A-173/2004 Úrskurður frá 24. maí 2004

ÚRSKURÐUR

Hinn 24. maí 2004 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp svohljóðandi úrskurð í málinu nr. A-173/2004:

Kæruefni

Með bréfi, dagsettu 30. mars sl., kærði [ …] lögmannsþjónusta, f.h. [ …] ehf., synjun Akureyrarbæjar, dagsetta 3. mars sl., um að veita kæranda aðgang að upplýsingum um veltu í leigu bílaleigubifreiða hjá Akureyrarbæ frá 1. janúar 2001, sundurliðuðum eftir leigusölum.

Með bréfi, dagsettu 2. apríl sl., var kæran kynnt Akureyrarbæ og bænum veittur frestur til að gera við hana athugasemdir og koma að frekari rökstuðningi fyrir hinni kærðu ákvörðun til kl. 16.00 hinn 14. apríl sl. Jafnframt var þess óskað að í umsögninni kæmi fram á hvaða formi umbeðnar upplýsingar væru varðveittar hjá bænum og hvort þeim hefði verið safnað í eitt eða fleiri skjöl eða annars konar gögn, með eða án umbeðinnar sundurliðunar. Ef svo væri, var þess óskað að nefndinni yrðu jafnframt látin í té í trúnaði afrit þessara gagna. Að beiðni Akureyrarbæjar var frestur til að svara nefndinni framlengdur til 28. apríl sl. Umsögn bæjarins, dagsett þann dag, barst innan tilskilins frests.

Málsatvik

Samkvæmt gögnum málsins eru atvik þess í stuttu máli þau að með bréfi til Akureyrarbæjar, dagsettu 16. febrúar sl., fór umboðsmaður kæranda fram á að fá upplýsingar um veltu í leigu bílaleigubifreiða hjá bænum frá 1. janúar 2001, sundurliðaðar eftir leigusölum. Ástæðan var sögð sú að kærandi hafi óskað eftir því að gætt verði hagsmuna hans vegna vanefnda áskrifenda að rammasamningakerfi ríkissjóðs á rammasamningi kæranda og Ríkiskaupa. Eftir bréfinu að dæma er Akureyrarbær áskrifandi að umræddu rammasamningakerfi.

Beiðni kæranda var synjað með bréfi, dagsettu 3. mars sl. Þar kemur fram að umbeðnar upplýsingar séu ekki tiltækar í bókhaldi Akureyrarbæjar, nema með mjög mikilli vinnu og í raun aðeins með því að fara í gegnum hvert fylgiskjal. Ástæðan sé sú að kostnaðar vegna bílaleigubíla sé færður á nokkra mismunandi gjaldaliði, þar sem einnig sé færður annar kostnaður. Á þessa lykla sé einnig fært ýmislegt annað. Allnokkra vinnu þurfi því til að sjá viðskipti við ákveðnar bílaleigur sl. þrjú ár. Með öðrum orðum sé ekki fært á einn einstakan lið kostnaður vegna bílaleigubifreiða eingöngu. Þá sé ekki hægt að nota veltu hjá hverju og einu fyrirtæki, þar sem sum fyrirtæki, sem leigja bifreiðar, séu einnig í annars konar rekstri og viðskipti við viðkomandi séu ekki sundurliðuð eftir tegund viðskipta.

Í umsögn Akureyrarbæjar til úrskurðarnefndar, dagsettri 28. apríl sl., er framangreint áréttað. Þar sem umbeðnar upplýsingar séu ekki sundurliðaðar eftir gjaldaliðum er bent á að á þá liði sé einnig fært ýmislegt annað, svo sem ferðakostnaður, námskeiðskostnaður, eldsneytiskaup, aðkeyptur akstur o.fl. Upplýsingunum hafi hins vegar ekki verið safnað í eitt eða fleiri skjöl og að þær liggi ekki fyrir sundurliðaðar eftir viðskiptavinum.

