessa mánuði sem liðnir eru?

Rafrænir reikningar þýðir að þeir týnast ekki, sem leiðir af sér að greiðsluskil eru mun betri sem skiptir miklu máli í öllum rekstri.

Hver er kostnaðurinn?

Auðviðað er stofnkostnaður við að fara út í  rafræna reikninga en hjá  Rekstaravörum var kostnaður við þessa breytingu eftirfarandi:

Upphafskostnaður: Tölvubreytingar og gjald til Skýrr sem er 600.000 kr.  Þessi kostnaður er sá sami hvort sem fyrirtækið er 5 manns eða 500 manns. Fleiri fyrirtækni bjóða upp á þessa þjónustu og getur gjaldið  því verið misjafnt.

Kostnaður við hvert skeyti er 30 kr. í okt.2011. Sem dæmi voru reikningar í maí til Reykjavíkurborg um það bil 90 sem er kostnaður upp á um 2.700 kr.

Hér er ótalin er vinna gjaldkera og bókara RV við breytingar er erfiðara er að áætla.

En sparnaður?

Rekstaravörur fóru út í þessa aðgerð með sparnað og hagræðingu í huga og eins og áður sagði hafa greiðsluskil verið mun betri en það sem sparast var:

Póstsending, gamli góði sniglapósturinn, en þar er kostnaður miðað við 4 -5 umslög í mánuði um 1.000 kr.  á mánuði eða um 12.000 kr. á ári.

Afstemmingar og innheimtuvinna varð auðveldari vegna betri skila en erfitt er að meta það beint í krónum.

Og hver er svo niðurstaðan?

Rafrænir reikningar eru það sem koma skal en allar breytingar kosta tíma og peninga.

eReikningar:  Væntingar og framtíðaráform notanda

Guðmundur Ragnar Ólafsson, innkaupafulltrúi Hafnarfjarðarbæjar:

Bæði í innkaupa- og upplýsingastefnu Hafnarfjarðarbæjar er lögð áhersla á rafrænar lausnir með hliðsjón af umhverfis- og hagkvæmissjónarmiðum. Í samræmi við þessar stefnur hefur bærinn á undanförnum árum tekið þátt í verkefnum sem tengjast rafrænum lausnum. Eitt af þessum verkefnum er innleiðing og notkun rafrænna reikninga eða svokallaðra e-reikninga.

Verkefnið er tvískipt; annars vegar varðar það reikninga sem bærinn gefur út og hins vegar reikninga sem bærinn tekur á móti, vegna kaupa á vörum og þjónustu.

Verkefnið hófst í byrjun ársins 2010 en á þessu rúma ári hefur árangurinn verið umfram væntingar. Sveitarfélagið gefur út um 200.000 reikninga á ári. 62% þeirra er á rafrænu formi. Mótteknir reikningar eru um 25.000 á ári frá um 400 þjónustuaðilum. Nú er um 30% af innsendum reikningum rafrænir.

Ávinningur af upptöku rafrænna reikninga er mikill en um er að ræða hagkvæma og umhverfisvæna lausn þar sem allir hagnast. Sem dæmi má nefna að HS-Orka sendi bænum fjölda reikninga, sem áður kostuðu 3gja daga vinnu, en er nú unnin á 10 mínútum! Rafrænt reikningaferli hefur sýnt sig að vera öruggara, gögnin berast strax!

Hingað til hafa innkaupakort hafa verið notuð, en nú eru rafrænir reikningar teknir við, enda samræmist það innkaupastefnu bæjarins. Þegar innleiðingu rafrænna reikninga lýkur verða rafrænar pantanir teknar upp! Innleiðing rafrænna reikninga og pantana er ekki einkamál bæjarins. Verk sem þetta verður unnið í samvinnu við alla samstarfsaðila, bæði birgja og viðskiptavini.

