35/1997 - Úrskurður frá 19. desember 1997 í málinu nr. A-35/1997

Hinn 19. desember 1997 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-35/1997:

Með bréfi, dagsettu 19. nóvember sl., kærði [...], f.h. [...], meðferð Landsbanka Íslands á beiðni umbjóðanda hans frá 5. október sl. um að fá upplýsingar um ferðakostnað maka bankastjóra og aðstoðarbankastjóra bankans frá ársbyrjun 1993 til þess dags.

Með bréfi, dagsettu 25. nóvember sl., var kæran kynnt Landsbankanum og því beint til hans að taka ákvörðun um afgreiðslu beiðninnar eins og fljótt og við yrði komið og eigi síðar en 2. desember sl. Jafnframt var þess óskað að ákvörðun bankans yrði birt kæranda og nefndinni eigi síðar en kl. 16.00 þann dag. Kysi bankinn að synja kæranda um þær upplýsingar, er kæran lyti að, var honum gefinn kostur á að koma að athugasemdum um kæruna og frekari rökstuðningi fyrir ákvörðun sinni innan sama frests. Einnig var þess óskað að nefndinni yrðu veittar upplýsingar um á hvaða formi umbeðnar upplýsingar væru varðveittar og hvort þeim hefði verið safnað í eitt eða fleiri skjöl eða annars konar gögn. Ef svo væri, var þess óskað að nefndinni yrðu látin í té sem trúnaðarmál ljósrit eða afrit þess eða þeirra skjala eða gagna.

Hinn 2. desember sl. barst úrskurðarnefnd bréf formanns bankaráðs Landsbankans, dagsett sama dag, ásamt afriti af svarbréfi hans til kæranda, dagsettu sama dag. Með bréfi til nefndarinnar, dagsettu 16. s.m., tilkynnti umboðsmaður kæranda að hann teldi svör Landsbankans ófullnægjandi og óskaði eftir að úrskurðarnefnd tæki málið til efnislegrar meðferðar.

Eiríkur Tómasson og Elín Hirst viku sæti í máli þessu. Tóku varamennirnir Ólafur E. Friðriksson og Steinunn Guðbjartsdóttir sæti þeirra við meðferð málsins.

Atvik máls þessa eru í stuttu máli þau, að með bréfi til formanns bankaráðs Landsbanka Íslands, dagsettu 5. október sl., fór kærandi þess á leit, á grundvelli upplýsingalaga nr. 50/1996, að fá upplýsingar um ferðakostnað maka bankastjóra og aðstoðarbankastjóra bankans frá ársbyrjun 1993 til þess dags. Nánar tiltekið var farið fram á upplýsingar um ferðakostnað þeirra, gistikostnað, þ.m.t. kostnað við að breyta eins manns herbergi í tveggja manna, dagpeninga og annan kostnað.

Í kæru til nefndarinnar, dagsettri 19. nóvember sl., kemur fram að bankinn hafi þá ekki enn tekið ákvörðun um afgreiðslu beiðni kæranda þrátt fyrir ákvæði 11. gr. upplýsingalaga. Er sú afstaða bankans kærð með vísan til 4. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og V. kafla upplýsingalaga og þess krafist að bankanum verði gert skylt að veita kæranda þær upplýsingar sem óskað hafi verið eftir.

Með svarbréfi Landsbankans til kæranda, dagsettu 2. desember sl., fylgdi samantekt sem bankinn hafði unnið úr bókhaldsgögnum sínum um ferða- og gistikostnað, svo og dagpeningagreiðslur, hjá bankanum frá ársbyrjun 1993 til septemberloka 1997. Í bréfi þessu kom jafnframt fram að önnur samantekt lægi ekki fyrir.

Umboðsmaður kæranda hefur fært frekari rök fyrir kærunni. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.

Í 1. mgr. 11. gr. upplýsingalaga segir svo: "Stjórnvald skal taka ákvörðun um hvort það verður við beiðni um aðgang að gögnum svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta." Tæpar sjö vikur liðu frá því kærandi bar fram beiðni sína við Landsbankann og þar til umboðsmaður hans bar fram kæru til úrskurðarnefndar á grundvelli 4. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga og V. kafla upplýsingalaga. Í svarbréfi bankans, dagsettu 2. desember sl., eru tafir á afgreiðsluerindis kæranda ekki skýrðar. Verður að telja framferði bankans skýlaust brot á 1. mgr. 11. gr. upplýsingalaga og því ámælisvert.

