Mál nr. 129/2023-Álit
ÁLIT
KÆRUNEFNDAR HÚSAMÁLA
í máli nr. 129/2023
Fundargerð. Aðgangur að gögnum.
I. Málsmeðferð kærunefndar
Með álitsbeiðni, dags. 20. nóvember 2023, beindi A hér eftir nefnd álitsbeiðandi, til nefndarinnar erindi vegna ágreinings við B og C, hér eftir nefnd gagnaðilar.
Auk álitsbeiðni voru greinargerð gagnaðila, dags. 1. desember 2023, athugasemdir álitsbeiðanda, dags. 8. desember 2023, athugasemdir gagnaðila, dags. 3. janúar 2024, viðbótarathugasemdir álitsbeiðanda, dags. 10. janúar 2024, viðbótarathugasemdir gagnaðila, mótteknar 22. maí 2024, viðbótarathugasemdir álitsbeiðanda, dags. 24. maí og 4. júní 2024, viðbótarathugasemdir gagnaðila, dags. 18. júní 2024, og viðbótarathugasemdir álitsbeiðanda, dags. 21. júní 2024, lagðar fyrir nefndina.
Málið var tekið til úrlausnar á fundi nefndarinnar 1. október 2024.
II. Helstu málsatvik og ágreiningsefni
Um er að ræða fjöleignarhúsið D í E, alls fjóra eignarhluta. Álitsbeiðandi er eigandi íbúðar á 3. hæð en gagnaðilar eru eigendur íbúðar á 4. hæð.
Kröfur álitsbeiðanda eru:
Að viðurkennt verði að fundargerð húsfundar sem haldinn var 23. júní 2022 sé ólögleg og að hinn meinti húsfundur sé ólögmætur. Einnig að viðurkennt verði að þær ákvarðanir sem sagðar hafi verið teknar á fundinum séu ógildar og í engu bindandi fyrir álitsbeiðanda. Þá gerir álitsbeiðandi kröfu um að viðurkennt verði að gagnaðila beri að afhenda álitsbeiðanda staðfest endurrit/ljósrit af öllum fundargerðum frá 1. janúar 2020 til og með september 2023.
Í álitsbeiðni segir að gagnaðili B hafi ítrekað hunsað beiðnir álitsbeiðanda um staðfest ljósrit af fundargerðum í fundargerðarbók húsfélagsins. Í fundargerð húsfundar 23. júní 2022 hafi hvergi komið fram hvar hinn meinti fundur hafi verið haldinn, ekkert sé getið um að kosinn hafi verið fundarstjóri eða fundarritari tilnefndur, ekki sé getið um það að fundargerðin hafi verið rituð í sérstaka fundargerðarbók í eigu húsfélagsins og hvergi komi fram að fundargerðin hafi verið lesin upp í lok fundar og hún leiðrétt í samræmi við athugasemdir eftir atvikum. Þannig hafi hún brotið með margvíslegum hætti gegn 64. gr. laga um fjöleignarhús.
Gagnaðili kveður málið eiga rætur að rekja til ágreinings aðila vegna nýframkvæmda á svölum gagnaðila, sbr. álit kærunefndar húsamála í máli nr. 127/2022. Með tölvupósti til allra eigenda 14. júní 2022 hafi verið boðað til húsfundar, sem halda skyldi 20. sama mánaðar. Vegna COVID útsetningar eins íbúa hafi verið ákveðið að fresta fundinum til 23. júní 2022. Fyrir þann fund hafi orðið önnur útsetning COVID meðal íbúa en þá hafi verið ákveðið að ekki væri unnt að fresta fundi á ný og ákveðið að nota atkvæðaseðla til grundvallar ákvörðun um frágang svala og gefa þannig öllum eigendum tækifæri til að taka þátt í atkvæðagreiðslunni. Í samræmi við ákvörðun húsfundar 23. júní 2022 hafi því verið greidd atkvæði um samþykki húsfélagsins fyrir tilboði um frágang svala með atkvæðaseðlum sem afhentir hafi verið öllum í húsinu. Áður höfðu þær framkvæmdir sem taka hafi átt ákvörðun um á fundinum verið kynntar eigendum með tölvupósti 17. maí og 10. júní 2022. Svo hafi farið að meirihluti eigenda, bæði miðað við fjölda og eignarhlutfall, hafi samþykkt framkvæmdirnar. Yfirlýsingu álitsbeiðanda um að henni hafi verið neitað um aðgang að fundargerð húsfundar 23. júní 2022 sé mótmælt, enda liggi fyrir í gögnum málsins að henni hafi verið send fundargerðin eins og öðrum eigendum með tölvupósti 25. júní 2022.
