B-27/1998 Úrlausn frá 2. júní 1998 í málinu nr. B-27/1998
Úrlausn
Með bréfi, dagsettu 12. maí 1998, var kærð til úrskurðarnefndar um upplýsingamál meðferð utanríkisráðuneytisins á beiðni kæranda og fjögurra annarra, dagsettri 1. janúar 1997, um "allar upplýsingar, öll gögn og allar fundargerðir varnarmálanefndar utanríkisráðuneytisins og bandaríska varnarliðsins (The Defense Council) og sömuleiðis öll gögn varnarmálaskrifstofu utanríkisráðuneytisins, tímabilið janúar 1953 til desemberloka 1996, sem innihalda einhverjar upplýsingar eða umfjöllun um, s.k. Heiðarfjallsmál eða H-2 svæðið á Heiðarfjalli/Hrolllaugsstaðafjalli í landi Eiðis á Langanesi eða um [beiðendur upplýsinganna]". Með kærunni fylgdu afrit af tveimur bréfum frá utanríkisráðuneytinu, dagsett 20. janúar og 20. mars 1997. Í fyrrnefnda bréfinu kom fram að beiðni þeirra væri til meðferðar í ráðuneytinu en fyrirsjáanlegt væri að úrvinnsla hennar tæki töluverðan tíma þar sem hún krefðist nákvæmrar yfirferðar í skjalasafni ráðuneytisins, en stefnt væri að því að ljúka afgreiðslu hennar innan átta vikna frá dagsetningu bréfsins. Í hinu síðarnefnda kom fram að úrvinnsla vegna beiðninnar hefði tekið lengri tíma en áætlað hefði verið í upphafi og skapaðist það af hinu mikla umfangi gagna er málið varðaði. Meðferð beiðninnar yrði hraðað eftir föngum en þó mætti ætla að hún gæti tekið allt að átta vikur til viðbótar.
Með bréfi úrskurðarnefndar til utanríkisráðuneytisins, dagsettu 22. maí 1998, var athygli ráðuneytisins vakin á 11. og 13. gr. upplýsingalaga og því að rúmlega 16 mánuðir voru þá liðnir frá því að kærandi bar fram beiðni sína án þess að séð yrði að henni hefði verið svarað efnislega. Var því beint til ráðuneytisins að veita úrskurðarnefnd upplýsingar um hvenær og hvernig ráðuneytið hyggðist svara beiðni kæranda fyrir kl. 12.00 á hádegi hinn 28. maí 1998.
Utanríkisráðuneytið svaraði bréfi nefndarinnar með svohljóðandi bréfi, dagsettu 27. maí 1998: "Til viðbótar þeim bréfaskriftum um málið sem tilgreind eru í bréfi kæranda er rétt að fram komi að utanríkisráðuneytið gerði fulltrúa landeiganda nánari grein fyrir meðferð upplýsingabeiðni þeirra með hjálögðu bréfi dags. 3. október sl. Þar er gerð grein fyrir þeirri vinnu er þá hafði verið lögð í söfnun og skráningu gagna er varða Heiðarfjall. Umfang þess verks var slíkt að því varð ekki sinnt meðfram öðrum störfum ráðuneytisins og var því verkefnaráðinn háskólanemi til þess. Eftir að framangreint bréf var sent í október hvarf sá einstaklingur frá verkinu og hefur því ekki verið unnið að því um nokkurt skeið fyrr en nýverið að nýr starfsmaður ráðuneytisins fékk það til úrlausnar. Lausleg áætlun okkar gerir ráð fyrir því að það sem ólokið er af skráningu skjalanna taki 60 til 80 klst. og má því vænta þess að það taki starfsmanninn nokkrar vikur að ljúka verkinu samhliða öðrum störfum sínum. - Þar sem unnið er skráningu gagnanna hefur ekki þótt rétt að hafna beiðni landeigenda með vísan til þess að ekki væri um gögn eins tiltekins máls að ræða og að gögnin væru ekki nægilega tilgreind." Í tilvitnuðu bréfi utanríkisráðuneytisins til kæranda sagði m.a. svo: "Í eldra skjalavistunarkerfi ráðuneytisins er fyrirkomulag skjalavörslu slíkt að þessi gögn eru vistuð á nokkrum mismunandi bréfalyklum innan um önnur óskyld skjöl. Flest skjöl á þessum bréfalyklum varða öryggi og varnir