A-096/2000 Úrskurður frá 6. júlí 2000
ÚRSKURÐUR
Hinn 6. júlí 2000 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-96/2000:
Kæruefni
Með bréfi, dagsettu 31. maí sl., kærði […], synjun úrskurðarnefndar skipulags- og byggingarmála, dagsetta 22. maí sl., um að láta honum í té ljósrit af þeim færslum í fundargerðum nefndarinnar er varða umfjöllun hennar um tvö kærumál vegna framkvæmda við barnaspítala á lóð Landspítalans við Hringbraut, hér í borg.
Með bréfi, dagsettu 7. júní sl., var kæran kynnt úrskurðarnefnd skipulags- og byggingar-mála og nefndinni gefinn kostur á að gera athugasemdir við hana og koma að frekari rökstuðningi fyrir hinni kærðu ákvörðun til kl. 16.00 hinn 15. júní sl. Að beiðni nefndarinnar var frestur þessi framlengdur til 3. júlí sl. Umsögn nefndarinnar, dagsett 1. júlí sl., barst í tölvupósti hinn 4. júlí sl. og frumrit hennar hinn 6. júlí.
Málsatvik
Atvik máls þessa eru þau að með bréfi til úrskurðarnefndar skipulags- og byggingarmála, dagsettu 5. maí sl., fór kærandi fram á að fá ljósrit af tilteknum gögnum í tveimur kærumálum vegna framkvæmda við barnaspítala á Landspítalalóð. Af gögnum málsins verður ráðið að um er ræða mál nr. 38/1998, sem lokið var með úrskurði 4. febrúar 1999, og mál nr. 27/1999 sem lokið var með úrskurði 16. september 1999. Mál þessi varða bæði byggingarleyfi fyrir barnaspítalann. Nánar tiltekið fór kærandi fram á að fá ljósrit af 1) fundargerðum nefndarinnar, þegar fjallað var um þessi mál, 2) skrá um bréf, sem nefndin hefði sent vegna þeirra, og 3) dagbókarfærslum um gögn þeirra og listum yfir málsgögn.
Með bréfi úrskurðarnefndar skipulags- og byggingarmála til kæranda, dagsettu 22. maí sl., voru honum látnir í té listar yfir málsgögn og fylgiskjöl í hvoru kærumáli um sig, ásamt útskrift úr tölvufærðri bréfadagbók nefndarinnar þar sem m.a. var að finna yfirlit um móttekin og útsend erindi í hvoru máli um sig. Í stað ljósrita af viðeigandi fundargerðum nefndarinnar voru bókanir um hvort mál um sig dregnar út og færðar í sérstakt endurrit sem sent var kæranda. Auk þeirrar samantektar voru honum send endurrit af úrskurðum í hvoru kærumáli um sig, þar sem fram kom hvaða nefndarmenn höfðu haft þau til meðferðar. Jafnframt var sérstaklega tekið fram í áðurnefndu bréfi til kæranda að þessir nefndarmenn, sem væru aðalmenn í nefndinni, hefðu undantekningarlaust setið alla þá fundi sem getið væri í samantekt um bókanir um málin á fundum nefndarinnar.
Í kæru til nefndarinnar, dagsettri 31. maí sl., benti kærandi á að í umræddri samantekt kæmi ekki fram hverjir hefðu setið fundi nefndarinnar og hverjir hefðu komið til fundar við hana vegna þessara mála, ef því hefði verið að skipta. Þá kæmi ekki fram hvaða gögn hefðu verið lögð fram á hverjum fundi. Af þeim sökum taldi hann samantektina ekki koma í stað ljósrita eða staðfestra eftirrita af fundargerðum nefndarinnar.
Í umsögn úrskurðarnefndar skipulags- og byggingarmála, dagsettri 1. júlí sl., er bent á að í samantektinni sé efnislega greint frá öllum bókunum nefndarinnar í hlutaðeigandi málum. Jafnframt hafi nefndin gert kæranda sérstaka grein fyrir því hvaða nefndarmenn hafi tekið þátt í meðferð þeirra á fundum hennar. Engar bókanir séu hins vegar færðar um hverjir hafi komið á fundi nefndarinnar eða hvaða gögn séu lögð þar fram. Skjöl, sem nefndinni berast, séu færð í tölvukeyrt skjalavistunarkerfi nefndarinnar og afrit af þeim oftast send nefndarmönnum milli funda. Þetta vinnulag gefi því ekki tilefni til að fram-lagning skjala á fundum sé sérstaklega færð til bókar. Að þessu athuguðu sé samantektin því efnislega tæmandi um það sem bókað hafi verið um mál þessi á fundum nefndarinnar.
Þá er í umsögninni bent á það að ekki hvíli lagaskylda á úrskurðarnefndinni til að halda fundargerðabók, svo sem títt sé um önnur stjórnvöld, þ. á m. sveitarstjórnir og nefndir þeirra. Slík bók hafi þó verið haldin um fundi nefndarinnar til 1. október 1999, aðallega til þess að halda saman upplýsingum um fundina sjálfa og hverjir hafi setið þá. Frá þeim tíma hafi fundarskrá hins vegar verið færð í tölvu.
Synjun úrskurðarnefndarinnar um að láta í té ljósrit úr fundargerðabókinni sé annars vegar byggð á því að umræddar fundargerðir séu vinnuskjöl nefndarinnar og að þær hafi verið haldnar umfram skyldu. Hins vegar hafi kæranda þegar verið látin í té eftirrit af bókunum nefndarinnar um hlutaðeigandi mál sem staðfest séu af framkvæmdastjóra hennar. Telji nefndin það fullnægjandi afgreiðslu á erindi kæranda.
