957/2020. Úrskurður frá 30. nóvember 2020
Úrskurður
Hinn 30. nóvember 2020 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurðnr. 957/2020 í máli ÚNU 20100004.
Kæra og málsatvik
Með símtali til Þjóðskrár Íslands þann 10. september 2020 óskaði A, f.h. trúfélags, eftir lista yfir þá einstaklinga sem væru skráðir í trúfélagið og lista yfir einstaklinga sem látist hefðu síðastliðin tvö ár og hefðu verið skráðir í söfnuðinn á dánardegi. Tilgangurinn væri að minnast hinna látnu í messu.Samdægurs sendi Þjóðskrá kæranda tölvupóst þar sem honum var leiðbeint um hvernig hægt væri að sækja um vinnslu lista yfir þá einstaklinga sem skráðir væru í söfnuðinn. Þá var tekið fram að samkvæmt úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 816/2019 væri Þjóðskrá ekki skylt að afhenda lista yfir látna trúfélagsmeðlimi á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012 og yrði slíkt ekki gert. Kærandi óskaði þá eftir upplýsingum um hvert hann gæti leitað til þess að fá ákvörðunina endurskoðaða. Í svari Þjóðskrár var bent á kæruleið til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins með vísan í 1. mgr. 26. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.
Með erindi, dags. 28. september 2020, kærði kærandi afgreiðslu Þjóðskrár Íslands til samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytisins. Í svari ráðuneytisins, dags. 2. október 2020, segir að ráðuneytið líti svo á að erindi kæranda til Þjóðskrár feli í sér beiðni um afhendingu gagna og feli synjun Þjóðskrár ekki í sér stjórnvaldsákvörðun í skilningi 1. gr. stjórnsýslulaga sem kæranleg sé til ráðuneytisins á grundvelli kæruheimildar 26. gr. laganna. Um afhendingu gagnanna fari eftir upplýsingalögum og er kæranda bent á kæruheimild til úrskurðarnefndar um upplýsingamál. Í kjölfarið framsendi ráðuneytið kæruna til úrskurðarnefndar um upplýsingamál með vísan til 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga.
Í kæru segir að kærandi óski eftir lista yfir látna safnaðarmeðlimi trúfélagsins til þess að gerlegt sé að minnast þeirra á allraheilagramessu. Þjóðskrá hafi hins vegar synjað honum um slíkan lista og eingöngu sé hægt að fá lista yfir lifandi meðlimi safnaðarins.
Málsmeðferð
Kæran var kynnt Þjóðskrá Íslands með bréfi, dags. 6. október 2020, og stofnuninni veittur kostur á að koma á framfæri umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.Í umsögn Þjóðskrár, dags. 27. október 2020, segir að eitt af hlutverkum stofnunarinnar sé að skrá hvert gjöld til skráðra trúfélaga eða lífsskoðunarfélaga skuli renna, sbr. 16. tölul. 1. mgr. 6. gr. laga um skráningu einstaklinga nr. 140/2019, sbr. einnig lög um sóknargjöld nr. 91/1987 og lög um skráð trúfélög og lífsskoðunarfélög nr. 108/1999.
Beiðni kæranda snúist um gögn sem séu ekki fyrirliggjandi hjá Þjóðskrá Ísland. Svo hægt væri að verða við beiðninni þyrfti að framkvæma sérvinnslu úr skrám Þjóðskrár. Ekki sé skylt að útbúa ný gögn á grundvelli upplýsingalaga. Það að kalla fram upplýsingar úr gagnagrunnum og vinna tiltekin gögn úr þeim geti ekki talist til fyrirliggjandi gagna. Ferill Þjóðskrár vegna skráningar andláts einstaklings sé á þann veg að dánarvottorð læknis sé afhent sýslumannsembætti í því umdæmi þar sem hinn látni hafi átt lögheimili. Starfsmaður sýslumanns skrái í kerfi jóðskrár, sem hann hafi aðgang að, kennitölu og dánardag hins látna og sendi frumritið með bréfpósti. Þegar frumrit dánarvottorðs berist ljúki starfsmaður Þjóðskrár við skráninguna. Í dánarvottorði þurfi að fylla út eftirfarandi upplýsingar: Nafn hins látna, kennitölu, lögheimili við andlát, kyn, ríkisfang, atvinnu og hjúskaparstöðu. Dánarvottorð sé svo undirritað af lækni. Þegar starfsmaður Þjóðskrár sé búinn að fara yfir skráninguna og staðfesti skráningu fari einstaklingurinn af þjóðskrá og á skrá sem kölluð sé horfinnaskrá. Að lokum sé frumrit dánarvottorðs sent til Landlæknisembættisins.
