Mælanlegur árangur af rafrænum viðskiptum
Hver er mælanlegur árangur rafrænna viðskipta? Pappírssparnaðurinn er öllum augljós. Skyldubundin varðveisla pappírsgagna til margra ára er ámóta augljós. Tölur eru til um minni koltvísýring sem fer út í andrúmsloftið, sé hætt að framleiða og prenta á pappír.
Örðugra er að gera sér grein fyrir vinnusparnaði af því að þurfa ekki að umskrá upplýsingar. Rafræn pöntun getur því sem næst „breyst“ í rafrænan reikning, þegar búið er að afhenda vörurnar. Pöntunin inniheldur upplýsingar um kaupandann og hvaða vörur hann vill fá. Birginn bætir við verðinu, margfaldar magn sinnum verð, leggur saman, reiknar VSK og sendir kaupanda reikning. Allt sjálfvirkt.
Rafræn skeyti (t.d. pantanir og reikningar) berast hraðar en pappírinn. Biðtími eftir vörum styttist, greiðslur berast hraðar, afgreiðslutíminn styttist. Við þekkjum nokkur dæmi um þetta:
Samkaup
Á aðalfundi ICEPRO í febrúar 2012 komst Gylfi Magnússon efnahags- og viðskiptaráðherra svo að orði:
Samkaup hefur verið með EDI kerfið nú í rúm 10 ár í skráningu vörukaupa. Í dag er verið að skrá um 450 þúsund reikninga á ári og allt ferlið frá pöntun til móttöku reiknings fyrir 53 verslanir um allt land er rafrænt. Þetta hefur leitt til mikillar hagræðingar og álíta forsvarsmenn fyrirtækisins að ekki sé óvarlegt að áætla að sparnaður geti numið um 700 krónum á hvern reikning, sem reiknast til rúmlega 300 milljóna króna hagræðingar á ári.
Heimild: http://www.atvinnuvegaraduneyti.is/radherra/raedurGM/nr/2804
Reykjavíkurborg
Reykjavíkurborg var handhafi EDI bikarsins árið 2012. Á fjármálaráðstefnu sveitarfélaganna 1. október sama ár, flutti Birgir Björn Sigurjónsson, fjármálastjóri Reykjavíkurborgar erindi. Á einni skyggnunni stóð þetta:
Sparnaður af innleiðingu rafrænna reikninga í árslok 2012
•75.000-80.000 af um 220.000 reikningum mótteknir rafrænt
•Árlegur sparnaður á fjármálasviði um 60-70 mkr
–Meðhöndlun og geymsla pappírs
–Skráningar
–Afstemmingar
–Fækkun starfsfólks
–Húsnæðissparnaður
•Réttari og tímanlegri reikningar, skilvirkara eftirlitsferli, mikill tímasparnaður hjá mörg hundruð starfsmönnum
•Samanlagður sparnaður 1.000 krónur á reikning?
Birgir Björn klykkti út með orðunum: „Tíminn er kominn. Hver mánuður sem sveitafélög og fyrirtæki draga að innleiða rafræn viðskipti er tapað fé í hagræðingu og lækkun kostnaðar!“
Heimild: http://www.samband.is/media/forsaetisraduneyti-media/media/fjarmalaradstefna-2012/Birgir_BjornA.pdf
Fjársýsla ríkisins
Fjársýslan hlaut ICEPRO verðlaunin og var handhafi EDI bikarsins árið 2009 fyrir "brautryðjandastarf í innleiðingu á rafrænni stjórnsýslu" eins og Gylfi Magnússon viðskiptaráðherra komst að orði.
Fjársýslan hefur haft umsjón með móttöku reikninga fyrir hönd flestra ríkisstofnana. Þessa dagana er unnið að því að tryggja að allar stofnanri ríkisins geti tekið við rafrænum reikningum og er reiknað með að sá áfangi náist í lok ársins 2013.
Samkvæmt tölum FJS tekur ríkið við um 500.000 reikningum vegna kaupa á vöru eða þjónustu og er reiknað með að um 30% af þeim verði komin á rafrænt form fyrir lok ársins. Í framhaldinu verður unnið að því að styrkja verkferla innan stofnana og ná hærra hlutfalli reikninga á rafrænt form og þar með tryggja að ríkið njóti til fulls þess hagræðis sem tæknin býður upp á. Einnig verður á næstu mánuðum lögð áhersla á að taka í notkun rafrænan vörulista og pantanir til að ná fram betri stýringum í vörudreifingarferli.
