687/2017. Úrskurður frá 2. júní 2017
Úrskurður
Hinn 2. júní 2017 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 687/2017 í máli ÚNU 16110008.
Kæra og málsatvik
Með erindi, dags. 16. nóvember 2016, kærði A synjun embættis landlæknis á beiðni um afrit af öllum skjölum í vörslu embættisins sem varði kæranda. Í beiðni kæranda, dags. 30. september 2016, var vísað til til 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Í synjun embættis landlæknis frá 7. nóvember 2016 var vísað til þess að landlækni sé ekki kunnugt um að hjá embættinu séu til gögn um kæranda í skilningi ákvæðisins.
Málsmeðferð
Með bréfi, dags. 22. nóvember 2016, var kæran kynnt embætti landlæknis og veittur kostur á að koma á framfæri umsögn um hana og frekari rökstuðningi fyrir ákvörðuninni.
Í umsögn embættis landlæknis dags. 14. desember 2016 kemur fram að í svari embættisins við beiðni kæranda hafi ekki falist synjun á beiðni um upplýsingar. Kærandi hafi verið upplýst um að embættinu væri ekki kunnugt um að hjá því væru gögn í skilningi 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 og væri sú afstaða ítrekuð. Embættið vísar einnig til 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga um að sá sem fari fram á aðgang að gögnum skuli tilgreina þau eða efni þess máls sem þau tilheyri með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé, án verulegrar fyrirhafnar, að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál. Tekið er fram að nauðsynlegt sé að embættinu berist skýr beiðni um aðgang að tilteknum upplýsingum hjá embættinu svo hægt sé að afgreiða erindi kæranda. Þá vísar embættið til þess að ljóst sé að kærandi hafi þegar fengið aðgang að þeim skjölum er fylgdu beiðni hennar. Að lokum er tekið fram að í skjalavörslukerfi embættis landlæknis séu mál ekki skráð eftir því hvaða nöfn komi fram í málsskjölum heldur eftir aðila/aðilum máls og/eða málefnum. Því sé embættinu ekki fært að finna öll gögn er nefni kæranda á nafn, ef einhver séu til.
Umsögn embættis landlæknis var kynnt kæranda með bréfi, dags. 2. janúar 2017, og veittur kostur á að koma á framfæri frekari athugasemdum. Í athugasemdum kæranda, dags. 10. janúar 2017, segir að kærandi geti ekki fallist á þá fullyrðingu embættis landlæknis að ekkert finnist sem hana varði í skjalasöfnum embættisins. Kærandi segist vita til þess að embættið búi yfir fjölmörgum upplýsingar um hana sjálfa, þ. á m. tölvupósta. Auk þess nefnir kærandi sem dæmi að hún hafi átt fund með landlækni og verið lofað að fá fundargerð af fundinum. Kærandi telur að tvær útgáfur af þessari fundargerð eigi að liggja fyrir hjá embættinu. Þá tekur kærandi fram að hún hafi beðið um öll gögn sem hana varði en ekki gögn er varði tiltekin mál. Það séu engin rök að kærandi hafi þegar fengið gögn í einhverjum málum. Að lokum vísar kærandi til þess að hún hafi sent sams konar gagnabeiðni til annarra stjórnvalda og hafi ekkert þeirra gert kröfu um að beiðnin yrði nánar skýrð heldur einfaldlega afhent þau gögn sem lágu fyrir hjá þeim. Kærandi telur afsökun embættisins um að ekkert finnist vegna fyrirkomulags skjalavörslu þess vera yfirklór og tilefni til að taka skjalavörslu föstum tökum innan embættisins.
Niðurstaða
Samkvæmt tilgreiningarreglu eldri upplýsingalaga nr. 50/1996, 10. gr., eins og henni var breytt með 2. gr. laga nr. 161/2006, bar beiðanda að tilgreina það mál sem hann óskaði eftir að kynna sér gögn úr. Með upplýsingalögum nr. 140/2012 tók ný regla gildi, sbr. 1. mgr. 15. gr. Þar segir að sá sem fer fram á aðgang að gögnum skuli tilgreina þau eða efni þess máls sem þau tilheyra með nægjanlega skýrum hætti til að hægt sé að afmarka beiðni við tiltekin gögn eða tiltekið mál án verulegrar fyrirhafnar. Af ákvæðinu leiðir að til að hægt sé að afgreiða beiðni verði hún að vera fram sett með nægilega nákvæmum hætti til að stjórnvald geti, t.d. með einfaldri orða- eða efnisatriðaleit í málaskrá sinni, fundið þau gögn sem kærandi óskar eftir. Úrskurðarnefndin telur að beiðni kæranda uppfylli kröfurnar sem gerðar eru með ákvæði 1. mgr. 15. gr. upplýsingalaga, enda er þar skýrlega óskað eftir öllum gögnum sem varða kæranda eða hún nefnd á nafn. Það athugast einnig að embætti landlæknis tilkynnti kæranda ekki um að beiðni hennar væri vísað frá á grundvelli 3. mgr. 15. gr. upplýsingalaga, kæranda voru ekki veittar leiðbeiningar eða færi á að afmarka beiðni sína nánar og embætti landlæknis afhenti kæranda ekki lista yfir mál sem ætla mætti að beiðnin geti beinst að, í þeim tilgangi að gefa henni kost á að tilgreina þau gögn sem hún óski eftir. Af framangreindu leiðir að embætti landlæknis bar að taka beiðni kæranda til efnislegrar meðferðar á grundvelli upplýsingalaga. Í slíkri meðferð felst meðal annars að gera leit að gögnum sem beiðni kæranda getur varðað og taka ákvörðun um það hvort orðið verður við beiðninni svo fljótt sem verða má, sbr. 1. mgr. 17. gr. laganna. Ákvörðun um synjun beiðni skal tilkynnt skriflega og rökstudd stuttlega samkvæmt 1. mgr. 19. gr. laganna.
Í umsögn embættis landlæknis kemur fram að því sé ekki kunnugt um að hjá embættinu séu fyrirliggjandi gögn um kæranda. Þá kemur einnig fram að embættinu sé ekki fært að finna öll gögn er nefni kæranda á nafn þar sem mál séu ekki skráð eftir því hvaða nöfn komi fram í málsskjölum. Loks hefur nefndin hliðsjón af því að í umsögn embættis landlæknis kemur fram að svar þess við beiðni kæranda hafi ekki falið í sér synjun á beiðni um upplýsingar. Af þessum skýringum verður ekki annað ráðið að embættið hafi ekki framkvæmt leit í skjalavörslukerfi sínu, í tilefni af beiðni kæranda, að skjölum þar sem nafn kæranda kemur fram. Þá er ljóst af skjölum er fylgdu kæru sem og umsögn embættis landlæknis að kærandi hefur verið í samskiptum við embættið sem embættinu var skylt að halda til haga, sbr. t.d. 2. mgr. 27. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.
Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál hefur beiðni kæranda ekki hlotið þá meðferð á fyrsta stjórnsýslustigi sem upplýsingalög nr. 140/2012 gera kröfu um. Annmarkarnir á meðferð beiðninnar eru svo verulegir að ekki verður hjá því komist að vísa henni aftur til embættisins til nýrrar og lögmætrar afgreiðslu.
Úrskurðarorð
Beiðni A um afrit af öllum skjölum í vörslu embættis landlæknis sem varða hana og nefni hana á nafn er vísað til embættis landlæknis til nýrrar meðferðar og afgreiðslu.
Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Sigurveig Jónsdóttir Friðgeir Björnsson