Í samantekt þeirri er fylgdi svarbréfi Landsbankans til kæranda, dagsettu 2. desember sl., kemur fram árlegur kostnaður bankans af ferðalögum starfsmanna frá árinu 1993 til 30. september 1997. Er kostnaðurinn sundurliðaður m.a. í fargjöld, hótelkostnað og dagpeninga og þær upplýsingar sérstaklega tilgreindar að því er varðar bankastjóra og dagpeninga til maka bankastjóra. Í svarbréfi bankans kemur jafnframt fram að samantekt þessi hafi verið unnin upp úr bókhaldsgögnum bankans og að önnur samantekt liggi ekki fyrir.

Í 2. mgr. 2. gr. upplýsingalaga er tekið fram að lögin gildi ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt lögum nr. 121/1989 um skráningu og meðferð persónuupplýsinga. Við skýringu á gildissviði þeirra laga verður að taka mið af því að þau eru sérlög í samanburði við upplýsingalög, en síðarnefndu lögin kveða almennt á um rétt almennings til aðgangs að gögnum í vörslum stjórnvalda.

Í 1. gr. laga nr. 121/1989 segir orðrétt: "Lög þessi taka til hvers konar kerfisbundinnar skráningar og annarrar meðferðar á persónuupplýsingum. Lögin eiga við hvort heldur sem skráning er vélræn eða handunnin." Í athugasemdum, er fylgdu frumvarpi til laganna, er það sagt vera meginmarkmið þeirra "að tryggja mönnum vernd gegn hættu á misnotkun upplýsinga um einkamálefni þeirra sem varðveittar eru og skráðar hafa verið með kerfisbundnum hætti." Með vísun til þessa og athugasemda, er fylgdu 1. gr. frumvarpsins, þar sem m.a. er tekið fram að utan gildissviðs þess falli einstakar tilviljunarkenndar skrár, verður að líta svo á að gildissvið laganna sé einskorðað við kerfisbundna skráningu á persónuupplýsingum, hvort sem hún er vélræn eða handunnin, svo og við eftirfarandi meðferð á slíkum upplýsingum sem skráðar hafa verið með þessum hætti.

Samkvæmt framansögðu er það álit úrskurðarnefndar að 5. gr. laga nr. 121/1989 taki til aðgangs að upplýsingum um ferðakostnað starfsmanna Landsbankans og maka að því leyti sem þær upplýsingar eru skráðar með kerfisbundnum hætti í bókhaldi bankans. Aðgangur að sérstökum yfirlitum, sem unnin hafa verið upp úr bókhaldinu, falli á hinn bóginn utan gildissviðs laga nr. 121/1989. Þar með fellur aðgangur að slíkum skjölum undir upplýsingalög, sbr. 1. mgr. 3. gr. og 1. mgr. 10. gr. laganna.

Í 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga segir svo: "Sá sem fer fram á aðgang að gögnum skal tilgreina þau gögn sem hann óskar að kynna sér. Þá getur hann óskað eftir að fá að kynna sér upplýsingar um tiltekið mál án þess að tilgreina einstök gögn sem málið varða." Í athugasemdum, er fylgdu frumvarpi til upplýsingalaga, segir svo um skýringu á þessu ákvæði að af því leiði að ekki sé "hægt að biðja um gögn í öllum málum af ákveðinni tegund eða frá tilteknu tímabili".

Þegar stjórnvald hefur fellt upplýsingar úr fleiri stjórnsýslumálum í eitt skjal verður að líta svo á að aðgangur að því skjali sé að öðru jöfnu heimill samkvæmt upplýsingalögum. Í svarbréfi formanns bankaráðs Landsbankans, dagsettu 2. desember sl., kemur fram að önnur samantekt, en kæranda hefur þegar verið látin í té, sé ekki fyrir hendi.

Í erindi umboðsmanns kæranda til úrskurðarnefndar, dagsettu 16. desember sl., er svar bankans talið ófullnægjandi án þess að tilgreint sé frekar hvað á skorti. Af samanburði á beiðni kæranda við samantekt bankans má ráða að enn sé óupplýst hver sé ferðakostnaður maka bankastjóra og aðstoðarbankastjóra, gistikostnaður þeirra þ.m.t. kostnaður "við að breyta eins manns herbergi í tveggja manna" og annar kostnaður. Upplýsingar þessar hafa ekki verið teknar saman. Með því að svo er ekki ber með vísan til framanritaðs að staðfesta synjun Landsbankans um að veita ekki frekari upplýsingar en fram koma í samantekt þeirri er fylgdi svarbréfi bankans frá 2. desember sl.

Staðfest er synjun Landsbanka Íslands um að veita kæranda frekari upplýsingar en fram koma í samantekt þeirri er fylgdi bréfi bankans til kæranda, dagsettu 2. desember 1997.

Valtýr Sigurðsson, formaður
Ólafur E. Friðriksson
Steinunn Guðbjartsdóttir