A-172/2004 Úrskurður frá 24. maí 2004
ÚRSKURÐUR
Hinn 24. maí 2004 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-172/2004:
Kæruefni
Með bréfi, dagsettu 17. mars sl., kærði [ …] lögmannsþjónusta, f.h. [ …] ehf., synjun Kópavogsbæjar, dagsetta 20. febrúar sl., um að veita kæranda aðgang að upplýsingum um veltu í leigu bílaleigubifreiða hjá Kópavogsbæ frá 1. janúar 2001, sundurliðuðum eftir leigusölum.
Með bréfi, dagsettu 19. mars sl., var kæran kynnt Kópavogsbæ og bænum veittur frestur til að gera við hana athugasemdir og koma að frekari rökstuðningi fyrir hinni kærðu ákvörðun til kl. 16.00 hinn 31. mars sl. Jafnframt var þess óskað að í umsögninni kæmi fram á hvaða formi umbeðnar upplýsingar væru varðveittar hjá bænum og hvort þeim hefði verið safnað í eitt eða fleiri skjöl eða annars konar gögn, með eða án umbeðinnar sundurliðunar. Ef svo væri, var þess óskað að nefndinni yrðu jafnframt látin í té í trúnaði afrit þessara gagna. Að beiðni Kópavogsbæjar var frestur til að svara nefndinni framlengdur til 7. apríl sl. Umsögn bæjarins, sem ranglega er dagsett 6. mars sl., barst innan tilskilins frests.
Málsatvik
Samkvæmt gögnum málsins eru atvik þess í stuttu máli þau að með bréfi til Kópavogsbæjar, dagsettu 16. febrúar sl., fór umboðsmaður kæranda fram á að fá upplýsingar um veltu í leigu bílaleigubifreiða hjá bænum frá 1. janúar 2001, sundurliðaðar eftir leigusölum. Ástæðan var sögð sú að kærandi hafi óskað eftir því að gætt verði hagsmuna hans vegna vanefnda áskrifenda að rammasamningakerfi ríkissjóðs á rammasamningi kæranda og Ríkiskaupa. Samkvæmt upplýsingum frá Ríkiskaupum sé Kópavogsbær áskrifandi að umræddu rammasamningakerfi.
Beiðni kæranda var synjað með bréfi, dagsettu 20. febrúar sl. Þar kemur fram að umbeðnar upplýsingar sé að finna í bókhaldi Kópavogsbæjar, en ekki skráðar þar á þann hátt sem leitað sé eftir. Öflun þeirra feli því í sér að leita þurfi í kerfinu að upplýsingunum, safna þeim saman, skrá niður viðkomandi viðskiptaaðila, sundurliða, reikna heildargreiðslur o.fl. Að þessu athuguðu taldi bærinn sér ekki skylt, á grundvelli upplýsingalaga nr. 50/1996, að afla umbeðinna upplýsinga úr bókhaldinu og útbúa þær á þann hátt sem óskað var eftir.
Í fyrrgreindri umsögn Kópavogsbæjar til úrskurðarnefndar kemur fram að bókhaldskerfi bæjarins sé byggt upp á þann hátt að hægt sé að skrá inn verknúmer á bókhaldslykla og skoða færslur eftir þeim. Í kerfinu sé hægt að fletta dagbókarfærslum eftir dagbókarnúmerum, fylgiskjalsnúmerum, upphæðum o.fl. Umbeðnar upplýsingar séu hins vegar ekki skráðar með sérstökum lykli eða númeri inn í kerfið, heldur á mismunandi lykla eftir sviðum og deildum. Þarfir einstakra sviða og deilda séu mismunandi og því ekki alltaf gert ráð fyrir sömu útgjaldaliðum hjá þeim öllum. Umbeðnar upplýsingar séu því í raun skráðar á mismunandi lyklum fyrir gjaldaliði, sem bera ólík heiti, en enginn sérstakur bókhaldslykill sé fyrir bílaleigur eða kostnað vegna bílaleigu hjá sveitarfélaginu. Öflun slíkra upplýsinga feli því í sér að leita þurfi í kerfinu á þann hátt sem lýst er að framan. Umbeðin gögn sé heldur ekki að finna á einu eða fleiri skjölum eða í öðrum gögnum, með eða án umbeðinnar sundurliðunar.
Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð frekari grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.
Niðurstaða
1.
Samkvæmt 2. mgr. 2. gr. upplýsingalaga, eins og henni var breytt með 1. gr. laga nr. 83/2000, gilda lögin ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nema óskað sé eftir aðgangi að skjölum eða öðrum gögnum, sem 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga tekur til, sbr. og 44. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Ákvæði 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er svohljóðandi: „Réttur til aðgangs að gögnum nær til: – 1. allra skjala sem mál varða, þar með talinna endurrita af bréfum sem stjórnvald hefur sent, enda megi ætla að það hafi borist viðtakanda; – 2. allra annarra gagna sem mál varða, svo sem teikninga, uppdrátta, korta, mynda, örfilma og gagna sem vistuð eru í tölvu; – 3. dagbókarfærslna sem lúta að gögnum málsins og lista yfir málsgögn."
Af þessari afmörkun á gildissviði upplýsingalaga leiðir að þau lög eiga einungis við þegar farið er fram á aðgang að upplýsingum, sem er að finna í afmörkuðum skjölum eða öðrum sambærilegum gögnum, sbr. 1. og 2. tölul. 2. mgr. 3. gr. laganna. Lögin gilda því ekki um aðgang að þeim upplýsingum, sem kærandi hefur óskað eftir aðgangi að, nema þær sé að finna í einu eða fleiri afmörkuðum skjölum eða sambærilegum gögnum.
2.
Sá sem fer fram á aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum verður að afmarka beiðni sína með því að tilgreina þau gögn eða það mál, sem hann óskar að kynna sér, sbr. 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga. Úrskurðarnefnd hefur skýrt þetta ákvæði laganna svo að ekki sé unnt í sömu beiðni að fara fram á aðgang að miklum fjölda skjala úr fleiri en einu stjórnsýslumáli, jafnvel þótt skjölin séu nægilega tilgreind.
Líta verður svo á að í hvert skipti, sem bílaleigubifreið er tekin á leigu á vegum hins opinbera, sé um að ræða eitt mál í skilningi upplýsingalaga. Þar eð beiðni kæranda tekur til rúmlega þriggja ára tímabils er hann samkvæmt því að fara fram á að fá upplýsingar úr miklum fjölda skjala eða annars konar gagna úr mörgum stjórnsýslumálum.
Samkvæmt 1. mgr. 9. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, með þeim undantekningum sem fram koma í 2. og 3. mgr. þeirrar greinar, að veita aðila sjálfum, eins og kæranda í þessu tilviki, aðgang að skjölum og öðrum gögnum í vörslum sínum. Stjórnvöldum ber hins vegar ekki skylda til þess samkvæmt lögunum að láta í té upplýsingar með öðrum hætti, t.d. með því að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi, þegar óskað er eftir aðgangi að upplýsingum.
Með skírskotun til þess, sem að framan greinir, ber að staðfesta synjun Kópavogsbæjar um að veita kæranda umbeðnar upplýsingar.
Úrskurðarorð:
Staðfest er sú ákvörðun Kópavogsbæjar að synja kæranda, [ …] ehf., um að veita honum aðgang að upplýsingum um veltu í leigu bílaleigubifreiða hjá bænum frá 1. janúar 2001.
Eiríkur Tómasson, formaður
Elín Hirst
Valtýr Sigurðsson