75/1999 Úrskurður frá 23. júní 1999 í málinu nr. A-75/1999

Hinn 23. júní 1999 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-75/1999:

Með bréfum, dagsettum 12. og 29. mars sl., kærði [A], til heimilis að [...], meðferð Vestmannaeyjabæjar á beiðnum hans um aðgang að upplýsingum, eins og nánar verður greint frá í kaflanum um málsatvik hér á eftir.
Með bréfi, dagsettu 14. apríl sl., voru kærur þessar kynntar Vestmannaeyjabæ og þess farið á leit að gerð yrði grein fyrir því, eigi síðar en 23. apríl sl., hvernig beiðnir kæranda hefðu verið afgreiddar. Í því tilviki að synjað yrði um aðgang að þeim gögnum, er kærurnar lutu að, var þess jafnframt óskað að nefndinni yrðu látin afrit þeirra í té sem trúnaðarmál. Auk þess var bænum gefinn kostur á að gera athugasemdir við fram komnar kærur og koma að frekari rökstuðningi fyrir ákvörðunum sínum innan sama frests.

Með bréfi til úrskurðarnefndar, dagsettu 21. apríl sl., gerði bæjarritari Vestmannaeyjabæjar grein fyrir því hvernig beiðnum kæranda hefði verið svarað. Með bréfi úrskurðarnefndar til kæranda, dagsettu 7. maí sl., var honum sent ljósrit af greinargerð bæjarritara og leitað eftir afstöðu hans til þess hvort hann óskaði að meðferð málsins yrði fram haldið fyrir nefndinni. Í því tilviki var þess jafnframt farið á leit að hann gerði glögga grein fyrir kröfum sínum, þ. á m. hvaða gögn það væru sem hann óskaði eftir að fá aðgang að.

Með bréfi til úrskurðarnefndar, dagsettu 10. maí sl., fór kærandi fram á að úrskurður yrði lagður á mál hans og jafnframt lýsti hann kröfum sínum.

Með beiðni til Vestmannaeyjabæjar, dagsettri 3. mars sl., óskaði kærandi eftir tilboðum sem borist hefðu í uppsetningu jólaskrauts fyrir jólin 1998. Jafnframt óskaði hann eftir upplýsingum um heildarkostnað vegna verksins og um kostnað á hverja einingu. Dráttur á svari við beiðni þessari var kærður til úrskurðarnefndar með bréfi, dagsettu 12. mars sl. Með bréfi til úrskurðarnefndar, dagsettu 29. mars sl., upplýsti kærandi síðan að honum hefði verið synjað um aðgang að þessum upplýsingum.

Í umsögn bæjarins til úrskurðarnefndar, dagsettri 21. apríl sl., kemur fram að kostnað vegna uppsetningar jólaskrauts sé ekki að finna á sérstöku skjali, heldur komi upplýsingar um þann kostnað einungis fram í bókhaldi bæjarsjóðs. Ekki hafi þótt fært að sækja upplýsingarnar þangað.

Í bréfi kæranda til úrskurðarnefndar, dagsettu 10. maí sl., fór hann fram á að úrskurðarnefnd fjallaði um rétt hans til aðgangs að "framvísuðum reikningum fyrir vinnu og vegna annars tilfallandi kostnaðar vegna uppsetningu jólaskrauts fyrir jólin 1998". Til vara gerði hann kröfu til að "fá aðgang að því bókhaldi sem um ræðir í heild sinni".

Með beiðni til Vestmannaeyjabæjar, dagsettri 16. febrúar 1999, óskaði kærandi eftir að fá aðgang að "svari við fyrirspurn [B] á bæjarstjórnarfundi 30. desember 1998 varðandi málverkakaup (beðið var um lista um málverkakaup)". Í áritun Vestmannaeyjabæjar á beiðni kæranda segir orðrétt: "[B] voru sendar upplýsingar úr bókhaldi bæjarsjóðs um þetta mál, og sendar sem trúnaðarmál." Í kæru til nefndarinnar, dagsettri 29. mars sl., spurðist kærandi fyrir um hvort mögulegt væri "að flokka það sem trúnaðarmál af hverjum bæjarsjóður kaupir listaverk og á hvaða verði".

Í umsögn bæjarins, dagsettri 21. apríl sl., segir um þetta kæruatriði að bæjarfulltrúi hafi fengið ljósrit úr bókhaldi bæjarsjóðs varðandi kaup á listaverkum þar sem fram hafi komið af hverjum var keypt, hvenær og á hvaða verði. Upplýsingarnar hafi verið látnar í té sem trúnaðarmál þar sem um hafi verið að ræða sundurliðanir úr bókhaldi.