Gagnaðilar fara fram á frávísun málsins, enda sé um að ræða sömu kröfur og teknar hafi verið til úrlausnar í máli nefndarinnar nr. 127/2022. Þess utan falli það utan valdsviðs kærunefndar að ógilda ákvarðanir húsfundar og einnig hefðu allir eigendur þurft að vera aðilar að máli þessu til þess að þeir hefðu tækifæri til að koma að sínum sjónarmiðum.
Gagnaðilar kveða fundargerð húsfundar 23. júní 2022 löglega en verði komist að niðurstöðu um að ágallar hafi verið á henni geti þeir í öllu falli ekki leitt til ógildingar þeirra ákvarðana sem teknar hafi verið á fundinum. Fundargerð hafi verið haldin í samræmi við áskilnað 64. gr. laga um fjöleignarhús. Eigendum hafi verið gefið tækifæri til að kynna sér efni fundargerðar og koma athugasemdum á framfæri. Engar athugasemdir hafi borist frá viðtakendum tölvupóstsins á þeim tíma. Þótt fundagerðin hafi ekki verið undirrituð hafi eigendur undirritað atkvæðaseðla sína þar sem meðal annars komi fram að atkvæðagreiðslan samræmist ákvörðun húsfundar 23. júní 2022. Áréttað skuli að samkvæmt 3. málsl. 2. mgr. 64. gr. laga um fjöleignarhús sé heimilt að ganga frá fundargerð að fundi afloknum.
Í athugasemdum álitsbeiðanda kveðst hún fyrst hafa fengið vitneskju um téða atkvæðagreiðslu með greinargerð gagnaðila, dags. 13. janúar 2023, sem hafi verið lögð fram í máli kærunefndar húsamála nr. 127/2022. Álitsbeiðandi hafi sent eigendum öllum tölvupóst 23. júní 2022 og upplýst að hún væri komin með hita og að grunur væri um COVID smit hjá dóttur hennar. Hún hafi því farið fram á frestun fundarins og þar sem engin andmæli hafi komið fram frá öðrum eigendum hafi hún talið fullvíst að fundinum yrði frestað, enda hafi fundinum áður verið frestað af sömu sökum. Hún hafi því verið í góðri trú og næstu tíu dagar hafi farið í að jafna sig á veikindunum. Hugur hennar hafi því verið fjarri öllu því sem heiti tölvupóstar og því hafi henni ekki verið kunnugt um hina svonefndu fundargerð fyrr en löngu síðar, sbr. þegar lögmaður gagnaðila hafi lagt fram þrjá atkvæðaseðla með greinargerð 13. janúar 2023. Álitsbeiðanda hafi aldrei verið tilkynnt að fundurinn yrði haldinn þrátt fyrir frestbeiðni hennar, en hefði hún fengið slíka tilkynningu hefði hún haft tækifæri til að senda umboðsmann. Þarna hafi augljóslega verið brotinn á henni réttur og greinilega vísvitandi verið að koma í veg fyrir þátttöku hennar á fundinum. Álitsbeiðandi gerir einnig verulegar athugasemdir vegna niðurstöðu nefndarinnar í máli nr. 127/2022.
III. Forsendur
Frávísunarkröfu gagnaðila er hafnað enda hefur nefndin ekki áður tekið til úrlausnar ágreining aðila um lögmæti hinnar umdeildu fundargerðar og aðgang að gögnum húsfélagsins.
Deilt er um lögmæti fundargerðar vegna húsfundar sem haldinn var 23. júní 2022. Samkvæmt fyrirliggjandi gögnum var boðað til húsfundar sem halda skyldi 20. júní 2022 með tölvupósti til eigenda allra 14. sama mánaðar. Fundinum var frestað til 23. júní vegna útsetningar á COVID smiti hjá einum eiganda. Álitsbeiðandi tilkynnti með tölvupósti sama dag og téður húsfundur fór fram að hún væri með hita og dóttir hennar hefði verið útsett fyrir COVID smiti og því þyrfti að fresta fundi um óákveðinn tíma. Húsfundurinn var engu að síður haldinn en álitsbeiðandi mætti ekki. Fundargerð húsfundarins var síðan send eigendum öllum með tölvupósti 25. júní.