landsins svo og samskipti við erlend ríki þannig að með vísan til upplýsingalaga kemur ekki til álita að veita aðgang að bréfabindum þessara bréfalykla í heild sinni. Engin heildarskrá hefur verið til yfir þau skjöl er málið varða og hefði því verið rétt að hafna upplýsingabeiðninni á þeim grunni að gögn þau er leitað væri eftir væru eigi nægilega tilgreind. - Ráðuneytið tók hins vegar með vísan til 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga þá ákvörðun að láta safna öllum skjölunum saman á einn stað og skrá þau. Eftir að slík skrá er orðin til skapast aðstæður til að afgreiða upplýsingabeiðni landeigenda með tilliti til ákvæða upplýsingalaga. Vegna eðlis málsins má reikna með því að einhver skjöl geti verið undanþegin upplýsingarétti en reynt verður að takmarka slíkt eftir megni. Skjalaleitin og skráningin hefur verið mjög umfangsmikil og eru þegar komnar á þriðja hundrað vinnustundir í það verk. Samantekt skjalanna er lokið og skráning þeirra vel á veg komin. Stefnt er að því að ljúka því verki á næstu vikum og mun þá þegar verða hafist handa við að taka afstöðu til afhendingar einstakra skjala."
Í bréfi úrskurðarnefndar til utanríkisráðuneytisins, dagsettu 2. júní 1998, kom fram að nefndin hefði fjallað um kæruna í ljósi bréfs ráðuneytisins frá 27. maí s.á. Síðan sagði: "Úrskurðarnefnd gerir ekki athugasemdir við viðbrögð utanríkisráðuneytisins við beiðni kæranda og fleiri um aðgang að gögnum um svonefnt Heiðarfjallsmál sem dagsett er 1. janúar 1997. Eðlilegt er að það taki nokkuð langan tíma að safna saman gögnum um svo viðamikið mál, ekki síst vegna þess að um er að ræða mikinn fjölda af eldri skjölum sem ekki hafa verið skráð með kerfisbundnum hætti og varðveitt á þann hátt sem nú er fyrir mælt í 22. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996. Engu að síður er það álit nefndarinnar að það, hve lengi hefur dregist að safna saman umbeðnum gögnum af hálfu ráðuneytisins og þar með að taka afstöðu til beiðni kæranda, brjóti í bága við fyrirmæli 1. mgr. 11. gr. upplýsingalaga, sbr. 1. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Að auki hefur ráðuneytið ekki skýrt kæranda frá því hvenær ákvörðunar þess sé að vænta, svo sem boðið er í 1. mgr. 11. gr. upplýsinglaga. - Að þessu athuguðu og með vísun til 4. mgr. 9. gr. stjórnsýslulaga leggur úrskurðarnefnd hér með fyrir ráðuneytið að ljúka því sem allra fyrst að safna saman hinum umbeðnu gögnum og jafnframt að tilkynna kæranda, án frekari tafar, hvenær ákvörðunar þess sé að vænta þar sem tekin verður afstaða til beiðni hans. - Að gefnu tilefni skal tekið fram að með þessari úrlausn hefur nefndin ekki tekið afstöðu til þess hvort beiðni kæranda samrýmist 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga."
Afrit þessa bréfs var sent kæranda með svohljóðandi bréfi úrskurðarnefndar, dagsettu 2. júní 1998: "Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur fjallað um kæru yðar og fleiri á hendur utanríkisráðuneytinu frá 24. apríl sl. - Hjálagt sendist yður afrit af bréfi úrskurðarnefndar til utanríkisráðuneytisins, dagsett í dag, svo og afrit af bréfi ráðuneytisins til nefndarinnar, dagsett 27. maí sl. - Úrskurðarnefnd mun ekki hafa frekari afskipti af máli þessu nema það verði kært að nýju eða það borið með öðrum hætti undir nefndina af yðar hálfu eða annarra sem sérstakra hagsmuna hafa að gæta."