Í bréfi kæranda, dagsettu 10. maí sl., gat hann þess að bæjarfulltrúinn hefði óskað eftir því í bæjarstjórn að unninn yrði listi þrjú ár aftur í tímann um kaup á listaverkum þar sem fram kæmi af hverjum hefði verið keypt, hvenær og á hvaða verði. Af þessu tilefni var af hálfu úrskurðarnefndar leitað eftir upplýsingum um það hjá Vestmannaeyjabæ, hvort varðveitt hafi verið afrit af framangreindu svari bæjarins við fyrirspurn bæjarfulltrúans. Aðspurður lýsti bæjarstjóri því yfir að ekki hafi verið tekið afrit af svari við umræddri fyrirspurn og engin gögn séu varðveitt í skjalasafni bæjarins um það hvernig bæjarfulltrúanum hafi verið svarað.

Með bréfi til úrskurðarnefndar, dagsettu 29. mars sl., vísaði kærandi til samþykktar á 2445. fundi bæjarráðs Vestmannaeyjabæjar hinn 29. júní 1998 og spurðist fyrir um það hvort bæjaryfirvöldum bæri að gera grein fyrir því hvernig samþykktum útgjöldum væri varið. Í umsögn bæjarins til úrskurðarnefndar, dagsettri 21. apríl sl., er upplýst að þessi samþykkt hafi snúið að Þróunarfélagi Vestmannaeyja sf. Félagið falli sem sameignarfélag ekki undir upplýsingalög nr. 50/1996.

Í bréfi kæranda, dagsettu 10. maí sl., kom fram að umrædd samþykkt hefði falist í aukafjárveitingu til félagsins að fjárhæð 5 milljónir króna og að gert skyldi ráð fyrir henni við endurskoðun fjárhagsáætlunar fyrir viðkomandi ár. Síðan vísaði hann til 62. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 og spurðist fyrir um það hvort bæjaryfirvöldum beri "að gera grein fyrir samþykktum útgjöldum eður ekki."

Samkvæmt 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga er valdsvið úrskurðarnefndar einskorðað við það að skera úr um aðgang að gögnum samkvæmt þeim lögum. Það kæruatriði, sem gerð er grein fyrir í kafla 3 að framan, lýtur ekki að aðgangi að gögnum. Ber þegar af þeirri ástæðu að vísa því frá nefndinni.

Í 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 segir orðrétt: "Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.-6. gr." Skýra verður þetta ákvæði svo að stjórnvöldum sé ekki skylt, á grundvelli upplýsingalaga, að taka sérstaklega saman upplýsingar, sem óskað er eftir, heldur beri þeim einungis að veita aðgang að fyrirliggjandi gögnum sem varða tiltekið mál. Þá er í 2. mgr. 2. gr. laganna tekið fram að þau gildi ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt lögum nr. 121/1989 um skráningu og meðferð persónuupplýsinga. Sú krafa kæranda, sem lýst er í niðurlagi kafla 1 að framan, að fá aðgang að tilteknum hluta af bókhaldi Vestmannaeyjabæjar, fellur að áliti úrskurðarnefndar undir hin síðargreindu lög. Þar með verður synjun bæjarins ekki kærð til úrskurðarnefndar, sbr. 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga. Ber þar af leiðandi að vísa þessu kæruatriði frá nefndinni.

Af hálfu Vestmannaeyjabæjar hefur verið upplýst að kostnað vegna uppsetningar á jólaskrauti sé ekki að finna á sérstöku skjali, heldur komi hann einvörðungu fram í bókhaldi bæjarins. Upplýsingarnar hafa því ekki verið teknar saman þannig að þær séu fyrir hendi á afmörkuðu skjali eða í sambærilegu gagni, sbr. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga. Samkvæmt framansögðu og með vísun til 1. mgr. 10. gr. laganna var bænum heimilt að synja beiðni kæranda um aðgang að reikningum vegna kostnaðar við uppsetningu á jólaskrauti fyrir jólin 1998.

Af svari bæjarstjóra við fyrirspurn úrskurðarnefndar má ráða að upplýsingar þær um málverkakaup, sem gerð er grein fyrir í kafla 2 að framan, hafi heldur ekki verið felldar í eitt skjal eða sambærilegt gagn, sbr. 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga. Með vísun til þess, sem að ofan greinir, var bænum heimilt að synja beiðni kæranda um aðgang að þeim upplýsingum.

Úrskurðarnefnd telur að skýra beri ákvæði upplýsingalaga svo, með hliðsjón af 1. mgr. 10. gr. þeirra, að sá, sem fer fram á aðgang að gögnum, verði að tilgreina skilmerkilega þau gögn sem hann óskar eftir aðgangi að. Kærandi hefur ekki virt þetta, hvorki í því máli, sem hér er til úrlausnar, né í öðrum málum sem hann hefur rekið áður fyrir nefndinni. Þá hefur hann heldur ekki orðið við tilmælum um að gera glögga grein fyrir kröfum sínum. Verður að átelja þetta.

Staðfestar eru þær ákvarðanir Vestmannaeyjabæjar að synja kæranda, [A], um aðgang að reikningum vegna kostnaðar við uppsetningu á jólaskrauti fyrir jólin 1998 og upplýsingum um málverkakaup undanfarin þrjú ár.

Öðrum kæruatriðum er vísað frá úrskurðarnefnd.

Eiríkur Tómasson, formaður
Elín Hirst
Valtýr Sigurðsson