Álitsbeiðandi byggir á því að téð fundargerð sé ólögmæt enda sé fundarstaður ekki tilgreindur, ekkert sé getið um að kosinn hafi verið fundarstjóri eða fundarritari tilnefndur, ekkert sé getið um það að fundargerðin hafi verið rituð í sérstaka fundargerðarbók í eigu húsfélagsins og hvergi komi fram að fundargerðin hafi verið lesin upp í lok fundar og hún leiðrétt í samræmi við athugasemdir eftir atvikum. Þá hafi enginn undirritað fundargerðina. Kærunefnd telur að þrátt fyrir að ætla megi að almennt tíðkist að tilgreina fundarstað í fundargerðum sem og nöfn þeirra sem taka að sér fundarstjórn og fundarritun þá er það ekki í andstöðu við ákvæði fjöleignarhúsalaga að slíkt sé ekki gert. Þá telur nefndin að þrátt fyrir að gert sé ráð fyrir í 3. mgr. 64. gr. fjöleignarhúsalaga að fundargerð skuli lesin upp í lok fundar, hún leiðrétt og athugasemdir skráðar þá er engin þörf á sérstakri bókun hér um í fundargerð nema eftir atvikum það hafi komið fram leiðréttingartillögur eða athugasemdir. Vegna athugasemda um að fundargerðin hafi ekki verið rituð í sérstaka fundargerðarbók telur nefndin að tilgangur þess að kveðið sé á um í 2. mgr. 64. gr. fjöleignarhúsalaga að fundargerðir skuli ritaðar í sérstaka fundargerðarbók sé að ganga úr skugga um að fundargerðum sé almennt haldið til haga með tryggilegum og aðgengilegum hætti fyrir eigendur, en engin efni eru til að fallast á að slíkur annmarki á fundargerð að hún hafi ekki verið rituð í sérstaka fundargerðarbók geti leitt til ógildingar húsfundar eða þeirra ákvarðana sem á honum eru teknar. Fundargerðin hefur ekki verið undirrituð af fundarstjóra og fundarritara en engar athugasemdir bárust við efni hennar er eigendur fengu hana senda tveimur dögum eftir fundinn, þar með talið álitsbeiðandi. Virðist því ekki vafi um réttmæti þess sem fram kemur í fundargerðinni og fráleitt að geti valdið ólögmæti fundargerðar eða fundar að þessi háttur hafi verið hafður á að því er virðist með samþykki allra.
Álitsbeiðandi gerir til viðbótar kröfu um að gagnaðili B afhendi staðfest ljósrit/endurrit af öllum fundargerðum frá 1. janúar 2020 til og með september 2023. Álitsbeiðandi nefnir að á fundi sínum með D hafi henni verið bent á skýr lagaákvæði um húsfundi og fundargerðir en í framhaldi af því hafi hún farið að óska eftir afriti af löglegum og staðfestum fundargerðum í fundargerðarbók. Þá fullyrðir álitsbeiðandi að gagnaðili B hafi kynnt sig sem formann húsfélagsins gagnvart verktökum og tekið að sér fundarstjórn og fundarritun á húsfundum og hún því óskað eftir fundargerðunum frá henni. Í málsgögnum gagnaðila er ferli vegna framkvæmdanna ítarlega rakið frá árinu 2020 og verður ekki annað ráðið af því en að eigendur allir hafi verið upplýstir, fengið aðgang að gögnum og allir jafnan mætt á húsfundi. Í 4. mgr. 69. gr. laganna er gert ráð fyrir að fundargerðir skuli jafnan vera aðgengilegar fyrir félagsmenn en kærunefnd getur ekki fallist á út frá gögnum málsins að fundargerðir ættu fremur að vera í fórum gagnaðila B en annarra eigenda, enda benda gögn málsins ekki til annars en að eigendur fari í félagi saman með það vald og þau verkefni sem stjórnin færi annars með, sbr. 1. mgr. 67. gr. Kærunefnd telur þess utan að ekkert hafi komið fram í málinu sem gefi til kynna að komið hafi verið í veg fyrir aðgengi álitsbeiðanda að gögnum húsfélagsins. Að öllu þessu virtu er kröfu álitsbeiðanda hér um hafnað.
Álit nefndarinnar hindrar ekki aðila í að leggja ágreining sinn fyrir dómstóla með venjulegum hætti, sbr. 6. mgr. 80. gr. laga um fjöleignarhús.
IV. Niðurstaða
Það er álit kærunefndar að hafna beri kröfum álitsbeiðanda.
Reykjavík, 1. október 2024
Auður Björg Jónsdóttir
Sigurlaug Helga Pétursdóttir Eyþór Rafn Þórhallsson