1118/2022. Úrskurður frá 19. desember 2022

Hinn 19. desember 2022 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð nr. 1118/2022 í máli ÚNU 22060023.

Kæra, málsatvik og málsmeðferð

Með erindi, dags. 20. júní 2022, kærði A synjun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf. á beiðni hans um aðgang að gögnum. Hinn 25. apríl 2022 óskaði kærandi eftir tímasettri áætlun til úrbóta á athugasemdum vegna öryggismála um borð í Herjólfi. Í svari félagsins, dags. 28. maí 2022, kom fram að tímasett áætlun til úrbóta væri vinnuskjal og því yrðu gögnin ekki afhent með vísan til 5. tölul. 6. gr. upplýsinga­laga, nr. 140/2012, sbr. 8. gr. laganna.

Í kæru segir að krafa kæranda sé sú að Herjólfur verði úrskurðaður til að afhenda umbeðin gögn. Við eftirlitsskoðun á skipinu hafi komið fram alvarlegar athugasemdir. Í skipi sem flytji tugþúsundir far­þega hljóti að skipta máli hvort öryggisatriði séu í lagi. Orðhengilsháttur um vinnuskjal hljóti að vera léttvægur fundinn þar hjá, því sé þessi kæra fram sett.

Kæran var kynnt Herjólfi með erindi, dags. 14. júlí 2022, og félaginu veittur kostur á að koma á fram­færi umsögn vegna hennar og afritum af gögnum sem kæran lýtur að.

Í umsögn Herjólfs, dags. 25. júlí 2022, segir að í svari félagsins til kæranda hafi komið fram að áætlunin væri vinnuskjal og aðeins notað sem slíkt. Gögnin sem um ræði sé excel-skjal, svokallaður verkefnalisti. Skjalið sé yfirlit yfir ýmis verkefni sem snúi að ýmsum þáttum í rekstri skipsins og útlisti hvaða verk­efnum þurfi að sinna, hver ætli að gera það og hvenær því eigi að ljúka. Sambærileg yfirlit séu þekkt á ýmsum formum í rekstri skipsins og tilgangurinn að vinna út frá þeim við ákvarðanir sem tengist rekstr­inum. Gögnin séu frá félaginu sjálfu og ekki afhent út fyrir félagið. Gögnin séu því ekkert annað en vinnuskjal. Þessu til rökstuðnings bendir Herjólfur á 5. tölul. 6. gr. og 8. gr. upplýsingalaga.  

Niðurstaða

Í máli þessu er deilt um rétt kæranda til aðgangs að skjali með úrbótaáætlun um ýmsa þætti í rekstri Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs en beiðni kæranda var synjað á þeim grundvelli að um vinnugögn væri að ræða.

Samkvæmt 5. tölul. 6. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012 eru vinnugögn undanþegin upplýsingarétti. Hugtakið vinnugagn er skilgreint í 1. mgr. 8. gr. upplýsingalaga en samkvæmt málsgreininni eru vinnu­gögn þau gögn sem stjórnvöld eða lögaðilar hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörð­unar eða annarra lykta máls. Í 2. málslið málsgreinarinnar er tekið fram að gögn teljist ekki lengur til vinnugagna hafi þau verið afhent öðrum, nema afhending hafi verið til eftirlitsaðila á grundvelli laga­skyldu.  

Í athugasemdunum við 8. gr. í frumvarpi til upplýsingalaga segir um 1. mgr. ákvæðisins að stjórnvöld­um sé falið að taka ýmsar matskenndar ákvarðanir og móta tillögur um áætlanir eða aðrar aðgerðir. Eins geti verið að stjórnvöld þurfi að undirbúa ýmsar aðrar ákvarðanir, svo sem um samninga við einkaaðila. Oft geymi lög ekki að öllu leyti þau skilyrði sem þurfi að fullnægja svo slíkar ákvarðanir verði teknar, eða þau sjónarmið eða markmið sem að skuli stefnt. Þegar stjórnvöld standi frammi fyrir slíkum verkefnum verði þau iðulega að vega og meta ólík sjónarmið og velja svo á hvaða grundvelli úr máli skuli leyst. Af því leiði að það taki einatt einhvern tíma að móta afstöðu til fyrirliggjandi mála og á því tímabili kunni ólík sjónarmið að hafa mismunandi vægi og breytast, t.d. ef fram komi nýjar upplýsingar. Í athugasemdunum er tekið fram að gögn sem til verði í slíku ferli þurfi ekki að endur­spegla réttilega að hvaða niðurstöðu sé stefnt. Því sé eðlilegt að stjórnvöldum sé heimilt að hafna aðgangi að þeim þótt stjórnvöldum sé einnig á grundvelli reglunnar um aukinn aðgang að gögnum heimilt að afhenda slík gögn, standi reglur um þagnarskyldu því ekki í vegi. Enn fremur er tekið fram að þessi afmörkun á upplýsingaréttinum sé í samræmi við ákvæði stjórnsýslulaga.

Í athugasemdum við 8. gr. kemur enn fremur fram að til þess að skjal teljist vinnugagn þurfi þremur skilyrðum að vera fullnægt. Gagn þarf að vera undirbúningsgagn í reynd, það skal útbúið eða ritað af starfsmönnum stjórnvaldsins sjálfs og það má ekki hafa verið afhent öðrum. Tekið er fram að í öðru skilyrðinu felist það m.a. að gögn sem útbúin eru af utanaðkomandi sérfræðingum, svo sem verk­tökum, fyrir stjórnvald teljist ekki til vinnugagna. Í þriðja skilyrðinu, þ.e. að gagn hafi ekki verið afhent öðrum, felst það m.a. að hafi skjal verið afhent einkaaðila eða stjórnvaldi t.d. með tölvupósti eða öðrum hætti, telst það almennt ekki lengur til vinnugagna.

Úrskurðarnefndin hefur kynnt sér umbeðin gögn en um er að ræða verkefnalista og áætlun yfir úrbætur og ástand skipsins Herjólfs, aðgerðir til úrbóta, úrvinnsluaðila og áætlaðar lokadagsetningar úrbóta ásamt áætlun um uppsetningu og innleiðingu viðhaldskerfis og greiningar á verkefnum. Þá bera gögnin með sér að stafa frá félaginu sjálfu og hafa ekki verið afhent út fyrir félagið.

Samkvæmt skýringum Herjólfs er skjalið nýtt til undirbúnings við ákvarðanir sem tengjast rekstri skipsins og hefur úrskurðar­nefndin ekki forsendur til að rengja þær fullyrðingar félagsins. Í gögnunum koma ekki fram endanlegar ákvarðanir um afgreiðslu mála, upplýsingar sem skylt er að skrá eða annað slíkt, sbr. 3. mgr. 8. gr. Að mati úrskurðarnefndar um upplýsingamál er því um vinnugögn að ræða, sbr. 8. gr. upplýsingalaga, sem heimilt er að undanþiggja upplýsingarétti á grundvelli 5. tölul. 6. gr. laganna og verður synjun Herjólfs ohf. staðfest.

Úrskurðarorð

Ákvörðun Vestmannaeyjaferjunnar Herjólfs ohf., dags. 28. maí 2022, um að synja beiðni kæranda um aðgang að skjali með úrbótaáætlun um ýmsa þætti í rekstri skipsins er staðfest.

Hafsteinn Þór Hauksson, formaður
Kjartan Bjarni Björgvinsson
Sigríður Árnadóttir