Aðilar máls þessa hafa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð frekari grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd um upp-lýsinga-mál hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.
Niðurstaða
Í umsögn úrskurðarnefndar skipulags- og byggingarmála, dagsettri 1. júlí sl., kemur fram að á þeim tíma þegar kærumál þau, sem kærandi hefur óskað eftir upplýsingum um, voru til meðferðar hjá nefndinni voru færðar fundargerðir um það, sem fram fór á fundum hennar, í sérstaka fundargerðabók. Álitaefni það, sem til úrlausnar er í þessu máli, er það hvort kærandi eigi rétt á því samkvæmt upplýsingalögum nr. 50/1996 að fá afhent ljósrit af fundargerðum af þeim fundum, þar sem fjallað var um fyrrgreind kærumál.
1.
Í 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga segir orðrétt: "Stjórnvöldum er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4. - 6. gr." Í 3. tölul. 4. gr. laganna er tekið fram að réttur almennings að gögnum taki ekki til "vinnuskjala sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota. Þó skal veita aðgang að vinnuskjölum ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá".
Í athugasemdum, sem fylgdu frumvarpi til upplýsingalaga, segir m.a. svo um þetta síðarnefnda ákvæði: "Þegar matskennd stjórnvaldsákvörðun er tekin verða stjórnvöld iðulega að vega og meta mörg ólík sjónarmið. Af þessu leiðir að einatt tekur það einhvern tíma að móta afstöðu stjórnvalds til fyrirliggjandi máls og á því tímabili kunna ólík sjónarmið að hafa mismunandi vægi og breytast, t.d. ef fram koma ítarlegri upplýsingar um málsatvik. Gögn, sem til verða á þessum tíma, þurfa því ekki að endurspegla réttilega að hvaða niðurstöðu er stefnt. Er því lagt til að farin verði sama leið og í stjórnsýslulögunum […] að vinnuskjöl stjórnvalds verði undanþegin upplýsingarétti." Ennfremur segir í athuga-semdunum: " … er ekki hægt að tilgreina með tæmandi hætti hvaða gögn teljast vinnuskjöl í skilningi ákvæðisins. Við nánari skýringu þess verður að líta sérstaklega til þess hvort upplýsingarnar snerta atriði sem kunna að breytast eða hafa breyst við nánari skoðun eða umfjöllun."
Af þessum ummælum er ljóst að þau skjöl geta ein talist vinnuskjöl í skilningi 3. tölul. 4. gr. upplýsingalaga sem ætla má að kunni að breytast í meðförum stjórnvalds áður en endanleg stjórnvaldsákvörðun verður tekin. Þar af leiðandi geta fundargerðir, þar sem ekki er að finna drög eða tillögur að ákvörðunum, heldur einungis upplýsingar um það, sem fram fer á fundum stjórnsýslunefndar á borð við úrskurðarnefnd skipulags- og byggingar-mála, ekki flokkast undir vinnuskjöl samkvæmt upplýsingalögum. Skiptir í því efni ekki máli þótt fundargerðirnar hafi verið færðar, án þess að það væri skylt að lögum. Þar eð úrskurðarnefndin hefur ekki fært fram önnur viðhlítandi rök fyrir þeirri ákvörðun sinni að synja kæranda um aðgang að fyrrgreindum fundargerðum ber henni að veita honum aðgang að þeim.
2.
Í 2. mgr. 12. gr. upplýsingalaga er að finna svofellt ákvæði: "Sé farið fram á að fá ljósrit af skjölum skal orðið við þeirri beiðni, nema skjölin séu þess eðlis eða fjöldi þeirra svo mikill að það sé vandkvæðum bundið." Með vísun til þeirrar meginreglu, sem þar er mælt fyrir um, ber úrskurðarnefnd skipulags- og byggingarmála að láta kæranda í té ljósrit af fundargerðum þeim þar sem fjallað er um þau kærumál sem beiðni hans lýtur að. Ekki verður talið að undantekningar þær, sem greindar eru í niðurlagi 2. mgr. 12. gr., eigi við, enda getur úrskurðarnefndin notfært sér heimild 3. mgr. 12. gr. til að fela öðrum að sjá um ljósritun fundargerðanna hafi hún ekki aðstöðu til þess að ljósrita þær. Þótt kæranda hafi verið látið í té staðfest endurrit af einstökum bókunum úr fundargerðunum breytir það heldur engu um þessa niðurstöðu, vegna þess að í 2. mgr. 12. gr. er mælt fyrir um skyldu stjórnvalds til að láta í té ljósrit af skjölum, sé þess óskað.
Í ljósi þess áskilnaðar 1. mgr. 3. gr. upplýsingalaga, að umbeðin gögn skuli varða tiltekið mál, ber að skilja beiðni kæranda svo að hann óski eftir ljósritum af fundar-gerðum þeirra funda, þar sem fjallað var um umrædd kærumál, að undanskildum bókunum um önnur mál. Þó er ekkert því til fyrirstöðu að úrskurðarnefnd skipulags- og byggingarmála afhendi honum ljósrit af fundargerðunum í heild, nema fyrirmæli laga um þagnarskyldu standi því í vegi, sbr. 3. mgr. 3. gr. upplýsingalaga.
Úrskurðarorð:
Úrskurðarnefnd skipulags- og byggingar-mála er skylt að afhenda kæranda, […], ljósrit af fundargerðum þeirra funda nefndarinnar, þar sem fjallað var um kærumálin nr. 38/1998 og 27/1999, að undanskildum bókunum um önnur mál sem þar kann að vera að finna.
Eiríkur Tómasson, formaður
Elín Hirst
Valtýr Sigurðsson