Í beiðni kæranda sé óskað eftir lista látinna einstaklinga sem látist hafi á tilteknu tímabili og hafi verið skráðir í söfnuðinn þegar þeir létust. Þjóðskrá sé skylt að skrá og halda upplýsingar um trúfélagsaðild einstaklinga en þegar einstaklingur láti lífið fari persónuupplýsingar um hann hins vegar úr þjóðskrá í aðra skrá, horfinnaskrá. Umbeðnar upplýsingar séu því ekki fyrirliggjandi heldur þurfi að framkvæma vinnslu út úr kerfi þjóðskrár þar sem upplýsingarnar séu kallaðar fram og unnar. Að lokum er vísað í úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál sem kveðinn var upp 10. september 2019 nr. 816/2019.
Niðurstaða
Í málinu er deilt um afgreiðslu Þjóðskrár Íslands á beiðni kæranda um lista yfir þá einstaklinga sem skráðir voru í trúfélagið við andlát undanfarin tvö ár. Þjóðskrá Íslands heldur því fram að listinn sé ekki fyrirliggjandi í skilningi 1. mgr. 14. gr. upplýsingalaga, sbr. einnig 1. mgr. 5. gr., laganna, heldur þurfi að vinna hann sérstaklega úr gagnagrunni stofnunarinnar.Réttur til aðgangs að gögnum samkvæmt upplýsingalögum nær aðeins til fyrirliggjandi gagna, sbr. orðalag ákvæða 1. mgr. 14. gr. og 1. mgr. 5. gr. laganna. Í athugasemdum við 5. gr. í frumvarpi til gildandi upplýsingalaga er m.a. tekið fram að orðin „fyrirliggjandi gögn“ beri m.a. að skilja sem svo að réttur til aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum nái aðeins til þeirra gagna sem til eru og fyrir liggi á þeim tímapunkti þegar beiðni um aðgang sé sett fram og í þeirri mynd sem þau séu á þeim tíma. Þeim sem falla undir lögin sé því ekki skylt á grundvelli laganna að útbúa ný skjöl eða önnur gögn, sbr. 3. málsl. 1. mgr. 5. gr. Ef takmarkanir 6.-10. gr. laganna á upplýsingarétti eigi aðeins við um hluta gagns skuli þó veita aðgang að öðrum hlutum þess, sbr. 3. mgr. 5. gr.
Í umsögn Þjóðskrár Íslands, dags. 27. október 2020, segir að upplýsingar um látna einstaklinga sé ekki að finna í þjóðskrá heldur í horfinnaskrá en að í dánarvottorði og horfinnaskrá séu ekki skráðar upplýsingar um trúfélagsaðild. Þannig þyrfti sérstaka vinnslu til þess að taka saman umbeðinn lista. Úrskurðarnefnd um upplýsingamál hefur ekki forsendur til þess að rengja þær staðhæfingar Þjóðskrár.
Af ákvæðum upplýsingalaga leiðir að úrskurðarvald úrskurðarnefndar um upplýsingamál er afmarkað við að fjalla um réttmæti synjunar á beiðni um aðgang að fyrirliggjandi gögnum samkvæmt lögunum og synjunar á beiðni um að afhenda fyrirliggjandi gögn á tiltæku formi. Valdsvið nefndarinnar nær því ekki til þess að skera úr um heimild eða skyldu Þjóðskrár Íslands til þess að taka saman upplýsingar úr fyrirliggjandi gögnum. Þegar svo háttar til að gagn er ekki fyrirliggjandi er ekki um að ræða synjun á aðgangi að gögnum sem kæranleg er til nefndarinnar á grundvelli 1. mgr. 20. gr. laganna. Verður því að vísa kærunni frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.
Úrskurðarorð
Kæru A f.h. trúfélagsins, dags. 2. október 2020, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.Hafsteinn Þór Hauksson
formaður
Símon Sigvaldason Sigríður Árnadóttir