Mikilvægt er að styðja bæði einyrkja og lítil og meðalstór fyrirtæki. Bærinn hefur opnað þjónustuver, sem annast þarfir þeirra og er þeim boðið að koma og kynnast nýjungunum og nýta sér þjónustuna. En þótt þjónstustan við smærri aðila sé tímafrek þá er ætlunin að landa stórum kúnnum líka! Flestir ef ekki allir eru þeir með rafræn bókhald, enda hafa þeir bolmagn til þess.

Hafnarfjarðarbær er með EDI bikarinn uppi á skáp hjá sér þetta árið. Áhersla er lögð á að leysa málin, og því fundu menn leið til að koma upp keppnisanda, sem hefur skilað góðum árangri. Markmiðið er: Enginn pappír eftir áramót!

Að lokum: Setjum markið hátt: Rafrænt Ísland í reikningaformi árið 2012.

Stefnur og straumar í rafrænum viðskiptum - Hvert stefnir Evrópa

Bergþór Skúlason, tölvunarfræðingur, ITST, Danmörku:

Starfsvettvangur og helstu verkefni:

• CEN/BII2: Evrópustaðlar fyrir rafræn skeyti
• PEPPOL: Samræmd rafræn innkaup um alla Evrópu
• NemHandel: Lausn Dana á rafrænum reikningum

XML viðskiptaskjöl: markmið ESB

ESB stefnir að því að koma á rafrænum viðskiptum sem byggja á XML/CEN/BII skeytasniði og svokölluðu fjögurra horna viðskiptalíkani. Það sem til þarf eru samræmdir skeytastaðlar, skilgreiningar á reikningi sem “allir” geta stuðst við. Þjónustuaðilar verða að geta tengst hver öðrum og hægt verður að fletta upp viðskiptaaðilum um alla Evrópu.

ESB leggur einnig áherslu á að kalla eftir stöðluðum lausnum fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki (SME) til að gera þeim sem aðgengilegast að taka upp rafræn viðskipti.  PEPPOL styður við og hvetur til viðskipta á milli landa og í þeim tilgangi er stuðst við stöðluð viðskiptaskjöl í samantekt CEN/BII Staðlasamtaka Evrópu.

Það er alþekkt að flestir reikningar koma frá fáeinum stórum viðskiptavinum. Afgangurinn kemur frá mörgum smáum viðskiptavinum. Þetta má sýna sem veldisdreifingu á línuriti:

Stórir viðskiptavinir hafa hingað til fengið forgang á kostnað hinna smærri, sýnt með skurðpunkti (cut-off point) á línuritinu. Langur "hali" er fyrir aftan skurðpunktinn. PEPPOL lækkar skurðpunktinn og færir hann aftar (styttir halann) með lausnum sem eru fjárhagslega aðgengilegar fyrir smærri fyrirtækin.

PEPPOL stuðlar að útgáfu tækniforskrifta, sem um leið fela í sér samkomulag um rafræn viðskipti á milli aðila. Fjárfesting í innviðum PEPPOL er endurnýtanleg, þ.e. uppsetning með fyrsta viðskiptavini gildir fyrir aðra líka. Markmiðið er að opna fyrir rafræn viðskipti við aðila í ESB. Það er ánægjulegt að sjá að ríki og borg hafa nú þegar veðjað á þennan kost.

Staðlaðar tækniforskriftir eins og tækniforskrift TS-135 frá Staðlaráði eru því lykillinn til að ná sambandi við alla viðskiptavini fyrirtækis með einföldum og ódýrum hætti. Nú þegar er til staðar tækniforskrift fyrir rafrænan reikning og unnið er að fleiri tækniforskriftum sem byggja á vinnu Staðlasamtaka Evrópu, CEN/BII.

Ávinningurinn er mikill og felst ekki aðeins í sparnaði á frímerkjum og pappír. Hagræðingu er helst að finna í endurskipulagningu vinnuferla innan fyrirtækis og í samskiptum fyrirtækja. Einnig er mikið öryggi sem fylgir rafrænum viðskiptum og hagræðing til langs tíma sem vegur margfalt á við upphaflegan kostnað. Fjölmörg dæmi eru til um þetta erlendis frá og ánægjulegt að sjá að dæmi um verulega hagræðingu eru einnig að verða til á Íslandi.