Aðilar máls þessa hafa fært frekari rök fyrir kærunni annars vegar og hinni kærðu ákvörðun hins vegar. Með vísun til 31. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 verður ekki gerð frekari grein fyrir þessum röksemdum í úrskurði þessum, en úrskurðarnefnd hefur haft þær til hliðsjónar við úrlausn málsins.

Niðurstaða

1.

Samkvæmt 2. mgr. 2. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996, eins og henni var breytt með 1. gr. laga nr. 83/2000, gilda lögin ekki um aðgang að upplýsingum samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nema óskað sé eftir aðgangi að skjölum eða öðrum gögnum, sem 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga tekur til, sbr. og 44. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Ákvæði 2. mgr. 3. gr. upplýsingalaga er svohljóðandi: „Réttur til aðgangs að gögnum nær til: – 1. allra skjala sem mál varða, þar með talinna endurrita af bréfum sem stjórnvald hefur sent, enda megi ætla að það hafi borist viðtakanda; – 2. allra annarra gagna sem mál varða, svo sem teikninga, uppdrátta, korta, mynda, örfilma og gagna sem vistuð eru í tölvu; – 3. dagbókarfærslna sem lúta að gögnum málsins og lista yfir málsgögn."

Af þessari afmörkun á gildissviði upplýsingalaga leiðir að þau lög eiga einungis við þegar farið er fram á aðgang að upplýsingum, sem er að finna í afmörkuðum skjölum eða öðrum sambærilegum gögnum, sbr. 1. og 2. tölul. 2. mgr. 3. gr. laganna. Lögin gilda því ekki um aðgang að þeim upplýsingum, sem kærandi hefur óskað eftir aðgangi að, nema þær sé að finna í einu eða fleiri afmörkuðum skjölum eða sambærilegum gögnum.

2.

Sá sem fer fram á aðgang að gögnum samkvæmt upplýsingalögum verður að afmarka beiðni sína með því að tilgreina þau gögn eða það mál, sem hann óskar að kynna sér, sbr. 1. mgr. 10. gr. upplýsingalaga. Úrskurðarnefnd hefur skýrt þetta ákvæði laganna svo að ekki sé unnt í sömu beiðni að fara fram á aðgang að miklum fjölda skjala úr fleiri en einu stjórnsýslumáli, jafnvel þótt skjölin séu nægilega tilgreind.

Líta verður svo á að í hvert skipti, sem bílaleigubifreið er tekin á leigu á vegum hins opinbera, sé um að ræða eitt mál í skilningi upplýsingalaga. Þar eð beiðni kæranda tekur til rúmlega þriggja ára tímabils er hann samkvæmt því að fara fram á að fá upplýsingar úr miklum fjölda skjala eða annars konar gagna úr mörgum stjórnsýslumálum.

Samkvæmt 1. mgr. 9. gr. upplýsingalaga er stjórnvöldum skylt, með þeim undantekningum sem fram koma í 2. og 3. mgr. þeirrar greinar, að veita aðila sjálfum, eins og kæranda í þessu tilviki, aðgang að skjölum og öðrum gögnum í vörslum sínum. Stjórnvöldum ber hins vegar ekki skylda til þess samkvæmt lögunum að láta í té upplýsingar með öðrum hætti, t.d. með því að útbúa ný gögn, sem ekki eru fyrirliggjandi, þegar óskað er eftir aðgangi að upplýsingum.

Með skírskotun til þess, sem að framan greinir, ber að staðfesta synjun Akureyrarbæjar um að veita kæranda umbeðnar upplýsingar.

Úrskurðarorð:

Staðfest er sú ákvörðun Akureyrarbæjar að synja kæranda, [ …] ehf., um að veita honum aðgang að upplýsingum um veltu í leigu bílaleigubifreiða hjá bænum frá 1. janúar 2001.

Eiríkur Tómasson, formaður

Elín Hirst

Valtýr Sigurðsson