Fjársýslan hefur ekki gert nákvæmar mælingar á hagræðingu en hefur staðfest að tölur frá Reykjavíkurborg stemmi ágætlega við lauslega skoðun hjá ríkinu. Þessu til viðbótar má reikna með að notkun pantana og vörulista muni skila umtalsverðri hagræðinu til viðbótar við það sem áunnist hefur með notkun rafrænna reikninga.
Sjá: http://www.ut.is/rafraen-vidskipti/innleiding/frumkvodlar/nr/4253
Hafnarfjarðarbær
Hafnarfjarðarbær var handhafi EDI bikarsins árið 2011. Guðmundur Rúnar Árnason, bæjarstjóri Hafnarfjarðar, sagði við það tækifæri og birti í mánudagspistli sínum 11. Febrúar 2011:
"Verkefnið hófst í byrjun ársins 2010 en á þessu rúma ári hefur árangurinn verið umfram væntingar. Hafnarfjarðarbær gefur út um 200.000 reikninga á ári en um 62% þeirra eru nú á rafrænu formi. Mótteknir reikningar eru um 25.000 á ári frá um 400 þjónustuaðilum og nú þegar eru um 20% af innsendum reikningum til bæjarins á rafrænu formi. Ávinningur bæjarins af upptöku rafrænna reikninga er mikill, en um er að ræða hagkvæma og umhverfisvæna lausn þar sem allir hagnast."
Heimild: http://www2.hafnarfjordur.is/hafnarfjordur/nanar_forsidu/?cat_id=3&ew_0_a_id=10915
Samtök Atvinnulífsins
Hannes G. Sigurðsson, aðstoðarframkvæmdastjóri Samtaka Atvinnulífsins hélt ræðu á aðalfundi ICEPRO í júní 2009. Hann skaut á þann ávinning sem hægt væri að innbyrða á Íslandi öllu, með því að framreikna tölur úr skýrslu Capgemini Consulting frá haustinu 2007. Skýrslan fjallar um ávinning af upptöku rafrænna innkaupa og er hann áætlaður um 0,8% af VFL í besta falli. Niðurstaðan varð að ef sama gildir á Íslandi samsvarar það 11 milljörðum króna.
Heimild: www.sa.is/.../Aðalfundur%20Icepro%204.6%202009_1469067383.pptx
e-PRIOR
João Frade-Rodrigues, PwC Consulting, vinnur að innleiðingu rafrænna reikninga fyrir e-PRIOR (electronic PRocurement Invoicing and Ordering) verkefnið í Evrópu. Það var gangsett 1. Október 2009 og góð reynsla komin í júní 2011.
PWC hefur tekið saman fyrir hönd framkvæmdastjórnarinnar lækkun kostnaðar af rafrænum reikningum, miðað við pappírsreikninga. Kostnaðurinn er sýndur glögglega á línuritum (sjá heimildir).
Móttakandi rafræns reiknings getur reiknað með 60% lækkun kostnaðar, vegna skráningar og yfirlestrar sem falla niður, en einnig vegna ódýrari skjalavistunar.
Sendandi rafræns reiknings má reikna með 50% lækkun kostnaðar, því ekki þarf að senda pappírinn handvirkt og skjalavistun er ódýrari.
Ástæður hagkvæmni:
Réttari gögn
Skjótari afhending
Engir týndir reikningar
Fljótari skráning
o.m.fl.
Sjá frétt: http://www.icepro.is/Pages/NewsInfo.aspx?id=133 þar sem heimilda er getið.
Lokaorð
Dæmi um ávinning af rafrænum viðskiptum eru fleiri. Það er athyglisvert að kynna sér árangur annarra á þessu sviði. Öll viljum við ná sem mestri hagræðingu og sjá ávinning af ákvörðunum okkar.
Rafræn viðskipti byggjast á samskiptum fyrirtækja og stofnana. Það er lykilatriði að móttakandi rafrænnar pöntunar skilji innihaldið á sama hátt og sá sem sendi pöntunina. Samræmis er þörf í rafrænum viðskiptum, sem byggjast í grunninn á samskiptum tveggja aðila. En báðir þessir aðilar geta verið í samskiptum við önnur fyrirtæki og stofnanir, þannig að til verður heilt net samskipta á milli þeirra allra.
Rætt hefur verið um að ná auknu samræmi í rafrænum samskiptum, að tryggja að allir notendur rafrænna skeytastaðla skilji skeytin eins. Í vetur og vor gaf FUT (Fagstaðlaráð í upplýsingatækni) út nýjar tækniforskriftir fyrir rafræna reikninga, pantanir og vörulista. Innleiðing þeirra hófst nú í október 2013.