Rafrænar pantanir og reikningar: Samstarf og kostir

Mjólkursamsalan, Ólafur Steinason, upplýsingatækni:

Við hjá MS erum að senda reikninga á Reykjavíkurborg, Kópavog, Ríkið (bæði heilbrigðisstofnanir og skóla), N1 (að hluta, þá staði sem eru ekki með EDI samskipti) og Icelandair hotels. Við höfum sent út 13.380 reikninga það sem af er árinu 2011.

Við erum að taka á móti pöntunum í gegn um Skeytamiðlunina frá einum aðila, Landsspítalanum Háskólasjúkrahúsi. Þeir hafa sent okkur 350 pantanir þessa leiðina það sem af er árinu 2011.

Það er rétt að við fylgjum NES/UBL staðlinum og erum í samstarfi við Skeytamiðlun Skýrr. Vorum aðilar að því að koma skeytamiðluninni á koppinn ásamt Reykjavíkurborg, og þurftum því ekki að greiða mikið fyrir uppsetningu á hugbúnaðinum.

Kostirnir eru ótvíræðir, að fá inn pantanir án þess að þurfa að slá þær inn aftur (tvískráning) og geta sent út rétta reikninga þar sem viðskiptavinurinn þarf ekki að slá þá inn sín megin. Annað sem græðist á þessu, sérstaklega þegar um er að ræða stóra viðskiptavini með marga viðskiptareikninga, en það er að greiðslurnar til okkar verða miklu skilvísari, því ekki þarf að bíða eftir að pappírsreikningurinn finnist svo hægt sé að stofna og greiða reikninginn, heldur koma allir reikningarnir rafrænt til þeirra og greiðslur fara fram eftir umsömdum greiðslufrestum.

Fyrirsjáanlegt er að alla vega Hafnarfjarðarbær fari að fá rafræna reikninga frá okkur. Það verður um leið og búið verður að ganga fullkomnlega frá tengingu sem hefur verið í smíðum á milli Skeytamiðlunar Skýrr og InExchange sem er þjónustuaðili Hafnarfjarðar. Við hjá Mjólkursamsölunni munum eingöngu verða með eina skeytamiðlun hjá okkur og ætlumst til að ef viðskiptavinirnir eru ekki viðskiptavinir Skeytamiðlunar Skýrr, þá alla vega verði þeirra þjónustuaðili að geta talað við Skýrr. Vonandi verða síðan fleiri viðskiptavinir sem fara í þennan farveg á næstunni.

Lokaorð

Þróun rafrænna viðskipta hefur verið ör og innleiðing rafrænna reikninga komin vel á veg. Það er langt frá því að þau fyrirtæki og bæjarfélög sem hér eru nefnd séu þau einu. ICEPRO heldur áfram að fylgjast með innleiðingunni og taka þátt í að leysa vandamál sem kunna að koma upp.

Á næstunni má búast við svipuðum greinum og samantekt sem þessari. Upplýsingunum er safnað saman á einn stað: www.ut.is/rafraen-vidskipti þar sem einnig er að finna tækniforskriftir, stoðskjöl, skammstafanir, lista yfir innlend og erlend samtök o.m.fl.

Þróun staðlavinnu í Evrópu hefur einnig verið hröð. Íslendingar eru nú að tileinka sér það nýjasta og besta sem gerist í rafrænum innkaupum (eProcurement), en innleiðing þeirra er á fleygiferð í Evrópu. Með rafrænum innkaupum er ekki aðeins átt við reikninga, heldur einnig pantanir, vörulista, kreditnótur, afhendingarseðla og brátt rafræn útboð.

Þróun þessari er alls ekki lokið, en ICEPRO mun standa vaktina og fylgjast með hreyfingum og stefnum á þessu sviði. Við tökum heilshugar undir með ræðumönnum, sem sögðu að rafrænir reikningar séu það sem koma skal og einn þeirra sagði að lokum: Setjum markið hátt: Rafræn Ísland í reikningaformi árið 2012.